监理资料规范化管理的工作方法资料
监理资料规范化管理的工作方法
监理资料规范化管理的作业方法第一节.资料管理和竣工资料验收.移交一.监理的职责1.设专人负责监理资料的收集.整理和归档作业，在项目监理部，监理资料的管理由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料在各阶段作业结束后及时整理归档。
2.监理资料及时整理.真实完整.分类有序。
在设计阶段，对勘察.测绘.设计单位的工程文档的形成.积累和立卷归档进行监督.检查；在施工阶段，对施工单位的工程文档的形成.积累.立卷归档进行监督.检查。
3.按照委托监理协议的约定，接受业主的委托.监督.检查工程文档的形成积累和立卷归档作业。
4.编制的监理文档的套数.提交内容.提交时间，按照现行《建设工程文档归档整理规范》（GB50328-2001）和城建档案管理部门的需求，编制移交清单，双方签字.盖章后，及时移交业主，由业主收集和汇总。
监理公司档案部门需要的监理档案，按照《建设工程监理规范》（GB50319—2000）的需求，及时由项目监理部提供。
二.建设工程档案编制质量需求与组卷方法1.归档文档的质量需求归档的工程文档一般应为原件。
工程文档的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计.施工.监理等方面的技术规范.标准和规程。
工程文档的内容必须真实.准确，与工程实际相符合。
工程文档应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水.蓝黑墨水工程文档应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
工程文档中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm ×210mm)。
工程文档的纸张应采用能够长期保存的韧力大.耐久性强的纸张。
所有竣工图均应加盖竣工图章。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据。
工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作。
工程档案资料的照片及声像档案，需求图像清晰，声音清楚，方字说明或内容准确。
工程文档应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字。
2.立卷的原则和方法立卷应遵循工程文档的自然形成规律，保持卷内文档的有机联系，便于档案的保管和利用。
监理工作中的资料管理要点与技巧
监理工作中的资料管理要点与技巧在建筑工程项目中，监理工作起着至关重要的作用。
作为一个专业工作领域，监理工作不仅需要具备丰富的技术知识和经验，还需要有良好的资料管理能力。
良好的资料管理是监理工作顺利进行和质量控制的基础，下面将介绍一些资料管理的要点与技巧。
一、全面备案在监理工作中，首先要做的是对各项工程资料进行全面备案。
这包括工程设计图纸、施工组织设计、计划进度表等各类文件和资料。
对于每一个环节的设计文件和工程方案，都应进行备案，并及时更新。
备案工作要细致、规范，并配备专人进行管理，以确保资料的完整性和可靠性。
二、建立科学的分类体系在进行资料管理时，建立科学的分类体系是非常重要的。
根据不同的项目和需求，可以将资料分为设计资料、施工资料、质量验收资料、施工图纸等等。
在每个分类下，再进行细分，确保每一份资料都能准确地归档到相应的类别中。
建立良好的分类体系有助于提高工作效率，减少查找资料的时间。
三、制定规范的命名规则为了更好地管理和查找资料，制定规范的命名规则是必不可少的。
每一个文件和文件夹都应该有一个清晰明确的名称，能够准确地描述其内容。
命名规则不仅要规范、简洁，还要具备一定的可读性。
在命名时可以考虑使用项目名称、日期、文件类别等信息，以便于快速定位需要的资料。
四、建立可靠的存档系统监理工作涉及到大量的文件和资料，建立一个可靠的存档系统非常重要。
可以采用电子化存档和实物存档相结合的方式，以确保资料的安全性和可持续性。
对于电子化存档，要注意备份和防护，避免资料丢失和损坏。
对于实物存档，则要适当选择合适的存放位置和容器，保持干燥、通风和防火安全。
五、做好资料交流与共享在项目中，不同部门和团队之间需要进行资料的交流和共享。
监理工作要做好资料交流平台的搭建，确保各方能够及时获取所需的资料。
可以建立一个文件共享平台或通过专门的内部网站进行资料共享。
在共享的过程中，要注意权限的设置和保护，确保信息安全和防止泄露。
工程监理资料标准化与信息化工作指南pdf
工程监理资料标准化与信息化工作指南一、概述工程监理资料标准化与信息化工作是工程建设过程中的重要环节，旨在确保工程监理工作的规范化和高效化。
本指南旨在为工程监理人员提供一套完整、实用的资料标准化与信息化操作规程，以便更好地开展工程监理工作。
二、工程监理资料标准化1.文件分类与编码：为便于资料的管理和检索，应对各类监理文件进行分类和编码。
分类应遵循科学、合理的原则，编码应具有唯一性和可识别性。
2.文件格式统一：为保证资料的规范性，各类监理文件应采用统一的格式，包括纸张大小、字体、行间距等。
3.资料填写规范：监理人员在填写各类资料时，应遵循规范、准确、完整的要求，不得随意涂改或省略信息。
4.资料审核制度：建立完善的资料审核制度，确保资料的准确性和完整性。
审核人员应对资料进行认真核对，并签字确认。
三、工程监理资料信息化1.建立信息化平台：为实现资料的信息化管理，应建立一套完善的信息化平台。
该平台应具备资料录入、编辑、查询、输出等功能。
2.信息化资料分类与编码：在信息化平台中，应对各类监理文件进行分类和编码，以便快速检索和查询。
分类和编码方法可参照传统纸质资料的分类和编码方法。
3.电子文件管理：对于电子文件，应建立专门的管理制度，确保电子文件的存储、备份和保密工作得到有效落实。
同时，应定期对电子文件进行整理和归档。
4.信息化资料查询与共享：为方便资料的查询与共享，信息化平台应支持多关键词、模糊查询等功能。
同时，应设置一定的权限管理功能，确保资料的保密性。
5.信息化资料更新与维护：随着工程建设的进展，监理资料会不断更新。
因此，应定期对信息化资料进行更新和维护，以确保资料的实时性和准确性。
四、实施与监督1.培训与指导：为确保本指南的有效实施，应对监理人员进行培训和指导。
培训内容应包括资料标准化与信息化的重要性、操作规程、平台使用等。
2.监督与检查：应定期对工程监理资料标准化与信息化工作进行监督和检查，发现问题及时整改，确保工作的顺利进行。
监理部资料管理制度
监理部资料管理制度一、总则为规范监理部资料管理工作，提高工作效率和质量，保障监理工作的顺利进行，特制定本资料管理制度。
二、管理范围本资料管理制度适用于监理部门的所有资料管理工作，包括但不限于施工资料、勘察资料、设计资料、验收资料等各类资料。
三、资料管理责任1.监理部领导应当制定明确的资料管理制度，明确各级职责，保证资料管理工作的有效进行。
2.监理员应当严格执行资料管理制度，做好资料的归档、整理和保管工作。
3.监理部门应当设立专门的资料管理岗位，负责资料管理工作的具体执行。
四、资料归档1.所有监理部门收到的各类资料应立即进行归档，确保及时整理，规范存放。
2.资料应按照工程项目划分，分门别类进行归档，确保方便查找和管理。
3.归档资料应当按照一定的规范进行编号，以便查询和借阅。
五、资料整理1.监理部门应定期对资料进行整理，清理无用资料，保留必要资料。
2.对于涉及机密或重要的资料，应当设立专门的保管措施，加强保密意识。
3.资料整理应当注明归档时间和负责人，确保后续工作的顺利进行。
六、资料保管1.监理部门应当建立完善的资料保管制度，包括设备、环境、权限等方面。
2.资料保管应当使用专门的存储设备，确保资料的安全性和完整性。
3.对于电子资料，应当加密存储，定期进行备份，避免丢失和篡改。
七、资料查询1.监理部门应当按照资料管理制度规定，提供必要的资料查询服务，确保相关人员能够及时获取所需资料。
2.查询资料应当注明原始来源和相关信息，确保查询的准确性和完整性。
3.查询资料应当经过相关人员审批和签字确认，避免信息泄露和误用。
八、资料借阅1.监理部门应当设立资料借阅制度，规范资料借阅流程，确保资料的安全性和完整性。
2.借阅资料应当填写借阅申请表，并经过负责人批准，方可出借。
3.借阅资料应当按期归还，避免延误后续工作进程。
九、违规处理1.对于违反资料管理制度的行为，监理部门应当严肃处理，给予相应的纪律处分。
2.严重违规行为应当移交相关部门处理，保护监理部门资料安全和完整。
监理资料规范化管理的工作方法
9. 监理资料规范化管理的工作方法一、监理资料管理要求（一）监理资料总则1、为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好的为公司技术部门服务，制订本管理制度。
2、本公司技术档案是指公司管理文件、图书类资料和工程项目的开工前资料（规划、立项、审批文件、招投标文件及施工企业的资质证明及管理文件和勘察、设计文件）、施工全过程技术活动中形成的资料（包括质量控制、进度控制、投资控制、安全控制、信息合同管理等）和竣工验收、备案文件等。
3、公司技术职能部门和项目部要把技术档案纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、内容准确、整理系统，并按制度及时归档。
以保证全公司技术档案工作的顺利开展。
4、按照集中统一管理技术档案的基本原则，公司设立综合档案室，并配备专职管理人员。
综合档案在技术主管的直接领导下，集中统一管理全公司的技术档案管理。
建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
（二）技术文件资料的归档1、每一个工程项目竣工或备案后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，加以系统整理，形成工程《监理档案》组成保管单位（卷、代、册、盒）由技术主管审查及时向公司综合档案室移交归档。
2、项目部或技术人员在移交监理技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。
凡不符合要求或技术文件资料不齐全的，管理人员有权拒绝接收。
3、凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国际、部标和企业标准的规定。
做到书写材料优良，字迹工整，图纸齐全，图样清晰。
4、项目部形成的变更、签证类文件应附带图纸、工程照片（工程影像类文件）或说明类文件，并经相关各方负责人签字后，整理归档。
5、凡外借、外购回公司的图书、刊物及检测设备和试验仪器等必须由办公室人员清点盖章，做好登记如数归档，在未办理借阅使用手续前不得据为私有或拿走。
监理资料规范化管理的工作方法
15监理资料规范化管理的工作方法15.1本工程监理资料规范化管理的工作方法如下：15.1.1资料规范化管理总则我公司监理文件资料的管理严格按照《公路法》、《档案法》及《档案法实施办法》，更加规范化的在施工过程中形成监理资料，工程建设监理资料是监理机构在工程监理过程中形成的文字、图表、声像等各种信息记录，它是体现监理活动的重要形式，是反映工程质量的重要依据，是处理质量、安全事故和延期、索赔、合同争议及违约事件的有效凭证，对于工程建设及建成后的运行管理具有长期或永久的查询、考证和指导作用。
公司实行《建设工程监理文件资料管理规程》加强监理资料管理是监理机构进行信息管理和监理单位经营管理工作的重要内容；是监理单位、监理人员对业主、对社会、对历史负责的具体表现；也是监理单位展示服务水准、企业素质、进行自我保护、扩大市场声誉的需要，公司、各项目组、所有监理人员都应对此予以充分重视。
15.1.2本办法适用于项目监理现场资料管理和公司档案室对监理资料的管理，侧重于项目现场资料管理。
15.2监理资料管理组织机构和职责15.2.1本项目配备专职资料员一名，项目明确一名兼职资料管理人员。
公司资源开发部为本部监理资料管理职能部门，公司设档案管理人员1人。
15.2.2项目总监对项目资料管理承担组织领导责任，并负责涉及资料管理的重要协调决策工作。
项目组专（兼）职资料员负责项目监理资料日常管理工作，处理本办法3.2款列出的各个环节的具体事务，同时对各专业监理范围内资料形成的及时性、完整性进行提醒督促。
工程竣工后十五天内负责将项目资料完整无缺地移交公司档案管理部门并办理移交手续，必要时公司档案管理人员配合项目组进行竣工监理资料整编。
各专业人员负责本岗位资料的编制、收集、整理及向资料员移交，重点是督促施工单位规范提交各类报验、报审资料并对其进行审核，及时填写、编制应由自身提供的资料。
公司档案管理人员负责将各项目组移交本部的监理资料按照归档要求整编成竣工资料，并向业主移交（公司留存一套）；负责归档资料的日常管理事务；保持与项目资料人员的联系，必要时对项目资料管理事务予以督促、协同和支持。
监理工作中的资料管理与归档细则
监理工作中的资料管理与归档细则在建筑工程中，监理工作扮演着至关重要的角色。
为了确保施工质量和工程进度的有效监管，监理人员需要进行大量的资料管理与归档工作。
本文将探讨监理工作中的资料管理与归档细则，以帮助监理人员提高工作效率和质量。
第一节：资料分类与整理监理工作涉及多个方面的资料，如设计文件、施工方案、变更通知等。
为了方便管理和查阅，监理人员应按照不同的专业、工程阶段等要素对资料进行分类与整理。
可以采用文件夹、标签或电子文档管理系统等方式，确保每一份资料都被妥善归类。
第二节：资料收集与核对监理人员还应确保准确且完整地收集所需资料，如签证记录、报告文件、会议纪要等。
在收集过程中，监理人员要严格核对资料的准确性和一致性，以免产生误导或遗漏。
同时，要建立起高效的信息收集渠道，与项目各方保持良好沟通，确保及时获取必要的信息。
第三节：资料备份与保护资料的备份与保护是资料管理与归档中至关重要的一环。
监理人员应建立起定期备份的机制，确保资料不会因意外事件丢失或损坏。
备份可以采用云存储或外部存储设备等方式，但要确保备份的安全性和可靠性。
此外，监理人员还要注意保护机密信息，对敏感资料进行加密或设立权限控制，避免泄露或滥用。
第四节：资料审查与整改在资料管理与归档过程中，监理人员要对资料进行审查与整改。
对于不符合规范要求或存在问题的资料，监理人员应及时提出整改意见，并确保整改的可行性和及时性。
此外，还要对设计文件和施工方案等核心资料进行专业评审，确保其符合相关法规和标准，并满足工程需要。
第五节：资料索引与检索良好的资料索引与检索机制能够提高监理人员工作效率和便利性。
监理人员可以建立一个清晰的索引系统，将各类资料按照关键词、日期、文件名等要素进行分类，并编制索引表或使用电子文档管理软件进行管理。
这样，当需要查阅某一份资料时，可以快速定位并获取所需信息。
第六节：资料传递与共享监理工作中，资料的传递与共享对于各方的协同配合和工作顺利进行至关重要。
监理资料 文档管理制度
监理资料文档管理制度第一章总则一、为规范监理资料文档管理工作，提高监理工作效率和质量，制定本管理制度。
二、本管理制度适用于所有涉及监理资料文档的相关单位和人员。
第二章监理资料文档归档管理一、监理单位应当建立健全监理资料文档的归档管理制度，确保监理资料文档的完整性和安全性。
二、监理资料文档应当按照不同的类别进行分类归档，确保易于查阅和管理。
三、监理资料文档的归档管理应当采用电子化或者纸质化的方式进行，确保存档的安全性和可靠性。
四、监理工作结束后，监理资料文档应当进行整理和归档，确保监理工作的全面性和记录的完整性。
第三章监理资料文档的保存期限一、监理单位应当根据相关法律法规和规定，确定监理资料文档的保存期限。
二、监理资料文档的保存期限一般为5年，特殊情况下可以酌情延长。
三、保存期限到期后，监理单位应当按照规定对监理资料文档进行销毁或者移交。
第四章监理资料文档的查阅和提供一、监理单位应当为相关单位和人员提供必要的监理资料文档查阅和提供服务。
二、查阅和提供监理资料文档应当遵循保密原则，确保监理资料的安全性和完整性。
三、监理资料文档的查阅和提供应当遵守相关规定和程序，确保工作的规范和有序进行。
第五章监理资料文档管理的责任和义务一、监理单位应当明确监理资料文档管理的责任和义务，建立相应的管理机构和管理人员。
二、监理资料文档管理的责任和义务包括监督和检查监理资料文档的归档、保存、查阅和提供等工作。
三、监理资料文档管理人员应当具备相关的专业知识和工作经验，确保监理资料文档管理工作的高效性和质量。
第六章监理资料文档管理的监督和检查一、监理单位应当建立健全监督和检查监理资料文档管理工作的机制，确保监理资料文档管理工作的规范和有序进行。
二、监督和检查机制应当由监理单位的相关部门或者机构进行，定期对监理资料文档管理工作进行检查和评估。
三、对于发现监理资料文档管理工作存在问题或者不符合规定的情况，监理单位应当及时纠正和整改。
监理工作中资料归档及管理方案
监理工作中资料归档及管理方案在任何工程项目中，监理工作起着至关重要的作用。
监理工作不仅需要确保工程质量和工期的符合，还需要确保项目资料的归档和管理。
合理的资料归档和管理方案可以提高工作效率，减少风险，保证项目的顺利进行。
本文将就监理工作中资料归档及管理方案进行探讨。
1. 资料归档的重要性资料归档是指将项目相关的文件和材料进行整理、分类和储存的过程。
监理工作中涉及的资料种类繁多，包括图纸、合同、报告、检测记录等等。
合理的资料归档能够帮助监理人员更好地掌握项目进展情况，及时发现问题并采取措施解决。
此外，资料归档还有助于日后项目审计和纠纷解决，避免因为资料丢失或混乱导致的法律风险。
2. 资料管理的原则在资料归档和管理过程中，我们需要遵循一些原则。
首先，要建立统一的文件编号和命名规则，使得文件易于查找和辨识。
其次，要将不同类别的文件分别归档，划分文件类别和子类别，并设立清晰的目录结构。
第三，要确保文件的完整性和保密性，采取适当的措施防止文件遭到破坏和泄露。
最后，要对文件的保管和借阅进行严格监控，确保文件的安全性和准确性。
3. 资料归档的步骤资料归档过程是一个复杂的工作，我们需要按照一定的步骤进行。
首先，要确定资料的种类和所属类别，并编制详细的文件目录。
然后，按照规定的文件编号和命名规则进行文件命名。
接下来，将文件进行整理、分类，并进行盖章和签字确认。
完成整理后，将文件进行装订或存储，确保文件的完整性和安全性。
最后，记录文件的归档位置和借阅情况，以备后续查询和审计。
4. 资料管理的工具和系统为了更好地进行资料归档和管理，我们可以借助一些工具和系统。
例如，可以使用电子文档管理系统来存储和管理电子文件，实现文件的在线共享和追溯。
此外，还可以使用专业的数据归档软件进行数据的备份和恢复，保证数据的安全性和可靠性。
另外，可以适用一些项目管理软件来对资料进行跟踪和监控，及时发现问题并及时处理。
5. 案例分析为了更好地理解和应用上述资料归档及管理方案，下面以某个房地产项目为例进行分析。
监理工作方法及措施
监理工作方法及措施为了完成建设单位委托的监理任务，严格按照国家及地方监理规范规程的规定，从组织上、制度上、措施上建立起保证安全目标、质量目标、进度目标、投资目标的最优实现的保证体系，确保项目按优质、高效、低耗、安全、廉洁的目标竣工，特制定如下质量保证措施。
第一节加强公司对项目监理部的管理一、配备专业齐全、素质过硬的监理班子二、公司对项目监理部实行强化管理我公司对项目监理部的管理主要有:每月一次对各项目监理部进行一次全面的检查，主要内容有现场工程质量检查、安全文明检查、顾客意见调查、实测实量、磴回弹、监理资料检查等。
另外，公司领导及相关部门对各项目监理部进行定期或不定期巡视、监督，并建立了激励和约束机制，奖罚分明，确保监理人员廉洁自律、公平公正地履行好监理人员应尽的职责，为业主提供优质满意的监理服务。
第二节加强旁站监理工作一.制定旁站监理措施1制定《旁站监理方案》根据建设部规定及招标文件要求，加强对市政工程施工旁站监理的管理，保证工程质量，依据《建设工程质量管理条例》、《建设工程监理规范》及建设工程监理相关条例规定，针对本工程具体情况，我公司制定了《旁站监理方案》。
2、确定旁站监理范围监理人员应对工程的关键部位、关键工序在施工现场进行旁站。
本工程市政工程的关键部位、关键工序，在主体工程方面有：沟管土方回填，土路基碾压，路面结构稳定层伴和碾压，混凝土浇筑。
在安全方面有：基坑（槽）管沟土壁支撑的施工，基坑（槽）管沟的挖土作业，拆除工程，大型机械设备的安装与拆除，支撑体系的安装与拆除，高支模的施工，大模板的吊装、堆放，脚手架的安装与拆除，作业环境的安装防护措施、作业人员的安全装备，焊接工程工程等几个方面。
二.落实旁站监理人员职责1检查施工企业现场质检人员到岗、特殊工种人员持证上岗以及施工机械、建筑材料准备情况；2、在现场跟班监督关键部位、关键工序的施工执行方案以及工程建设强制性标准情况；3、核查进场建筑材料、建筑构配件、设备和混凝土的质量检验报告等,并可在现场监督施工企业进行检验或者委托具有资格的第三方进行复验；4、做好旁站监理记录和监理日记，保存旁站监理原始资料。
监理工作方法和措施
监理工作方法和措施监理工作是指对施工工程进行监督、检查和指导，确保施工过程中的质量、安全、合规等方面的要求得到有效的执行。
监理工作的方法和措施是指在实施监理工作时所采取的一系列管理措施和工作方法。
以下将从监理工作的组织管理、技术管理、质量管理、安全管理和合规管理等方面详细介绍监理工作的方法和措施。
一、组织管理：1. 制定监理工作计划：在项目开始前，制定详细的监理工作计划，明确监理工作的阶段目标、任务和时间节点，合理安排监理人员的工作时间和工作任务。
2. 建立监理工作组织结构：按照项目的规模和复杂程度，建立合理的监理工作组织结构，明确各级监理人员的职责和权限，确保监理工作的高效有序进行。
3. 指派专业监理人员：根据项目的特点和需求，选择专业监理人员参与项目监理工作，确保监理人员具备相关专业知识和经验，能够有效履行监理职责。
4. 建立监理工作制度：制定和完善监理工作的管理制度和流程，明确监理工作的标准和要求，规范监理工作的实施过程，提高监理工作的规范性和效率。
5. 做好项目资料管理：建立健全的项目资料管理制度，包括项目档案管理、施工文件管理、检查记录管理等，确保项目相关资料的完整、准确和及时性。
二、技术管理：1. 审查施工图纸：对施工单位提供的施工图纸进行审查，包括技术方案的合理性、设计标准的符合性、构造安全性、设备配置的合理性等，确保施工图纸满足相关技术要求。
2. 审查施工方案：对施工单位提出的施工方案进行审查，评估方案的可行性、效率和安全性，提出相关意见和建议，确保施工方案符合项目要求。
3. 监督施工质量：对施工过程中的关键节点、关键工序进行监督和检查，确保施工质量符合相关规范和标准，及时发现和解决施工中存在的质量问题。
4. 检测和验收工作：参与现场检测、试验和工程验收工作，对施工单位提供的质量检测报告进行评估和审核，确保工程质量符合合同要求。
5. 技术支持和咨询：向施工单位提供技术支持和咨询服务，解答技术问题，提供技术指导，促进工程顺利进行。
监理资料规范化管理的工作方法
监理资料规范化管理的工作方法4.1监理资料的管理监理资料必须为书面资料，其内容构成应包括商务、程序和技术三要素。
监理资料必须实事求是、表达明确、数据准确、引用正确、简明扼要、用语规范。
监理文件构成要素的引用和表达，必须严格与有关法规、建设工程施工合同文件，以及技术规范、规程和标准为依据。
监理资料的目录组成：4.1.1对施工单位的“批复文件”4.1.2施工过程“指示文件”4.1.3施工质量或合同支付“认证文件”4.1.4工程施工“协调文件”4.1.5工程完工及工程验收“签证文件”4.1.6提交给建设单位的“建议函”4.1.7提交给设计部门的“商议函”4.1.8工程“报表文件”4.1.9监理“工作报告”4.1.10监理“管理文件”4.1.11其他文件4.2监理文件的合同地位监理机构严格按建设单位的授权发布监理文件，在本项目监理工作中，将监理文件的合同地位界定为：4.2.1建设工程施工合同的解释文件4.2.2建设工程施工合同的协调文件4.2.3建设工程施工合同的履行过程记录文件4.2.4监理合同的履行过程记录文件4.2.5监理信息反馈文件4.3监理资料的过程管理监理资料的送达时间以施工单位授权部门与机构负责人或指定签收人的签发时间为准。
施工单位对收到的监理文件有异议，可于接到该监理文件的7天内，向项目监理机构提出要求确认或要求变更的申请。
监理机构应在7天内对施工单位提出的确认或变更要求做出书面回复，逾期未回复可视为监理机构予于确认。
施工单位如对监理文件或监理机构的确认意见有异议，可于该文件或确认意见送达后7天内向建设单位申请复议，并承担由此产生的一切费用与损失。
若施工单位对监理文件（包括监理机构的确认意见）或建设单位的指示（包括复议意见）有异议，应首先在总监理工程师的协调下，通过友好协商寻求合理解决。
若经协商仍未能取得一致意见，建设单位和施工单位任何一方均可以书面形式提起合同争议，并将提请争议决定抄送对方和监理机构。
监理工作如何提高对工程资料的规范化管理
监理工作如何提高对工程资料的规范化管理在工程建设领域，监理工作发挥着至关重要的作用，不仅要对工程质量、进度和投资进行有效控制，还要对工程资料进行规范化管理。
工程资料作为工程项目的重要记录和凭证，其规范化管理对于保障工程顺利进行、追溯工程历史、解决纠纷以及为后续工程提供参考具有重要意义。
然而，在实际工作中，工程资料管理往往存在诸多问题，如资料不完整、不准确、不及时、格式不规范等。
那么，监理工作如何提高对工程资料的规范化管理呢？一、建立健全工程资料管理制度完善的制度是实现工程资料规范化管理的基础。
监理单位应根据国家相关法律法规、标准规范以及工程项目的特点，制定详细、明确的工程资料管理制度。
制度应涵盖资料的形成、收集、整理、归档、移交等各个环节，明确各方的职责和工作流程。
首先，明确监理人员在工程资料管理中的职责。
总监理工程师应负责全面统筹和协调资料管理工作，专业监理工程师应对本专业的资料进行审核和把关，监理员负责日常资料的收集和整理。
其次，规定工程资料的形成要求。
包括资料的内容、格式、签字盖章等，确保资料的真实性、准确性和完整性。
例如，施工单位提交的施工方案应经过技术负责人审批并加盖单位公章，检验批验收记录应填写规范、数据准确。
再者，设定资料收集的时间节点。
要求施工单位按时提交工程资料，监理单位及时进行审核和签认，避免资料积压和延误。
最后，明确资料的整理和归档标准。
按照分类、编号等要求进行整理，确保资料便于查找和使用。
二、加强对施工单位工程资料的监督和指导施工单位是工程资料的主要形成者，监理单位要加强对其监督和指导，确保施工单位提交的资料符合规范要求。
在工程开工前，监理单位应组织施工单位进行工程资料交底，明确资料管理的要求和标准。
向施工单位详细介绍资料的种类、格式、填写方法以及提交时间等，使其清楚了解自身的职责和任务。
在施工过程中，监理人员要定期对施工单位的资料进行检查。
重点检查资料的真实性、完整性和及时性。
监理标信息管理工作方法
监理标信息管理工作方法1.纸质档案管理：监理标信息包括项目文件、图纸、设计文件等纸质资料。
可以使用文件柜、文件夹等工具对这些资料进行分类、编号和存档。
每份资料都应有明确的标识，方便查找和归档。
2.电子文件管理：监理标信息也可以进行电子化管理。
可以使用电子文档管理系统或者云存储等方式，将监理标信息以电子文件的形式进行存储和管理。
电子文件可以方便共享、传输和备份，提高工作效率。
3.数据库管理：对监理标信息进行数据库管理，可以更好地进行数据的整合和处理。
可以建立一个专门的监理标信息数据库，对各个监理标文件进行录入、分类、检索和管理。
数据库可以实现数据的多维分析和数据的可视化展示，为监理工作提供有力的数据支持。
4.信息交流与共享平台：建立一个信息交流与共享平台，可以方便监理团队成员之间的信息交流和共享。
可以使用工程管理软件或者在线办公平台，对监理标信息进行统一的管理和共享。
这样可以避免信息孤岛，提高监理工作的协同效率。
5.定期信息汇报：制定定期的信息汇报制度，将监理标信息进行整理和分析，并向相关方进行汇报。
可以通过书面报告、会议汇报、图表等形式，将监理标信息的收集、处理和分析结果进行呈现。
这样可以及时向相关方传达监理进展和存在的问题，为项目的决策提供参考。
6.信息安全管理：监理标信息作为项目的核心资料，需要进行严格的信息安全管理。
可以建立相应的信息安全制度，规范监理标信息的使用、传输和存储。
可以设置相应的权限和密码控制，限制信息的访问和操作权限，防止信息泄露和损坏。
7.信息更新与维护：监理标信息是一个动态的过程，需要不断进行更新和维护。
及时更新项目文件、图纸、设计文件等监理标信息，保证信息的准确性和完整性。
定期进行信息的检查和整理，清理无效信息，保持监理标信息的可靠性。
有效的监理标信息管理可以提高监理工作的效率和质量。
通过合理的管理方法，可以确保监理标信息的准确性和及时性，为项目的顺利进行提供有力的支持。
监理资料及管理制度
监理资料及管理制度一、监理资料1. 监理合同：监理合同是监理工作的基础，包括工程项目的基本信息、监理工作的内容和范围、监理费用、监理人员的资格要求等。
2. 工程图纸和设计文件：监理工作的重要依据之一是工程图纸和设计文件，监理人员需要根据图纸和设计文件进行监理工作。
3. 施工合同：监理工作需要了解施工合同的内容和约定，以便监督施工单位按照合同要求进行施工。
4. 变更通知单：监理工作中可能会涉及工程变更，需要及时了解并记录相关变更信息。
5. 工程进度计划：监理人员需要了解工程的进度计划，监督施工单位按照计划进行工作。
6. 质量检测报告：监理人员需要对施工质量进行检测，并记录质量检测报告，以便后期审核。
7. 安全检查记录：监理人员需要对工程安全进行检查和记录，确保安全生产。
8. 竣工验收报告：监理人员需要参与工程的竣工验收工作，编制竣工验收报告。
二、监理管理制度1. 监理组织结构：监理组织应建立相应的组织结构和管理制度，明确监理人员的职责和权限。
2. 监理人员资格要求：监理人员应具备相关的专业知识和技能，具有相关的监理资格证书。
3. 监理计划制定：监理组织应根据工程的特点和要求制定监理计划，明确监理工作内容和范围。
4. 监理报告编制：监理人员应及时编制监理报告，对工程进行监督和检查，并记录相关信息。
5. 监理文件管理：监理组织应建立监理文件管理制度，对监理资料进行归档和管理。
6. 监理费用管理：监理组织应合理安排监理费用，并按照合同要求进行核算和支付。
7. 监理工作流程：监理组织应建立监理工作流程，明确监理工作的各个环节和程序。
8. 监理人员培训：监理组织应定期开展监理人员的培训和考核，提高监理人员的专业水平。
9. 监理成果评估：监理组织应对监理成果进行评估和总结，为提高监理工作质量提供参考。
10. 监理纠纷处理：监理组织应建立监理纠纷处理机制，及时解决监理中出现的问题和纠纷。
以上是监理资料及管理制度的相关内容，监理工作是确保工程质量和安全的重要环节，监理组织和人员应严格遵守相关规定，进行监理工作，提高工程质量和安全水平。
监理工作中的资料管理与档案保存要求
监理工作中的资料管理与档案保存要求在建筑工程项目中，监理工作是一个非常重要的环节。
监理工作的目标是确保工程质量、进度和安全，监理人员需要对工程的各个环节进行日常监督和管理。
其中，资料管理与档案保存是监理工作中不可忽视的一环。
一、资料管理的重要性资料管理是指对与工程有关的各类文件、图纸、合同、会议记录等进行有效整理、存储、归档、检索和利用的过程。
良好的资料管理可以提高监理工作的效率和准确性，确保信息的及时传递和共享。
它是监理人员对工程问题进行分析、决策和评估的基础。
良好的资料管理首先要求监理人员做到规范、有序地收集和整理资料。
监理人员要及时记录和整理与工程有关的文件和信息，包括施工图纸、施工合同、技术规范等。
同时，他们还应注意理清资料之间的逻辑关系，以便于后续查阅和利用。
其次，监理人员还应确保资料的可靠性和完整性。
在收集和整理资料时，应对其真实性和完整性进行核查。
如发现错误或遗漏的情况，应及时予以纠正补充。
只有确保资料的真实性和完整性，监理人员才能基于准确和充分的信息进行工作。
最后，监理人员还应注意资料的安全管理。
建筑工程项目的资料通常包含各种机密信息，如施工图纸、工程量清单、设计变更等。
对于这些信息，监理人员要采取相应的保密措施，确保其不被未授权人员获取或泄露。
同时，监理人员还应定期备份重要的电子资料，以防止数据意外丢失。
二、档案保存的要求档案保存是指将监理工作过程中产生的各类文件、资料以及与工程有关的记录整理归档，妥善保管和利用的过程。
良好的档案保存可以满足监理需求的查阅和利用，并为未来的工作和问题解决提供支持。
首先，档案保存要求监理人员按照一定的分类和组织原则进行整理和归档。
监理人员可以根据工程的不同阶段、不同专业、不同性质等进行分类，以便于后续的查找和利用。
同时，监理人员还应制定相应的档案编码和命名规则，以确保档案的统一性和规范性。
其次，档案保存要求监理人员制定相应的保管措施和期限。
监理人员要确保档案的安全和完整，避免遗失、损毁或意外泄露。
监理资料规范化管理的工作方法
监理资料规范化管理的工作方法一、建立规范化管理制度规范化管理的第一步是建立相应的管理制度，包括监理资料管理流程、责任人及其职责、资料存储方式、资料安全保密措施等内容。
制度的建立应充分考虑项目特点和需求，确保能够实际操作，并能够适应不同类型的项目。
二、确立资料分类与命名规则为了方便资料的整理和查找，需要对监理资料进行分类和命名。
可以按照项目阶段、工程类型、资料类型等进行分类，同时为每个资料设定统一的命名规则，便于快速识别和归档。
分类和命名规则需要在制度中明确规定，并通过培训等方式进行宣传和推广。
三、建立监理资料库为了保证监理资料的长期保存和使用，需要建立监理资料库。
资料库可以采用电子化管理和实物档案管理相结合的方式，对各类监理资料进行统一存放和管理。
在建立资料库时，需要确定资料存放位置，并确保良好的环境条件和安全措施，以避免资料被破坏或丢失。
四、制定资料整理和归档规范监理资料整理和归档是规范化管理的核心内容。
在整理和归档过程中，需要遵循一定的规范和步骤。
首先，对各类监理资料进行清点和分类，确保每个资料都能够被正确归档；其次，对资料进行整理和整编，包括对重复资料、无效资料和冗余资料的处理；最后，按照分类和命名规则，将资料完整归档，并制作相应的目录和清单，方便查阅和使用。
五、定期维护与更新监理资料的管理是一个长期的过程，需要定期进行维护和更新。
可以制定相应的定期检查和维护计划，并明确责任人和具体内容。
在维护和更新过程中，需要对资料进行检查和清理，及时更新和补充缺失的资料，并及时处理有关变更和修订的资料，以保持资料库的完整性和及时性。
六、加强培训和宣传监理资料规范化管理需要全员参与，因此需要加强培训和宣传工作。
可以通过内部培训、资料管理手册的编写和发布等方式，培养员工的规范意识和专业素养，并提高他们的操作能力。
同时，可以组织相关人员交流经验，引导他们互相学习和借鉴，提高管理水平和效果。
监理资料规范化管理的工作方法包括上述六个方面，通过建立规范化管理制度、确立资料分类与命名规则、建立监理资料库、制定资料整理和归档规范、定期维护与更新以及加强培训和宣传等手段，可以有效提高监理资料的管理效率和质量，为后续的项目管理和验收工作提供有力的支持和保障。
监理工作中的施工资料整理与档案管理要点
监理工作中的施工资料整理与档案管理要点一、引言在建筑项目的监理工作中，施工资料的整理与档案管理是非常重要的一项工作。
合理、规范的施工资料整理与档案管理能够保证项目的顺利进行并为日后的运营与维护提供便利。
本文将探讨监理工作中施工资料整理与档案管理的要点。
二、施工资料整理要点1. 有条不紊的整理流程：施工资料的整理需要有清晰的流程和分工，包括施工过程中的纸质文件整理、电子文件的分类与归档等。
制定整理流程可以确保文件按照规定的顺序进行整理，避免混乱和错漏。
2. 文件编号与分类：为每个文件进行编号并按照一定的分类标准进行整理是整理工作的基本要求。
可以采用项目编号、文件类型、文件日期等进行编号分类，便于后续查阅和管理。
3. 资料归档时间节点：每个施工阶段都应设立一个资料归档的时间节点，确保施工过程中的各类文件能够按时整理归档。
例如，在项目启动初期设立前期准备资料归档时间点，有助于项目的后续管理与评估。
4. 纸质文件管理：对于纸质文件，应采取统一的格式进行整理，并进行防潮、防虫等措施以确保文件的安全。
此外，可以考虑采用归档袋或文件夹进行分类和保管，方便日后查阅。
三、档案管理要点1. 电子文件存储：随着信息技术的发展，电子文件的存储与管理已成为重要的方式之一。
监理人员应掌握电子文件管理技巧，使用专业的文件管理软件，对电子文件进行分类、备份、加密等操作，确保电子档案的安全与完整性。
2. 权限管理与保密措施：对于档案中的敏感信息或涉及公司利益的文件，应设立权限控制措施，保证只有授权人员才能查阅和修改。
与此同时，还需要加强保密意识，避免档案泄露或被非法复制。
3. 档案查询与调取：建立便捷的查询和调取机制可以提高档案利用效率。
监理人员可以建立档案查询系统或利用标签、目录等方式，使查询和调取过程更加快捷和准确。
四、案例分析以下以一工程案例为例，进行施工资料整理与档案管理的分析。
某大型商业综合体的监理工作中，施工资料整理和档案管理做得十分规范与周密。
监理工作中的文件资料管理技巧分享
监理工作中的文件资料管理技巧分享一、建立清晰的文件分类体系在监理工作中，文件资料是重要的工作依据和记录，因此建立一个清晰的文件分类体系至关重要。
可以按照项目阶段、文件类型、责任主体等方面进行分类，确保文件能够被快速有效地检索和利用。
二、标准化命名规则为了便于文件的管理和查找，我们需要使用标准化的命名规则。
可以根据文件内容的关键词、时间、版本等信息来命名文件，避免出现重名或混淆的情况，提高文件的可识别性和可管理性。
三、制定文件审批流程监理过程中，文件的审批流程必不可少。
制定明确的文件审批流程，明确审批人员和顺序，确保文件能够按照规定的流程依次审批，减少审批延误和遗漏的风险。
四、建立电子文档管理系统随着信息技术的发展，电子文档管理已经成为监理工作中的常态。
建立一个电子文档管理系统，将文件资料电子化并进行分类存档，可以提高文件的存储和检索效率，方便监理人员随时查阅和共享。
五、备份和恢复机制文件资料的备份是必不可少的。
建立定期的备份机制，确保文件资料不会因为意外事件或设备故障而丢失。
同时，也需要建立恢复机制，以便在需要时能够及时恢复备份的文件。
六、完善的权限管理在文件资料管理过程中，权限管理是一项重要工作。
根据文件的保密性和重要程度，设置不同级别的权限，确保只有相关人员能够访问和修改文件，提高文件的安全性和保密性。
七、定期归档与销毁文件资料的归档和销毁是文件管理的一部分。
根据法律法规和公司内部规定，制定文件资料的归档和销毁规程，定期对已经完成的项目文件进行归档，以避免文件的混乱和浪费存储空间。
八、培训与知识共享为了提高监理人员的文件管理能力，需要进行相关培训，并建立知识共享机制。
通过培训，使监理人员了解文件管理的要点和技巧，并掌握相关工具的使用方法。
同时，建立知识共享平台，方便监理人员之间的交流和共享经验。
九、建立沟通协作平台文件管理不仅仅是个人的事情，也需要与其他部门和人员进行协作。
建立一个沟通协作平台，可以方便监理人员与其他成员的沟通和协作，提高文件资料的及时交流和处理效率。
监理资料的管理办法
监理资料管理办法1、为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前总监理应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。
2、监理资料的管理应由总监理工程师负责，并由监理工程师具体实施。
3、监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。
4、项目监理部监理资料的日常管理①监理资料管理的基本要求：及时整理、真实齐全、分类有序。
②总监理工程师应要求监理工程师管理好自身工作范围内的监理资料，但总监理工程师为总负责人。
③监理工程师应根据基本要求认真审核资料，不得接受经涂改的报验资料，并在审核整理后交资料管理人员存放。
④现场监理资料按下述三个层次组卷，分别归类成册，置于现场办公室。
工程施工期间，土建监理资料和安装监理资料分别由土建和安装监理人员整理。
因工程实际需要，现场监理人员可在以下主文件夹中再设置分文件夹，以便细分管理。
工程竣工时，土建监理资料和安装监理资料按下述要求合并归档，统一汇总后移交给公司总监部。
A、以监理项目组卷a、“项目开工准备及监理报告、会议纪要”文件夹b、“工程设计、工程变更及来往文件”文件夹工程变更核查表（C-）及各类相关单位业务联系单（A-）及来往文件；施工图会审纪要；工程变更单(A-)；工程地质报告、施工图。
c、“监理通知及监理函件”文件夹B、以承包单位组卷a、“承包单位开工准备及工程事故处理”文件夹b、“投资、进度控制”文件夹C、“材料/设备/构配件进场报验”文件夹d、“监理记录”文件夹各类工程施工监理记录；监理人员日记（C-）；工程试验监理记录（C-）；分部/分项工程监理验评记录。
C、以单位工程组卷a、“单位工程开、竣工及工程检测、试验核查”文件夹灰线验收合格证；工程开工/复工报审表（A-）；建筑工程质保资料核查表（C-）；安装工程质保资料核查表（C-）；工程竣工报验单（A-）；工程初步验收纪要；工程竣工验收纪要；工程试验核查表（C-）；沉降观测核查表（C-）；各类工程试验报告（桩基静载、动测及其他试验）。
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9. 监理资料规范化管理的工作方法一、监理资料管理要求（一）监理资料总则1、为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好的为公司技术部门服务，制订本管理制度。
2、本公司技术档案是指公司管理文件、图书类资料和工程项目的开工前资料（规划、立项、审批文件、招投标文件及施工企业的资质证明及管理文件和勘察、设计文件）、施工全过程技术活动中形成的资料（包括质量控制、进度控制、投资控制、安全控制、信息合同管理等）和竣工验收、备案文件等。
3、公司技术职能部门和项目部要把技术档案纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、内容准确、整理系统，并按制度及时归档。
以保证全公司技术档案工作的顺利开展。
4、按照集中统一管理技术档案的基本原则，公司设立综合档案室，并配备专职管理人员。
综合档案在技术主管的直接领导下，集中统一管理全公司的技术档案管理。
建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
（二）技术文件资料的归档1、每一个工程项目竣工或备案后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，加以系统整理，形成工程《监理档案》组成保管单位（卷、代、册、盒）由技术主管审查及时向公司综合档案室移交归档。
2、项目部或技术人员在移交监理技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。
凡不符合要求或技术文件资料不齐全的，管理人员有权拒绝接收。
3、凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国际、部标和企业标准的规定。
做到书写材料优良，字迹工整，图纸齐全，图样清晰。
4、项目部形成的变更、签证类文件应附带图纸、工程照片（工程影像类文件）或说明类文件，并经相关各方负责人签字后，整理归档。
5、凡外借、外购回公司的图书、刊物及检测设备和试验仪器等必须由办公室人员清点盖章，做好登记如数归档，在未办理借阅使用手续前不得据为私有或拿走。
（三）综合档案室的任务和管理人员的职责1、综合档案室的任务：(1)集中、统一、科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。
因工作严重失职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，追究相关人员的主要责任，严重者将予以辞退。
(2)协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。
(3)承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关单位和技术人员服务。
2、技术档案管理人员的职责(1)认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。
钻研业务，提高管理水平，保证所监理工作的圆满完成，积极主动完成自己承担的各项工作。
(2)科学地管理全公司技术档案，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放等工作。
(3)遵守公司保密制度，做好安全保密工作。
(4)严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。
(5)保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。
(6)作废文件由经理或管理者代表授权相关部门收回处理，需要保留的则在文件封面做成出“作废”识别，以防非预期使用。
（四）技术档案的鉴定和销毁1、认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。
因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。
因修改内容而更换的档案，原档案作废，保管期限为一年。
2、对过期的质量记录要适时清理和处置，准备销毁的记录由管理部门列入清单，经主管领导审批后在指定监销人监督下予以销毁。
有关记录和销毁清册必须及时归档。
（五）技术档案的保管和借阅1、对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。
2、认真执行技术档案的保管和检查制度，每年年底全面检查、清理一次。
技术主管根据检查报告的结果，对出现的问题令档案管理员进行整改，并检查报告的真实性进行复查。
3、做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。
经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。
防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。
如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。
4、技术档案的保密制度(1)全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。
凡借阅重要的档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料等）要由技术主管批准后做好登记方可借阅。
借阅者必须妥善保管，不得遗失。
(2)技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。
(3)非工作人员未经允许，不得随意翻阅工程监理档案。
5、技术档案的借阅(1)凡本公司技术人员、工作人员，因工作需要都可借阅技术档案。
由管理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字后方可使用。
用后按期归还，经管理人员检查核对后，方可办理注销手续。
(2)技术档案和各种设备用书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。
若需借出，应办理手续，借出副本。
如无副本时，需经技术主管批准方可借出。
(3)经同意借出档案，每次最长时间为三天，如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。
如遇假期，必须将所借技术档案退回。
到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。
(4)借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改抽换和丢失。
如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。
并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚，由档案管理员报送技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。
（六）技术档案的复制和技术资料的发放：1、凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。
重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或审计使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。
2、因工作原因，需要发放的技术资料，应在技术档案交接后次日内发放，并签好《文件发放清单》，发放清单由文件编制部门填写，项目部主管批准后交档案室。
档案到按清单的要求发放各项目部，发放时注意发放场所、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。
其它需要文件的单位或个人，应提出申请，填写《文件领用申请单》，经项目部负责人审查、文件编制部门主管批准后，可签名领取。
3、发放项目部的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。
因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件。
凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，文件使用者应承担重复发放文件的资料费用。
（七）技术档案和受控技术文件的更改1、当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时，应有更改通知单。
对用户提供的文件资料进行更改时，还应有用户同意更改的书面证明，并存档备查。
更改人员根据通知单的内容对技术档案实施更改。
修改时统一做好修改标记，坚持技术责任签字，标明日期。
同时修改清单中的更改级别，并将修改通知保留备查。
2、技术档案更改后，资料管理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所，以保证文件的使用得到有效控制。
3、为防止各项目部、各部门的受控文件失控，各类受控技术文件自发放之日起，根据内容分不同使用期限，过期自动作废。
（八）不合格技术档案的控制1、不合格技术档案的鉴别及处置2、项目总监每月每次检查发现的不合格处，由检查人员做好不合格记录，评价不合格类别。
填写《整改通知单》后下达整改通知单，通知责任人进行整改；严重不合格上报公司提出处置方案，经管理者代表批准后处置。
3、不合格的技术档案，一经发现，立即进行标识，隔离和记录，然后交责任人进行返工以达到规定要求，返工后的监理资料由原评审人重新进行检验，合格后方可投入使用或对外发放。
4、下达的《整改通知单》，责任人认真进行整改，整改完成后，由原检查人员对整改情况进行验证。
二、工程档案资料的管理方法（一）监理方的职责1、设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理由项目总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料在各阶段工作结束后及时整理归档。
2、监理资料及时整理、真实完整、分类有序。
在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。
3、按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托、监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作。
4、编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB50328－2001)和城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。
监理公司档案部门需要的监理档案，按照《建设工程监理规范》的要求，及时由项目监理部提供。
（二）建设工程档案编制质量要求与组卷方法1、归档文件的质量要求。
2、归档的工程文件一般应为原件：(1)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程；(2)工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合；(3)工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水；(4)工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；(5)工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(277mm×210mm)；(6)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张；(7)所有竣工图均应加盖竣工图章；(8)利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；(9)工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作；(10)工程档案资料的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确；(11)工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字。
3、立卷的原则和方法(1)立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于归档；(2)一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷；(3)立卷采用如下方法：1)工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；2)工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷；3)监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；4)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；5)竣工图可按单位工程、专业等组卷；6)竣工验收文件可按工程、专业等组卷。
（三）卷内文字的排列1、文字材料按事项、专业顺序排列；2、图纸按专业排列；3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
（四）监理文件和档案收文与登记1、所有收文应在收文登记表上进行登记(按监理信息分类别进行登记)。
应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位(部门)、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，最后由项目监理部负责收文人员签字。