管理体系文件编制规定

1目的

为了建立、完善****有限公司项目（以下简称***项目）管理体系，确定其管理体系文件（简称文件）编写的方法、要求，形成统一的***项目文件编制基本格式（模板），特制定本规定。

2适用范围

本规定要求的文件编制基本格式和编号适用于***项目管理体系文件及技术标准，管理体系运行需发生的执行（作业）文件/记录的应用格式可在各部门编制的管理体系文件中统一进行设计、确定。

注：**集团或***有限公司确定的文件/记录格式，应按其要求执行。

3文件基本构成格式

3.1文件幅面

文件的幅面采用竖向A4规格（宽度21cm、高度29.7cm），文字限定在上边距2.5cm、左边距3cm、右边距2.5cm、下边距2.5cm区间范围（版式为：页眉1.5cm、页脚1.5cm），应用表格、图示可采用竖向A4及横向A4或A3规格的任一形式。

3.2文件封面

文件封面基本由***有限公司全称、文件编号、命题、密级、版号、批准/执行日期、发表范围、编制部门、形成文件效力的签署等多项内容组成。参见附图“管理体系文件封面格式”（P03-01-T1）。

注：文件密级标识选择采用符号“■”表示。管理体系文件的发表批准权限及密级确定准则见《文件与记录控制程序》（CCSC-P03-02）。

3.3文件会签页

管理体系文件涉及多部门执行和应用时,编制部门在文件报批前，可根据影响程度、范围因素征求相关部门意见，意见一致后由相关部门在文件会签表中签署。参见附图“管理体系文件会签页格式”（P03-01-T2）。

3.4文件目录页

管理体系文件应设置单独的目录页。目录通常只表达章的标题及所在页码，标题与页码之间用符号“……”连接，并采用自动编辑功能。参见附图“管理体系文件目录页格式”（P03-01-T3）。

3.5文件正文页

文件正文页内容由标有文件编号、命题及页码（采用自动编辑功能）的页眉及文字表达内容组成。参见附图“管理体系文件正文页格式”（P03-01-T4）。

4文件编制要求

4.1文件命题

文件命题应明确、简洁、清晰地反映管理工作、活动或技术事项的主题。

4.2文件层次

正文层次的编排用表4.2.所示格式。

表4.2 层次代号及说明

管理体系文件内容编制可按“章”、“节”、“条”、“款”、“项”设置五个层次。“章”、“节”通常只作标题设置，文字内容用正文另起行表达；“条”、“款”、即可以设置为标题(文字内容则另起行表达)，也可以直接用以表达文字内容，但属于同一标题层次下时，应用方法应保持一致；“项”一般只用以表达文字内容。

4.3文件层次标识

“章”的标识采用一位阿拉伯数字排序；“节”、“条”的标识分别采用二位和三位阿拉伯数字，并在前一位数字右下角处加圆点排序；“款”的标识采用一位阿拉伯数字加整括号排序；“项”的标识采用小写英文字母加半括号排序。

4.4标题设置原则

本文件仅对“章”层次的标题设置排序要求，“目的”、“适用范围”及“术语、定义”(如有的话)的标题必须设置在前，“相关文件”及“附件、附表、附图”（如有的话）必须设置在最后。其排序示意如下：

1 目的

2 适用范围

3 术语、定义（根据需要设置）

4 内容标题

5 ………

6 ………

7 文件与记录要求

8 相关文件

9 附件（根据需要设置）

10 附表（根据需要设置）

11 附图（根据需要设置）

4.5文件内容要求

4.5.1管理体系文件编制应充分表达策划的工作方法、资源需求、流程界面、职责权限及必须的记录要求，叙述各项工作（活动）事项的职责、要求、过程、关系、资源、方法要具有可操作、可实施性；技术性内容必须成熟、可靠。

4.5.2与相关文件的内容相协调，防止重复和相互冲突矛盾。

4.5.3标准条文应准确、简明、通俗易懂，避免产生不易理解或不同理解的可能性。必要时，可以通过表或图示来简化或补充文字叙述。

4.5.4引用相关文件时，应注明文件命题的全称和编号。

4.5.5引用、转化外部组织管理规章、制度时，必须结合公司实际情况进行鉴别、筛选。

4.5.6文件中的符号、计量单位表示应符合国家的有关法令和标准的规定。

4.5.7数值应采用阿拉伯数字表示，但在文字叙述中，对于1～10的数字可采用汉语文字表示。例如：“三维空间”、“四方形”。

4.6图示、表、公式、注释

4.6.1图示

(1)文件中的图示应有名称并设置在图的下方居中位置；

(2)文件图示应有编号，编号按图示所在的“章”、“节”、“条”层次编号前加“图”表示，设置在图名左侧位置。当一个层次中有多个图示时，可在层次编号后再加序号（数字）。如：图 4.6.1-1、图 4.6.1-2、……；

(3)当多个图示使用同一个图名时，各分图下居中位置还应分别顺序标注加全括号的小写英文字母。如：（a）、（b）、（c）……；

(4)图示应设置在有关层次内容后面。当文件内容引用图示时，应指出相应编号。

4.6.2表

(1)文件中的表格应有名称并设置在表的上方居中位置；

(2)文件表格应有编号，编号按表格所在的“章”、“节”、“条”层次编号前加“表”表示，设置在表格左上侧位置。当一个层次中有多个表格时，可在层次编号后再加顺序号（数字）。如：表4.6.2-1、表4.6.2-2、……；

(3)表格应排在有关层次内容后面。当文件内容引用表格时，应指出相应编号；

(4)表格可根据实际情况横向或竖向设置。当表格跨页时，其内容标示栏应在每页上端重现。

4.6.3公式

(1)文件中如有应用公式应有名称并设置在公式的左侧位置；

(2)公式应排在有关条文的后面居中设置；

(3)公式中符号和计量单位释义应在公式下端左侧予以注释。

4.6.4注释

针对条文的“注释”可在条文下方列出。“注释”中不得再出现图示、表和公式。5文字与书写统一格式要求

5.1字体规格及图标

封面中公司名称为：宋体中文字体、字号为“小一”规格加粗。英文为：Times New Roman字型，通常字规格为“五号”。中煤图标锁定比例是：20mm。文件名称为：宋体中文字体、字号为“二号”规格加粗。

附件中的页眉格式、字体及图标大小说明：纵向：宋体中文字体、字号为“三号”规格加粗。英文为：Times New Roman字型，通常字规格为“六号：。中煤图标锁定比例是：12mm。横向：宋体中文字体、字号为“二号”规格加粗。英文为：Times New Roman字型，通常字规格为“五号”，中煤图标锁定比例是：14mm。也可以引用附件中的表格。

管理体系文件表达内容的文字通常使用宋体中文，字号为“小四”规格；注、说明的文字使用宋体中文，字号为“五号”；目录中各章题序及标题用宋体中文四号字；图、表中的文字可视适宜情况自行设置。需要使用英文时，采用Times New Roman 字型，通常字规格为“12”。

5.2文件书写格式

“章”、“节”、“条”左起顶格书写，“章”的制表位为0.6cm、行距为1.25倍，段前0.3行，段后0.2行；“节”的制表位置为0.9cm、行距为1.25倍，段前0.25行，段后0.2行；“条”、“款”、“项”的制表/缩进位置为1.4cm，行距为1.25倍，段前/段后0.15行。

正文采用中文表达时,首行缩进两个字符，行距为1.25倍，段前、段后均为0.15行；除图、表、公式及其名称、注解外，正文内容均采用两端对齐方式。

页眉、页码

除封面页外，各页均应加页眉，字号为五号宋体。页眉均为管理体系文件的编号、文件名称、和**集团标识“”。