管理体系文件编制规定
管理体系文件的编制规定
修改码0编写规定版本号
前言
本规定主要规定了文件的基本结构，编写要求和印制要求。给出了有关表述的一些样式，提供了文件发布的格式和字体字号。
本规定代替了《质量体系文件编写规定》，扩展了适用范围，改变了文件封面和各页面的要求。增加了职责的要求。增加了文件的编排格式和印制要求。
程序（作业）文件 版本号X
页码x/x
XXXXXXXX（文件标题）
受控标识：
编写 批准日期
审核 实施日期
批准 发放编号
页 码8/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
附录B
（规范性附录）
修订状况记录表格式
版本号
页码
修改码
修ห้องสมุดไป่ตู้条款
审核
批准
批准日期
实施日期
页 码9/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
要分步展开该事项的各细节，明确输入、转换的各环节和输出的内容，以及与其他活动接口处的协调措施。明确每个环节、转换过程中各因素由谁、何时、何地、如何做、做到什么程度、应达到的要求；所依据的文件，使用的设备、工具、原材料；如何控制和记录，记录的传递方式等。如涉及纯技术问题或已有文件规定的可以引用技术标准或相关文件。
一号黑体
04
封面
审核日期、实施日期
四号宋体
05
封面
编写、审核、批准
四号宋体
06
正文各页
文件标题
四号黑体
07
各页
版本号、文件编号
五号黑体
08
各页
文件条文
五号宋体
09
各页
文件章、条的编号用标题
五号黑体
10
01质量管理体系文件编制规定
质量管理体系文件编制规定1目的确保质量管理体系文件的编制符合内容格式统一、保持清晰、易于识别和检索等要求。
2范围本办法适用于本所的质量管理体系文件，包括质量手册、质量管理体系程序（程序文件）、作业文件和质量记录的编制。
3职责3.1质量管理体系文件由有关职能部门负责起草，部门负责人负责审核。
3.2质量手册由所长审定批准，程序文件、作业文件由主管所领导审定批准。
4文件编号Q S X —X X —X X X X------- 发布年份------ 同层次文件顺序号------ 层次代码：质量手册一A程序文件一B作业文件一C—质量管理体系代号质量记录一D5文件封面格式5.1质量手册及程序文件的封面格式应符合附录A的规定。
5.2作业文件及质量记录不设封面。
6文件页面格式6.1质量手册、程序文件、作业文件，除封面、目录外，每页均设有页眉6.2页眉格式为文件名称7文件内容7.1质量手册内容0引言1范围2引用标准3定义4〕56按GB/T19OO1-2O0—ISO9OO1:2O（标准中的4至8的条款对应编写77；7.2程序文件和作业文件内容1目的2范围3职责4程序内容5 记录注：1、程序内容可以分几章编写；2、记录也可以插入程序内容中编写。
8文件条文的编排8.1文件层次编号当条文内容适于采用分行并列叙述时，其编号用小写的拉丁字母a., b., c.， 顺序表示。
8.2 “章” 一般设有标题，“条”可有也可没有标题。
但同一层次的“条”， 有无标题原则上应一致。
9文件幅面质量管理体系文件的幅面采用 A 4 (210m M 297mm )。
10质量要求文件编写要符合下列要求： a. 文字通顺，表述清楚。
b. 名词、缩略语、标点符号要符合国家有关标准的规定。
c .计量单位一律采用法定计量单位。
11会签与审批质量管理体系文件稿经编制人起草后，按附录 B 的《质量管理体系 文件会签审批单》，经编制人、编制部门负责人签字后，经相关部门会签, 并经主管所领导签署批准。
公司体系文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司体系文件的管理，确保体系文件的完整、准确、有效，提高公司管理水平和工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有体系文件的编制、审批、发布、实施、修订和废止等各个环节。
第三条公司体系文件包括但不限于以下内容：公司章程、组织架构、管理制度、操作规程、工作标准、质量手册、程序文件、作业指导书等。
第二章文件编制第四条体系文件的编制应遵循以下原则：1. 符合国家法律法规和行业标准；2. 符合公司发展战略和经营目标；3. 简明扼要，易于理解；4. 结构合理，层次分明；5. 便于实施和监督。
第五条体系文件的编制由相关部门负责，涉及多个部门时，由牵头部门组织协调。
第六条体系文件的编制应经过以下步骤：1. 确定文件编制的目的和范围；2. 收集相关资料，进行调研和分析；3. 编写初稿，征求相关部门意见；4. 修改完善，形成正式文件；5. 提交审批。
第三章文件审批第七条体系文件的审批程序如下：1. 初步审核：由编制部门对文件内容进行初步审核，确保文件符合相关要求；2. 专家评审：邀请相关领域的专家对文件进行评审，提出修改意见；3. 领导审批：文件经专家评审后，提交公司领导审批；4. 公示：文件经领导审批后，进行公示，征求员工意见；5. 发布：文件经公示无异议后，正式发布实施。
第四章文件实施第八条体系文件发布后，相关部门应按照文件要求进行实施，确保文件的有效执行。
第九条公司应定期对体系文件实施情况进行检查，及时发现和纠正问题。
第十条公司应加强对体系文件实施的培训和宣传，提高员工对文件的认识和执行力。
第五章文件修订第十一条体系文件应根据以下情况及时修订：1. 国家法律法规、行业标准发生变化；2. 公司发展战略、经营目标调整；3. 管理制度、操作规程等发生变化；4. 文件实施过程中发现的问题。
第十二条文件修订程序与文件审批程序相同。
第六章文件废止第十三条体系文件废止应满足以下条件之一：1. 文件内容与现行法律法规、行业标准相抵触；2. 文件内容与公司发展战略、经营目标不符；3. 文件内容已经过时，不再适用；4. 文件内容与其他文件重复。
管理体系文件管理制度
管理体系文件管理制度1. 文档管理的目的和范围本制度的目的是规范企业内部管理体系文件的编制、审批、发布、实施、更改和废止的程序和要求，确保文件的合规性、可用性和连续改进。
此制度适用于公司内全部管理体系文件，包含但不限于政策、程序、指南、工作指令等。
2. 文档编制与审批2.1 管理体系文件的编制由相关部门或岗位负责人负责。
编制人员应依据实际情况，充分调研、分析，并结合法律法规、行业标准和公司要求进行撰写。
2.2 新编制或修订的管理体系文件需经过相关部门或岗位负责人审核，并交由管理体系文件管理员进行审查。
2.3 管理体系文件的审批由高层管理人员或指定的审批人员进行。
审批人员应对文件内容进行审核，并确保其与公司战略目标和政策的全都性。
2.4 编制和审批过程中，应确保文件的准确性、完整性、清楚性和易读性，并重视文档的格式和排版。
3. 文档发布与掌控3.1 经过审批的管理体系文件应由文档管理员进行发布。
发布内容包含文件的标题、版本、发布日期和适用范围等。
3.2 发布后的管理体系文件应在公司内部网络或其他指定的平台上进行存档，以便全部相关人员能够方便地查阅和使用。
3.3 文档管理员应定期检查已发布的管理体系文件，确保其更新和有效，并及时进行修订或废止。
3.4 全部相关人员应遵守管理体系文件的使用规定，不得任意更改或私自废止文件。
3.5 对于紧要或涉及安全、质量等方面的管理体系文件，应对文件进行加密或设置访问权限，以确保机密性和安全性。
4. 文档更改与废止4.1 如需对已发布的管理体系文件进行更改，应提交更改申请，并经过相应的审批程序。
4.2 更改后的管理体系文件应及时替换原文件，并进行相应的通知或公告。
4.3 已废止的管理体系文件应由文档管理员进行归档，并对废止原因进行记录。
4.4 更改和废止后的文档应及时通知相关人员，并确保其不再使用。
5. 文档培训与沟通5.1 公司应定期对管理体系文件进行培训，以提高相关人员对文件的理解和应用本领。
质量管理体系文件编制规定
质量管理体系文件编制规定1 目的对质量管理体系文件编制的内容、格式及编号方法做出规定，以规范质量管理体系文件管理，实现对各级质量管理体系文件的控制。
2 使用范围适应于公司质量管理体系的质量手册(包括质量方针、质量目标)、程序文件、各种工作手册及质量记录的编制。
3 职责与权限3.1 综合部（人资）负责制定本规定。
3.2 各部门依据本规定，对本部门所归口的质量管理体系文件进行编制。
4 工作程序4.1 各层次文件的内容4.1.1 质量方针、质量目标应包括：a) 公司质量方针。
b) 公司质量目标。
c) 各部门质量目标。
4.1.2 质量手册应包括：a) 标题。
b) 批准页。
c) 目录。
d) 手册说明。
e) 质量管理体系过程和程序文件。
f) 支持性信息的附录(可根据需要取舍)。
4.1.3 程序文件与工作手册应包括：a) 文件编号和标题。
b) 目的。
c) 适用范围。
d) 职责与权限。
e) 工作程序。
f) 相关文件。
g) 质量记录及保存期。
4.2 各层次文件的格式4.2.1 质量手册的格式：质量手册的格式示例4.2.2 程序文件或工作手册(仅限于通用性的工作手册)的格式：程序文件、通用性工作手册格式示例4.3 质量管理体系的要素的编号引用GB/T 19001－2000 idt ISO 9001：2000标准要素。
4.4 部门名称与部门代号a）公司代号为“城建物业”四字的拼音首位：“CJWY”。
b) 公司各部门代号用该部门名称中两个有代表性汉字的拼音首位来表示：4.5 质量管理体系文件的编号方法4.5.1 根据《文件控制程序》要求，将公司四层文件——质量手册，程序文件,工作手册——的文件类别代号分别定为“Ⅰ”、“Ⅱ”、“Ⅲ”4.5.2 质量手册的编码由公司代号、文件类别代号和版本号三部分组成，表达形式如下图。
版本号文件类别代号公司代号4.5.3 程序文件的编码由公司代号、文件类别代号、程序序号、版本号五部分组成，表达形式如下图(见下页)。
体系文件编制准则及注意事项
体系文件编制准则及注意事项一、按文件之间的内在关系，可将质量管理体系文件分为四个层次：●一阶文件：质量手册：描述组织质量管理体系的文件。
●二阶文件：程序文件：为进行某项活动或过程所规定途径的文件。
●三阶文件：作业文件（规范、规定、制度等）：描述具体的作业活动的文件。
●四阶文件：表格、记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
用于追溯、证明以及为采取纠正或预防措施提供依据。
二、文件编制及审批流程：三、程序文件式编写：1.程序文件一般由以下部分组成：目的、范围、职责和权限、定义、程序内容、引用文件、执行记录2.质量管理体系文件在编制时，应遵循以下方面的原则：●符合性：●符合标准的要求；●符合法律法规的要求；●符合组织的质量方针和质量目标；●满足产品特性要求。
●确定性●在描述任何质量活动过程时，必须具有确定性。
即何时，何地、做什么，由谁（部门）来做，依据什么文件，使用什么资源，怎么做，怎么记录等，必须加以明确规定。
排除人为的随意性，保证过程的一致性，确保过程质量的稳定性。
●相容性●质量管理体系文件之间应保持良好的相容性，即不仅要协调一致，不相互矛盾，而且要各自为实现总目标承担相应的任务。
●可操作性●要符合企业实际情况。
具体的控制要求应以满足企业需要为度，而不是越多越好；●要从实际出发，切忌脱离实际，按照外来文件照抄照搬。
●系统性●质量管理体系本是一个由组织架构、程序、过程和资源构成的有机整体。
因此，要站在系统的高度，注意管理的系统方法、过程方法的有效结合，使过程输入、输出、过程之间的界面接口和相互关系，以及文件的层次（支持性）关系，施以有效的控制，使质量管理体系文件形成一个有机的整体。
●精简●节省。
●减少差错。
●降低人员素质和培训要求。
●优化●每个过程都应权衡风险、利益和成本，寻求最佳的平衡。
●研究优化，首先要明确目标，识别约束条件（包括可能的各种负面效应），寻找可能的解决办法，实施最佳的方案。
体系文件 管理制度
体系文件管理制度第一条为了规范公司的管理制度，提高公司的运营效率和管理水平，制定本管理制度。
第二条公司制度文件包括管理制度、职责编制、工作流程和规范，旨在指导公司各级管理人员和员工在工作中依法依规运作。
第三条公司制度文件由公司总经理领导下的专门机构编制，根据公司的实际情况定期修订，并报公司总经理审批。
第四条公司全体员工及相关合作方必须严格遵守公司制度文件的规定，不得违反制度文件规定的规则。
第二章组织结构第五条公司设立董事会、总经理办公会和各部门。
第六条董事会是公司的最高权力机构，负责制定公司的发展战略、决策公司重大事项，并对公司日常经营进行监督。
第七条总经理办公会由公司总经理组成，负责公司日常经营管理事务，并推动公司的战略目标的实现。
第八条各部门负责公司各自领域的业务运作和管理，实行内部管理制度，并将工作成果及时报告公司领导层。
第九条公司内部设立各级管理层级，分工明确，责任到人。
第三章工作职责第十条公司各级管理部门负责全面规划、组织和指导各项工作。
第十一条公司员工应严格按照各自岗位职责开展工作，不得私自干预他人工作。
第十二条公司领导干部应带头遵守公司制度，起到模范作用。
第四章工作流程第十三条公司各级部门应制定工作流程，明确各项工作任务的具体内容、工作流程和时限。
第十四条公司不得使用非法手段进行工作，不得利用职权谋取私利。
第五章规范管理第十五条公司应建立健全规范管理体系，对全体员工进行规范教育和管理。
第十六条公司应建立考核制度，对全体员工的工作绩效进行考核评价。
第十七条公司应建立奖惩制度，对员工的出色表现给予奖励，对违规行为进行惩戒。
第六章组织宣传第十八条公司应建立健全内部宣传机制，及时宣传公司最新政策、措施和规定。
第十九条公司应建立员工参与机制，鼓励员工提出意见和建议，共同促进公司发展。
第二十条公司应建立健全对外沟通机制，与相关合作方保持密切联系，促进合作共赢。
第七章法律责任第二十一条公司制度文件包括管理制度、职责编制、工作流程和规范，违反制度文件规定的各级管理人员将被追究相应的责任。
体系文件编制准则及注意事项
体系文件编制准则及注意事项一、准则1.目标明确：体系文件应明确制定的目标和预期成果，确保文件能够达到规定的目标，并满足相关的法律、法规和标准要求。
2.可行性与可管理性：体系文件应该基于实际可行性和可管理性进行编制，确保能够在实际操作中有效使用和执行。
3.清晰简明：体系文件应具有清晰简明的风格和表达方式，避免使用过多的技术术语和复杂的句子结构，确保文件易于理解和操作。
4.结构完整：体系文件应具有完整的结构和序列，包括引言、目的、范围、定义、要求、程序、流程、责任等部分，确保文件能够系统地反映出相关要点和流程。
5.一致性与连贯性：体系文件应与已有的文件和文件体系保持一致性和连贯性，避免冲突和重复，确保文件能够互相协调和衔接。
6.更新及时：体系文件应定期进行更新和修订，及时反映组织内外环境的变化和要求，确保文件的有效性和适应性。
7.参与全面：体系文件的编制应充分考虑相关方的参与和意见，包括组织内外的人员、部门和利益相关方，确保文件能够得到广泛的认可和支持。
二、注意事项1.确定编制范围：在编制体系文件之前，应明确文件的范围和适用对象，避免对文件的应用产生歧义和偏差。
2.精确使用术语：在编制体系文件过程中，应准确使用相关术语和定义，避免误导和混淆，确保文件表达的准确性和一致性。
3.结合实际情况：在编制体系文件时，应结合实际情况进行分析和编排，避免空泛和夸大，确保文件的可操作性和实用性。
4.考虑流程逻辑：在编制体系文件的流程和程序时，应考虑流程的逻辑性和连贯性，避免出现重复、矛盾或冗余的步骤和要求。
5.合理划分责任：在编制体系文件时，应根据实际情况合理划分相关的责任和职权，避免出现权责不明或过重的情况。
6.引用标准规范：在编制体系文件时，应引用相关的国家标准、行业规范或组织内部的准则和规定，确保文件符合规范要求。
7.建立文档控制机制：在编制体系文件后，应建立相应的文档控制机制，确保文件的更新和修订能够得到有效的管理和追踪。
文件编号及格式编制规定
1.0目的对全公司质量管理体系文件、记录统一编号及格式，便于全公司质量管理体系文件的管理。
2.0适用范围适用于全公司各部门制定质量管理体系文件、记录时的编号及格式。
3.0职责3.1法规部负责监督各部门文件、记录编号及格式是否正确。
3.2各部门按规定对本部门质量管理体系文件、记录进行编号与确定格式。
4.0工作程序4.1质量手册的编号规定AHP/QM质量手册爱厚朴X/Y修订次数版本号4.1.1版本号X：用大写字母A、B、……依次排序如：A/0表示，A版没有修订；B/0表示，B版没有修订。
4.1.2修订次数Y：用1、2、……表示如：A/1表示：A版第一次修订；B/1表示，B版第一次修订。
4.2程序文件的编号规定AHP/QP--××文件序号程序文件爱厚朴4.2.1版次号：同4.1.1。
4.2.2修订状态：同4.1.2。
4.3第三层文件编号规定AHP3-XX-XXX文件序号部门代号4.3.1职能部门代号代号QG XS JS ZG SC CG FG 部门企管部销售部技术部质量部生产部采购部法规部例：AHP3-QG-004含义为：本公司企管部第三层文件：文件序号为004。
4.4第四层次文件（记录）编号规定AHP4-XX -XXX例：AHP4-QG-005含义为：本公司企管部质量记录：记录序号为005。
4.5图纸的编号与工艺文件的编号规定按《产品技术文件的编号规定》执行。
4.6外来文件的编号如果原文件有编号，引用原文件编号加流水号，如无编号按下列执行。
WL—××—×××流水号年度外来文件4.7文件受控号与文件发放号相同4.8文件的修订和修改4.9文件的修订：执行4.1.1、4.1.2规定4.10文件编制要求4.10.1每种文件格式统一，文件一律采用标准A4纸张。
页面上为1.8cm，下为1.8cm，左为2.5cm，右为1.8cm。
4.10.2文件全部用标准宋体字，字符间距为“标准”，行距为“固定值”“22磅”。
质量管理体系文件制度
质量管理体系文件制度一、目的与适用范围本制度旨在规范质量管理体系文件的编制、审核、批准、发布、使用、更改、停用及销毁等环节，确保质量管理工作的有效开展和产品质量的有效控制。
本制度适用于本公司质量管理体系文件的管理。
二、职责与权限1.质量管理部门负责制定、修订质量管理体系文件，并监督执行。
2.各部门负责与本部门相关的质量管理体系文件的编制、审核和实施。
3.质量管理体系文件的具体编制、审核、批准和发布等环节，应当明确责任人并符合公司组织架构和岗位设置。
三、文件的分类与编号1.质量管理体系文件可分为管理类文件、技术类文件和记录类文件。
2.各类文件应按照统一编号规则进行编号，以便于管理和查询。
四、文件的编制与审核1.质量管理体系文件的编制应当符合公司实际情况，充分考虑产品的特性、生产流程、质量控制等因素。
2.文件编制完成后，应当经过相关部门审核，确保文件的正确性和适用性。
3.文件的审核应由相关部门负责人进行，必要时可邀请专家或第三方机构协助审核。
五、文件的批准与发布1.经审核通过的文件，应由公司领导批准后发布。
2.文件发布时应明确文件的生效日期和适用范围，确保相关部门知晓并遵守。
六、文件的使用与更改1.文件的使用应符合规定的程序和要求，确保使用的正确性和有效性。
2.当文件需要更改时，应按照规定的程序进行更改，并重新审核和批准。
3.文件的更改应记录在案，以便于追溯和管理。
七、文件的停用与销毁1.当文件不再适用时，应当按照规定的程序停用，并明确停用日期和原因。
2.停用的文件应当进行标识和管理，防止误用或遗失。
3.当文件需要销毁时，应按照规定的程序进行销毁，并确保销毁过程的安全和环保。
体系文件管理制度
体系文件管理制度
一、总体目标
本文件是指出新建立或修改的文件管理体系的宗旨，目的和职责，致
力于在一个规范化、正式化的环境下，有条不紊地管理公司文件。
二、定义
文件管理包括：文件的编制、审核、校对、使用、存储、保护和销毁
等工作，其目的是有效利用，保证文件的完整、有效、科学、安全、高效
管理。
三、文件管理体系
1.文件的编制
人力资源部将根据业务需求，严格按照政策和规定，制定文件编制规则，对所需文件进行编制，完善文件制作的各项细节。
2.文件的审核
文件审核人严格按照文件审核规则，审核每一个文件，包括文件格式、文字、内容等，确保文件完整、有效。
3.文件的校对
文件校对人将仔细核对文件内容，包括文字的排列顺序、内容和格式，确保文件的准确性和完整性，并及时发现错误，及时进行纠正。
4.文件的使用
所有文件都必须有明确的使用权限，并要求使用者严格遵守公司有关文件使用的规定，以确保文件的安全有效使用。
5.文件的存储
文件存储必须严格按照规定进行，设立文件管理制度，建立合理的文件存储系统，根据文件的价值，采取不同的存储方式，保证文件传输的迅速有效。
6.文件的保护。
公司体系文件的管理制度
第一章总则第一条为规范公司体系文件的管理，确保体系文件的完整、准确、有效，提高公司管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有体系文件，包括但不限于质量管理体系文件、环境管理体系文件、职业健康安全管理体系文件等。
第三条公司体系文件的管理遵循以下原则：1. 全面性：体系文件应涵盖公司所有业务领域，确保全面覆盖；2. 实用性：体系文件应具有可操作性和实用性，便于员工理解和执行；3. 及时性：体系文件应保持最新状态，及时更新和完善；4. 保密性：体系文件应加强保密管理，防止泄露。
第二章体系文件的编制第四条体系文件的编制应遵循以下程序：1. 需求分析：各部门根据自身业务需求，提出体系文件编制计划；2. 编制小组：由相关部门负责人和具备相应专业知识的人员组成编制小组；3. 文件编制：编制小组根据需求分析，编制体系文件初稿；4. 审核修订：初稿完成后，经编制小组审核，提交相关部门负责人审核，并进行修订；5. 发布实施：经审核通过后，正式发布体系文件，并实施。
第三章体系文件的修订第五条体系文件修订应遵循以下程序：1. 发现问题：各部门在日常工作中发现体系文件存在缺陷或不符合要求时，应及时提出修订建议；2. 修订小组：由相关部门负责人和具备相应专业知识的人员组成修订小组；3. 文件修订：修订小组根据修订建议，对体系文件进行修订；4. 审核发布：修订完成后，经审核通过后，正式发布修订后的体系文件。
第四章体系文件的培训第六条公司应定期对员工进行体系文件培训，确保员工了解和掌握体系文件的要求。
第七条培训内容应包括：1. 体系文件概述；2. 体系文件的要求和标准；3. 体系文件的执行和改进。
第五章体系文件的保密管理第八条公司应加强体系文件的保密管理，防止泄露。
第九条体系文件的保密措施包括：1. 限制查阅：体系文件仅限于相关人员查阅；2. 严格保管：体系文件应妥善保管，防止丢失或损坏；3. 保密协议：与外部合作单位签订保密协议，确保体系文件安全。
体系文件编制准则及注意事项
体系文件编制准则及注意事项体系文件是组织中重要的管理工具，对于确保组织的运作顺利以及质量管理体系的有效实施起着至关重要的作用。
编写体系文件需要按照一定的准则和注意事项进行，以确保文件的准确性和可操作性。
下面是体系文件编制的一些准则和注意事项，供参考。
一、准则1.适用性：体系文件应根据实际情况编制，考虑到组织的规模、性质、业务范围等因素，确保文件的适用性和可操作性。
2.简洁明了：体系文件应言简意赅，尽量使用简洁明了的语言，避免出现冗长复杂的表述，以提高文件的可读性和理解性。
3.一致性：体系文件应与已有的体系文件相一致，确保文件之间的关联性和一致性，避免出现矛盾和混乱。
4.完整性：体系文件应包含完整的内容，覆盖相关的管理要求和实施细节，确保文件的完整性和完备性。
5.可测量性：体系文件应具备可测量性，即要求明确、可以衡量和验证，以确保文件的可操作性和有效性。
6.决策导向：体系文件应遵循决策导向的原则，即提供明确的指导和决策依据，帮助组织做出正确的决策。
7.格式规范：体系文件应按照统一的格式进行编制，包括文件编号、名称、版本号、生效日期等信息，以便于管理和更新。
二、注意事项1.遵循法律法规：在编写体系文件时，必须遵循相关的法律法规要求，确保文件的合法性和合规性。
2.参考标准：编写体系文件时，可以参考相关的标准、规范和最佳实践，以确保文件的标准化和规范化。
3.充分沟通：在编写体系文件之前，需要与各个部门和相关人员进行充分的沟通和协商，确保文件的准确性和共识性。
4.审查验证：完成体系文件的初稿后，应进行适当的审查和验证，包括内部审查和外部评审，以确保文件的可行性和有效性。
5.及时修订：体系文件应随着组织的变化和发展进行及时的修订和更新，确保文件的持续适用性和有效性。
6.培训意识：编写体系文件的工作人员应具备一定的培训意识和技能，以提高文件的质量和有效性。
7.管理检查：体系文件的管理应进行定期的检查和评估，检查其实施情况和效果，并及时调整和改进。
管理体系文件编号规则
4.1.3作业文件（代号：W）
4.1.4质量记录(代号:QR）
4.2质量体系文件编写的标识和结构
4.2.1质量手册
4。2。1.1标识
OY--QM—XX
顺序号（以数字表示）
质量手册代号
公司名称代号
4.2。1.2结构
1）封面
2）目录
3）修改控制
4）总经理声明
5）概述
6）手册简介
HBAL——PXXX
顺序号（以数字表示)
程序文件代号
公司名称代号
.2.2结构
a.封面
b.正文
1.目的
2.范围
3.定义
4.职责
5.工作程序
6.相关文件
7.使用记录
4.2.3作业文件
作业文件是指图纸、作业标准、作业指导书、工艺规程、检验规范、设备操作规程等。其结构格式原则上不求统一，但同一性质的作业文件结构上要一致。
4。2。3.2.12“⑿”处描述该文件要求的相关记录；
4。2。3.2.13“⒀";处为编制该份文件的人员签名，签名时需附上日期；
4.2。3。2.13“⒁"处为审核该份文件的人员签名,签名时需附上日期,审核人员在审核文件时不应只草草签字了事，应该对文件要求的合理性和文件结构进行严谨的审查；
4。2。3。2。13“⒂"处为文件批准人的签字,签名时需注明日期,文件批准人只需对文件结构作审查，详细内容可以不考虑.
1. 目的
为了正确地指导制定质量体系文件，使编制的质量体系文件的标识、结构与格式系统协调,以利于文件管理，确保质量体系的有效运行.
2.范围
本导则适用于本企业体系文件的编制。
3.职责
质量部负责本导则的编制和管理,各相关部门负责本导则的实施。
质量管理体系文件的管理规定
文件审查与评估流程
文件审查与评估应遵循规定的流程，以确保过程的透明和公正。 流程应包括提出申请、审查、评估、修改和批准等环节。
审查与评估过程中应保持记录，并确保相关证据的可追溯性。
05
文件更新与修订规定
文件更新时机
组织结构调整时
当组织结构发生重大调整时，需要对相 关文件进行更新以反映新的组织结构。
文件使用规定
文件使用应遵循授权范围，不得越权 使用。
对文件中的保密内容，使用者应严格 保密，不得随意泄露。
使用文件时应做好登记，记录文件名 称、编号、版本号、使用时间等信息 。
使用过程中应保持文件的完整性，不 得随意涂改、损毁。
文件保管责任
各部门负责各自文件 的保管，并确保文件 的完整性。
文件的保管应确保其 不被泄露、遗失或损 毁。
文件编号组成
质量管理体系文件的编号应包括企业标识、文件类别、文 件序号和版本号等部分。
企业标识规则
企业标识应能反映企业的特点，一般采用企业简称或全称 拼音的首字母组合而成。
文件类别标识
不同类型的文件应使用不同的标识，如“QP”表示程序 文件，“WI”表示作业指导书，“QR”表示记录表格等 。
03
பைடு நூலகம்文件使用与保管规定
01
对每个文件的更新和修订过程建立档案，记录更新和修订的原
因、时间和内容等信息。
定期备份
02
对文件更新与修订档案进行定期备份，确保记录的安全性和完
整性。
查阅权限控制
03
对文件更新与修订档案的查阅权限进行控制，确保只有相关人
员可以查阅和了解文件更新和修订情况。
06
文件管理制度的监督与执 行
文件管理制度的宣传与培训
企业内部管理体系文件编制指南
企业内部管理体系文件编制指南标题：企业内部管理体系文件编制指南简介：企业内部管理体系文件是组织内部管理的重要组成部分，它对流程、政策和规章制度的制定和执行起着关键作用。
本文将为你提供一份详细的企业内部管理体系文件编制指南，帮助你了解如何有效地编写和管理这些文件，以提高组织的管理效能。
第一章：引言1.1 管理体系文件的定义和重要性1.2 管理体系文件编制的目的和原则1.3 本指南的结构和使用说明第二章：准备工作2.1 确定编制管理体系文件的目标和范围2.2 评估现有文件和流程2.3 制定编制管理体系文件的时间计划和项目团队第三章：文件编制规划3.1 确定文件的类型和层级3.2 制定文档编号和版本控制方案3.3 设定文件编写和审核的流程第四章：文件编写4.1 根据文件类型确定内容和结构4.2 编写清晰、简洁的管理体系文件4.3 规范术语和表达方式4.4 使用图表和示例提升可读性第五章：文件审核与批准5.1 确定审核人员和程序5.2 进行内部审核和评估5.3 确定文件的批准程序第六章：文件发布与管理6.1 制定文件发布计划和方式6.2 确保文件的易获取性和可用性6.3 管理和更新已发布的文件第七章：文件培训与传达7.1 设计针对管理体系文件的培训计划7.2 确保全员了解和理解文件内容7.3 定期进行文件使用效果的评估和反馈第八章：总结与回顾8.1 对企业内部管理体系文件编制的重要性进行总结8.2 回顾编制过程中的挑战和解决方案8.3 提供对文件编制管理的展望和建议观点和理解：作为我对企业内部管理体系文件编制的观点和理解，我认为这项任务要求系统思考和深入了解组织的内部管理。
在编写管理体系文件时，应综合考虑组织的战略目标、流程需求以及法律法规等方面，并确保文件的可读性和可操作性。
此外，管理体系文件的编制应与组织内部的培训和沟通等工作相结合，以实现文件的有效实施和推广。
总结：企业内部管理体系文件编制是一项重要且复杂的任务，需要系统性的规划和执行。
管理体系文件编制规定
1目的为了建立、完善****有限公司项目（以下简称***项目）管理体系，确定其管理体系文件（简称文件）编写的方法、要求，形成统一的***项目文件编制基本格式（模板），特制定本规定。
2适用范围本规定要求的文件编制基本格式和编号适用于***项目管理体系文件及技术标准，管理体系运行需发生的执行（作业）文件/记录的应用格式可在各部门编制的管理体系文件中统一进行设计、确定。
注：**集团或***有限公司确定的文件/记录格式，应按其要求执行。
3文件基本构成格式3.1文件幅面文件的幅面采用竖向A4规格（宽度21cm、高度29.7cm），文字限定在上边距2.5cm、左边距3cm、右边距2.5cm、下边距2.5cm区间范围（版式为：页眉1.5cm、页脚1.5cm），应用表格、图示可采用竖向A4及横向A4或A3规格的任一形式。
3.2文件封面文件封面基本由***有限公司全称、文件编号、命题、密级、版号、批准/执行日期、发表范围、编制部门、形成文件效力的签署等多项内容组成。
参见附图“管理体系文件封面格式”（P03-01-T1）。
注：文件密级标识选择采用符号“■”表示。
管理体系文件的发表批准权限及密级确定准则见《文件与记录控制程序》（CCSC-P03-02）。
3.3文件会签页管理体系文件涉及多部门执行和应用时,编制部门在文件报批前，可根据影响程度、范围因素征求相关部门意见，意见一致后由相关部门在文件会签表中签署。
参见附图“管理体系文件会签页格式”（P03-01-T2）。
3.4文件目录页管理体系文件应设置单独的目录页。
目录通常只表达章的标题及所在页码，标题与页码之间用符号“……”连接，并采用自动编辑功能。
参见附图“管理体系文件目录页格式”（P03-01-T3）。
3.5文件正文页文件正文页内容由标有文件编号、命题及页码（采用自动编辑功能）的页眉及文字表达内容组成。
参见附图“管理体系文件正文页格式”（P03-01-T4）。
4文件编制要求4.1文件命题文件命题应明确、简洁、清晰地反映管理工作、活动或技术事项的主题。
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1目的为了建立、完善****有限公司项目（以下简称***项目）管理体系，确定其管理体系文件（简称文件）编写的方法、要求，形成统一的***项目文件编制基本格式（模板），特制定本规定。
2适用范围本规定要求的文件编制基本格式和编号适用于***项目管理体系文件及技术标准，管理体系运行需发生的执行（作业）文件/记录的应用格式可在各部门编制的管理体系文件中统一进行设计、确定。
注：**集团或***有限公司确定的文件/记录格式，应按其要求执行。
3文件基本构成格式3.1文件幅面文件的幅面采用竖向A4规格（宽度21cm、高度29.7cm），文字限定在上边距2.5cm、左边距3cm、右边距2.5cm、下边距2.5cm区间范围（版式为：页眉1.5cm、页脚1.5cm），应用表格、图示可采用竖向A4及横向A4或A3规格的任一形式。
3.2文件封面文件封面基本由***有限公司全称、文件编号、命题、密级、版号、批准/执行日期、发表范围、编制部门、形成文件效力的签署等多项内容组成。
参见附图“管理体系文件封面格式”（P03-01-T1）。
注：文件密级标识选择采用符号“■”表示。
管理体系文件的发表批准权限及密级确定准则见《文件与记录控制程序》（CCSC-P03-02）。
3.3文件会签页管理体系文件涉及多部门执行和应用时,编制部门在文件报批前，可根据影响程度、范围因素征求相关部门意见，意见一致后由相关部门在文件会签表中签署。
参见附图“管理体系文件会签页格式”（P03-01-T2）。
3.4文件目录页管理体系文件应设置单独的目录页。
目录通常只表达章的标题及所在页码，标题与页码之间用符号“……”连接，并采用自动编辑功能。
参见附图“管理体系文件目录页格式”（P03-01-T3）。
3.5文件正文页文件正文页内容由标有文件编号、命题及页码（采用自动编辑功能）的页眉及文字表达内容组成。
参见附图“管理体系文件正文页格式”（P03-01-T4）。
4文件编制要求4.1文件命题文件命题应明确、简洁、清晰地反映管理工作、活动或技术事项的主题。
4.2文件层次正文层次的编排用表4.2.所示格式。
表4.2 层次代号及说明管理体系文件内容编制可按“章”、“节”、“条”、“款”、“项”设置五个层次。
“章”、“节”通常只作标题设置，文字内容用正文另起行表达；“条”、“款”、即可以设置为标题(文字内容则另起行表达)，也可以直接用以表达文字内容，但属于同一标题层次下时，应用方法应保持一致；“项”一般只用以表达文字内容。
4.3文件层次标识“章”的标识采用一位阿拉伯数字排序；“节”、“条”的标识分别采用二位和三位阿拉伯数字，并在前一位数字右下角处加圆点排序；“款”的标识采用一位阿拉伯数字加整括号排序；“项”的标识采用小写英文字母加半括号排序。
4.4标题设置原则本文件仅对“章”层次的标题设置排序要求，“目的”、“适用范围”及“术语、定义”(如有的话)的标题必须设置在前，“相关文件”及“附件、附表、附图”（如有的话）必须设置在最后。
其排序示意如下：1 目的2 适用范围3 术语、定义（根据需要设置）4 内容标题5 ………6 ………7 文件与记录要求8 相关文件9 附件（根据需要设置）10 附表（根据需要设置）11 附图（根据需要设置）4.5文件内容要求4.5.1管理体系文件编制应充分表达策划的工作方法、资源需求、流程界面、职责权限及必须的记录要求，叙述各项工作（活动）事项的职责、要求、过程、关系、资源、方法要具有可操作、可实施性；技术性内容必须成熟、可靠。
4.5.2与相关文件的内容相协调，防止重复和相互冲突矛盾。
4.5.3标准条文应准确、简明、通俗易懂，避免产生不易理解或不同理解的可能性。
必要时，可以通过表或图示来简化或补充文字叙述。
4.5.4引用相关文件时，应注明文件命题的全称和编号。
4.5.5引用、转化外部组织管理规章、制度时，必须结合公司实际情况进行鉴别、筛选。
4.5.6文件中的符号、计量单位表示应符合国家的有关法令和标准的规定。
4.5.7数值应采用阿拉伯数字表示，但在文字叙述中，对于1～10的数字可采用汉语文字表示。
例如：“三维空间”、“四方形”。
4.6图示、表、公式、注释4.6.1图示(1)文件中的图示应有名称并设置在图的下方居中位置；(2)文件图示应有编号，编号按图示所在的“章”、“节”、“条”层次编号前加“图”表示，设置在图名左侧位置。
当一个层次中有多个图示时，可在层次编号后再加序号（数字）。
如：图 4.6.1-1、图 4.6.1-2、……；(3)当多个图示使用同一个图名时，各分图下居中位置还应分别顺序标注加全括号的小写英文字母。
如：（a）、（b）、（c）……；(4)图示应设置在有关层次内容后面。
当文件内容引用图示时，应指出相应编号。
4.6.2表(1)文件中的表格应有名称并设置在表的上方居中位置；(2)文件表格应有编号，编号按表格所在的“章”、“节”、“条”层次编号前加“表”表示，设置在表格左上侧位置。
当一个层次中有多个表格时，可在层次编号后再加顺序号（数字）。
如：表4.6.2-1、表4.6.2-2、……；(3)表格应排在有关层次内容后面。
当文件内容引用表格时，应指出相应编号；(4)表格可根据实际情况横向或竖向设置。
当表格跨页时，其内容标示栏应在每页上端重现。
4.6.3公式(1)文件中如有应用公式应有名称并设置在公式的左侧位置；(2)公式应排在有关条文的后面居中设置；(3)公式中符号和计量单位释义应在公式下端左侧予以注释。
4.6.4注释针对条文的“注释”可在条文下方列出。
“注释”中不得再出现图示、表和公式。
5文字与书写统一格式要求5.1字体规格及图标封面中公司名称为：宋体中文字体、字号为“小一”规格加粗。
英文为：Times New Roman字型，通常字规格为“五号”。
中煤图标锁定比例是：20mm。
文件名称为：宋体中文字体、字号为“二号”规格加粗。
附件中的页眉格式、字体及图标大小说明：纵向：宋体中文字体、字号为“三号”规格加粗。
英文为：Times New Roman字型，通常字规格为“六号：。
中煤图标锁定比例是：12mm。
横向：宋体中文字体、字号为“二号”规格加粗。
英文为：Times New Roman字型，通常字规格为“五号”，中煤图标锁定比例是：14mm。
也可以引用附件中的表格。
管理体系文件表达内容的文字通常使用宋体中文，字号为“小四”规格；注、说明的文字使用宋体中文，字号为“五号”；目录中各章题序及标题用宋体中文四号字；图、表中的文字可视适宜情况自行设置。
需要使用英文时，采用Times New Roman 字型，通常字规格为“12”。
5.2文件书写格式“章”、“节”、“条”左起顶格书写，“章”的制表位为0.6cm、行距为1.25倍，段前0.3行，段后0.2行；“节”的制表位置为0.9cm、行距为1.25倍，段前0.25行，段后0.2行；“条”、“款”、“项”的制表/缩进位置为1.4cm，行距为1.25倍，段前/段后0.15行。
正文采用中文表达时,首行缩进两个字符，行距为1.25倍，段前、段后均为0.15行；除图、表、公式及其名称、注解外，正文内容均采用两端对齐方式。
页眉、页码除封面页外，各页均应加页眉，字号为五号宋体。
页眉均为管理体系文件的编号、文件名称、和**集团标识“”。
页码从正文页“目的”、“适用范围”及“术语、定义”······开始，直至“相关文件”及“附件、附表、附图”页结束，用五号阿拉伯数字编连续码，页码位于页脚居中。
如: 第X 页 共X 页。
封面页、目录页、会签页及附表、附图不编入页码。
5.3 中煤集团标识应用管理体系文件或执行文件格式文本设计中若需应用**集团标识时，应锁定其高宽比为0.7（若范本格式设计仅限于提供项目合作、参建组织使用时，则不必加此标识）。
6 管理体系文件编号为形成文件编号规律并确保唯一性准则，各职能部门编制的管理体系文件编号应采用以下组合层次的不变及可变代码标识，其定义如下：CCSC - X XX - XX表 6-1 管理体系文件分类代码标识及定义分类代码分类定义 文件分类释义说明 C 项目生产管理体系 项目运行管理应用执行规程，文件表述的管理要求、活动、内容或事项将由项目组织机构发起、开展或组织实施。
H项目HSE 管理体系 项目HSE 运行管理应用执行规程, 文件表述的HSE 管理要求、活动、内容或事项将由项目组织机构发起、开展或组织实施。
P 项目管理体系 项目项目建设管理应用执行规程，文件表述的管理要求、活动、内容或事项将由各项目部组织机构发起、开展或组织实施。
必要时，还须通过项目部提供有关设计、承包商、监理、检测及其他项目参建、服务单位共同执行。
T 项目技术标准体系 项目技术标准，文件内容仅定义技术性的要求、规定。
表 6-2 管理体系文件分项代码标识及定义分项标识 部门名称 部门代码 分项标识 部门名称 部门代码 分项标识 部门名称 部门代码 01项目管理部 PMD 05 技术管理部 TMP 09 生产准备部 OPD 02 HSE 部 HSE 06 采购管理部 PRO 10 项目财务部 PFD文件分项代码标识(见表 6-2) 中煤陕西公司煤化工项目简写代码标识 文件顺序号代码标识(01～n) 文件分类代码标识(见表 6-1)7 附件、附表和附图管理体系文件确定的管理工作、活动在实施过程中，若有形成执行文件/记录的要求时，应在管理体系文件编制时，统一设计应用的格式范本（如：应用文本、表、图示等）,并作为“附件”、“附表”和“附图”附于管理体系文件之后，随管理体系文件的批准得到应用许可。
为了便于鉴别应用格式范本的使用效力，本文件对其设计了编号组合层次及标识定义如下：X XX - XX - X X注：附件、附表的格式文本号通常设置于格式文本的左上方，实际使用时仍予以保留；附图的格式文本号及名称通常设置于格式文本的页脚居中，实际使用时不需保留。
8 文件的签署及审批管理体系文件更新采取升版方式区分被替代、废止文件，版次号标识按阿拉伯数字1、2 ～ n 排序规律更替。
9 文件效力标识通过文件上反映现行版本受控状态的特定标识（版次、签署、日期），以识别、确认文件是经授权人在受控状态下批准发表用于执行的有效版本。
10 相关文件《文件与记录控制程序》（CCSC-P03-02）。
11 附图P03-01-T1 “管理体系文件封面格式”；P03-01-T2 “管理体系文件会签页格式”；P03-01-T3 “管理体系文件目录页格式”；P03-01-T4 “管理体系文件正文页格式”文件顺序号代码标识 文件分项代码标识(见表6-2) 应用格式文本顺序号标识(01～ n) 应用格式文本特性标识[J(附件)/ B(附表) /T(附图)] 文件分类代码标识(见表6-1)。