浅谈施工单位合同管理存在的问题和应对措施

浅谈施工单位合同管理存在的问题和应对措施

摘要：当今社会已是名副其实的法制社会，合同的签订非常普遍，但随之而来的合同纠纷也是层出不穷，为了规范和加强项目的合同管理，避免合同纠纷，保证项目经济效益的实现，施工单位制订了完善的合同管理制度和办法，但效果并不显著。文章主要分析了施工单位合同管理存在的问题并提出相应的应对措施。

关键词：施工单位；合同管理；问题；应对措施

前言：

合同管理就是合同管理者通过实施计划、组织、控制、领导等职能来协调他人的活动，以确保合同目标实现的活动过程。合同管理目标就是用尽可能少的支出（人力、物力、财力等）去实现合同的最大利益。

那么施工单位的合同管理通常是怎么做的呢？都存在哪些问题？

一、对合同管理的认识浅薄。很多合同管理者认为：先起草合同，然后各个部门的主管领导开会进行合同评审，再经过合同谈判，修改定稿后，签订正式合同，给相关职能部门发放，进行合同交底，最后将合同锁进档案柜，保存好不遗失，合同管理工作就算完成了。合同内容却一问三不知。合同办法中虽然增加了合同评审制度，但实质上只是形式，合同交底也只是合同的照抄。

二、工程进度计划只是一张“表格”。为了确保工程进度，合同管理部门制订了一系列的总体进度计划、周计划、月计划、年计划，但计划基本与实际情况脱节，与现场人员设备配置不匹配，可执行性差，根本起不到控制工程进度的作用。

三、为了规避合同风险，施工单位经常将一些专业技术性强的小部分施工任务进行分包，但由于招标工作不严谨不规范，分包方的资质审查不严格、信誉状况、履约能力缺乏调查，上场后工程进度、质量和安全等各方面不能保证，管理失控，合同纠纷不断。

四、对风险的预知和对现场时事的反应灵敏度不高。合同管理者不知道哪些事件可以索赔，哪些需要留原始文字及影像资料，用时才到处搜集，有的索赔项目因为资料不齐或证据不足而步履维艰。

五、奖罚不分明，干好干坏一个样。能者多劳，但报酬一样，无法调动管理人员的积极性，工作缺乏主动性，管理不出成果。

那么出现这些问题要如何应对呢？

一、合同管理是全过程全方位的。合同管理从拟签合同时就已经开始。正式签订合同前，我方要对对方的资质、信誉、履约能力进行调查，否则中的标再大，

建设单位无支付能力，长时间拖欠工程款，那施工单位必然损失巨大。合同起草要按照最新发布的合同范本起草，因为它是顺应当今市场发展趋势和交易习惯修改而成的，与现行的法律相适应，能更好的维护双方利益。

合同评审制度被当做一种形式在执行。各职能部门都有其相关的管理办法，合同管理部门也有相应的管理办法，但很多时候管理办法其实只是躺在档案盒里应付检查的。很多职能部门在合同评审时，不知职责所在，只是随便看看，不知合同评审的重要性。合同内容的签订与一个项目的盈亏关系重大，每个相关职能部门都应该本着“磨刀不误砍柴工”的思想，仔细研究合同相关条款，为合同的签订把好关。

合同交底不是“交底”，而是合同的照抄。在施工单位经常出现这样的问题：合同开始执行了，合同内容是什么？要注意哪些问题？哪些是我方的权利和义务哪些是对方的工作范畴？哪些材料属于我方，哪些又属于对方？有些合同管理员可谓是一问三不知。合同签订完成后要及时进行合同交底。合同部门作为合同的主管部门，要求具备一定的专业知识，合同交底就是要用专业的知识把合同的相关条款为相关的人员解释清楚。照抄合同的交底只能体现出合同管理人员专业知识贫乏，有待提高。

二、对于施工单位来说，工程部门是合同内容的具体执行者，计划合同部门是确保合同内容执行的一系列活动的策划者。

制定计划，就是根据实际情况，通过科学的预测，权衡客观的需要和主观的可能。计划工作的任务是根据现场实际的自身能力，确定组织在一定时期内的完成目标，通过计划的编制、执行和检查，合理安排组织中经营管理活动，有效地利用组织的人力、物力等资源，取得最佳的经济效益和社会效益。可实际上我们的计划编制人员只是在“做表格”，表格做的相当的漂亮，可问他为什么下这样的计划？答曰：倒排工期反算。要问知道现场要上场多少人多少设备才能完成这样的计划？十之八九不知道。

计划编制要与现场实际的人员和机械设备配置相匹配，要有很强的可执行性。合同管理不是纸上谈兵闭门造车，要求计划编制人员对现场实际情况充分了解，经常对现场进行定额测定。我们手中的定额是在正常的施工生产条件下，测定的完成单位合格产品所消耗的人工、材料、施工机械及资金消耗的数量标准。实际现场情况有很多特殊性，比如项目前期便道没有完全修通，多雨季节，变压器没有解决，现场用电量无法满足，现场地质条件与图纸不符等都会影响计划的实施，只有确切的掌握现场实际情况，下达的计划才有说服力，才有控制力。

三、招标工作存在漏洞，以致于队伍上场后很难管理，为了令其退场，避免日后出现更大的风险和纠纷，施工单位往往要投入很大的精力来处理此事。针对这个问题，很多有经验的施工单位都建立了合格分包商名册，每个在建项目都对其分包队伍进行考核，考核合格进入合格分包商名册，为别的在建项目选用队伍作参考。这样就在队伍的选择方面规避了一定的风险。

四、施工单位入职门槛相对较低，许多管理人员对索赔知识知之甚少，不知道哪些事件可以索赔，对现场发生的可索赔事件不能做出该有的及时反应和举措。对施工单位来说索赔有两大类：工期索赔和费用索赔。哪些因素影响工期，哪些因素造成了损失，除了主观过错外，都可以索赔。常见的索赔事项有：图纸不到位或图纸变更、地质条件与图纸不符、物价上涨，国家或地方法规的颁布，业主拖欠工程款等，但前提是要留有相应的影像资料和来往信函、电话记录、会议纪要、变更指令和图纸等作为依据。

合同索赔要注意索赔的时效性，及时与业主沟通。由于行业的特殊性，施工单位与监理单位，人员流动性都很大，索赔签证工作一定要及时，否则过期索赔，过程会很艰难。另外，索赔成不成功不再于索赔事件本身，而在于索赔工作的执行者是否有能力担此重任。这就要求施工单位要注重人才的培养，经常组织学习培训，提高执业水平。

五、奖罚不分明，不能调动管理人员的主观能动性，能者多劳，不会干的一身清闲，工资分文不少，反而还多了大把的时间淘宝，看电影或打游戏。首先谈到任何管理，都有一个共同点，就是执行者都是“人”，这人的职业素质道德修养以及他的主观能动性有没有被调动起来都直接关系到管理的质量。合同管理的执行者是人，那么合同管理的成败也就直接由这个“人”来决定，所以这个工作由谁来做，这个人能否胜任这个工作，这个决策也是合同管理成功的关键。

在众多的激励理论中，亚当斯的公平理论认为：职工的工作态度和生产积极性不仅受其所得的绝对报酬的影响，而且还受其所得的相对报酬的影响，比较的结果若两种比值是相等的，就会产生公平感，若两种比值不相等，则产生不公平感。也就是说一个努力工作的人与一个整天自由散漫、工作不认真、领导在时装模做样，领导不在就看电影玩游戏的人拿的工资一样多，那么他怎能心理平衡，怎能觉得公平？

所以施工单位要建立健全奖惩制度，并且切实的去执行，而不是让一切都流于形式。只有在员工当中消除了不公平感，人人看到了光明的前程和希望，才会充分发挥各自的才能并且激发潜能，才会尽力把任何工作都做的出色。

总之，要从根本上解决施工单位合同管理的问题，还要从最基本的“人”抓起，合同类型多样化，牵扯到方方方面，知识面愈广在各方面的职业敏感和悟性才会高人一筹，防范和抵御风险的能力才会更强。

参考文献：

《现代管理学原理》（娄成武魏淑艳编著）中国人民大学出版社2008