清华大学数字化校园整体解决方案-清华大学计算机与信息管理中心

数字迎新项目（续）
相关的任务：
– 录取通知书打印、下发，分班分学号 – 迎新现场环境准备 – 相关软件开发及现场实施 – 迎新数据处理、下发给各部门和各院系 – 打印密码封 – 报到接站、接待 – 新生照相 – 新生检疫
– 现场收费 – 助学贷款 – 安排住宿 – 户口迁入 – 餐卡发放 – 发放澡票 – 组织关系转入 – 回收录取通知书 – 新生电子邮件帐号
提出解决方案实例分析
数字迎新解决方案的技术部分
–理解问题：通过对数字迎新项目的分析，了解迎新过 程涉及到的各个部门，明确各部门的工作内容，协调 各部门有序的进行迎新活动，保证整个迎新的过程顺 利的进行。
–解决方案：从项目管理的观点出发，将整个迎新过程， 进行部门的划分，工作流程的划分，有效的配置各种 资源，根据多年来的迎新相关经验，制定相应的项目 进度计划，使得数字迎新项目应用最少的人力物力资 源，再最短的时间内顺利完成迎新任务的准备工作、 现场迎新以及迎新后的数据处理等工作。
– 设备和工具：计算机，迎新系统，相关的人员
提出解决方案实例分析（续）
数字迎新解决方案的成本问题
– 劳动力
• 按照工作内容分配的各个部门的人员
信息软件的开发
– 现场迎新的软件
业务的信息化改造
– 办公自动化实施 – 数字迎新
全校的数字校园建设
– 按建设期设立项目
数字迎新项目
明确的目标：
– 实现新生入学的数字化和一站式服务 – 加强参加迎新的各个部处间的信息流通和工
作配合，使迎接新生的工作流程更为有序， 提高了学校各相关部门工作效率。 – 新生数据的纵向连通，实现新生入学数据与 新生在校学籍数据的无缝连接 – 规范新生报到程序，为新生提供了方便、高 效、一体的入学报到环境和服务
项目管理及实例分析 —清华数字迎新
清华大学计算机与信息管理中心
佟秋利 tql@
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二○○五年七月
提纲
项目管理基本概念
– 项目定义 – 项目特征 – 项目成果的制约因素 – 项目管理在高校信息化过程中的应用
• 相关经验
• 设备和工具*
提出解决方案（续）
关键成功因素
–招标/投标前的努力很重要； –在客户准备提出招标文件之前就与潜在客户联系； –尽可能多的了解客户的需求、问题以及决策过程*； –根据客户的需求、要求和期望准备重点突出的投标文
件； –实事求是的评价自己准备投标文件的能力； –简明扼要地书写投标文件； –投标文件必须实事求是； –建立精确的、完善的成本预算。
迎新后数据处理
– 校医院 – 户口办公室 – 现场照相
投
入
识别
力
需求
量
提出解决方案
提出 解决 方案
执行项目
结束项目
时间
提出解决方案（续）
从投标方或客户内部的项目团队角度
–招标/投标前的营销策略 –是否投标决策 –提交能获胜的投标文件 –准备投标文件 –投标文件的内容* –定价理由 –提交投标文件以及后续行动* –客户评估投标方案 –合同类型及合同条款
提纲
项目管理基本概念 项目生命周期
– 识别需求 – 提出解决方案 – 执行项目 – 结束项目
项目计划与控制 项目人力资源管理
投
入
识别
力
需求
量
识别需求提出 解决Biblioteka 方案执行项目结束项目
时间
识别需求
从客户角度
– 识别需求 – 项目的选择 – 准备招标文件 – 征集投标文件
识别需求（续）
关键的成功因素
识别需求实例分析
数字迎新对需求的识别
– 新生入校前后数据无缝连接，省市招办数据至学校学籍数据的 流动
– 各部门新生数据的集中管理，在最大范围内实现数据的共享 – 报到现场，能够方便、快捷的完成报到手续，缩短报到时间 – 各部门明确了各自的责任，提高工作效率
各部门迎新过程分为三个阶段：
– 迎新前数据准备 – 现场迎新 – 迎新后部分数据处理
–清楚地定义需求 –选出最大收益的项目 –考虑周详的评估和选择程序 –好的需求建议书能充分理解客户的期望 –公平竞争优势
识别需求（续）
招标文件
– 工作陈述 – 客户要求 – 交付物 – 客户提供物品 – 客户审批内容 – 合同类型
– 付款方式 – 进度计划 – 投标文件的格式和内容 – 最后期限 – 评价标准 – 预算资金
数字迎新项目（续）
必要的资源：
– 现场迎新环境 – 各岗位工作人员 – 现场发卡系统 – 新生照相系统 – 收费设备 – ……
数字迎新项目（续）
客户：
– 新生 – 校方（校办）* – 各部处、各院系 – 计算中心、网络中心
数字迎新项目（续）
不确定性：
– 数据是否及时 – 多部门协调沟通是否顺畅 – 迎新环境的稳定性 – 新生报到的时间
提出解决方案实例分析（续）
数字迎新解决方案的管理部分
– 工作任务描述
• 迎新前数据准备 • 现场迎新 • 迎新后部分数据处理
– 项目进度计划
• 迎新前数据准备（7月上旬开始－现场迎新） • 现场迎新（新生报到时间） • 迎新后部分数据处理 （新生报到后到正式开学）
– 项目组织：根据不同部门划分工作任务，建立矩阵型 的项目组织结构
项目生命周期 项目计划与控制 项目人力资源管理
项目定义
以一套独特而相互联系的任务为前提 有效地利用资源 为实现一个特定的目标所做的努力
项目特征
明确的目标 相关的任务 必要的资源 独一无二&一次性 客户 不确定性
项目成果的制约因素
工作范围 项目成本 进度计划 客户满意度
项目管理在高校信息化过程中的应用
提出解决方案（续）
投标文件内容
– 技术部分
–成本部分
• 理解问题* • 提出方法或解决方案* • 客户的收益
•劳动力* •原材料*
•文档* •一般管理费
– 管理部分
•分包商和顾问 •物价上涨
• 工作任务描述* • 交付物 • 项目进度计划*
•设备和设施租金 •意外开支准备金
•差旅费
•奖金或利润
• 项目组织*
识别需求实例分析（续）
迎新前数据准备阶段
– 迎新前数据准备阶段主要是招办对招生数据处理，导入新生库， 由学籍管理部门处理相应的学籍信息，进行分班分学号等。
现场迎新
– 现场迎新准备，开准备会议，确定参加部门，场地位置确认， 会场布置等问题；
– 现场迎新的现场迎新预演，让各个部门了解相应操作； – 现场迎新组织。