某公司档案管理办法 含文件材料归档范围、保管期限表和借阅流程图

档案管理办法

第一章总则

第一条为加强公司（以下简称“公司”）档案管理工作，全面提高档案科学管理水平，有效地保护和开发利用档案，更好地为公司事业发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其相关规定，结合公司实际，制订本办法。

第二条本办法所称的档案，是指公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类、各种形式和各种载体的档案，是公司各项活动的真实记录和原始凭证，是工作查考、决策研究、内部控制、权益保障、编史修志的重要依据，是公司资产的重要组成部分。

第三条公司档案工作是重要的基础管理工作，应纳入公司发展规划、信息化建设规划和年度工作计划，统筹安排档案业务经费，配备相关人员和设施设备，认真做好档案工作。

第二章档案机构、职责及人员

第四条公司档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则。

公司明确档案工作分管领导，在公司综合部设立档案室，负责公司全部档案具体管理工作和监督、指导、检查各部门文件材料的收集、立卷、归档，同时接受某某集团有限公司、某某控股有限公司、地方档案行政管理部门的监督、检查和指导。

各职能部门配备适合档案管理的专（兼）职档案员，保证档案工作的正常开展，切实做好档案工作。

第五条综合档案室（档案员）主要职责是：

(一)认真执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，负责制定公司档案工作的各项规章制度、实施细则；

(二)负责组织制定公司档案工作制度和档案工作年度计划，承担

公司档案管理工作，对公司的各部门档案工作进行业务指导、监督和检查，做好文件材料的形成积累和归档工作；

（三）负责档案的安全保管，集中统一管理公司各种门类、各种形式、各种载体档案，按规定向有关档案部门移交档案；

(四)编制检索工具和汇编文件资料，积极开展档案利用工作，为公司各项工作服务；

(五)编制《文件材料归档范围和档案保管期限表》（附件1）；

(六)负责公司档案信息化工作，深入应用档案信息系统，开展档案数字资源建设；

（七）参加公司工程竣工、科研成果评审鉴定和设备仪器开箱的文件材料验收工作；

(八)负责组织公司档案工作交流活动和兼职档案员的培训；

（九）根据公司管理实际需要兼管资料工作，对公司资料实行集中统一管理。

（十）负责组织完成上级档案部门交办的档案业务工作。

第六条工程部负责基建期基建档案的管理，竣工验收后移交综合部存档。在基建合同中对合同相对方应提交的档案数量、质量、交付时间，有明确的条文约定并作为公司支付工程款条件之一。

第七条人力资源部是公司人事档案的归口管理部门，制订公司人事档案管理制度，集中统一管理公司人事档案。

信息中心负责公司档案信息化建设整体规划，同时为档案管理

提供信息化支持。

各部门形成的文件材料，按照《文件材料归档范围和保管期限表》（附件1）收集、整理、立卷、归档。

第八条综合部档案室配备政治可靠、忠于职守，热爱档案工作、遵守纪律、具有大专（含）以上文化程度和一定的档案专业知识、业务能力，数量与档案工作量相适应的档案工作人员，并保持相对稳定、结构合理。负责保管党组织档案的档案员必须是中共党员。

第九条各部门应当高度重视档案管理工作，明确岗位职责，配备专（兼）职档案人员，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档；定期向公司档案室移交应归档的文件材料和文件材料目录。

第三章文件材料的收集、整理与归档

第十条文件材料的收集、整理与归档工作应当明确纳入公司各项工作管理制度与流程，纳入员工岗位职责，纳入员工绩效考核。

第十一条凡在各项工作活动中形成的具有保存价值的纸质、电子、声像、实物等各种形式和载体的文件材料均应列入归档范围。任何部门和个人不得将归档文件材料据为己有或拒绝归档。

第十二条文书档案主要指公司在党群、行政、经营等管理活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文件材料，包括纸质和电子文件材料。按照《文件材料归档范围和保管期限表》（附1）及《某某公司文书档案整理规范》的要求收集、整理，于次年4月底前向公司档案室移交。

第十三条审计档案是指公司承担审计职能的有关部门在进行审计活动中直接形成的、具有保存价值的纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。审计档案由档案产生部门收集、整理、保管。审

计

档

案

纪检监察档案由档案产生部门收集、整理、保管。

第十四条建设项目档案指建设项目的前期准备、设计、施工、监理、竣工等过程中形成的文件材料。

设备档案指在设备购买、安装、维护过程中形成的文件材料。

建设项目档案、设备档案，由实施部门收集，按照《某某公司科学档案管理规范》的规定整理。项目竣工验收后，按照规定移交公司档案室归档。

第十五条声像档案是指公司在各项活动中形成的、以动态的声音或图像为主要反映方式的、具有保存价值的音像材料。照片、录音、录像等音像材料由形成部门收集，按《某某公司声像档案管理规范》的规定整理，于次年4月底前移交公司档案室归档。

第十六条会计档案指会计凭证、账簿、财务报告及其他会计核算材料。会计核算材料由财务部按照《某某公司会计档案管理规范》的有关规定收集、整理。在会计年度终了后，由财务部保管一年，期满之后，移交公司档案室统一保管。

第十七条实物档案主要指公司在各项工作活动中形成（获得、接收、征集）的有纪念意义的具有保存价值的各种物品，如：奖品、

字画、赠品等，于次年4月底前移交公司档案室归档。

第十八条归档的文件材料必须是原件，要完整、准确、系统，要反映各项工作活动的真实内容和历史过程。保持文件材料之间的有机联系，符合文件形成规律，反映同一内容不同载体和形式的文件材料应一并归档。

第十九条归档的文件材料要符合国家规定、标准和要求，书写材料和载体材料要耐久保存。

第二十条归档的文件材料应按照档案分类方案和相关门类档案