最新房地产企业档案管理办法

档案管理办法

第一章档案管理机构与职责

第一条年度组织结构图下发后5日内,公司组织成立档案管理小组,总经理任组长,分管领导任副组长,明确公司档案员和部门档案员,形成档案管理网络图。

第三条更换部门档案员的,应通知公司档案员,并由公司档案员向组长、副组长报备；由部门负责人组织、公司档案员监督新老部门档案员档案交接工作。

第四条更换公司档案员的,由直接上级向组长、副组长报告审批；直接上级监督新老公司档案员档案交接工作。

第五条档案管理小组成员职责

(一)组长对公司档案工作负全面责任,负责档案管理督导工作,审核批准档案管理网络图。

(二)副组长负责档案管理具体指导工作。

(三)公司档案员职责:

1、负责档案管理制度及办法的宣贯工作。

2、根据公司业务开展和人员变更情况完善档案管理网络图。

3、制定年度档案管理工作计划并实施。

4、拟定年度档案归档通知,明确归档范围、要求、责任分工及时间安排,并负责监督实施。

5、接收、检查部门档案员归档的档案文件并正式立卷归档。

6、负责公司档案的保管和查询、借阅。

7、负责公司大事记汇总整理工作。

(四)部门档案员职责

1、负责本部门文件材料的收集、鉴别、整理和归档工作。

2、对本部门所属的文件材料进行预立卷,并按规定移交档案室。

3、负责本部门档案资料的日常保管和利用工作。

4、负责编写本部门业务范围内大事记。

第二章档案分类、归档范围和时间

第一条结合公司实际情况,将档案统一划分为以下十一大类:经营及开发类

证书档案、合同档案、基建类档案、行政文书档案、销售文书档案、设备(仪器)档案、财务档案、人事档案、声像档案、实物档案、电子档案。

第二条部门档案员按本章规定的归档范围、分类标准和时间要求,对本部门档案进行收集、整理、预立卷和归档；部门档案员和公司档案员应加强沟通,结合实际情况,优化分类标准。

第三条经营及开发类证书档案

(一)范围或分类

1、资质证书:主要包括与企业经营管理有关的各类证书,如营业执照、房地产开发企业资质证书、开户许可证等。

2、基建证书:主要指与项目开发建设有关的各类证书及批文,如土地证、建设用地规划许可证、立项批复、建筑工程规划许可证、绿化规划许可证、建筑工程施工许可证、质量监督证书、结建人防工程施工许可证、商品房预售许可证等。

(二)归档时间和要求:形成后5日内,由部门档案员负责收集、移交档案室。

第四条合同类档案

(一)范围或分类:指业务往来合同及审批附件。

(二)归档时间和要求:

1、合同盖章后,发起部门档案员将1份合同移交公司档案员,公司档案员在每页页眉处加盖“归档章”后归档,该份存档合同只接受查询校阅,不可借出；可分设计与工程、材料(设备)采购、营销推广、行政及其他等类别。

部门档案员负责将合同及审批附件按年度归档。

第五条基建类档案

(一)范围或分类:指项目提出、立项、审批、勘察设计、施工、材料(设备)采购、监理、验收等工程建设及管理过程中形成的文件资料,主要包括勘察测绘及设计文件(图纸)、招标(议标)资料、设计变更、签证及批价资料、结算资料、施工管理文件、报批报建资料、施工文件、监理文件、验收资料、竣工资料等。

(二)归档时间和要求

1、勘察测绘及设计文件:主要包括规划方案、单体设计方案、请照图、施工图、勘察或测绘报告等；形成成果性资料后5日内归档,报审过程中形成的有明确修改意见的批复文件及过程稿资料一并存档。

2、招标(议标)资料:主要包括招标申请、招标公告、招标控制价、工程量清

单、招标文件、考察报告、签收文件、招标答疑、开标签到表、中标单位投标文件正本、唱标表、清标对比表、评标表、谈判记录、定标审批表、中标通知书等招标过程资料文件及未中标单位投标文件；由部门档案员负责收集、预立卷,于签订合同后10日内归档。未中标单位投标资料(正本)单独存放。

3、设计变更:以单位工程为主线进行分类(文件较少时可合并)、按年度归档。

4、签证及批价资料:以合同为主线进行分类,次月5日前归档,并与往月已归档文件合并。

5、隐蔽工程检查资料:由部门档案员负责收集、洗印、编制照片说明后,按分部工程分类,于次月5日前归档。

6、工程结算书:以合同为主线进行分类、立卷,于结算完成后15日内归档。

7、成本控制资料:包括项目目标成本及审批文件,审批完成后5日内归档,动态调整资料随时归档,并与已归档文件合并。

8、施工管理文件:联络文、函件按接收单位分类,文件较少的可合并,按年度归档；会议纪要分为内部会议纪要、与外部单位会议纪要(文件较少时可合并),按年度归档；施工日志于次月5日前归档。

9、报批报建资料:包括申报资料、过程成果资料和最终成果资料。申报资料指根据行政审批规定提交的资料和表格；过程成果资料指报批过程中行政审批部门批复的、作为后续审批流程必备材料的文件；最终成果资料指单项报批流程结束后取得的批复文件。

对于重要节点报批过程中的申报资料(主要包括申报所需资料目录及申报表格或文件,提交的已另行存档的证书、图纸等资料不包括在内),应扫描作为电子档案、于报批流程结束后5日内归档,以备日后参考用；不能留存过程成果资料原件的,需留存复印件并注明原因,与最终成果资料一同归档；最终成果资料形成后5日内归档。

报批过程中形成的批复类成果资料单独立卷保存,以便查询利用。

10、施工文件:主要包括由施工单位主导的施工过程中形成的、竣工验收(备案)所需的资料,由部门档案员督促施工单位每半年归档一次。

11、监理文件:包括监理规划、工作总结、会议纪要等,按年度归档。

12、竣工资料:包括总包工程、分包工程和监理竣工资料,由部门档案员督促施工(监理单位)于竣工验收后30日归档。