人事档案管理制度流程

人事档案管理制度

第一章总则

第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本管理制度。

1）收集、鉴别和整理档案材料；

2）办理档案的查阅、借阅和转递手续；

3）登记职务及工资变动情况；

4）为有关部门提供档案信息情况及有关材料；

5）做好人事档案的安全、保密、保护工作；

6）办理人事档案有关的其他事宜。

第五条：人事档案管理人员工作要求和职责

（一）坚持四项基本原则，贯彻党的路线、方针、政策，认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，努力提高政治思想水平；

（二）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，熟练掌握员工人事档案管理工作的专业知识，不断提高业务水平和工作能力；

（三）严格执行保密守则，不向无关人员泄露员工人事档案内容；

（四）贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作的方针、政策及有关条例，

专业技术职务评定的考核、审批材料，毕业生登记表，选拔留学生审查登记表，创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文目录；培训内容、考试成绩以及“培

训证书”复印件等材料；

第五类政审材料：指入党入团、应征入伍等各类政审材料及更改民族、年龄、国籍、参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料；

第六类参加及退出中国共产党、共青团及民主党派的材料：入党入团志愿书、

申请书、转正报告，取消预备党员及党员资格的材料，退团材料，中国共产党党员

登记表，加入民主党派的有关材料；

第七类奖励材料：包括科技、业务及政治等方面的奖励材料；

第八类处分材料：处分决定、查证核实报告、上级批复及个人提供的有关材料，法院刑事审判工作中形成的判决书等材料；

第九类录用、任免、聘用（含劳动合同书）、复员退伍、转业工资、保险福利

第四章档案的整理

第八条：整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序，目录清楚，装订整齐，达到每卷档案完整、真实、条理、精练、

实用的要求。

第九条：每卷档案材料应根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序，并在每份材料的右上角上编写类别号和顺序号，在其右下角编写页

码。

第十条：档案材料排序的方法：

（一）按档案材料形成时间排序的有第一、二、三、四、七、九、十类：

（二）按档案材料内容主次关系排序的有第五、六、八类。其中第五类及第八类应将同一件事的结论性材料排在前；第六类材料，入团志愿书应排在入团其他材料之前，入党志愿书应排在入党其他材料之前，先排入团后排入党材料。

第十一条：档案材料目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写，具体要求

第十五条：按规定需要销毁档案材料时，必须认真履行登记手续并经单位主管

领导批准，方可销毁。

第十六条：档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格应统一使用国家有关规定的

标准。

第十七条：严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规

定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共

和国保守秘密法》的，要依法处理。

第十八条：档案管理单位应建立健全查（借）阅、收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管保密、管理人员职责、送交档案材料归档工作的八项制度及各项工作程序，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等六防工作。

第十九条：人力资源部的档案管理人员在以下几个时段特别需要做好人事档案

⑴、签署好的《担保书》；

⑵、《试岗通知单》（必须有其直接上级对其在试岗期间表现的评价）；

⑶、《录用通知单》、《实习协议》。

3、员工办理转正手续时；

员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后，

归入该员工的档案袋：

⑴、员工保管的《实习协议》和《录用通知单》；

⑵、该员工的《转正申请表》、《转正通知单》；

⑶、《劳动合同》；

⑷、《竞业禁止合同书》。

4、员工办理调动手续时；

各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日内，将员工调动手续资

；

⑷、《员工离职工作移交表》；

⑸、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细

表》、《待办工作（事宜）移交明细表》。

6、公司对员工进行表彰或处罚时，需要归档的资料必须第一时间（三天以内）

归档。

第二十条：每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组

卷。人事档案的收集范围：本管理制度第三章中所列的档案内容涉及的相关材料。

第二十一条：在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

第六章档案的提供和利用

第二十二条：因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：（一）查阅本单位人员档案应填写审批表，按规定程序逐级审批，方便查阅。

（二）如需要本公司领导干部档案，应携带工作证、单位介绍信或内部审批表，

办清所有手续后，如无特殊情况，所在单位应在一个月内将档案交其新的工作单位或其户口所在地的劳动（组织、人事）部门。所在单位领导如有职务调整，无特殊情况，接到任免通知后，10天内必须办理档案转递。

第二十四条：转递档案应遵守下列规定：

（一）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

（二）对转出的档案，必须填写人事档案转递通知单，并密封包装。

（三）对转出的档案材料，应齐全，不得扣留或分批转出。

（四）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执单上签名盖章，并将回执单立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防档案丢失。

第八章其他规定

第二十五条：凡是公司的员工（正式员工、试用员工和临时员工）都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需要由人力资源部自行确定。

第二十六条：人事档案管理由人力资源部负责，档案管理岗位人员应具有良好