电线电缆厂程序文件管理手册

程序文件目录

广州市XXX 电线厂

计量文件控制程序

１. 目的

为保证本厂在计量管理体系运行中，所有计量活动场所使用有效版本的文件（包括适当范围的外来文件），以防止误用失效文件。 2. 范围

适用于本厂计量管理体系文件的控制和管理。

３. 职责

3.1 副总经理负责批准计量手册和程序文件。

3.2 计量管理员负责组织编写计量手册和程序文件，批准作业性文件。

3.3 厂务室负责计量手册、程序文件和管理文件的控制和文件的归口管理。 3.4 质检部负责配合技术性文件的编制和控制。

3.5 各部：负责对本部门内部使用的文件的编制，并对文件的有效识别、应用和保管。

4. 工作程序 4.1 文件的分类 4.1.1 外来文件

ａ）国家及上级机关颁发的与产品有关法规、法令、政策等文件； ｂ）行业可直接引用或执行的规范、规则、技术标准等； ｃ）顾客提供的资料、来函及传真件、电话记录等。 4.１.２ 内部形成文件 ａ）计量手册、程序文件；

ｂ）支持性管理文件（包括规章制度、管理办法等）、技术文件（包括图纸、规范、作业指导书）表格等。 4.1.3 受控文件和非受控文件

ａ）有效文件由厂务室在文件上加盖“受控文件”印章，以便于识别；

ｂ）非受控文件由厂务室在文件加盖“非受控文件”印章为非受控文件，不得在与计量管理体系运行有关的工作场所使用。

4.１.4 由厂务室建立文件和资料清单目录，在每年初提出有效版本的清单及文件

修改一览表。

编号： ZJ/JL-002-2006 版本/修订号： A/0

4.2文件的编号

4.2.1质量手册的编号

/ ——

厂家代号质量手册流水号年号

4.2.2程序文件的编号

——

厂家代号程序文件流水号年号

4.2.3支持文件

厂家代号支持文件流水号

4.2.4质量记录的编号

厂家代号支持文件流水号

4.2.5文件版本、修改状态的编号

版本：以A、B、C……进行标识，第一版为A版；

修改状态：以1、2、3……进行标识，尚未修改为0，第一次修改为1；

例：A/0为第一版0次修改，A/0为第一版第1次修改。

4.3文件的编制

4.3.1质量手册、程序文件由管理者代表组织编制。

4.3.2 其他文件由主管该项工作的部门负责编制。

4.4文件的、批准和发布

4.4.1质量手册、程序文件由总经理批准发布。

4.4.2其他文件由管理者代表（质量负责人）批准发布。

4．5文件的发放

4.5.1文件的发放统一由厂务室负责将文件分发至组或有关岗位。

4.5.2文件发放对象及数量由管理者代表决定。文件发放到使用部门时，要在受控状态

处加盖“受控文件”印章，并设定受控号码，每份受控文件只有唯一的受控号码，

便于追溯。受控号码以“□□”表示，例如“05”表示该份为其中的第5份。4.5.3《文件清单一览表》由厂务室依据《文件发放/收回登记表》编制，管理者代表批

准。

4.5.4发放有效文件时，厂务室填制《文件发放/收回登记表》，文件领用人签收。

4.5.5不属文件发放范围，但确因工作需要的使用者，可向厂务室借阅。任何人不得擅

自复印，或向与质量管理体系运行无关的人员，特别是本厂外部人员提供有效文件。

4.5.6文件破损，影响使用时，可由文件领用人向厂务室申请置换，补发完好的有效文

件，但必须上交破损的有效文件并由厂务室负责销毁。

4.5.7如文件丢失，应向厂务室提出申请，经批准后补发。丢失的文件一旦找回，应立

即上交厂务室，厂务室做好登记。

4.6文件的更换和换页

4.6.1文件应易于识别，清晰可辨。如文件需修改时，由修订组填写《文件变更申请单》，

说明理由，交原批准者同意后，按本程序４．３和４．４规定执行。

4.6.2厂务室应及时更改《文件资料一览表》，做好更改情况记录。

4．7文件的换版与作废

4.7.1有效文件经多次修改或经内部评审需大幅度修改时，可进行换版。原版文件相应

作废。按经审批的发放范围、发放程序换发新版本。

4.7.2 换发新版时，原版文件由厂务室收回并作好标记并及时销毁。需作资料保留的，

经原批准人同意留用的，由厂务室在原文件上加盖“作废”印章后方可留用。4.8外来文件的控制

4.8.１上级颁发的指导性文件，由厂务室负责管理发放，但应控制其有效性。

4.8.２直接引用的各类外来文件，其归口职能按本程序受控文件管理的有关规定控制其有效性，并报厂务室备案。

4.8.3客户提供的资料或文件，由各主管部门参照本程序确定自行管理办法，控制其有效性，并报厂务室备案。

4.8.4厂务室负责及时填写外来文件一览表，控制其有效性。

4.9 文件管理和控制所形成的记录按《质量记录控制程序》执行。

5. 相关文件

《质量记录控制程序》

6. 质量记录

《文件发放/收回登记表》《文件资料一览表》

《文件变更申请单》《外来文件一览表》

《文件修改一览表》

广东XXX 电缆实业有限公司

质量记录控制程序

1. 目的

对质量记录进行控制和管理，为保证产品质量符合规定要求、体系有效运行以及产品、相关活动或服务的可追溯性及采取纠正预防和改进措施提供依据。 2. 范围

适用于本厂质量管理体系运行有关记录的控制和管理，包括适当的外来质量记录。 3. 职责

3.1 厂务室负责编写《质量记录总览表》备案各类记录的样本。 3.2 各部负责对本部门的记录进行控制与管理。

4. 工作程序 4.1 记录的范围

4.1.1 质量管理体系共有的记录：内部审核记录，文件控制记录，培训记录，检验、监测、

测量和试验设备的校准记录，设备管理记录，信息交流记录，纠正预防和改进措施相关记录等。

4.1.2 与质量活动有关的记录：产品的检验和试验记录，不合格品处置记录，产品标识及追

溯记录，紧急放行及例外转序标识与记录，质量计划相关记录，顾客服务及投诉记录等。

4.2 记录的形式、编号及要求

4.2.1 记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告；也可以是拷贝、磁带、软盘或胶片。 4.2.2 记录的样式及内容要求在相应的体系文件中规定。记录样式按《文件控制程序》规定

编号。

4.2.3 填写要求：填写及时，内容正确完整，字迹应清晰，能准确识别，签全名；不得随意

更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正，并签名、注上日期。

4.3 记录的收集、标识和归档

4.3.1 各部文件资料管理员应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、

页码的连续便于查阅。

4.3.2 对于体系文件规定的记录，其归档方式应便于存取检索，每月进行分类整理。

编号：SX /CX-02-2005 版本/修订号：A/0