家庭档案整理指南

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家庭档案整理指南

家庭档案是随着社会生产力高速发展而产生的文化现象,是社会文明进步的标志之一。家庭建档既是人们从事社会工作的需要,也是家庭生活的需要,更是构建和谐社会的需要。为了使家庭建档工作顺利、有效、规范地开展，特制定本指南。

一、定义

家庭档案是家庭及家庭成员在生活、学习、工作及各种活动中形成的归属个人备查的文字、图表、音像及其它各种形式和载体的历史记录。

二、收集范围和要求

人们家庭生活和社会活动极其广泛且形式多样，决定了家庭档案内容的丰富性、多样性、生动性。由于每个家庭生活所处的时间和空间不同，每个人所从事的职业不同，每个家庭所形成的档案内容与数量也就千差万别，各具特色。每个家庭应根据实际情况确定本家庭档案的收集范围，并注重各种材料的收集与积累，对有保存价值的文字、表册、票据、声像、实物等材料做到及时收集。家庭档案的收集范围主要包括：

1．家庭成员在社会活动中形成的材料。如：工作笔记、发表的论文、研究成果等材料；获得的各种荣誉证书、奖状、奖牌等材料；家庭成员接受社会各界邀请的邀请函、书信、请柬等材料；家庭成员与社会各界交往的名片、校友录、同学录、通讯录等材料。

2．家庭生活中形成的材料。如：出生证、儿童成长记录、结婚证、户口簿等材料；家庭成员的体检表、病历、诊断书、化验单等材料；拍摄的各类家庭生活的照片、录音录像等材料；编写的家谱、家史等家庭综合材料；个人收藏的各类书画、古董等材料。

3．家庭基本建设中形成的材料。如：建造、装潢房屋的合同、设计、施工、监理、质量检验、竣工图、验收、结算等材料；家用电器的说明书、用户手册、保修卡、发票等材料。

4．家庭成员在经济活动中形成的材料。如：收入、支出项目，工资单、存折、基金、股票开户书及交易记录，投资合同、章程，各类保险凭据、借据、契约、贵重物品发票等材料。

5．家庭成员在其他活动中形成的具有保存价值的材料。

三、保管期限

家庭档案的保管期限视档案价值而定，一般为“长期”。

四、归档整理办法

家庭档案的归档整理就是将处于零散状态的各种原始资料进行有序的分类、整理、编目、装盒，使之系统规范。

（一）分类

家庭档案的分类是将家庭及其成员所形成的全部档案材料，按其时间、内容和形式的异同，分成一定的层次和类别，使家庭档案构成一套有机的体系。

1．分类原则

⑴选择分类方法要从家庭档案形成的特点和规律出发，既要符合实际，又要保持它们之间的内在联系。

⑵分类层次要清晰，类的概念要明确，相互间界限需分明，不能互相交叉或重合。

⑶分类的标准应一致，做法要统一，尽量避免前后互相矛盾。

⑷分类必须便于家庭档案的整理、保管和利用。

2．分类方法

⑴内容分类法。按家庭档案所反映的内容可把家庭档案分为宝宝康乐类、学生时代类、恋爱婚姻类、工作成果类、家庭建设类、当家理财类、医疗保健类、家庭历史类、综合类。

⑵形式分类法。按家庭档案的形式可把家庭档案分为证书类、书信类、票据类、手稿类、字画类、病历类、照片类、录音（像）带类、光盘类、综合类。

⑶成员分类法。按家庭档案所记录的家庭成员，分为祖父、祖母、父亲、母亲、哥哥、弟弟、姐姐、妹妹等，家庭中有多少成员就设多少类，外加综合类。

3．分类方案

根据家庭档案材料形成特点和内在联系，结合家庭建档实际，综合运用内容和形式分类法，一般可把家庭档案分为10大类。

⑴综合类：包括家庭成员生日、结婚纪念日及入学、入团、入党、入伍、应聘、升职、出国、乔迁的日期等；家谱、家史、自传、简历、日记、读书笔记、心得体会等；各种教育考试的成绩单等。

⑵社会交往类：包括家庭成员之间及与亲友之间的重要往来书信，家庭成员接受社会各界邀请函、书信、请柬，家庭成员与社会各界交往的重要名片，校友录、同学录、通讯录等。

⑶证件类：包括房产证、出生证、学生证、毕业证、学位证、工作证、结婚证、身份证、户口簿、出国护照、会员证、借书证、职称资格证书、聘书、独生子女证等。

⑷基建设备类：包括家庭建房、装潢的合同、施工图、施工记录、原材料合格证、竣工图、水电气管线图、验收及结算等材料；各种家用电器的说明书、保修卡、维修单、电路图及维修点地址、联系电话、发票等材料。

⑸健康类：包括体检表、病历、诊断书、化验单、心电图、X光片、住院记录、免疫记录、常用药说明、家用药方、饮食禁忌、烹调技术、营养知识等。

⑹荣誉类：包括获得的各种荣誉证书、奖状、奖牌、实物，家庭成员的优秀事迹材料等。

⑺理财类：包括家庭收入、支出项目帐本；存单、有价证券、保险凭据、借据、契约、贵重物品清单和发票等。

⑻旅游类：包括家庭及其成员外出旅游的线路计划、飞机票、火车票、汽车票、景点介绍、门票、地图、纪念品等。

⑼照片（音像）类：包括家庭成员各个时期的照片；结婚、寿庆等家庭重大活动，旅游观光、聚会娱乐等形成的照片、音像资料。

⑽作品（收藏）类：包括个人爱好、收藏等，如书法书画作品、名人好友题词、发表在各类报刊的文章及作品、出版的专着文集、邮票、古币及其它各类艺术品收藏等。

在分类方案的拟定过程中，可根据本家庭实际情况进行适当调整。家庭档案材料较多可设二级类目，如作品（收藏）类材料较多，可在作品（收藏）类下再设书画、瓷器、邮票等类，其他依次类推。反之，家庭档案材料较少的，可适当合并一些相近的大类，如把社会交往类并入综合类等。

（二）整理

家庭档案以“件”为单位进行归档整理。

1．确定“件”的概念。一般一份材料装订在一起为一“件”。如一份购房合同为一“件”，一幅书画作品为一“件”。对于不方便装订的材料可采取袋装等其他形式把材料集中起来作为一“件”，如一套家电所有材料为一“件”，一次旅游所有材料为一“件”。

2．编号。在分类方案的最低一级类目内按归档材料形成时间顺序从“1”开始编制归档件号。

如只设10类的，则在每个大类内按归档材料的形成时间顺序编制归档件号。

如设置二级类目的，如收藏类内再设书画、瓷器类，则在书画、瓷器类内分别按归档材料形成时间顺序编制归档件号，也就是书画类编制一个归档流水号，瓷器类编制一个归档流水号。各家庭可根据实际情况选用不同方法在归档材料上编制归档件号。

⑴ 盖归档章形式。档号章式样：

档案章位置：档案章一般盖在归档材料的右上角。

类别名称：填写分类方案最低一级类目；

件号：按归档材料形成时间顺序从“1”开始编制归档件号。

用黑色水笔或钢笔在归档章的类别名称和件号栏中标注。

对于一些需保持原貌的归档材料可用铅笔直接在材料上注明类别名称和件号。

⑵ 粘贴标签形式。在标签上注明类别名称和件号粘贴在归档材料上。粘贴标签以不破坏归档材料原貌为原则，如奖牌证书可粘贴在背后或底部等。

3．装盒

一个类的家庭档案材料按编制的归档件号顺序依次装入档案盒，分装成一盒或数盒，不同类的档案不能装入同一盒中，并在每个档案盒内放置备考表，填写对这一盒家庭档案需作的补充说明，如无补充说明的可不填写。对于不能装盒的家庭档案可采取其他形式妥善保管。

4．盒脊填写

档案盒背脊：有“家庭代号、年度、类别、起止件号、盒号”五个栏目。

家庭代号：如果按内容和形式分类的，一个家庭就有一个家庭代号；如果按成员分类法，家庭代号则为每个家庭成员的代号（有几个家庭成员，就有几个家庭代号）。

年度：真写盒内存放材形成的起止年份。

类别：填写本家庭分类方案中大类的类别名称，如一个家庭分为荣誉类、证件类等，在整理荣誉类档案时在“类别”栏填写荣誉类、证件类。设置二级类目，如作品（收藏）类设置二级类目书画、瓷器的，在整理书画类时填写“作品（收藏）书画类”，整理瓷器类时填写“作品（收藏）瓷器类”。