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合同档案管理规定(定稿)
合同档案管理规定一、目的为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。
二、范围本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。
三、责任部门及责任人合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的合同档案进行清理核对；合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。
四、合同档案流转管理（一）合同资料提交管理：1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。
2、提交的合同资料符合以下要求：（1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如有修改，必须加盖相应的合同修正章。
（2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。
（3）合同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。
（4）修改协议的提交：营业科室需提交修改协议书3份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。
（5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。
（二）、合同资料移交管理：1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下：（1）合同资料的移交：2、移交流程：（1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交；（2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。
3、移交合同签收要求（1）合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收表》，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。
公司合同管理制度
公司合同管理制度第一章合同管理总则1、目的和依据为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益,根据《中华人民共和国合同法》，结合公司的实际情况，制定本制度.2、适用范围本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等，包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、资产转让合同、服务合同、保险合同等。
3、签订书面合同范围除即时交割银货两清的简单小额经济事务外,应当采用书面合同形式.4、合同管理原则合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。
签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章,参照有关政策。
5、保守商业秘密管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。
第二章合同运作程序1、申请。
有关生产的物资采购及维修的申请按公司有关制度规定的程序办理，其他以公司名义对外进行经济事务应当由经营部提出书面《合同项目申请书》，应写明合同项目目的,项目内容及要求，项目意向及思路和合同金额,报请总经理审批。
2、起草。
《合同项目申请书》经审批后，由经营部对业务内容按照合同法的要求负责起草、拟定合同文本。
3、审核。
合同文本起草拟定好后必须及时报送总经理，由总经理对送审合同文本及相关材料进行合法性审核.对于符合法律法规规定和公司合同制度要求的，给予办理审批手续。
对于不符合法律法规规定和公司合同制度要求的，提出审核意见，按《合同审核规定》的审核意见处理程序办理。
4、签订。
经总经理审核后，由办公室负责加盖公司合同专用章或公章。
5、履行。
由经营部具体负责其承办合同的履行.合同的履行应当在书面合同审核签订后方可履行，不得先履行或履行完毕后再签订书面合同。
6、监督。
由总经办、经营部、生产部、质检部等职能部门和其他相关单位、部门按照公司有关规定负责监督合同质量的履行。
（完整版）公司档案管理办法及实施细则.doc
（完整版）公司档案管理办法及实施细则.doc档案管理办法及实施细则为了加强和规范公司内部档案管理⼯作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项⼯作，结合公司实际，特制定本办法。
⼀、档案管理1、主要内容1.1档案是公司在施⼯⽣产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。
包括保密制度、⾏政、经营、⽣产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和⼈事档案等，其构成以项⽬、设备和会计、经营档案为主体。
1.2公司档案⼯作是企业管理基础⼯作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实⾯貌的⼀项⼯作。
1.3公司档案管理⼯作要坚持集中统⼀的管理原则。
2、⽂件的收集与归档2.1 各部门形成的⽂件材料，由各部门专职或兼职档案管理⼈员负责收集管理，并于每年 12 ⽉ 31 ⽇之前向公司办公室办理移交。
2.2⼀项⼯作由⼏个部门参与办理的，在⼯作中形成的⽂件材料，由主办部门或⼈员收集，交⾏政部备案。
会议⽂件由⾏政部收集。
2.3 ⾏政部在接收移交的档案后，应对移交档案进⾏检查、汇总、并编制档案总⽬录。
2.4⾏政部对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专⽤的档案装具，档案排列⽅法要科学，以便查找。
2.5 定期进⾏对库房档案的清理核对⼯作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进⾏修补或复制。
2.6收进的档案要及时⼊库，借阅档案归还后，及时放回原处。
3、公司⽂件材料归档的基本要求3.1 归档的⽂件材料必须完整。
3.2 归档的⽂件材料必须准确地反映公司⽣产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
3.3归档的⽂件材料必须层次分明，符合其形成规律。
4、公司⽂件材料的归档范围4.1保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；⼯作计划、总结等。
4.2⾏政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性⽂件；组织变⾰、变迁、⼤事记、年报等⽂件材料；发展规划、⼯作总结汇报；政府机关颁发的重要⽂件。
公司合同管理办理
山东斗禾发动机有限公司合同管理办法第一章总则第一条为规范公司的合同管理工作，明确公司各部门、员工在合同管理中的职责，预防合同法律风险，避免公司损失，特结合公司实际情况，制定本办法。
第二条本办法规范公司除劳动合同以外的其他所有合同行为。
劳动合同的管理，依据公司另外制订的人事管理制度执行。
第三条本办法适用于山东斗禾发动机有限公司。
第四条合同作为公司对外经营活动的重要证据，关系到公司以及合同对方当事人的商业秘密，任何知情人员都应保守合同秘密，即使离职于公司也不得随意泄露。
第二章合同管理原则第五条公司合同实行统一管理、分权负责的原则。
公司合同由董事长依据公司章程和《合同批准权限分配表》（见附件1）规定的权限亲自或授权他人签署，由行政管理部门负责合同签章登记、授权审核、归档管理，由法律合规部负责合同的法律风险审查，公司的其他职能部门则依据本办法、其他管理制度以及具体事项是否涉及本部门而参与公司合同管理。
第六条公司各部门必须明确合同管理流程，依据合同的审查与批准、合同的签署与登记、合同的补充、变更与终止、合同履行监督、纠纷处理、档案管理、管理责任等基本流程实施严格的合同管理，避免管理漏洞，充分控制合同风险。
第三章合同的审查与批准第七条公司订立合同应采用书面形式，包括：合同书、信件、数据电文三种形式。
有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
第八条合同书应当载明以下基本条款：1、标的；2、数量及质量；3、价款或酬金及其支付方式；4、履行合同的期限、地点、方式；5、质量及技术要求、验收标准以及异议期限；6、违约责任；7、争议解决办法、适用法律；8、根据法律规定或按合同性质必须具备的条款。
第九条合同签署前，待签合同的草案，均须依据本办法的规定实施审查、批准。
有权签署合同的领导已经审核后直接签署的合同、或政府部门示范性文本或强制性文本合同（如银行贷款用合同、保险合同等），不需要再依据《合同审查批准单》（见附件2）实施审查、批准，但仍应按照相关制度办理用印核准。
合同档案管理办法
合同档案管理办法[合同档案管理办法]第一章总则第一条为规范公司合同档案的管理和利用，提高文件档案工作效率，制定本办法。
第二条公司合同档案应当实行科学分类、完整记录、便于查阅、保存安全的原则。
第三条建立公司合同档案管理制度，明确工作职责，严格管理要求，加强档案管理和文化建设，促进公司各项工作健康发展。
第四条所有涉及公司合同的文件、资料以及其他有关凭证等应当纳入合同档案管理系统。
第二章建立合同档案管理制度第五条公司应当建立健全合同档案管理制度，制定详细的档案管理规章制度，包括以下内容：1、档案管理的组织机构、人员及职责分工；2、档案管理的基本标准、政策和管理制度；3、档案管理的工作程序、流程和工作流程图；4、档案管理的技术要求及保密工作。
第六条合同管理工作应当实行人、钱、物、务、管的分管制度，确保管理工作的合理性和高效性。
第七条各级领导应当充分重视和关心档案管理工作，积极推进公司档案管理工作的各项工作。
第三章合同档案的收集、整理、归档第八条公司合同档案的收集应当实行全面、及时、精准的原则。
第九条公司应当合理设置合同档案的档案室、工作间和存储设备等，保证合同档案的安全。
第十条合同档案应当实行编研和维护，经过初审、定稿、审定、签字等程序后才能够归入档案。
第十一条公司合同档案的收集、整理、归档应当采用分级管理，资料总issuing人和档案管理员双重审批的原则，确定上报文件及档案的级别，保证档案的存储安全。
第四章合同档案的查阅和利用第十二条公司应当合理设置合同档案的查阅和利用制度，明确档案查阅和利用的权限和工作流程，规范档案查阅和利用的工作流程，保障公司的各项业务的正常运转。
第十三条公司合同档案的查阅和利用应当遵守国家法律法规和公司规章制度，并且让人员注重机密和保护相关信息。
第十四条所有查阅和利用的人员，必须在保密方面遵守相关规定，不得向外泄露公司机密。
第十五条公司内部相关工作人员可以依据工作需要、实际情况查阅和利用公司档案，同时也可以通过各种途径和渠道获取档案信息，但必须保护公司机密信息，确保档案信息不受人为伤害。
劳务公司劳务分包合同管理制度
第四章合同的备案
第十三条 发包人应当在劳务分包合同订立后７日内，到市住房城乡建设委办理劳务分包合同及在施工人员备案。
第十四条 发包人、承包人约定的合同解除条件成就时,双方应当签订解除协议。解除协议签订后,现场范围内的劳务作业施工人员应按约定的时间撒离现场。
１4、劳务分包合同不得包括大型机械、周转性材料租赁和主要材料采购内容。劳务分包合同可规定低值易耗材料由劳务分包企业采购。
第九条签订合同实行洽谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。经办人、审查人、批准人各司其职，分工负责。任何合同均需按公司的合同评审流程经相关人员评审后,方可批准签订。
第十条合同由公司法定代表人负责签订；如需由代理人签订合同时，实行法定代表人授权委托制度,，应先取得授权委托书,并在授权范围内签订合同。
第十九条 合同履行完毕后,对所遗留的问题，项目部应指定专人负责解决，并规定解决期限。在期限内确定无法解决的,应当立即报告公司领导，由公司领导指定有关部门配合解决,并提出具体方案。
第二十条自劳务分包合同备案之日起至该劳务作业验收合格并结算完毕之日止，应当根据劳务分包合同履行进度情况，于每月2５日前在劳务分包合同管理信息系统上填报上个月劳务分包合同价款结算支付等合同履行数据。
第十一条 经办人于合同签订前,应验证对方当事人有效证件,验明主体资格,了解其资信状况，审查对方经办人代理权限,审查对方提供资料的真实性与合法性。
第十二条 属投标中标的项目，经办人要召集有关部门共同审查业主招标文件，确定我方投标书的主要条款。
对审查人有疑义的部分,经办人应予全面解释。对审查人提出的修改意见，经办人应予重视,并协商完善。应审查人的要求，经办人有责任补充相关材料。
档案管理办法(模板)
档案管理办法第一章总则第一条为进一步加强档案管理工作，提高档案管理的科学化水平，充分发挥档案的作用，更好地为公司各项工作服务，结合我公司的具体情况，制订本办法。
第二条本办法所指的档案是指对公司有保管和利用价值的文件材料，与公司业务无关的文件不属于公司档案，不在归档范围。
本办法所称档案包括公司的文书档案、工程建设档案、招投标档案、合同档案、审计档案、特殊载体档案、权证档案、专题档案、标准化档案、实物档案、会计档案等。
凡是在工作中形成的，反映本公司主要职能活动的具有查考利用价值的文字材料、图表、声像材料等都属归档范围。
第三条本办法适用于公司各部门和下属各单位。
第四条档案工作是公司基础管理工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
档案管理部门要做好档案收集和整理工作，各相关部门需支持和配合。
第二章档案管理部门及职责第五条公司档案实行统一管理、集中保存的原则。
综合部是公司的档案归口管理部门，负责集中、统一保管公司属于归档范围内的所有档案。
档案资料不得由承办部门或个人分散保存。
第六条各部门应根据实际情况配备兼职档案管理员，各兼职档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密。
第七条综合部作为公司档案管理部门，主要职责如下：（一）贯彻执行公司档案管理有关规定，负责本公司档案管理规章制度及措施落实。
（二）负责对各部门档案工作进行监督、检查和业务指导工作。
（三）收集、整理、分类、鉴定并保管本公司的档案，方便档案查询和使用。
（四）负责组织对接收的各类档案的鉴定和销毁工作。
第八条各部门兼职档案员职责（一）负责本部门各类档案的收集、整理工作，并按时向综合部归档。
（二）对本部门归档文件的真实性、准确性和合法性负责，确保归档文件的法律效力。
（三）积极支持和配合综合部档案工作的开展，参加业务培训，提高业务能力。
（四）配合本部门的档案查阅工作。
第九条各部门要根据本管理办法，将档案工作列入工作计划，并纳入兼职档案管理人员的岗位责任制。
《合同管理办法》
合同管理办法第一章总则第一条为加强集团的合同管理，适应集团发展的需要,使合同谈判、签订、履行、监督的过程和程序科学化、规范化,保障集团在经营活动中的合法权益，规避和防范法律风险,根据《中华人民共和国合同法》等法律、法规，制定本办法。
第二条订立合同，必须遵守国家的法律、法规,符合国家政策规定，任何公司和个人不得利用合同进行违法活动，不得损害公司利益。
第三条参与合同谈判、审查、签订、履行的人员或知悉合同内容的公司员工,均负有保守合同秘密的义务。
第四条本办法所指合同包括合同正本、附件、补充协议(含会议纪要、备忘录）及其它与合同有关的承诺函、签证、函电等形式的书面文件。
第五条本办法适用于集团所属商混、房开、建筑、旅游等公司。
劳动合同的管理按国家及公司所在地相关法律法规办理。
第六条任何项目和个人一律不得以公司的名义对外签订合同、担保协议或担保行为。
第二章合同管理机构及其职责第七条集团办公室为合同管理机构，全面负责集团的合同管理工作。
第八条合同管理机构的主要职责一、制定、修改合同管理制度；二、参与集团合同的谈判、起草；三、参与集团法律文件的起草、修改;四、监督、检查合同的签订、履行情况，并及时向公司领导报告;五、负责合同的审查和合同档案的管理；六、负责收集有关法律、法规及示范合同文本等信息；七、参加合同纠纷的调解、仲裁和诉讼；八、负责组织法律方面业务培训；九、其他相关的合约事务.第九条第十一条公司所签订的每一份合同须承办人应对自合同洽商起至合同履行完毕的全过程负责，期间出现的与合同有关的问题须及时与有关部门进行协商，并以承办人为主进行解决。
第十二条合同承办人员的职责：一、寻找、确定合同相对方,进行初步接洽；二、参与合同洽商及合同条款的拟订或修改;三、提请有关部门审查其经办的合同并对经办的合同内容给予必要的书面说明或解释；四、跟踪、检查所经办合同的履行情况，对已经由集团办公室审查通过而因故未签订的合同须书面说明理由;五、及时向公司分管领导通报合同在履行中发生的问题,并同时提出解决问题的意见和建议，必要时可直接向公司领导汇报；六、参与合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼;七、保管好合同文本及与履行、变更、解除合同有关的文件,及时交送合同管理人员存档.第三章合同谈判第十三条合同谈判应坚持“货比三家”、“优质优价”的原则,寻找对公司最有利的合作对象。
公司合同管理制度
公司合同管理制度第一章总则第一条【制定目的和依据】为规范×××公司（以下简称“公司”）的合同管理工作，根据国家有关法律以及公司《法律事务管理制度》等公司制度规范，制定本办法。
第二条【制度适用范围】本办法所指的合同包括但不限于对外投资、买卖、咨询、房地产经营开发、建设工程、设计、维修、融资、担保等经济活动中的合同。
凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，应当签订经济合同。
公司劳动合同不属于本办法管理范围。
第三条【制度遵循原则】订立合同应遵循以下原则：（一）遵守国家法律、法规和公司规章制度;（二）坚持程序规范、内容合法;（三）坚持全过程法律审查与监督。
第二章职能部门及职责第四条法务部是公司的合同归口管理部门，对合同进行综合管理，对有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事项实行指导。
具体职责包括：（一）审核合同的合法合规性并提出修改意见和建议;（二）参与重大合同的谈判工作;（三）制止、纠正合同订立、履行中的违法违规行为;（四）汇总分析合同签订、履行的有关情况，向公司领导报告。
第五条各业务部门是合同的经办部门，具体职责包括：（一）针对每一项合同，由部门负责人指定合同的经办人，并监督检查其经办情况;（二）负责对潜在签约方的主体资格和资产、经营、资信情况进行初步判断，并收集、整理起草合同所需资料;（三）在合同的谈判和起草中，负责对合同的经济可行性、以及涉及本部门职责范围的专业技术条款和商务条件进行审查、修改并提出意见和建议;（四）合同经办人负责对合同履行进行动态管理，办理合同约定的有关事务，发现问题及时向部门负责人报告并通报相关部门，必要时同时向公司领导报告;（五）负责收集、整理合同文本，附件以及合同履行中产生的一切有关材料，并负责归档。
第三章合同的前期准备第六条合同经办部门应负责收集反映合同潜在签约方资信状况的相关材料，并进行初步审查。
相关材料包括：（一）对方资质：包括营业执照、生产经营许可证、税务登记证和其他必须的资质证明件及其有效性;（二）注册资本情况;（三）履约能力及信誉情况;（四）经办人的授权范围和权限。
合同管理制度
5.1.2.1 订立合同的主体必须是公司，其他部门不得以部门名义擅自签订合同。
5.1.2.2 订立合同前，应当针对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
5.1.3合同应采用书面形式；紧急情况经总经理同意的，可以采用非书面的方式订立小金额的合同，且事后应补办书面形式的合同文本。
1.目的
合同法律风险是企业最大的法律风险。为了更好的控制公司合同法律风险，根据《中华人民共和国民法典》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，特制订此制度。
2.范围
本制度适用于公司所有部门，签订的所有合同（劳动合同类除外），包括各类框架合同、订单及单个合同。
3.职责
3.1 人事行政部：负责对合同进行审核并监督合同管理制度的执行。
5.7.1.5 合同管理信息的编制和分析工作；
5.7.1.6 合同管理人员的教育培训情况；
5.7.1.7 对于在签订、履行、管理合同中，因违反合同管理制度造成重大经济损失的人员的责任追究情况。
5.7.2人事行政或审计部门履行检查职责时，受检单位应当如实提供与检查事项有关的文件、资料，并对有关检查事项涉及的问题作出解释和说明。
5.4 合同变更及解除
5.4.1 合同已签订，但发现显失公平、重大误解、情势变更或对方有欺诈行为，严重损害公司利益的，合同需求部门应及时与对方协商变更或解除合同，并立刻通知人事行政部及职能分管部门，申请采取合法有效的措施，制止危害行为的发生，必要时可请求人事行政部在仲裁机构或人民法院予以变更或撤消。
5.1.4.3 结尾部分，注意：双方都必须使用合格的印章——公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；明确合同签订日期。
企业三合一制度模板定稿 - 副本(1)
26
××公司安全生产检查的通知、简报、情况说明、整改措施等 文件材料
30年
27 ××公司安全、消防教育、应急演练活动等文件材料
10年
环境保护
8 ××公司质量工作条例、制度、规定、总结等文件材料
永久
类
9
××公司质量体系建设、运行及管理文件材料、产品创优获奖 证书
永久
10 ××公司质量工作规划、计划、措施等文件材料
30年
11 ××公司产品质量检测、化验、试验文件材料
30年
12 ××公司全面质量管理工作形成的文件材料
30年
13
××公司质量异议处理、事故分析及处理、质量认证、检查、 评比等文件材料
保护、职业安全、医疗卫生、计划生育等文件材料
10
①方针、政策、规定、统计报表等 ②与公司员工个人相关的登记、变更、注销、转移及过程性文
件材料
③其他一般性文件材料
永久
永 类目
归档范围
人事档案 ①在职员工档案：入职登记表、身份证复印件、个人简历、聘 11 用通知书、劳动合同正本、学历学位证书复印件、一寸免冠彩 色照片、工作申请表、体验报告、转正审批表等 ②公司老干部、离退休人员档案
永久
公司董事会、监事会、股东（代表)大会会议形成的文件材料
6
①会议通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领 导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件材料、参加人员名单
永久
②讨论未通过的文件材料
10年
7
公司转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复 、总结、报告等文件材料
永久
8
9
生产经营计划
管
理 类
公司融资工作中形成的其他文件材料 5 ①重要事项
集团子公司档案管理制度
xxx集团公司下属子公司档案管理制度目录第一章总则 (3)第二章文书档案立卷归档办法 (4)第一节文件资料的收集管理 (4)第二节归档范围 (5)第三节平时归卷 (6)第四节立卷 (7)第三章声像档案管理办法 (9)第一节声像档案资料的收集 (9)第二节声像档案的管理 (11)第三节声像档案的保管 (13)第四节声像档案的开发利用 (13)第四章档案借阅 (14)第五章附则 (16)第一章总则第一条为加强公xxx集团（以下简称“集团”）文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。
第二条本制度适用于整个xxx集团。
集团实行集团总部和各分子公司档案分级管理制度，集团总部的档案管理归口总裁办（档案室）档案管理员，分子公司的档案管理归口各自指定的（档案室）档案管理员。
集团公司认为重要的分子公司文件应同时在集团归档备案。
第三条档案管理员负责档案资料的归档督促和日常管理工作。
档案员对档案资料必须按年度立卷，各分子公司、职能中心/部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。
第四条实行部门收集保管、定期归档制度。
各职能中心/部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集保管本中心/部门的档案资料并督促其及时归档。
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时交兼职档案员归档。
兼职档案员应保持相对稳定，名单报送相应的档案室备案，如有变动须及时通知档案室。
因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第五条对保管的技术档案，每年年终要进行鉴定，鉴定工作由主管领导、工程技术人员、档案员组成的鉴定小组进行。
对失去参考价值、无保存意义的资料应及时清理，经鉴定小组批准后指定专人监销。
第二章文书档案立卷归档办法第一节文件资料的收集管理第六条凡集团公司或分子公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由集团总裁办或分子公司办公室统一收集保管。
合同管理办法(定稿)2023年版
合同管理办法(定稿)一、总则为规范合同管理工作，提高合同管理水平，保障合同的有效性和合法性，制定本办法。
二、适用范围本办法适用于本单位所有合同的管理工作。
三、合同的签订与变更1. 合同的签订应符合法律法规的规定，内容要明确、具体，双方权益要明确，没有模棱两可的条款。
2. 签订合同应经过相应部门审批，并在法定期限内提交审批部门备案。
3. 对合同的变更，应经过合同双方的协商一致，并按照变更后的内容执行。
四、合同的履行与监督1. 合同的履行应按照约定的时间和方式进行。
2. 合同履行过程中，应及时跟进合同的执行情况，发现问题应及时解决。
3. 对于重要合同，应设立相应的监督机构或专人负责监督合同的履行情况。
五、合同的审批和审核1. 合同的审批应严格按照本单位的相关规定进行。
2. 审批人员应具备相应的权限和专业知识，确保合同的合法性和有效性。
3. 对于合同内容复杂或金额较大的合同，应设立合同审批专家组进行审批和审核。
六、合同的归档与保管1. 合同的归档应按照本单位相关规定进行，确保合同的完整性和可查性。
2. 合同的保管应采取安全可靠的措施，防止合同的遗失、损坏或泄露。
3. 合同的保密内容应严格保密，不得向任何三方泄露。
七、合同纠纷处理1. 对于合同纠纷，应及时启动相关纠纷解决机制，通过协商、调解、仲裁等方式解决。
2. 对于涉及法律程序的合同纠纷，应根据法律规定进行相关程序。
3. 合同纠纷处理过程中应保护本单位的合法权益，遵守法律法规的规定。
八、附则本办法自发布之日起执行，如有需要修改的，经相应部门审批后生效。
公司档案室资料管理制度
公司档案室资料管理制度•相关推荐公司档案室资料管理制度（精选15篇）在我们平凡的日常里，制度使用的情况越来越多，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。
这些规则蕴含着社会的价值，其运行表彰着一个社会的秩序。
那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？以下是小编整理的公司档案室资料管理制度（精选15篇），欢迎阅读与收藏。
公司档案室资料管理制度1一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。
会议文件由行政部收集。
三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
公司档案管理办法
档案管理办法第一章总则第一条为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条凡公司各部门、下属公司（下称各单位）在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司档案室（办公室）移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。
第三条各单位的负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
第四条公司业务档案，按照公司制定的《岗位职责和说明》归档、管理。
第五条公司会计档案，按照财政部《会计档案管理办法》归档、管理。
第六条公司人事档案，按照《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》归档、管理。
第七条档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力第八条公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司办公室负责监督和指导。
第二章归档范围第九条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围。
第十条上级机关文件材料应归档的有：（一）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；（二）党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。
题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。
（三）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。
（四）其他文件材料。
第十一条公司文件材料应归档的有：（一）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。
（二）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件；（三）公司及各部门的工作计划、总结、报告；（四）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；（五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；（六）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；（七）反映公司经营和管理的专业文件材料，如投资项目、设备购买、贸易、重大课题、信贷、租赁等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；（八）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；（九）公司及各部门、各子公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；（十）公司及各部门、各子公司制定的规章制度等；（十一）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；（十二）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；（十三）公司及各部门、各子公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；（十四）公司干部、工人、党员、团员名册、报表；（十五）公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；（十六）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（十六）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；（十八）公司或部门、子公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；（十九）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；（二十）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。
公司分公司管理办法
公司分公司管理办法释义母公司：指====股份有限公司。
子公司：指====股份有限公司有实际控制权的子公司。
分公司：指业务或财务等相对独立，但不具有独立法人资格的经营实体。
战略发展部：指====股份有限公司的战略发展部。
董事、监事：除特别说明外，指====股份有限公司派出的董事、监事。
高管人员：指子公司的高级管理人员，包括子公司总经理、副总经理、财务经理（或财务总监）、人事经理、其他经子公司认定的高级管理人员。
第一章总则第一条为规范母公司与子公司的关系，加强母公司对子公司的支持、指导和管理，促进各子公司按现代企业制度规范运作，进一步完善法人治理结构，保障股东的权益，提高投资回报，根据《中华人民共和国公司法》等法律法规和母公司章程，特制定本办法。
第二条本办法的适用对象包括：====股份有限公司及其有实际控制权的子公司和分公司。
第三条战略发展部是母公司管理子公司事务的专业职能部门，代表母公司对子公司行使控股股东的权利。
战略发展部是母公司管理子公司事务的唯一接口部门。
第四条母公司战略发展部和其他职能部门、子公司相关人员应当自觉遵守本办法。
第五条子公司遵守执行本办法的情况将作为子公司及其高管人员的绩效考核的因素之一。
第二章股东会第六条子公司股东会由投资各方组成，会议分为年度股东会和临时股东会。
年度股东会议应于会计年度完结之后的四个月内进行。
股份有限公司性质的子公司必须单独召开股东大会：有限责任和其他性质的子公司可安排年度股东会和董事会同时或合并举行。
第七条子公司可根据《公司法》和子公司章程的规定，结合自身情况，制定股东会议事规则。
股东会议事规则一经通过，应报送战略发展部备案。
第三章董事会第一节董事第八条子公司董事除《公司法》和《子公司章程》所赋予的职权外，应当履行以下职责：1、提出董事会会议提案；2、提请召开董事会会议和股东会会议；3、尽职参与董事会会议，履行公司章程规定的董事权利和职责；4、关注、质询子公司经营管理情况；5、及时审阅子公司报送文件和生产经营信息；6、配合董事长撰写董事会工作报告；7、参与撰写子公司派出高级管理人员评价报告、制定派出高级管理人员的奖惩方案；8、分析子公司经营运作状况，提出增资、减资或清算建议；9、分析、制订子公司战略规划及投资规划，研究改制、融资或上市等可能性；10、根据子公司战略规划，与子公司经理层、其他董事讨论确定子公司年度生产经营计划；11、指导子公司进行预算制定；12、每季度对子公司进行实地查看，并参加生产经营总经理办公室会议，撰写制作子公司经营情况报告；13、通过子公司经理层和董事会将母公司的建议和评价、要求落实；14、董事、监事作出决策之前，应当就拟在董事会上讨论的问题与战略发展部事前沟通。
企业合同管理制度
企业合同管理制度合同的拟定及谈判一、拟定合同前应对合同对方进行资信调查，弄清并掌握下列情况：1、企业法人营业执照或其它证照；2、企业法定代表人证明书；3、企业法定代表人的授权委托书；4、工程合同的合同对方必须提供从事建筑、安装、监理、装饰、消防等工程的许可证书和资质证书。
5、广告代理合同的合同对方必须提供从事广告代理资格的法律文件。
6、房屋租赁合同的合同对方必须提供租赁许可证书，没有租赁许可证书的，应当提供房屋所有权证明资料。
7、房屋购买合同的合同对方应当是房屋所有权的完全拥有者，并应当提供房屋所有权证明资料。
8、履行能力，包括但不限于最新会计年审报表，最新的工商年审资料。
需提供担保的合同，还必须查明担保人的担保资格和担保能力；9、合同对方以往工作评估报告；10、其他所需要的相关文件。
各职能部门完成资信调查后，应将资信调查文件的原件（或复印件）一起提交审核。
二、各职能部门拟定的合同应做到：条款齐全、责任明确、逻辑性强、文字表达清楚。
合同应包括的基本内容及应注意的问题如下：1、首部包括：1.1、合同名称；1.2、合同当事人的名称、地址、法定代表人、联系电话、联系人、开户银行等基本资料；1.3、订约的目的、依据。
2、正文。
详细内容及要求如下：2.1、合同标的、数量、质量、价格或酬金、履行期限、地点和方式及违约责任。
2.2、应包括根据法律规定或按合同性质必须具备的条款及当事人双方要求订立的条款。
2.3、数量和质量条款应符合国家计量法规和质量法规的规定。
2.4、价金条款应符合国家物价法规和国家金融法规，一般应写明物品单价、总价、计价单位、支付手段和支付方法及时间。
2.5、对于违约责任条款，如该类合同有法定违约金规定的，按规定予以明确。
否则，应具体写明约定的违约金额或计算方法。
2.6、确定合同争议的解决方式。
根据具体情况和协商结果，确定合同争议的解决途径以及管辖条款。
3、结尾和附则。
3.1、合同结尾部分包括：合同正本及副本的份数，发送单位，合同有效期限，签约地点和日期，并须有双方代表签名及盖章。
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******分公司合同管理办法第一章总则第一条为规范**天然**股份有限公司****分公司(以下简称“**公司”)合同管理工作，明确管理职责，降低经营风险，提高管理效能，根据《**天然**股份有限公司合同管理暂行办法》（**法字［2000］第244号）和《**天然****公司合同管理办法》（中**法字[2019]156号）有关规定，结合**公司实际，特制定本办法。
第二条本办法适用于**公司、各分公司与其它平等主体的自然人、法人和其它组织间签订的各类经济合同。
控股公司合同管理参照本办法。
劳动合同管理不适用本办法。
第三条本办法所称“合同承办部门”，指需以**公司或各分公司名义订立各类合同的部门。
本办法所称“合同归口管理部门”，指**公司企管法规处或分公司法律事务岗所在部门。
本办法所称“合同审查会签部门”，是指**公司或分公司合同签订过程中，法律、经济部门以及与合同约定权利义务有关联，需要对合同提出关联审查意见的部门。
本办法所称“合同监察部门”，是指**公司审计监察处或分公司监察人员所在部门。
本办法所称“特大合同”，指工程类合同单项标的金额在1亿元人民币以上、非工程类合同单项标的金额在5000万人民币以上的合同，不包括关联交易合同。
本办法所称“重大合同”，指对外投资合同。
第四条**公司合同管理，实行“统一标准、集中审批、分级管理、归口把关、各负其责”的原则。
第二章合同签约权限及签约人第五条各签约主体按签约权限签订合同，具体权限为：1．以**为签约主体签订的合同包括，涉外合同、担保合同、贷款合同、合资合作合同、特大合同、需要以**名义签订的合同。
2．以**公司为签约主体签订的合同包括但不限于，**品**、资产租赁、资产收购、零星采购、基建施工以及**品运输等合同。
3．分公司为签约主体签订的合同见年度签约授权书。
未经授权，**公司及各处室、分公司及各部门、加**站、**库不得对外签订合同。
第六条所有对外签订的合同必须由签约单位负责人或者授权委托人在签约授权范围内完成签署，任何人未经授权不得代表公司对外签订合同或者擅自做出具有法律效力的承诺。
第三章职责第七条合同承办部门职责：1．负责合同立项，进行可行性论证，意向接触，合同相对人资质、资信调查。
2．组织合同的谈判。
3．起草合同文本，按照业务分工负责，对合同的相关条款的准确性（含错别字与语法错误）、可靠性（合同内容是否与签约依据一致）、可行性、安全性，是否符合相关标准及政府文件规定等问题提出审查意见。
4．合同的网上申报。
5．落实审查人员提出的修改意见，有特殊情况需作出书面说明。
6．负责合同的履行、变更、解除。
7．负责建立本部门合同履行台帐。
第八条合同归口管理部门职责：——企管法规处1．建立健全**公司合同管理制度。
2．参与**公司重大合同的论证、谈判、起草，为合同承办部门提供法律服务。
3．统一管理**公司负责人签约授权委托书和公证、鉴证事宜。
4．负责合同文本的管理，执行合同登记、统计及报告制度。
5．组织合同管理知识培训。
6．监督、检查、考核**公司合同承办部门合同管理情况。
7．其他相关管理工作。
——分公司法律事务岗所在部门1．执行**公司合同管理制度。
2．必要时，参与本单位合同的论证、谈判、起草，为合同承办部门提供法律服务。
3．统一管理分公司负责人签约授权委托书和公证、鉴证事宜。
4．负责合同文本的管理，执行合同登记、统计及报告制度。
5．组织合同管理知识培训。
6．监督、检查、考核分公司合同承办部门合同管理情况。
7．其他相关管理工作。
第九条合同审查会签部门职责：1．合同归口管理部门负责对合同的合法性、完备性进行法律审核；对担保财产合法、安全性进行审查。
2．财务部门负责对合同价款金额准确性、支付方式的合理性、可行性，资金来源的可靠性，财务手续的合法性、合规性进行经济审查。
3．其它审查会签部门根据本处、本部门职责，针对合同约定的权利义务，对合同提出关联审查意见。
第十条合同监察部门职责：负责对合同涉及的资金来源、使用及资产所有权、动用审批手续的合法性，以及合同价款依据、酬金和结算的合理、合法性、招（投）标的公正性进行监察。
第四章合同的订立第十一条**公司、各分公司对外发生经济往来，除交易款项能够即时结清的业务外，其他业务往来必须订立书面合同。
合同必须包含：各方权利义务、违约责任、合同有效期、诉讼解决方式、纠纷管辖法院等法定条款。
**有统一合同文本标准的，机关各处室、各分公司必须严格按照**颁发的标准合同文本规定- 2 -的条款谈判、签约，其中注明的必备条款，任何人不得擅自变更、修改。
特殊情况必须变更、修改的，必须事先上报**公司企管法规处审核论证后方可签订。
无标准文本的，对在生产经营活动中大量发生的常见合同，合同归口管理部门在签约授权范围内，应会同本单位合同承办部门组织编制或选择有关业务通行的合同文本。
应当订立书面合同而没有订立的，财务部门不予结算。
第十二条订立合同一般应当按照下列程序进行：（一）合同申报准备1．对合同项目进行论证，列入**公司或各分公司计划或财务预算，落实资金来源。
2．取得签约依据，依据包括但不限于上级单位的来文、公司领导的意见批示、确定合作主要条件及运作方式的谈判纪要。
3．对合同相对人的主体资格、资信情况进行审查，审查范围包括：（1）经年检的营业执照及其他权利能力证明文件，且真实有效。
涉及专营许可的，具备相应的许可证明文件；涉及资质要求的，具备相应的资质（等级）证书。
（2）经营范围能够充分满足合同项目的需要。
（3）具有履约能力，必要时应索取其经审计的财务报表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。
（4）具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无严重违约事实；在签署本合同时，未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。
（5）在签署本合同时，不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关作出的任何对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决、具体行政行为或其他法律程序。
（6）其他与合同签订、履行相关的事项。
3．进行议标或组织招标、投标后的合同谈判。
4．按规定对合同文本进行技术专业审查，审查范围包括：标的（规格、型号、数量或具体事项）、质量标准或要求、履行期限、地点、方式、价款与支付方式或合作条件、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式、纠纷管辖法院等。
（二）合同网上申报及审查审批1．进行网上申报的合同，必须规范填写合同名称。
合同名称包括公司名称、标的名称和合同类别。
2．在网上进行申报的合同必须具有签约依据，如无书面依据，需在承办人意见中进行说明。
3．合同的基本信息填写，包括合同履行期限、合同履行地点以及纠纷解决方式。
填写信息必须与合同文本保持一致。
4．上传的合同相对人资料必须包括：经过当年年检的营业执照，非法人还需提供授权书或身份证明等资料；涉及专营许可的，须有相应的许可证明文件；涉及资质要求的，需有相应的资质（等级）证书。
5．上传合同文本。
6．合同的审查审批。
7．对需要上级公司审批或授权才能签订的合同，应当履行上报审批或授权手续。
8．按照管理权限，签字并加盖合同专用章。
第十三条合同必须在业务发生前签订，杜绝事后合同。
业务发生后补签合同的，一律视为违规合同。
第十四条合同签订实行归口审查、总经理审批。
具体包括专业技术审查、法律审查、经济审查、主管领导审查、总会计师审查、总经理审批。
- 3 -**公司的专业技术审查由承办处室负责，法律审查由企管法规处负责，经济审查由财务处负责。
分公司的专业技术审查由本单位承办部门负责，法律审查由本单位合同归口管理部门负责，经济审查由财务部门负责。
各参与审查部门可根据需要决定由本单位部门的相关专业人员或部门负责人签署审查意见。
未履行审查审批手续的合同，一律不得签订。
第十五条签订合同必须使用合同专用章，签约主体名称必须与加盖的合同专用章相符，原则上不得使用行政印章或者其他公章代替，上级公司特别要求的除外。
违反本条规定造成的一切后果，由承办部门和承办人承担。
合同签订除加盖本单位合同专用章外，单位授权签约人必须签字，同时必须完整填写合同签订日期。
第十六条公司对重大合同项目实行事前论证和评审制度。
第十七条在签订工程建设、施工作业、安装调试等合同时，必须同时签订安全生产合同。
第五章合同的履行第十八条合同经签字、盖章，且约定的生效条件成就时方可进入实际履行。
合同生效之前，不得实际履行。
第十九条合同生效后，合同承办人应当按合同约定，承担通知义务，组织合同的履行，并跟踪统计实际履行情况。
如有付款事项，承办人应向财务部门提供经本单位法律事务人员确认过的拥有唯一合同档案编号的合同副本，只有合同副本无合同档案编号的合同，财务部门不予办理付款审批。
第二十条合同未能按约定履行时，合同承办部门应对出现的问题，及时获取证据、协调处理，并及时将不能履约情况形成书面材料，报本单位法律事务岗所在部门。
遇重大问题应在本单位法律事务岗的指导下采取必要措施，避免发生经济损失和其他风险。
第二十一条合同需要变更或解除时，合同承办部门应与合同相对方达成变更或解除合同的谈判纪要、备忘录等，按本办法第四章的相关规定办理。
任何人不得擅自以确认函、补充协议以及电报、信函、签字等形式更改合同内容。
第二十二条有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位公章或者合同专用章。
需经有关行政部门批准的合同，变更或解除合同应报原批准部门批准。
经公证、鉴证的合同，所达成的变更或解除合同的协议需报原公证、鉴证机关备案。
第二十三条合同履行过程中发生争议或纠纷，参照《******分公司纠纷处理管理办法》执行。
第二十四条合同归口管理部门应建立合同动态统计分析制度，以半年为周期，分析合同履行情况。
及时发现合同管理和企业经营管理中存在的问题，提出改进意见和建议。
合同承办部门须按时填报《合同履行情况检查登记表》，于每季末28日前以电子版报送至本单位法律事务岗处。
第六章合同档案管理- 4 -第二十五条合同的档案资料由档案部门统一保管，合同档案在进行年度档案交接前，由本单位法律事务岗统一管理。
日常经营活动中，确需对合同主体以外第三方出示合同档案材料原件及复印件的，经需求部门主管领导和合同管理工作主管领导同意，应由需求部门按档案管理规定，履行借阅手续，档案管理人员登记备案后，方可出示。
第二十六条合同实行备案制，所签合同必须在本单位法律事务岗处备案。
第七章合同专用章管理第二十七条合同专用章实行统一管理，由专职人员负责保管使用。
合同专用章保管人员负有妥善保管、正确使用合同专用章的职责。
合同专用章保管人员，在确认合同签约审查审批信息完整、合同文本与审查文本一致、签约人具有签约资格、签订时间填写正确后，方可在合同文本上加盖合同专用章。