时间管理与工作计划(ppt 39)

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擬定計劃注意事項(一)
1.要從結果來思考要有什麼樣的做法, 結果只 有一個, 做法卻有無窮多種組合, 只要花最 少力氣及資源, 就是最好的做法
2.要多聽其他人的意見, 特別是專家或者是曾 經做過人的意見, 切忌閉門造車
3.做法的骨架就是計劃的主軸, 一件專案的成 敗, 在這裡已經決定了
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擬定計劃注意事項(二)
4.計劃中也有 80/20 的重要事項, 這些事情是 要最花心思去做的, 因為這 20% 重要事情 做完, 專案進度也完成 80% 了.
5.計劃要有系統面的思考
由上而下思考, 思考如何不遺漏, 不重疊. 如何做 最節省資源
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執行力
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• 再來是你需要一個新的思考方式. 什麼是新 的思考方式呢?
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你可知道為何會想不出來?
• 因為你跳不出原來的思維習慣 • 但是假設你已想出來了. 恭喜你, 你可以用
新的角度去思考一個舊有的問題. • 而CF的時間管理方法論就是一個新的思考
方法, 你只要了解它, 接受它, 執行它. 你就 會得到一個良好的時間管理.
可以一天做完的事,決不分成兩天完成 • 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒
低潮時
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使用記事簿
記事簿是時間管理最重要的工具之一 最適當的形式 四大部份
➢ 通訊錄、每週行程、每日計畫、備忘錄
自己發展適合你的記事簿 所有資料記在記事簿上 隨身攜帶（查閱、記錄）
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Buffer 緩衝區
• 並不是每件事情都那麼的急 • 如果我們每件事情都要即時地處理掉, 相信
我們會變得神經兮兮的 • 所以應該要有一個地方讓我們放一些比較
不必馬上處理掉的事情, 但是時間到時又要 能提醒我們
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個人習慣的養成
• 當你了解了某一個觀念, 如時間法則, 進而 接受它執行它時, 經過廿一天之後你就可以 把這個觀念內化, 並且將這種做法化為生活 中的習慣…這就是習慣養成法則
重要性
有些交際應酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 自我干擾 個人嗜好的沈迷
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緊急性
設備故障,生產停擺 重傷害急救 員工產生肢體衝突 顧客抱怨 停電
有些電話 有些不速之客到訪 有些會議之出列席 有些無謂的請託 有些臨時的邀約
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案例研討
• 檢視李經理時間管理上的問題點為何? • 假如你是李經理，你會如何改善？
4.執行進行中專 案
1.面對面作追蹤 2.到現場走動 3.溝通與協調
1.思考問題
1.花 1 小時寫作
2.寫計劃/ Update Follow up進度 (1hr)
3.Update/Modify 進行中專案
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一週之計在於禮拜天
• 在每個禮拜天要檢視目前專案的進度 • 視情況調整計劃的目標或者是計劃的做法 • 將下個禮拜這些計劃的應完成事項列表出
來. 這就是週計劃 • 寫出下個禮拜七天的備忘錄. 每天一張備忘
錄. 將週計劃安排在適當執行的行程
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每週工作性質分配法則
禮拜一二
禮拜三四五
禮拜六日
活力充沛, 衝勁 思考遲頓, 放鬆, 冷靜, 思考
與勇氣兼俱
溝通
(Action, Plan)
(Do)
(Check)
1.大型專案丟球 1.Follow Up 一
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每個計劃如何給予評分
• 要執行的計劃由 80/20 法則決定
• 先將所有計劃列出來, 分成短中長期 (自行 定義)
• 分成三個項目(也可依自己的價值觀調整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機會來給分數. 最好給 5 分, 最不好給 1 分
• 將三個分數相乘, 分數最高者為最優先執行 的計劃
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• 當你覺得需要時間管理, 去做時間管理, 得 到實質的好處, 更強化自己時間管理的動機, 成為一良好的正向循環
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掌握自己的目標
人生與事業目標
➢終身的事業目標 ➢屬於自己的人生目標、配合自己的專長和興趣
發掘並堅持自己的專長與興趣
➢ Bill Gates中學寫電腦程式，一個暑假賺5000美金 ➢ NIKE創辦人Philip Knight 暑期工讀上晚班，每天早上跑七
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善用 顏色管理的功能
•紅色字體為重要一定完成的部份 •黑色字體為應執行事項 •藍色字體為 Routine Schedule •綠色字體為私人事情
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執行不是一成不變的
• 常常想事情的合理性 表示對事情有用心 • 靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走
(游刃有餘). 分解完畢牛尚不自知已經被解 體 • 要懂得變通, 要有耐性, 要能夠把事情看清 楚
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擬定工作計劃
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完成工作的三大要素
• Time 交期 • Quality 品質 • Cost 成本
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花時間在計劃上才是 最節省時間的作法
耗用時間 不 好
A C
D
P
好 耗用時間
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目標的訂定
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每日工作計劃分配原則
早上
活力充沛, 衝勁 與勇氣兼俱 (Do)
中午 13:00~15:00
思考遲頓, 適合 散心, 放鬆 (Check)
下午
冷靜, 溝通 (Action, Plan)
晚上
Relax, 人文, Thinking
1.發e-mail
2.電話敲定事情/ 做事情
3.給 Leader 方 向/ 畫架構
英里路回家 ➢ Steven Spielberg 17歲完成他的第一部電影。高中畢業暑
假三個月，每天到環球影城，假裝上班
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祝福與勉勵
為了”自己”工作 給人一種值得信賴的感覺
得道多助，成功可期
Leabharlann Baidu
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時間管理是什麼?
時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣, 讓自己更有績效, 更具效能
把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能
時間管理就是事前的規劃或長期的計劃
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時間管理不是什麼?
• 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有 的時間都是一般地多
• 我們明明時間管理不好, 卻不想要去改善它. 因為忙得沒有時間做時間管理嗎?
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時間管理從那裡開始
• 時間管理不是聽了這堂課就會時間管理, 也 不是看了時間管理的書就會了, 而是從你不 滿足於現狀, 或者是想要有更好的時間管理 開始.
• 沒有人可教你時間管理, 除了你自己覺得需 要
2.組內專案丟球 二所丟的球
3.給予組員做事 2.調整, Update 方向/做事重點 計劃
4.創造議題
3.議題收尾
4.傾聽溝通
1.想想目的是什 麼? 意義何在?
2.有沒有辦法提 昇自己的價值?
3.計劃/ 規劃
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良好工作習慣的養成
• 兵貴速戰速決 • 養成做備忘錄的習慣 • 可以早上做完的事,決不拖到下午完成
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如何展開工作計劃
一日之計在昨天睡覺前 一週之計在於星期天 一月之計在於月底
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一日之計在於昨天睡覺前
• 每天睡覺前把今天完成的事情寫下來, 你會 很有成就感的
• 每天睡覺前把今天應完成未完成的事, 或者 是明天做的事情應調整方向的寫下來, 這是 明天的計劃
• 隨身準備一支筆一張紙, 將想到的 Idea 化 為明天的行動, 你將是最有創意最有行動力 的人
了你就快樂嗎? • 可是平時當你掉到“忙碌”的陷阱時做的
事情有多少是跟這些人或事情相關的?
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You delay but time does not !
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- Benjamin Franklin
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人, 為何安於現狀?
• 為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀?
1.無奈 2.因為現狀是你我最熟悉的 3.不確定改變之後會更好
時間管理與工作計劃
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今天的大綱
一.什麼是時間管理 二.擬定工作計劃 三.強化執行能力 四.掌握自己的目標
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請閉目一分鐘思考這個問題
你的快樂是… 您的成功是… 關心您的人及您所關心的人是…
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找出你心中的優先順序
• 你最關心的人是誰? • 你認為成功是應該完成什麼階段性任務? • 你的成功和你最關心的人有關嗎? 你成功
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時間管理的利器: to-do List
緊急的事情 1.老闆今天交待 2.臨時狀況
重要的事情 1.工作計劃 2.人生規劃 3.家庭,健康,財富
備 忘 錄備 忘 錄
Routine Work 1.日常工作 2.定期約會
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Schedule List 1.Meeting 2.行事曆 3.紀念日
• 所以時間管理的問題本身不在於時間多少, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時 間.
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時間管理的架構
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定下期限處理
立刻處理
AB
DC 敢於拒絶
委託他人
重要性
緊急性
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重
急
AB
DC
緩
輕
重要性
緊急性
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計劃之研擬 技能之提升 公關之促進 問題之調查 健康檢查