物业管理前期介入_开业前的筹备工作计划表(20150118版)

2）
电梯（电梯的选型、通风、运力、安全监控、装潢等提 建议）
3）
弱电系统（智能化系统功能、安防、BAS系统、停车场 管理、电梯桥厢、监控中心配置等建议
4）
给排水系统（绿化水源预留、对给水设备选型、电梯井 排水、设置相关计量水表等提建议）
5）
空调系统（空调负荷、供冷分配、公共区域空调配置、 中央空调循环水处理、空调系统计量建议）
21、房屋接管验收标准（建设部） 10、公共设施验收记录表 11、单元验收记录表 12、接收锁匙登记表
13、锁匙借用登记表
22、业主公约、业户手册、装修手 册
14、遗漏工程记录表
23、业主收楼确认书（一式两份） 15、业主/用户联络资料登记表
24、业主公约签署表
16、住户证/临时出入证申请表
17、锁匙托管承诺书（如有遗漏 工程） 18、业户投诉记录表
A 锁匙柜 B 锁匙扣 C 贴印房号标签（贴在锁匙扣上） D 编制接收锁匙表格 3） 核对、接收并管理所有单元锁匙 4） 准备资料文件袋 A 备齐资料文件袋 B 备齐车位资料文件袋 C 准备有关证件
D 准备交楼需具备的有关证书
E 落实交楼期间接待处与交楼处各人员工作编排及演练
5） 准备便民服务资料（服务手册先行编稿） A 无偿服务项目 B 有偿服务项目
A 产权资料 B 技术资料 C 开发商原有装修标准及承诺的优惠条件资料 5） 各项接管验收表格准备 6) 接管验收的培训
4
参与接管验收工作(发展商先完成与承建商竣工验收工 作)
5 根据合约条款与产权方、入驻方协定交楼具体事宜
6 联系并落实交接租户资料事宜
7 协助确定各类区域标识及证件式样 对相关物品选样制作（包括交楼当日各类指示牌、公共
6）
其他方面（外立面维护设备或设施设置、设备及设备房 标识建议）
2 建立工程部管理制度及操作程序
3 联系并落实工程图纸交接事宜
4 接管验收工作的开展(竣工验收工作前后)
联同客户服务中心与公司工程部对公共设施、公共区域 5 及单元内部进行初检工作，提交遗漏工程整改报告
6 跟进并反馈遗漏工程的执漏工作进度
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7）
客户服务中心基层员工面试及聘用（物管、清洁、安 管）
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8） 工程部基层员工面试及聘用（土建、给排水、强弱电） √ √ √ √ √ √
9） 其他工作人员面试及聘用（文员、助理、财务人员等） √ √ √ √ √ √
10） 员工培训计划制定
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11） 各部门管理层Leabharlann Baidu员入职培训
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30、其他相关之物业验收证明文件 27、停车场交接班记录表
31、小区物业管理公司工商营业执 照、税务登记证
2） 消防安全知识 3） 灭火自救和救人的基本技能知识 4） 报警知识和紧急疏散逃生知识 5） 安全防范知识 6） 紧急事件处理知识 7） 环保绿化知识
四、 工程部门 1 工程前期介入
1）
电力系统（电力分配、外墙、园林照明、车库照明、楼 梯照明、设置电表、设备控制等提建议）
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32、小区物业管理公司资质证书
33、户口迁入须知 34、通邮地址及邮编
28、有线电视开户登记表
29、代业主办理电话统计表 30、燃气办理入户及预约点火登 记表 31、代订报刊（若有）登记表
5 采购各类办公物品及器械
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《业户手册》 《装修指南》 《装饰装修服务协议》 《停车场服务协议》 《车辆保管合同》
6
交付期间现场布置及物品器材准备（包括公共卫生间内 用品配备）
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7
落实公司注册的营业执照、资质证书、收费许可证、税 √ √ √
务登记等办理手续
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营业执照正副本、组织代码证 税务登记、劳动关系等
《交收楼程序》
2 制定内外部文件档案编号及格式
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《各部门管理制度》
主要相关表格及文件
求职申请表 应聘人员面试评估 面试记录表 职员状况表 考勤记录 文具领用登记表
文员登记表 员工离职工作交接情况表 会议\培训签到表 其他格式表格
3 各项人事行政管理制度制定及讨论审批
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4 管理制度文件 1） 制定各类制度文件的内容(初稿与确认稿) 2） 与印刷单位联系印刷表单 3） 完成各类文件及常用操作表格的印刷
32、代订牛奶（若有）登记表
35、装修加班施工申请书 36、客户搬迁及装修规限
33、业户投诉意见登记表 34、业户投诉处理联系单
35、维修单 36、装修人员出入证
37、装修许可证 38、动火许可证 39、装修工作证申请表 40、装修许可证登记表
41、动火申请审批表 42、施工物品进场登记表 43、装修余泥清运许可证 44、防火责任人登记表
7
对物业整体工程进行复检工作，提交复检报告：如仍有 遗漏工程，继续跟进拾漏工作
8 落实交楼日协助验楼的各工程人员分工编排
9 核对公共区域及单元水、电表，完成错表整改工作
10
落实交收楼现场及周边（包括临时停车场地）的水电供 应及照明安排工作
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5）
监督保洁,绿化公司对各岗位人员进行交楼前业务、服 务意识培训
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9 跟进交收楼前后的清洁及绿化维护工作
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10
配合工程部与业主方商讨遗漏工程处理方案并进行初 检,复检工作和遗漏工程跟进处理工作
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11 交楼当日文件及物品的准备 1） 与工程部门落实锁匙交收日期 2） 接收锁匙物品的准备
8 落实物管预算报批事宜
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与专项机构：供水、供电、排污、环卫、公安局（门牌 9 号码）、消防局、邮政、有线电视、电信等部门联系接 √ √ √
洽业务事宜
10
与保险公司洽商购买公众责任险\财产一切险\雇主责任 险等险种
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11 物价局停车收费报批
1）
落实停车管理费收费标准申报物价局手续及收费许可证 等收费证书的领取
2） 准备收取停车管理费需具备的政府文件
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12 完善管理及办公条件 1） 管理用房安排及布局装修 2） 员工宿舍落实安排及布置 3） 准备管理用物资装备
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二、 财务部门 1 财务工作制度(初稿和确认稿)
2 电脑操作及管理 1） 财务软件上线 2） 财务软件操作培训
一 综合管理部
1 人员管理
1） 管理架构之制定及讨论确定
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2） 编制人员入职计划（含招聘职位/数量/入职时间） √ √ √
3） 员工编制、职责、聘用条件及福利制度
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4） 准备招聘相关资料（招聘试题等）
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5） 各部门管理层人员面试及聘用
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6） 主持保安,保洁,绿化公司招投标
2、有偿服务收费一览表
4、管理公司税务登记证
6 交楼后初期跟进事项（对入驻公司） 二次装修费用、各类证件押金，管理费之收取事宜
三、 客户服务部门 1 配合前期开展的工作
1） 客服人员培训 2） 资料准备 3） 客户解答
2 建立客户服务各项管理制度及工作程序
3 主持物业接管验收准备 1） 与建设发展公司协调并制订验收方案 2） 编制接管验收程序 3） 统一验收标准 4） 编制资料移交清单
6、业主预约收楼时间表
11、收楼证明
7、业主入住收费一览表
12、收楼程序
13、发收楼信日期及发信方式
14、业主资料
8、楼宇接管文件资料一览表
15、商品房销售契约复印件
16、发展商向业主承诺优惠条件的 资料
17、清洁标书 18、绿化标书
9、清洁检查工作表
3） 完成公共区域及单元内部开荒清洁工作
4） 安排交收楼现场（包括公共卫生间）清洁工作
3 财务人员财务操作技能基础培训
4 收费前准备
1）
确定收费方式（若POS可联系银行办理代收管理费等业 务）
2） 使用财务软件输入入驻信息资料
3）
使用财务软件输入收费项目（管理费、二次装修费用、 各类证件押金、工本费等）及金额等资料
4） 准备各式财务表格及票据
5）
落实管理费收费标准申报物价局手续及收费许可证等收 费证书的领取
39、《业主公约》
11 落实物业配套设施交付具体时间
1）
有线电视（开通时间、申请由客户向有线电视公司申 请）
2） 电话（市政联系、开通时间、申请）
3） 信箱（规格、位置、通邮时间、投递方式）
4）
停车场（车场设施/设备安装、车管所联系、单位划 分）
5）
落实电梯、弱电、给排水、空调、消防、供配电、园林 等的接管验收时间
6） 准备收取管理费需具备的政府文件
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5 付款通知书及追收欠款通知的设计使用
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财务部工作程序及制度
1、业主入住收费一览表
2、管理费收费标准物价局批复文 件 3、管理公司收费许可证
青岛中科信物业服务有限公司 物业管理前期及开业前的筹备工作计划表(初稿)
序号
工作内容
拟订交付使用日期
工作进度（2016年度）
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
主要相关制度文本
10日 20日 31日 10日 20日 30日 10日 20日 31日 10日 20日 30日 10日 20日 31日 10日 20日 30日 10日 20日 31日 10日 20日 30日 10日 20日 31日 10日 20日 31日
1） 验收问题及其它投诉问题跟进及回复
2）
二次装修监管方案之制定(<装修指南>)及工作的安排与 演练
3） 各种装修许可证、工作证的发放
4） 各类通知的公布
13 对租户的宣传 1） 物业管理相关法规及基本常识
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19、清洁细则 20、清洁监管制度
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1、业主收楼流程
2、管理费收费标准
3、物业管理服务内容
4、有偿服务内容
5、物业管理公司人员架构
6、物业管理公司简介 7、物业管理法规介绍 8、物业管理常识介绍
9、业主收楼需提交的文件材料和 有关证件 10、收楼通知（收楼须知）
1、单元接管验收表 2、单元接管验收遗留问题统计 表 3、公共设施接管验收表 4、公共设施接管验收遗留问题 统计表 5、业主收楼时间安排表
12） 全体基层员工培训及考核
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13） 办理用工手续，落实员工劳动合同
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14） 公司制服款式确定员工制服样式及订做、配置标准事宜 √ √ √ √ √ √
《人员架构》 《入职计划》 《招聘要求》 《员工手册》 《应聘考核试题》 《入职培训内容》
《岗位职责》 《人事管理制度》 《客户投诉处理程序》 《紧急事件处理措施》 《礼仪礼貌培训资料》 《保安人员操练内容》 《采购、招标程序》 通知/通告/信函/会议纪要格式
25、停车场管理规则 26、业主收取车位确认书
19、临时进出入证 20、业户出入证 21、业主/用户联络资料登记表 22、区域防火责任协议书
23、住户证办理登记表（本）
27、项目竣工综合验收合格证
24、入伙接待记录表
28、住宅质量保证书
25、停车场租赁办理统计表
29、住宅使用说明书
26、租用车位申请表
12 交楼初期跟进事项（对业主） 1） 二次装修报批、工程监管 2） 二次装修巡查以及违章处理 3） 协助对遗漏工程的拾遗工作跟进 4） 二次装修验收工作(包括消防,空调验收等)
6） 制作展示牌 A 《收楼流程》 B 《验楼指引》 C 《缴费指引》
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12 交楼后初期跟进事项（对业主）
1） 垃圾桶、入驻证、停车证、工作证式样、入驻纪念品 等）
A 确定标识内容及摆放位置
B 各类标识内容式样之选定、报价及订做
2）
标识管理(包括楼层指示标识,道路指示标识,门牌,该三 项由发展商提供)
A 协助发展商对标识项目清单进行选定
B 协助安装、摆放标识
8 清洁绿化工作安排事宜 1） 确定清洁、绿化公司（或自行招聘员工） 2） 协助确定开荒清洁工作范围及工作计划、程序