OA办公自动化管理办法

办公自动化系统（OA）试行管理办法第一章总则第一条为加强集团办公自动化系统（以下简称OA系统）管理（地址：http://192.168.1.23:8080），保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》的规定，结合集团办公自动化工作实际，特制定本办法。

第二条系统的应用分两个阶段：第一阶段为试运行期，自2007年11月20日正式开始，集团实行办公业务双轨运行，即纸质公文和电子公文同时进行，试运行期为六个月。

第二阶段为正式运行，自2008年5月20日起系统投入正式运行，所有非涉密的一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式流转。

涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。

第三条OA系统，主要运用于集团总部各部门、各下属公司之间的公文流转。

第四条OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

试运行期间以下工作内容必须通过OA系统运行：协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安排、BBS论坛、领导审批。

如有违反，将严格按照有关规定进行处罚。

第五条OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位（部门）年度考核范围。

第六条本办法适用于使用单位为集团总部各部门、各下属公司。

第二章管理机构第七条集团人力资源部负责办公OA系统的规划、推广和检查考核工作；集团监察部负责电子印章和领导签名管理的监察工作；集团企业发展部信息中心负责开发、实施、培训和维护工作。

第八条集团企业发展部信息中心（以下简称信息中心）负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。

其主要职责: （一）根据集团董事会的指令，办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续；（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；（三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；（四）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；（五）做好其他相关工作。

第三章使用单位第九条使用单位为集团总部各部门、各下属公司。

并通过OA 系统身份密钥（简称密钥）和密码登陆。

第十条公司各部室应指定文档管理员一名，负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。

第十一条使用单位必须明确一名领导分管系统工作，同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。

各分级系统管理人员的职责是：（一）负责本单位办公自动化的日常管理；（二）指导和监督该系统在本单位的运行；（三）负责本系统运行与信息中心的衔接工作。

第十二条使用单位需变更系统中相关资料的，应向信息中心提出书面申请，并办理相关手续：（一）使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的分级系统管理员及使用人员名单；（二）使用单位被撤销的，应办理注销手续。

即在交换系统中删除该单位名称，注销该单位电子印章和使用人员，并将系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理；（三）使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。

第四章使用人员第十三条从事本系统运行、维护、管理的工作人员，应具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，尽职尽责，保证工作质量。

第十四条系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第十五条系统使用人员的账号密码（口令）必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。

使用人员取得密钥和初始密码后应在OA系统的个人设置里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。

若密码丢失，应向本单位分级系统管理员提出申请，恢复初始密码。

如果本单位没有分级系统管理员，可以直接找信息中心系统管理员进行修改。

第十六条个人信息的完善在OA系统的个人设置里面，必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式、e-mail、生日日期等，以便同事之间联系时查找方便。

第十七条未经本单位负责人同意，非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录系统。

第十八条为保证各类电子文件的及时收发，集团领导、公司领导、部门主管原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。

第十九条使用人员如因出差或出差时间较长而无法处理待办事项的，应指定授权的代办人进行相关操作。

第五章电子印章以及电子签名的使用与管理第二十条电子印章和电子签名是在电子公文上使用的签名印章，对电子公文进行电子化的签名和盖章。

第二十一条电子印章和电子签名的采集、制作和保存（一）需要进入系统的印章和手写签名的名单由信息中心提出申请，报集团刘海燕总监审批；（手写签名采集范围大致需要如下：董事会领导、总部部长、下属公司级领导、部门经理、车间主任。

在运行由人力资源部根据管理的实际需要逐步完善）（二）印章和签名的采集由集团监察部指派专人与信息中心OA 实施工程师共同负责，采集过程中每采集一个印章或签名，均由出具印章或签名的单位或个人与监察部指派人员和信息中心OA实施工程师共同签字确认；（三）收集后，将把它们制作成电子形式的文件，存储到金格电子签章系统的密钥中，每个密钥可以存储4~6个不等的文件，同时每个密钥具有一个与之匹配的密码，同时密钥内的每个文件也具有一个密码。

（四）电子印章和电子签名由用友致远公司负责制作，集团监察部指派专人和信息中心OA实施工程师对制作过程共同监督；（五）制作完成后，印章和签名的原件交由集团总裁办归档保存备查。

第二十二条电子印章和电子签名的使用安全我们将把每个密钥分配给指定的相关人员进行保管，当需要使用时，必须由保管者本人登陆OA系统后，输入密钥的使用密码，才能查看到该密钥下已存储的文件，若需要调用其中某一个文件，则必须再次输入该文件所对应的调用密码。

一共经历了三层加密。

电子印章或电子签名一旦被盖在WORD或EXCEL等文件上后，该文件内容将连同电子印章和电子签名一起被锁定。

第二十三条使用单位需要、变更或销毁本单位电子印章的，由本单位提出书面申请，经本单位领导同意并签字后，报送集团人力资源部办理审核手续，经刘海燕总监批准同意后，在集团监察部指派人员的监督下由信息中心具体办理。

第二十四条销毁电子印章时，印章使用者、集团监察部指派人员、OA系统管理员（销毁删除执行者）应同时在场，并对销毁结果签字确认。

第二十五条使用单位的电子印章等同于实物印章管理，应由专人保管和使用，印章管理者将承担法律责任。

第二十六条电子印章因损坏、遗失等原因不能使用或因单位名称变更、撤销、合并等原因需要变更的，应按第二十三条规定办理相关手续，将旧电子印章交回信息中心按第二十四条处理。

第六章密钥的使用与管理第二十七条密钥是指登陆电子系统所必需的身份密码，用于存储电子签章以及手写签名的加密工具。

（特别说明：密钥就是一个电子狗，和优盘大小差不多，他的作用就相当于网上银行的移动数字证书。

只有持有密钥的人才能使用里面储存的电子印章和电子手写签名，持有密钥的人是可以自己修改密码，其他人无法使用，系统管理员并不能使用别人持有的密钥）密钥的管理包括密钥的购买、制作、分发、参数设置、修改和使用。

第二十八条信息中心OA实施工程师负责OA系统密钥的管理，并负责技术支持和服务。

（系统管理员对密钥的管理就是制作、分发、参数设置）第二十九条申领密钥的单位或个人应向刘海燕总监提出书面申请，说明申领密钥的理由和准备使用的人员资料。

第三十条刘海燕总监对密钥申请进行审查同意后，由信息中心负责制作密钥，同时办理登记领用手续。

第三十一条密钥制作完成后，信息中心应向申请使用人员发出密钥领取通知，由申请单位或个人指派专人领取。

第三十二条使用单位或个人应妥善保管和使用密钥，不得擅自转借他人使用，确保密钥的安全，违者自负相关法律责任。

第三十三条密钥使用人因故变动的，应报信息中心备案。

新接任人员应及时修改密码，密码字符必须在6位以上，并且须数字与字符混合使用。

第三十四条密钥应按机要设备妥善保管，密钥遗失的，应立即报告信息中心中止该使用人的使用权限，并由所在单位查明原因,视情况及时做出处理。

需重新申领的,按照申领程序重新申请更换。

因使用人员自身原因导致密码丢失，并造成损失的，按照有关规定追究其责任。

第七章电子公文的发送与接受第三十五条在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。

第三十六条公文带有不方便进行电子化处理的附件（如物品等）的，可按纸质公文交换的方式进行交换。

公文正文仍以电子公文形式交换。

第三十七条电子公文的制发由电子公文制作、盖章、发送三个环节组成，由一个或多个工作人员完成。

第三十八条发送电子公文时，应选择公文的主送、抄送机关，并设置允许收文机关打印的权限。

第三十九条系统完成发送公文操作的时间为电子公文的发送时间。

第四十条使用单位应按时接收电子公文。

第四十一条接收电子公文时，应认真核对，确认无误后方可进行打印或进入本公司内部系统公文流转，并按常规收文进行登记，否则应予以退回。

第四十二条打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。

第四十三条首次进行电子公文打印或从系统中读取电子公文进入收文单位办公系统的时间为电子公文的接收时间。

第四十四条电子公文接收失败的，收文单位应及时向发文单位提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；因系统故障不能接受的，应及时向信息中心反馈。

第八章业务管理规则第四十五条公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：（一）通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。

（二）公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。

（三）公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。

网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过１个工作日。

如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。

第四十六条OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；不允许在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。