提高精益机关管理水平课题报告

河北省烟草公司唐山市公司提高精益机关管理水平精益课题活动成果报告2015年提高精益机关管理水平——课题成果报告一、前言今年以来，在省局办公室指导下，唐山市局（公司）将精益机关建设视为新常态下转型发展的重要实现手段，坚持问题导向，从发展定位与现状出发，总体思考和谋划推进，较好地挖掘了管理潜力，释放了管理红利，为企业发展注入了新动力。

二、小组简介姓名性别年龄学历岗位任务分工杨虹女36 本科办公室主任整体协调李兆阔男50 本科法规科科长专项推进郝长青男46 本科人劳科科长专项推进叶少华女38 本科计划科科长专项推进侯红娟女32 研究生办公室科员具体实施三、选题理由本QC小组主要致力于持续提升机关工作效率，降低机关运行费用。

（一）精益机关建设是强化企业机关管理工作的重要部署从当前看，推进精益机关建设是改变传统管理理念和行为模式，优化资源配置，提升机关效益的有效手段。

从长远看，推进精益机关建设是全面提升水平，挖掘行业发展潜力，转变行业发展方式，实现行业的可持续发展的迫切需要。

（二）精益机关建设具备了开展课题的基础条件近两年，全省行业先后开展了党的群众路线教育实践活动、执行力大讨论活动，为精益机关建设奠定了良好的思想基础。

四、现状调查（一）浪费现象突出。

节约意识淡薄，有些人认为笔墨纸张敞开供应，使用时大手大脚；电脑、空调等电器使用完毕，不关闭电源，有的甚至长时间让其处于“待机”状态；白昼灯、长明灯、长流水等现象频发；少数工作人员使用办公设备办私事，办公用品私用；部分员工对节能措施一无所知，最终导致电费、燃油费、汽车修理费、通讯费、水费、办公用品及耗材等消耗居高不下。

（二）个别部门和人员办事效率偏低。

有的被眼前利益左右，接受政策和上级指示时信誓旦旦，兑现时大打折扣；有的在执行政策时削减标准，有令不行，有禁不止，各取所需，各自为政；有的在一些具体事务处理上，没能做到急事急办、特事特办，常常让一些工作在个别环节或个别人手上受阻卡壳；有的对一些本来可以立即办好的事却总爱拖三拉四，办事效率低下。

五、设定目标小组将课题的目标设定为：精益机关关键指标达标率100%。

六、原因分析小组采用了头脑风暴法开展了机关不精益原因调查，并通过系统图寻找引起效率低、费用高的末端因素。

七、确定要因经过要因验证，确定了三项要因为：制度机制不健全、工作流程不精简、监督考核不到位。

八、制定对策经过不断的探讨实践，我们创建了“钻石（DIAMOND ）”管理模型，即以建设四型机关为目标，以问题导向为出发点，以“全员参与、机制保障、目标引领、课题带动”为支撑，以务实执行为主线，扎实开展精益机关建设，促进机关工作提质、提效、降成本。

问题导向（Issue ）学习型 效率型 节约型 服务型全员参与（All staff ）标语征集经验交流成果分享…… 机制保障 （Mechanism ） 组织机制 宣传机制 激励机制 目标引领 （Objective ） 提质 提效 降成本课题带动 （N ） 节约用电 节约用油 …… 共16项课题 务 实 执 行 （Do ） 流程再造提质增效 节能降耗 精益考核唐山烟草精益机关“钻石（DIAMOND）”管理模型九、对策实施（一）目标引领，全员参与，以科学的方法推进精益机关建设我们将精益机关定义为“服务型、效率型、节约型、学习型”四型机关，以此为目标深入开展精益机关建设，努力实现企业经营提质、发展增效、管理升级。

精益机关建设是企业行为，而不是几个人的责任。

市局（公司）领导班子构建战略，从面上建立管理目标和方法论；中层干部的作用在于建立精益流程，比如业务流程、工作体系、管理方式等，立足于线的改善；基层员工重点使用精益工具，针对具体浪费点开展课题活动，立足于点的改善，营造了“人人懂精益、人人要精益”的浓厚氛围。

（二）强化领导，明确分工，以专业的组织保障精益机关建设我们成立了“精益机关”工作领导小组，加强了工作的领导、组织和协调力度。

年初制定了《精益机关工作实施方案》，从指导思想、工作目标、组织机构、工作内容及时间安排、工作要求等方面，对精益机关建设工作做了具体安排，为精益机关稳妥推进奠定基础。

领导小组下设四个课题实施小组，其中流程再造管理组由计划科牵头，负责运用有效的工具和方法优化工作流程，消除其中的“浪费”环节；节能降耗管理组由办公室牵头，负责从原辅料消耗、能耗、可控费用控制等方面入手，深挖浪费点，提高节能降耗管理水平；提质增效管理组由法规科牵头，负责建立提质增效工作管理制度；精益考核管理组由人劳科牵头，负责将精益机关开展情况纳入绩效考核体系，加强对重点工作的考核。

通过专业化分工、精益化管理，及时了解和协调解决工作中出现的问题，提高协调运作能力，持续推进精益机关建设的深入开展。

（三）突出重点，分步实施，以清晰的思路指引精益机关建设具体实施中，我们按DMAIC管理五阶段抓好各环节工作落实。

1、学习培训阶段——解决“什么是精益机关”的问题明确精益机关工作目标，布置和安排活动工作任务，组织开展精益化管理培训，系统学习精益管理知识体系。

张贴宣传标识，深化精益机关理念的宣传。

定期组织员工进行经验交流与成果分享，让广大干部职工及时了解掌握精益管理工作动态，营造“提质、提效、降成本”的精益机关建设氛围。

本阶段工作已在3月31日前完成。

2、问题查找阶段——解决“为什么开展精益机关”的问题深挖浪费点，将经营管理工作中的重点和难点问题转化为具体的精益课题，鼓励和引导全员参与查找不足。

本阶段工作已在4月30日前完成。

3、确定课题阶段——解决“精益机关做什么”的问题寻找切入点和突破点，选择确定改进课题，找出关键成本控制点，形成降本增效的细化方案。

本阶段工作已在5月31日前完成。

4、实施改善阶段——解决“如何开展精益机关”的问题按照既定方案，指导各部门开展“精益机关”实施工作，使精益机关推进机制系统化。

5、评估总结阶段——解决“精益机关长效机制”的问题明确“精益机关”评估标准，对“精益机关”工作情况进行总结、考核和评估、改进，建立起精益管理的长效机制。

（四）问题导向，课题推进，以有力的抓手落实精益机关建设我们根据精益机关的主要工作任务，全面分析现状，树立精益机关阶段目标，及时监控精益机关开展情况。

经过认真分析，建立了涵盖16项指标在内的精益机关指标体系，对办公用品、办公耗材等进行目标管理，将每一项指标作为一个课题，研究分析往年产生浪费的原因，采取改进措施，并进行周总结，及时监控课题开展进度。

下面以办公用品支出率、办公耗材支出率、降低用电浪费为例简要介绍具体子课题开展情况。

子课题1：降低办公用品支出率、办公耗材支出率测量方法：办公用品支出率=年度办公用品总支出金额/年度办公用品总购进金额*100%；办公耗材支出率=年度办公耗材总支出金额/年度办公耗材总购进金额*100%原因分析：节约意识不强；没有办公用品管理制度；部分办公用品闲置；没有相应的考核管理办法改善措施：一是强化宣传，提高节约、节俭、节能意识。

发布节约办公用品倡议书，重点对各部门兼职办公用品管理员进行精益思想宣贯，号召员工双面打印、注重细节，最大程度的减少各种浪费。

二是严格管理，对支领环节严格把关。

对各部门办公用品、办公耗材库存进行调查摸底，统计各部门办公用品、办公耗材实际需求，有效补充库存，提高预算执行力。

三是完善制度，强化考核。

制定办公用品管理制度，对市本级机关各部门办公用品、办公耗材支领情况按月份进行了公示，对支领金额较大的部门进行了支领物品使用情况调查。

通过这些措施的实施，达到了设定的目标。

子课题2：降低用电费用背景：公司办公面积大，冬夏两季中央空调使用频率很高，能源消耗量非常大。

现阶段公司内部空调单独控制，空调控制室远程无法获得数据。

远程温度监控系统需耗资数百万，远远大于通过控制节约能耗带来的收益。

改善措施：加装两套控制模块通过3G/4G 等无线技术，将环境温度通过无线网络系统传送到控制室，控制室可根据温度显示情况再通过3G 模块控制新风系统的启动或停止，从而实现环境温度的相对平衡。

主要成效：设备采购费用3000元，年信息费用600元。

改进后，2015年1-10月份，用电费用同比节省62588元。

十、检查效果（一）运行费用不断降低。

我们本着精控成本、提质增效原则，消除浪费，深挖企业潜力，今年1-10月份，用电费用同比降低4.33%，节约62587.95元；公务用车百公里油耗降低率为10.49%，预计全年 公司大楼 空调控制室年度办公费用降低率为14.23%。

全面落实“应招尽招”与“真招实招”，全年物资、服务类招标采购项目公开招标率100%，为企业节约122.59万元。

（二）运行质量和效率不断提升。

我们将精益机关建设与质量体系及标准化工作相结合，通过对管理体系的评审，发现不合格54项，提出改进建议6项；通过业务流程优化提升，明确管控标准，共新增企业标准11项，废止27项，修订21项，实现了标准可循，过程可控。

安全管理基础档案记录精简率、公文流转及时率、招标工作完成及时率、督办工作及时完成率、部门协同办结率、设备维护及时率均达到100%，机关运行效率不断提升。

（三）员工素养普遍提升。

通过开展精益机关建设，各项节能措施得到有效落实，文明、整洁、有序、高效、安全的现场管理环境和作业环境初步呈现，员工精益意识入脑入心，增收节支、积极作为、追求效率成为员工的自觉行为，“人人可精益、事事可精益”浓厚氛围已经形成，凝聚力、战斗力和创造力明显增强，全体员工整体素质普遍提升。

根据以上成效，课题活动达到了最初设定的“精益机关关键指标达标率100%”的工作目标。

十一、制定巩固措施为了将小组活动成果持续的维持下去，课题组制定了以下巩固措施：（一）制作展板、宣传画，持续营造精益机关宣传氛围，保证精益机关思想能够真正入脑入心，形成习惯。

（二）将精益机关相关制度形成管理标准，制定了《办公用品、耗材管理工作规范》、《督办管理工作规范》、《机关公文管理工作规范》、《行政办公会工作规范》等纳入企业标准体系。

（三）按照省局最终确定的全省行业精益机关评价指标体系，定期考核，持续改进。

十二、效果总结我们在精益机关工作中做了一些探索，取得了一定成效，但与行业先进水平还有很大差距。

下一步，我们将重点做好以下三方面工作。

（一）深入改善，全面提升。

采取边运行、边总结、边整改的办法，从制度建设着手，进一步完善精益机关管理运行机制，提高精益改善管理成效。

（二）加强检查，严格考核。

加强对精益机关相关制度落实情况的专项督查，重点是督查全体干部职工的节能行为以及各科室的节能设施使用情况等。

（三）巩固成果，完善机制。

对精益机关课题进行全面梳理总结，提炼经验，弥补不足，建立和完善相关制度，形成长效机制和持续改进机制，全面构建“服务型、效率型、节约型、学习型”四型机关。