企业发文管理办法

发文管理办法（试行）

第一章总则

第一条进一步加强公司发文管理，增强发文的严肃性和权威性，规范发文程序和格式，保障发文安全有序，提高发文质量和效率，根据公司实际情况，特制定本管理办法。以下简称为：办法。

第二条本办法所指的公文主要是指通过公司OA系统走流程发布的正式文件，如决定决议、规章制度、通知通报、人事任免、请示、通告、会议纪要等；以公司名义向公司以外的单位、团体、部门发出的正式文件受本文约。

第三条本办法适用于公司所有部门。

第二章公文管理

第四条公司的公文管理部门为综合管理部，并由公文管理员负责发文流程的整理、发布、整理归档。

第五条其他部门、事业部应协助公文管理部门做好公文发布与管理工作。

第六条发文的流程除部门经理及以上公司领导可以发起外，总部部门、各事业部应指定并固定相关人员负责。

第七条申请人应按照规定选择发文流程，填写流程表单，填写正文内容。

第八条公文一经发布未经事业部总经理及以上领导同意的不得删除。

第三章选择发文流程

第九条公司的重大人事任免、公司重要的规章制度、重大组织架构调整、节假日通知、重要的工作通报等事项应选择公司发文。

第十条除公司发文的事项以外，总部部门提交的发文流程应选择部门发文。

第十一条除公司发文的事项以外，各事业部提交的发文申请应选择事业部发文。

第十二条团委/工会发文另行补充通知。

第十三条总部部门、各事业部如有重大事项需要请示公司批复的可以选择部门请示流程，总部部门内部、各事业部内部原则上不得提交本流程。

第四章流程表单

第十四条公司的主要发文类型为决定、决议、通知、通报、通告、会议纪要、规章制度等，申请人应根据文种的不同使用用途选择相应类型。

第十五条公司的发文密级有明文、秘密、机密、绝密四类；公司发文、部门发文的明文为公司全体员工可见，事业部发文的明文为事业部全体人员可见；部门经理及以上级别可见的发文选秘密、机密、绝密；公司事业部副总经理及以上可见选机密、绝密；部门请示流程发文为公司机密及绝密除请示流程相关审批人外，其他人员不得查看，转发，拷贝，公司另有规定的按照公司规定执行。

第十六条公司的发文级别有普通、加急、特急；不紧急的发文流程选择普通级别；需要2-3内发布的发文流程选择加急，需要当天

发布的公文选择特急，同时申请人应跟催流程审批进度。

第十七条发文单位选择或填写总部一级部门、各事业部及事业部一级部门。

第十八条公文标题根据文种拟写，且与发文类型相一致。

第十九条正文应有标题、主送称谓、正文内容、发文单位、发文时间；正文的标题应与表单的标题一致，标题格式为字体宋体、字号小二、居中，标题上下各空一行；主送称谓及正文内容字体仿宋、字号三号，主送称谓应顶格写，正文内容段落首行空两个字符，正文内容不得以图片替代文字或图表；发文单位、发文时间在正文内容下方空一到两行填写，字体字号为仿宋三号字，发文时间应右对齐，发文单位在发文时间上方并与发文时间居中对齐。

第二十条发文时间须与正文发文时间一致。

第二十一条主送为公文要发到的部门、事业部或个人，凡涉及组织架构调整、人员转岗的公文在主送一栏填写系统管理员。

第二十二条抄送可不填写，须抄送的对象填写在主送栏。

第二十三条正文内容以外的文件作为附件上传，正文内容不得作为附件提交。

第五章文种类型说明

第二十四条决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”，经会议通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”；示例《关于表彰XX集体的决定》、《关于公司半年度会议的决议》等。

第二十五条通告：公布应当普遍遵守或周知的事项，用“通告”；示例《关于变更XXX流程的通告》、《201X年度晋升人员的公示》等。

第二十六条通知：向特定受文对象告知有关事项或文件，让对象知道或执行，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项，用“通知”。

第二十七条通报：表彰先进、批评错误、传达工作情况，对公司、事业部、部门一段时间工作情况的汇总，用“通报”；示例《关于201X年上半年XX项目开展情况的通报》。

第二十八条请示：向上级请求批示、批准，用“请示”。

第二十九条会议纪要：传达会议决定事项和主要精神，要求参会人员与单位共同遵守或执行的，用“会议纪要”。

第三十条规章制度：公司或事业部发布的规章制度，选择“规章制度”。首次发布的规章制度原则上以试行下发，试行期为一年，试行期结束后如无修改的继续生效。规章制度应包括制定原因、释义、适用部门、解释部门。

第六章发文流程节点

第三十一条发文流程一般分为：申请人、审核人、会签、公文整理、申请人校对、公文签发、公文套红、公文签章等节点。

第三十二条申请人在选择发文时须按规定填写表单与正文，并在“申请人校对”节点对公文管理员整理过的文章进行校对核实。申请人首次发文的应查看公司发文有关规定，对存在疑问的部分内容应咨询公文管理员。

第三十三条审核人须对公文发布的必要性、方向性进行审核把关。

第三十四条涉及多部门或事业部的发文且须要发文对象执行的，须选择发文送达部门、事业部的主要负责人会签。“会签”项由申请人的上级领导选择，如无会签需要，可选本人；会签人对发文有异议的，可在签字意见栏填写有异议的内容，并提出相应修改意见。

第三十五条公文整理由公司公文管理员对公文文体、格式、内容的审核整理，须按照审核人提出的意见对公文进行修改，要求做到规范、严谨、晓畅。申请人未按照表单、正文内容格式填写发文流程的，应予以退回流程；公文管理员对不确定的事项应咨询申请人或在签字意见栏说明详情。公文管理员对申请人咨询发文的事项应与告知，并指导发文。

第三十六条公文签发人审核公文的规范性、严谨性等。公文管理员须按照规定套红、签章、选择收文对象。

第七章公文归档与保密

第三十七条公文归档由系统自动完成，为了做好归档工作，公文管理员应定期对所发布的公文进行整理归档。

第三十八条公文管理员应按照公司的有关规定做好公文的保密工作，级别在秘密以上的公文未经发文部门负责人或上级负责同意的不得随意让收文对象以外的人员知晓。

第八章附则

第三十九条公司各职能部门、各事业部应严格遵守本管理办法