某公司档案管理办法 含文件材料归档范围、保管期限表和借阅流程图

档案管理办法第一章总则第一条为加强公司（以下简称“公司”）档案管理工作，全面提高档案科学管理水平，有效地保护和开发利用档案，更好地为公司事业发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其相关规定，结合公司实际，制订本办法。

第二条本办法所称的档案，是指公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类、各种形式和各种载体的档案，是公司各项活动的真实记录和原始凭证，是工作查考、决策研究、内部控制、权益保障、编史修志的重要依据，是公司资产的重要组成部分。

第三条公司档案工作是重要的基础管理工作，应纳入公司发展规划、信息化建设规划和年度工作计划，统筹安排档案业务经费，配备相关人员和设施设备，认真做好档案工作。

第二章档案机构、职责及人员第四条公司档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则。

公司明确档案工作分管领导，在公司综合部设立档案室，负责公司全部档案具体管理工作和监督、指导、检查各部门文件材料的收集、立卷、归档，同时接受某某集团有限公司、某某控股有限公司、地方档案行政管理部门的监督、检查和指导。

各职能部门配备适合档案管理的专（兼）职档案员，保证档案工作的正常开展，切实做好档案工作。

第五条综合档案室（档案员）主要职责是：(一)认真执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，负责制定公司档案工作的各项规章制度、实施细则；(二)负责组织制定公司档案工作制度和档案工作年度计划，承担公司档案管理工作，对公司的各部门档案工作进行业务指导、监督和检查，做好文件材料的形成积累和归档工作；（三）负责档案的安全保管，集中统一管理公司各种门类、各种形式、各种载体档案，按规定向有关档案部门移交档案；(四)编制检索工具和汇编文件资料，积极开展档案利用工作，为公司各项工作服务；(五)编制《文件材料归档范围和档案保管期限表》（附件1）；(六)负责公司档案信息化工作，深入应用档案信息系统，开展档案数字资源建设；（七）参加公司工程竣工、科研成果评审鉴定和设备仪器开箱的文件材料验收工作；(八)负责组织公司档案工作交流活动和兼职档案员的培训；（九）根据公司管理实际需要兼管资料工作，对公司资料实行集中统一管理。

（十）负责组织完成上级档案部门交办的档案业务工作。

第六条工程部负责基建期基建档案的管理，竣工验收后移交综合部存档。

在基建合同中对合同相对方应提交的档案数量、质量、交付时间，有明确的条文约定并作为公司支付工程款条件之一。

第七条人力资源部是公司人事档案的归口管理部门，制订公司人事档案管理制度，集中统一管理公司人事档案。

信息中心负责公司档案信息化建设整体规划，同时为档案管理提供信息化支持。

各部门形成的文件材料，按照《文件材料归档范围和保管期限表》（附件1）收集、整理、立卷、归档。

第八条综合部档案室配备政治可靠、忠于职守，热爱档案工作、遵守纪律、具有大专（含）以上文化程度和一定的档案专业知识、业务能力，数量与档案工作量相适应的档案工作人员，并保持相对稳定、结构合理。

负责保管党组织档案的档案员必须是中共党员。

第九条各部门应当高度重视档案管理工作，明确岗位职责，配备专（兼）职档案人员，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档；定期向公司档案室移交应归档的文件材料和文件材料目录。

第三章文件材料的收集、整理与归档第十条文件材料的收集、整理与归档工作应当明确纳入公司各项工作管理制度与流程，纳入员工岗位职责，纳入员工绩效考核。

第十一条凡在各项工作活动中形成的具有保存价值的纸质、电子、声像、实物等各种形式和载体的文件材料均应列入归档范围。

任何部门和个人不得将归档文件材料据为己有或拒绝归档。

第十二条文书档案主要指公司在党群、行政、经营等管理活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文件材料，包括纸质和电子文件材料。

按照《文件材料归档范围和保管期限表》（附1）及《某某公司文书档案整理规范》的要求收集、整理，于次年4月底前向公司档案室移交。

第十三条审计档案是指公司承担审计职能的有关部门在进行审计活动中直接形成的、具有保存价值的纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。

审计档案由档案产生部门收集、整理、保管。

审计档案纪检监察档案由档案产生部门收集、整理、保管。

第十四条建设项目档案指建设项目的前期准备、设计、施工、监理、竣工等过程中形成的文件材料。

设备档案指在设备购买、安装、维护过程中形成的文件材料。

建设项目档案、设备档案，由实施部门收集，按照《某某公司科学档案管理规范》的规定整理。

项目竣工验收后，按照规定移交公司档案室归档。

第十五条声像档案是指公司在各项活动中形成的、以动态的声音或图像为主要反映方式的、具有保存价值的音像材料。

照片、录音、录像等音像材料由形成部门收集，按《某某公司声像档案管理规范》的规定整理，于次年4月底前移交公司档案室归档。

第十六条会计档案指会计凭证、账簿、财务报告及其他会计核算材料。

会计核算材料由财务部按照《某某公司会计档案管理规范》的有关规定收集、整理。

在会计年度终了后，由财务部保管一年，期满之后，移交公司档案室统一保管。

第十七条实物档案主要指公司在各项工作活动中形成（获得、接收、征集）的有纪念意义的具有保存价值的各种物品，如：奖品、字画、赠品等，于次年4月底前移交公司档案室归档。

第十八条归档的文件材料必须是原件，要完整、准确、系统，要反映各项工作活动的真实内容和历史过程。

保持文件材料之间的有机联系，符合文件形成规律，反映同一内容不同载体和形式的文件材料应一并归档。

第十九条归档的文件材料要符合国家规定、标准和要求，书写材料和载体材料要耐久保存。

第二十条归档的文件材料应按照档案分类方案和相关门类档案管理规范要求进行分类、整理、编目，按时向档案室移交，并办理移交手续。

第二十一条档案管理人员在接收各部门移交的归档文件材料时，应对归档文件材料的齐全性、完整性、准确性和保存价值及质量进行审核和确认。

第二十二条被撤销或合并的部门，应对本部门档案进行收集整理，及时向档案室移交，并保证移交档案的齐全、完整、准确。

第四章档案的管理第二十三条档案室对接收的各种门类、各种形式和各种载体的档案，要按照档案分类法和各种门类档案管理规范进行分类、整理和保管。

第二十四条按照电子文件管理相关规定，做好电子文件与电子档案管理与利用工作。

第二十五条档案应专人专库保管，做到办公室、阅览室、库房“三室”分开，防火、防盗、防潮、防光、防虫防鼠、防高温、防尘、防污染的“八防”要求。

档案库房应有一定年限的余量，根据需要逐步采用现代化设施、设备管理档案，不断改善档案的保管条件和防护手段。

库房温度保持在14℃-24℃，相对湿度保持在45%-60%。

第二十六条定期检查档案的保管情况，坚持做好库房检查和库房温湿度记录，发现问题及时汇报并采取措施保护档案的安全。

对于破损或变质的档案，应及时采取技术处理措施。

第二十七条制定档案管理应急预案，对可能发生突发事件和自然灾害时档案的抢救采取有效措施，确保档案实体和信息系统的安全。

具体参照《某某公司档案管理应急预案》执行。

第二十八条定期对超过保管期限的档案进行鉴定。

鉴定工作应在综合部的主持下，会同有关业务部门组成鉴定小组共同进行。

鉴定工作结束后，鉴定小组应形成鉴定报告，提出鉴定意见，填写《档案鉴定登记表》（附2）。

对仍有保存价值的档案重新划定保管期限，对确无保存价值的档案编写《档案销毁清册》（附3），经公司领导签字批准后，方予销毁，并报上级档案部门备案。

档案销毁须在指定时间、地点进行，应有两人负责销毁，防止销毁过程中档案遗失和泄密。

档案鉴定小组负责人、销毁人、监销人在《档案销毁清册》上签字，注明日期加盖公章归档留存。

未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十九条建立并不断完善档案统计制度，定期对档案室情况和档案的接收、保管、利用、移交、销毁等情况进行统计，并按照规定每年向上级档案管理部门及某某集团报送档案工作基本情况统计。

第三十条档案室应采用先进技术与设备，逐步实现档案管理的信息化。

要把档案信息化建设纳入公司信息化建设方案中，确保公司档案信息化建设与信息化建设同步规划、同步建设、同步发展。

要采取有效措施，确保档案信息系统和信息内容的安全，档案室负责档案管理系统的日常使用，科技信息中心负责档案管理系统的技术支持和维护。

第三十一条档案管理人员和查阅人应遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》及公司保密规定，不准擅自对外公开档案内容，严格履行保密义务；如发现泄密或可能泄密情况时，应立即采取补救措施，并及时上报。

第三十二条国家秘密（绝密级、机密级、秘密级）档案要单独登记造册，专放在保密柜中保管。

第三十三条涉密档案禁止在非涉密网和非涉密信息系统中传输、处理和利用。

第五章档案信息资源开发利用第三十四条档案室应主动挖掘档案信息资源，编制多种切实可行的检索工具，通过优质高效的档案利用服务，为公司各项业务活动提供信息支持，实现档案工作的价值。

第三十五条建立和完善《档案借阅制度》，确定档案的利用范围，按照不同的利用范围，规定审批手续，采取有效安全防护措施，避免查阅档案的失泄密隐患。

公司员工借阅档案时，应填写《借阅档案承办签》，经本部门负责人、综合部主任签批后借用。

档案室出借档案时，必须严格履行登记手续，填写借（查）阅登记表，并当面点交清楚。

归还时要严格检查，并在借（查）阅登记簿上注销。

《借阅档案承办签》（见附件4）。

借用党务工作档案时应由党员借用，并履行党委有关部门负责人签字批准手续。

借用党委会议记录、纪要等档案时，应经党委书记批准，一律不准借走，只能在档案室查阅。

第三十六条公司员工借用档案的期限：文书档案一般为十五天，科技档案一般为一个月，声像档案一般为七天。

若因特殊情况需要延长借期，应到档案部门办理续借手续。

第三十七条档案原件原则上不借出档案室，特殊情况须经公司分管领导签字同意、办理借阅登记手续后方可借出，并必须在3个工作日内归还。

确需延期借阅的，须办理续借手续。

第三十八条涉密档案原则上只允许在档案室查阅，不得借出使用，凡涉密的档案不得复印。

第三十九条借用档案人员，对所借档案负有安全、保密之责任，不得损毁、丢失和抽取、拆散，不得自行转借、翻印、擅自带出公司，严禁在文件上涂改和作任何文字标记。

如不慎将借阅档案丢失，经办人须写明情况，经公司分管领导签字，交档案室备案，档案室要及时上报，并视借阅档案的重要程度，依据《中华人民共和国档案法》及相关规定对相关责任人进行处理。

第四十条公司员工在工作调动、辞职、退（离）休时，应将所借档案归还后，方可办理手续；档案保管人员调动工作时（退休、辞职），应在离职前办好档案的交接收手续。

第四十一条积极开展档案编研工作，主动为公司经营管理和发展提供服务。

因专项工作查阅利用档案或有突出利用效果的应填写《档案利用效果登记表》（附件5）第六章奖励与处罚第四十二条有下列事迹之一的部门和个人，由公司表彰和奖励。