浅论秘书工作与人际关系-修改稿2

摘要

在现代组织中，有效的沟通已成为组织内部信息交流的主要渠道，成为影响组织运行效率高低的关键因素之一，其中，秘书作为现代组织中的重要职位角色，其在组织内部的沟通协调能力以及其人际关系的稳定性，直接影响组织内部信息交流的效率。因此有必要从现代组织理论出发，对秘书、人际关系等基本概念进行全面梳理，探讨秘书这一职位在现代组织中处理人际关系的重要性，进而阐明在现代组织中秘书人际关系的层次结构和处理原则与艺术性，进而提出构建秘书良性人际关系的策略与建议。

关键词：现代组织、秘书工作、人际关系

目录

浅论秘书工作与人际关系 (1)

一相关概念 (1)

1.1 秘书与秘书工作 (1)

1.1.1 秘书的概念 (1)

1.1.2 秘书工作的内容与特征 (2)

1.2 人际关系 (3)

1.2.1 人际关系的概念 (3)

1.2.2 人际关系的重要性 (3)

1.3 秘书处理人际关系的重要性 (4)

1.3.1 秘书工作的综合性决定其人际关系的复杂性 (4)

1.3.2 秘书工作的辅助性决定其人际关系的层次性 (4)

1.3.3 秘书人际关系效率决定组织运行绩效 (5)

二、秘书人际关系的结构特征及处理的艺术性 (5)

2.1 秘书人际关系的层次结构特征 (5)

2.1.1 秘书人际关系的层次特点 (5)

2.1.2 秘书人际关系的实践原则 (6)

2.2 秘书人际关系处理的艺术性 (7)

2.2.1 与上级领导人际关系的艺术性 (7)

2.2.2 与平级同事人际关系的艺术性 (8)

2.2.3 与下级下属人际关系的艺术性 (8)

三、构建秘书良好人际关系的策略 (9)

3.1交集效应策略 (9)

3.2有限开放策略 (9)

3.3换位思考策略 (9)

3.4善做听众策略 (10)

3.5真诚赞美策略 (11)

3.6沉着冷静策略 (11)

四、结束语 (12)

【参考文献】 (12)

浅论秘书工作与人际关系

现代组织是指为了实现既定的目标，按一定规则和程序而设置的多层次岗位及其有相应人员隶属关系的权责角色结构。在现代组织理论中，常见的组织结构有直线型、直线参谋型、矩阵型等组织结构，其中直线参谋型组织结构是现代组织常见的一种组织结构。在这种组织结构内部，参谋的职能在于组织协调与沟通，在实际工作中，该职能往往是由组织内部的秘书职位承担的。由于秘书工作具有综合性协调性等特点，秘书工作在处理复杂事务性工作的同时，不可避免的要与组织内部各个管理层次的对象进行信息的沟通，信息沟通的成效取决于良好的信息传递媒介，其中良好的和谐的人际关系是秘书发挥参谋职能，进行有效管理的关键。因此对现代组织中秘书工作与人际关系的相关问题进行探讨，对改善组织内部的信息传递，促成组织内部形成有效的管理沟通机制，具有重要的现实意义。一相关概念

1.1 秘书与秘书工作

1.1.1 秘书的概念

关于“秘书”一词的定义，在学术界尚未有统一的定义，目前比较权威的定义有以下几种：

王千弓等编著的《秘书学与秘书工作》(1984年出版)中提出,秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况,研究政策,密切各方面工作的联系,办理文书、档案人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部,统称为秘书工作人员或简称为秘书”。

张清明等的《关于秘书定义的思考》(载《武汉大学学报(社会科学版)》1986年第6期)提出“:秘书是在管理系统决策者近身,以沟通信息、参谋决策、处理事务的综合职能,辅助决策者有效控制全局的工作人员。”

杨永清在《领导·秘书·智囊》(载《华中师范大学学报(哲学社会科学版)1986年第2期)一文中认为“:秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。

”

从上述定义本身来看,第一个是较为传统的定义，后两个引进了管理的概念,把秘书与管理系统联系在一起,拓宽了视野;并且强调了秘书的辅助特性。随着秘书职业化进程的深入，学界对秘书定义有了新的认识。

目前应该最广泛的关于秘书的定义如下：“秘书是指在领导者身边或者中枢机构工作，具有熟练的办公室工作能力和较全面的系统知识，具有良好的人际关系和较强的亲和力，具有处理繁琐复杂事务的能力，能主动负责，积极进取，敏锐判断，乐于为自己的单位和所从事的工作不断努力，能够在授权范围内作出正确决策的专门人员。”由于该定义从管理学和文秘学两个角度对秘书进行了全面的定义，因此根据本文的研究目的，在本文中统一采用上述定义。

1.1.2 秘书工作的内容与特征

秘书工作是现代组织管理工作中直接协助领导机关或部门提供综合服务的辅助性管理活动。特别是在直线参谋型组织结构中，秘书工作是发挥参谋职能的重要途径之一。在现代组织管理中，秘书工作的主要内容体现在以下几个方面：（1）辅助决策。秘书作为现代直线参谋型组织中的重要职位，其通过在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，从而在决策过程中，提高管理决策的科学性和时效性。秘书工作在辅助决策方面具有辅助内容的综合性、辅助时间的经常性、辅助环节的全过程性等特征；在辅助决策过程中，应遵循超前原则、定位原则、信息原则和谏诤原则；秘书具体的辅助决策工作体现在决策过程中协助领导确定目标、协助领导设计方案、协助领导评优选优、协助领导实施反馈等方面。

（2）协调关系。秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。秘书协调关系职能的特征有从属性、广泛性和间接性，这一特征决定了秘书工作处理人际关系的复杂性和多层次性。秘书协调关系过程中应遵循客观公正、平等协商、注重整体和灵活适度等原则，这样才能在确保组织目标顺利完成的前提下，在秘书职权范围内，理顺组织内部各个层级之间的关系，使得组织内部人际关系和谐，达到组织内部信息传递流畅，组织沟通有效的目的。