进出口业务单证档案管理制度范本

内部管理制度系列

进出口业务单证档案管理

制度

（标准、完整、实用、可修改）

编号：FS-QG-46392进出口业务单证档案管理制度

Import and export business document file management system

说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。

1、目的

为了规范进出口业务单证的存档管理，符合《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》等有关法律法规的规定。

2范围

适用于本公司进出口业务单证档案管理

3存档项目

3.1一般贸易项下进出口业务单证的管理

3.1.1存档内容:进出口报关资料(包括进出口合同、进出口发票、进出口装箱单、进出口报关单、海关放行通知书);进出口船务资料(包括订舱单、装柜单、提单、设备交接单、落货明细单、排柜单)。

3.1.2按合同号顺序制作进出口合同台帐以及进出口明

细

4、工作制度

4.1每一项业务操作完毕，操作员必须一周内整理留档资料进行存档;

4.2月末由部门内档案管理人员进行检查，检查留档是否按规定操作;

4.3进出口业务操作以季度为时间段。由部门主管进行抽查留档资料是否合格;

4.4每一年度一次将当年产生的全部留档资料整理好并有序存放;

4.5留档工作作为业务操作部门业绩考核一项内容;

4.6保管人员因工作调动，需作好书面工作交接;

4.7根据《中华人民共和国海关稽查条例》规定，进出口业务及与之直接关系产生的资料，一般贸易应自办结海关手续后保存三年，加工贸易应自办结海关核销手续后保存三年，减免税设备应自办结海关解除监管(监管期:生产设备为五年)手续后保存三年。

4.8查阅档案，必须经档案管理负责人批准。

4.9档案销毁，必须经档案管理负责人上一级领导批准。5本制度未尽事宜，在工作中不断补充完善。

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