档案业务基础知识培训

档案室的收集工作是档案工作的 起点, 档案人员必须主动地与文书 处理部门联系。
档案室的收集主要来源于文书处 理部门和业务部门的文件归档。
档案的整理工作
整理是对档案实体的序化过程， 其目的是便于今后的查找利用 和更好地保管。
整理内容包括:区分全宗、分类、 立卷、卷内文件的整理,案卷的 装订、案卷封面的编号,案卷的 排列和案卷目录的编制等。
档案工作
档案工作包括收集、整理、 鉴定、保管、统计、利用六个环 节。收集是起点，利用是目的， 整理、鉴定、保管和统计是业务 建设，在业务建设中整理是中心 环节。
档案的收集（归档）工作
归档：是指文件材料在处理完毕后， 由文书部门或业务部门将其中有 保存价值的文件整理立卷，定期 移交给本单位档案机构或档案人 员集中管理的过程。
科技档案要求在每一项科技任务完成 或告一段落后正式归档。
会计档案一般在会计年度结束 后暂时由本单位财务部门保存一 年后向档案室移交；
声像档案一般要求在一项活动 结束后即归档，摄影人员不要保 留过长时间以免丢失或忘记声像 档案所记载的时间地点。
归档的质量要求：齐全完整，即类
别不缺、一个问题的构件不缺。 保管期限划分妥当。整理说明及 备考表要认真填写。编制档案目 录，必须填写档案移交归档清单。
档பைடு நூலகம்的移交和接收进馆
各公司形成的档案在本公司 保存一定年限后，要按规定移交 给招商局档案馆。这就需要明确 移交范围、移交质量、移交时间、 移交手续等。
进馆范围
进馆范围针对每个档案门类， 都进行了详细的规定。需要特别 指出的是，集团普发性文件材料， 各一级公司及办事处不应将其列 入进馆范围，以避免重复进馆。 对已立卷整理的档案，各单位应 从中永久、长期卷中剔除集团普 发性文件。
档案法的修改时间：1996年7月5日，第 八届全国人民代表大会常委会第20次会 议通过《档案法》修正案。
其中，下面几条对于我们日常的 档案工作是密切相关的，我们必须 知道：
1、国家规定应当立卷归档的文件材 料，必须归档，任何人不得据为己 有；
2、各单位和其他组织必须按照国家 规定，定期向档案馆移交档案；
档案的定义
《档案法》的解释 学术定义
档案的定义
1、《中华人民共和国档案法》第二 条规定：本法所称的档案，是指过 去和现在的国家机构、社会组织以 及个人从事政治、经济、军事、科 学、技术、文化、宗教等活动直接 形成的对国家和社会有保存价值的 各种文字、图表、声像等不同形式 的历史记录。
2、学术定义：国家机关、社会组 织和个人在社会活动中直接形成 的有价值的各种历史文献。
归档制度的内容包括：归档范围、 归档时间和归档要求。
归档范围：
是指按规定需要立卷归档的文件材 料的种类和成份。凡在职能活动 中形成、已办理完毕、有保存价 值的文件材料均属归档范围，其 中应以反映本单位主要职能活动 和基本历史面貌的文件材料为重 点，以本单位制发的文件材料为 主体。
不归档文件材料的范围：
......
4、档案形式的多样化 a 记录方式，有文字书写（刻铸）、 图表绘制、声像摄录、电子数码等； b 阅读方式，有直读、机读的； c 载体形式，古今中外形式多样。
档案工作的基本法律
档案法的颁布时间：1987年9月5日第六 届全国人民代表大会常委会第22次会议 通过，国家主席第58号令同日颁布。
3、保密档案的管理和利用，密级的 变更和解密，必须按照国家有关保 密的法律和行政法规的规定办理；
4、禁止擅自销毁档案；
5、严禁擅自损毁、涂改、伪造、倒 卖、严禁私自卖给外国人；
6、对各种档案必须配置必要的设施， 给予妥善保管。
档案的利用和公布：
向档案馆移交、捐赠、寄存档 案的单位和个人，有优先利用权。 并可对不宜向社会开放的档案提出 限制利用的意见。
重份文件； 无价值的事务性临时性文件； 未签发的文电草稿、一般性的历次修改稿； 公司内部互相抄送的文件； 本公司负责人兼任外公司职务形成的与本公司无关的文件
材料； 下级公司抄报的不必备案的文件材料； 上级公司任免的非本公司人员的文件材料； 其它公司送来的征求意见稿。
归档时间：
文书档案一般在第二年上半年内完成 整理归档工作；
移交要求：
1、完整性：一个立档单位应该移交 的档案，其年度、门类、构件、 载体不可缺漏，以维护立档单位 完整的历史面貌。（各种编研资 料）
2、价值性：向档案馆移交的档案， 必须具有永久和长期保存价值的。
3、系统性：移交的档案必须是按 规定的质量标准经过分类、整理、 编目的，不可杂乱无章。检索工 具和有关资料随同移交。
档案业务基础知识培训
档案馆
档案是人类活动的真实记录，是人们
认识和把握客观规律的重要依据。借助档
案，我们能够更好地了解过去、把握现在、
预见未来。档案事业是党和国家事业发展
的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事
业。
——胡锦涛
对历史负责 为现实服务 替未来着想
——李瑞环
本课主要内容：
档案的定义 对档案定义的分析 档案工作的基本法规 档案工作的环节
2、档案的基本属性——原始性
3、档案的价值性： a 历史凭证价值 b 情报信息价值，或说是参考价值： 日常工作的查考依据： 生产建设的参考依据； 政治斗争的参考依据； 科学研究的可靠资料； 宣传教育、文化建设的生动素材； 维护合法权益的法律证据。
集团档案利用事例：
“广州京光”项目诉讼案件历时8年，保障了集团5亿港 币的标的财产；
“鸡西破产案”经过艰难的诉讼能收回300万元；
招商局国际出售蛇口海滨花园商业中心 ，完成了房产用 途的变更，避免了100余万元的损失；
漳州开发区规划局在市政道路施工过程中，无法找到预 留的检查井。后来经地下管线资料，找到了预留接口位
置。如果此项工程重新测量，至少需要一周的时间和大 约2万元人民币的费用。
档案的定义可简单的表达为： “档案是原始的历史记录”
对档案定义的分析
从档案的定义上来看，我们可以 把它所表达的含义归纳为以下四 个方面：
产生档案的主体和来源 档案的基本属性——原始性 档案的价值性 档案形式的多样化
对档案定义的分析
1、产生档案的主体和来源 a 产生档案的主体的多元性 b 来源渠道的广泛性