社会组织机构参与项目管理方案

中国全球基金艾滋病项目社会组织项目实施机构评审标准

(总分100分)

北京市全球基金艾滋病项目2010年社会组织参与艾滋病

防治活动经费申请和使用指南

为确保北京市全球基金艾滋病项目2010年社会组织参与艾滋病防治活动经费申请和使用合理、合法、合规，保证专款专用，根据《中国全球基金艾滋病项目管理手册》及项目活动预算、目标，特制定如下经费预算和使用办法.

一、经费使用原则

（一）项目经费的使用应严格遵守国家、省级、市级及地级相关法律法规及财务制度。

（二）项目经费只能由基层非政府组织/小组或其财务托管单位的法人账户接收，并应建立全球基金专用账户，严禁全球基金划拨到个人账户。

（三）实施机构或其财务托管单位根据国家和项目的有关规定建立相应财务管理制度，实行专账管理，并指定专人管理。

（四）项目经费必须严格按照审核批准后的预算开支。原则上对计划外使用的经费不予报销。如确实需要调整相关预算，则需经北京市全球基金艾滋病项目办审核同意。

（五）经费管理实行项目负责制，实施机构项目负责人和/或其财务托管单位负责人对项目资金的使用负责。

二、经费管理机制

（一）直接管理：如果项目实施机构是经过合法注册的机构，北京市项目办将与中标的项目执行机构签署协议，并按照协议将项目款拨至其建立的全球基金专用的有效法人账户上，该机构负责管理自身项目经费。

（二）托管机构代管：如果项目实施机构未经过合法注册的基层非政府组织/小组，其项目经费必须由托管机构代管。两名实施单位代表（一名项目负责人，一名财务专管人）须在托管机构签名备案。北京市项目办将与中标的项目执行机构、托管机构签署三方协议，协议款项将拨付到指定的托管机构的银行法人账户，资金托管工作严格按协议约定执行。

三、经费使用范围

根据项目工作计划的经费支出类别（人力资源、技术支持、督导与评估等

（参见《中国全球基金项目财务管理手册》））和会计科目，项目经费支出范围包括：

（一）项目活动经费

包括召开会议、举办培训班、目标人群干预、感染者关怀等活动涉及的差旅费、交通费、食宿费项目相关材料、纪念品的印刷制作费等。

（二）项目人员费用

活动类机构可用于项目活动中有关人员的现场工作劳务费（感染者医护与管理、调查、宣传、外展服务、同伴教育、督导等）的相关人员的补助费、加班费、专家费、咨询费、通讯信息费等。管理类机构可用于项目工作的相关专职人员固定工资、兼职人员补贴或现场工作补助、加班费、专家费、咨询费等。在一次项目现场工作中，同时承担多项任务的人员，只能领取其中一项任务的劳务费，但可按标准最高一项发放。

（三）项目考察/交流/学习费用等

另外，项目活动经费不得用于项目地区自行采购硬件设备等固定资产、试剂、药品、安全套、和建筑房屋等。

四、经费支出办法

（一）项目活动

会议/培训班：根据年度预算的活动安排会议和培训活动。应事先做出详细预算（见附件3-1），严格按照预算开支执行，活动结束后及时决算（见附件3-2），并提供相应痕迹材料（包括会议或培训计划/通知、发票/费用支出明细单、人员签到表、影像资料、会议/培训总结报告等），原件留存于财务部门，项目办留复印件备查。出现超支情况时，要加以申请追加预算待批准追加预算后方可报销。所有活动支出均应本着节约、合理使用的原则，据实报销。

（二）人员经费

1、发放项目相关人员劳务费及会议/培训内的授课专家费与会务费时，必须填写附件3-3。现场工作人员要提供相关证明资料，如现场工作资料与活动总结等。

2、发放工资、补助、劳务费、专家咨询费与会务费时，必须由领款人本人签名，不得出现一人代领多人费用的现象。领取补贴等费用时，要按国家规定交纳个人收入所得税。

六、经费管理、使用和审批程序

（一）项目实施组织严格按照协议/合同和预算开展活动，在开展活动中按照规定要求使用项目经费并保存相关活动资料。资金托管机构按照财务管理规定，制定出具体管理细则，保管实施单位的项目资金，监督审核项目实施单位经费使用是否按计划与预算执行，同时保管项目实施单位经费支出的相关发票、收据等有效票据。资金托管机构不得挪用托管的项目经费。

（二）经费使用程序

1、编制经费预算明细表

根据项目申请书和实施计划编制经费预算明细表，经费预算的类别和金额均须与前两者一致。

2、经费借支（不适用于直接管理）

如实施单位无能力垫支活动的经费，则可由实施单位向资金托管机构申请借支部分经费，用于活动周转。活动完成后用原始票据报账。

3、审核

报账前须制作经费使用明细表和整理相关票据，并交由项目负责人审核。审核内容包括：经费使用与项目活动是否相符，经费使用的类别和数量是否符合预算，票据是否合法合规等。由资金托管机构代管者，项目负责人审核合格后须在明细表上以及票据背面签字，再送资金托管机构进行审核。通过资金托管机构审核后，经费方予以报销。

4、报账

（1）直接管理根据项目负责人签字的经费使用明细表和发票等票据原件报账，并附相关活动记录。

（2）资金托管

①三个签名备案的实施单位代表（一名项目负责人，一名财务专管人，一名经办人）均须在领款单上签字，资金托管机构将之存档。

②实施单位出具负责人签字审核的经费使用明细表和发票等票据原件，并附相关活动记录。

③资金托管机构审核通过后，在明细表和票据上盖章并存档；制作明细表复印件，交由实施单位保存以备项目执行机构督导和审计时核查。

七、监督机制

为了保证项目活动有效进行、确保资金的安全，各级项目执行机构和管理类中标机构或组织对实施单位进行内部控制检查。

（一）内部控制检查

1、内部控制及财务评价的依据为《中华人民共和国会计法》、会计人员岗位责任制及本财务管理规定；各级项目执行机构和管理类中标机构或组织对社会组织项目的资金使用情况进行监督、检查和评估，并抽查各项目的资金使用情况。

2、内部控制及财务评价指标及检查内容：

①预算编制、执行、审核等环节的管理；

②预算执行情况评价指标:预算执行率=实际支出/预算×100%

③会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序是否正确，会计档案保管是否合规，会计工作人员交接是否符合《中华人民共和国会计法》有关规定，会计人员岗位责任制是否健全，并被一贯、彻底地执行；

④不相容职务是否由财务人员分别负责。不相容职务包括：授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等职务；

⑤财产保全措施。是否限制未经授权的人员对财产的直接接触；是否采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施；是否坚持拨款的签批支付程序；

⑥项目会计档案是否完整。项目的会计档案按中国会计档案管理的要求进行建立和保管。不得伪造、编造或者擅自毁损会计档案。

八、附则

（一）为确保项目资金安全迅速的运转，北京市全球基金艾滋病项目办公室特制订此规定。

（二）北京市全球基金艾滋病项目办公室对规定内容具有最终解释权。