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某省教育厅办公自动化系统项目项目干系人的识别

某省教育厅为提高办公效率，实现无纸化办公，加快公文处理，决定公开招标采购办公自动化系统。该项目将由教育厅办公室指定的工作人员负责总体业务需求，并将会结合各处室、教育厅所属二级单位的需求综合得到总体需求，由教育厅信息中心负责技术相关工作，如技术方案、项目实施协调等工作，并由信息中心指派一名项目负责人。教育厅办公室的行政级别为副厅级，上有一名分管办公室与厅机关事务工作的副厅长；教育厅信息中心的行政级别为正处级，上有一名分管信息中心与教育科技、装备工作的副厅长。如果您是这个项目的中标方的项目经理，该如何识别该项目的项目干系人呢？

下面给出项目干系人结构图（这里仅分析甲方项目干系人），如图3-4所示。

项目干系人结构图

办公自动化系统就其技术来讲本身并不复杂，关键就在于业务需求及项目实施的协调了。从项目干系人结构图也可以看出，项目涉及到的干系人也比较多。主管办公室工作的副厅长分管办公室与机关事务科，办公室主任又有副主任作为助手，业务需求负责人是办公室的工作人员；信息中心作为一个正处级部门，由一名副厅长分管，信息中心还设有副主任，项目的负责人（也可以称为甲方项目经理）是信息中心的技术工作人员。甲方的项目日常工作人员有两名：办公室的业务需求负责人、信息中心的项目负责人。

甲方的项目组工作人员主要来自于两个部门，需要协调，然而办公室的行政级别又比信息中心高半级，因此在项目实施时，项目负责人的协调可能会出现调不动的情况。

通过以上案例中对干系人的识别和初步分析，可以看出，如果不能对项目干系人进行无遗漏地识别，仅仅关注项目具体事情和计划，项目出了问题可能都不清楚问题出在哪里了。项目干系人结构图为项目经理描绘了甲方项目干系人的全景，为进一步对干系人进行分析，为更好地把握项目管理打下一个坚实的基础

在全部识别出了项目干系人及其角色之后，经验丰富的项目经理马上就会想到他们的重要性是不一样的，他们在项目的不同阶段对项目目标达成的影响程度是有很大差别的。按照一般项目的干系人分类方法，项目的甲方干系人主要有如下几类：出资人、决策者、辅助决策者、采购者、业务负责人、业务人员、技术负责人、技术人员、使用者等，他们的不同身份会因甲方组织的情况不同和项目的不同，将对项目产生不同程度的影响，这就需要具体情况具体分析了。

项目干系人的重要程度

识别出项目干系人后就要分析出本项目干系人的重要程度了。在案例2中，只要细加分析，不难理出项目干系人的重要程度，具体分析结果如下所示。

其它处室、二级单位的相关工作人员→信息中心副主任→办公室副主任→信息中心主任→办公室主任→主管信息中心的副厅长→业务需求负责人→项目负责人→主管办公室的副厅长

“→”表示重要程序由弱到强。这个顺序不是唯一地，项目经理需要根据具体的项目和情况考虑排序情况。不同的人可能会得出不同的顺序，最后管理的重点也就不同了，这就更说明这一步分析的重要性。

通过上面的分析，可以看到甲方项目干系人在本项目中的不同重要程度。对比较重要的干系人，要对他们的全部需求做比较详细的分析，以便能更好地获得他们的支持。比如本案例中的最重要的主管办公室的副厅长，他是项目的最初发起人，想通过新建设的办公自动化系统，优化单位的办公流程，提高办事效率，但他并没有对系统的建设提出具体的需求，这时项目经理就可以引导，尽量细化，也可以在适当的时机向他汇报项目的进展，哪怕是一两句话，因为通常这位领导的话是可以落实的，而且他是项目的发起人，是会积极努力地推动这个项目走向成功的。项目负责人是一名技术人员，他可能更多的关心的是技术性的细节，而不太关心具体的业务，也会因为部门之间关系的问题，在推动项目一事上可能会显得力不从心，因此项目经理需要适时地帮助他，而不是听之任之，比如在需求的探讨上多鼓励他的参与，在技术方案上征求一些他的意见，在项目实施时建议他与业务部门打成一片等等。

项目干系人的支持度

某省教育厅办公自动化系统项目中完全支持项目的有两位：主管办公室的副厅长和项目负责人。业务需求负责人通常也会比较支持工作，但由于办公室与信息中心的部门工作关系，他不一定会服从项目负责人的协调，但一般不会反对项目的工作，因为是上级领导指派的工作，而且工作中也确实有这个需求。其它处室和二级单位的工作人员有可能会成为项目的反对人，在项目实施过程中他们有的会不适当业务流程的变更而满腹劳骚，甚至根本不使用办公自动化系统。其他一些干系人大多是中间力量，是可以争取获得支持的对象。

在项目管理实战中，需要我们能够建立项目管理的统一战线，即为了实现项目管理目标需要争取到干系人中大部分人的支持，尤其是中间力量的支持。比较现实的做法是充分借助你的首倡者和内部支持者、积极寻求中间力量的支持、让不支持者至少不要反对。比如，可以建议两位主管副厅长和两位主任授与项目负责人一定的管理权限，如绩效考核权、部分项目资金调配权等。

项目干系人的支持度分析图

细心的项目经理还会善于在对项目干系人识别后会作出总结，以下给出本案例中部分甲方项目干系人的分析情况表，供读者参考。

表3-2 项目干系人分析

分析参考项主管办公室的副厅

长

甲方项目负责人甲方办公室主任

组织甲方高层领导甲方项目组甲方中高层领导

在项目中的角色项目的有力支持者项目的组织协调者审批项目的一些设

备资源

各自的实际情况工作忙，经常在外出

差，注重高效，MBA 汉语言文学专业本科，

喜欢写作、交朋友，工

作踏实

善于交际，但审批资

源时喜欢深思熟虑，

注重细节

对项目的重要程

度

很高很高中等

对项目的期望希望项目成功，实现

高效办公希望能适当学到一些项

目管理的知识，想借助

项目的成功来减轻工作

压力

想通过项目的成功

实施增强办公室工

作的运转效率

管理这些关系的建议每隔一个月找时间

采取正式或非正式

的时间汇报项目的

进展情况，以取得支

让他多参与到项目中

来，可以多交流一些文

字方向的内容

给他审批的表格填

写要仔细权衡考虑，

在项目有所进展时

可以邀请他参与一