浅谈秘书的角色意识

浅谈秘书的角色意识作为一名秘书工作者，能否经常意识到自己是“秘书”，意识到社会及领导对秘书角色的普遍期待，这是秘书工作者能否进入秘书角色，适应工作岗位的关键。

因而可以说秘书的角色意识，就是指秘书人员对自己作为“秘书”这一角色的社会地位及由地位所规定的职责的知觉、理解和体验。

在当前的社会里，存在着一些对秘书角色的误解和偏见，有人认为秘书不过是领导的“高级保姆”，不需要掌握专业技能，也有人觉得秘书就是领导身边的“高参”，是领导跟前的红人。

这些对秘书角色片面以至错误的认识和说法，给秘书从业人员树立正确的角色意识造成了消极的影响。

从秘书人员在组织中以及在领导身边的地位和作用来说，秘书是领导的下属，是助手，是配角，而领导是上级，是主角，这是不变的模式。

每个秘书人员都应该自觉并且心甘情愿地当好领导的助手和配角。

然而秘书人员也不能因甘当配角而事事被动，而缺乏工作的主动性，这只会给领导造成不必要的负担，不利于自身职业的发展。

因此，了解并注重培养秘书正确的角色意识，有利于秘书人员形成鲜明、强烈的角色意识，加深秘书对自身职能的认识，挖掘秘书自身工作潜能，改善组织工作作风，提高工作效率。

一、秘书人员的角色意识及其培养（一）增强服务意识和服从意识没有组织机构，没有领导，秘书角色就无从谈起。

秘书的工作主要是以为组织、领导服务为主的，工作中的一切活动都应该服务并服从于领导的活动和安排。

由于秘书的工作具有服务性和从属性，因此秘书在组织中居于较为次要的配角地位。

作为一名合格的秘书人员，要在思想上充分认识到自己的配角地位，增强正确的服务意识和服从意识。

服务性是秘书工作的重要特点之一，由于办公室是组织中的中枢机构，秘书人员不仅服务于领导，更要服务于组织中的其它部门，服务于整个组织机构。

因此，秘书人员应增强自身的服务意识，树立热情奉献的精神，自觉主动地做好服务工作，在领导活动中当好领导的配角。

由于秘书工作具有从属性，服从便成为秘书人员的一个最基本的角色意识。

在任何情况下，秘书都应当坚决地执行和维护领导的正确决定，服从领导的指挥。

当领导下达任务时，秘书人员首先要做到的便是服从，而不是推诿抱怨，刨根问底。

倘若秘书人员总是对领导交予的任务要细细斟酌，左右犹豫一番才去执行，或是总是追求别出心裁，自行其道，这往往会贻误工作或者与领导的要求大相径庭。

美国名将巴顿是美国历史上最张扬、最强悍却是又最懂得服从的四星上将。

关于服从，巴顿将军曾说过：“服从不只是一种品德，更是一种责任。

”如果你不懂得服从，或者打了折扣去服从，不仅会损害团队的利益，甚至会有性命之虞。

[1]在当前社会中，不懂得服从，固然不会有性命之虞，但是却会使秘书人员无法进入“秘书”这个角色中去，不利于自身职业的发展。

（二）树立参谋意识和规劝意识随着当代社会的发展，办公室的职能在组织中越来越不容忽视，秘书人员的工作也从以往简单的端茶送水、纯粹的办文、办会、办事转变为不仅要办文、办会、办事，还要能够为领导出谋献策。

秘书工作具有辅助性，秘书人员在做好自己的事务性工作时，还要积极主动地收集与组织有关的各种信息，发现工作中存在的问题。

在领导进行决策时，适时适当地为领导提供一些有用的信息或者相对优化的方案，并能够细心敏锐地发现领导在工作中、决策上的问题和错误，通过恰当的方式和渠道向有关各方面反映，以便及时进行纠正和处理。

因此，当代的秘书人员树立起较强的参谋意识和规劝意识是十分必要的。

首先，要摆正自身的态度。

秘书人员的主要职责，是辅助领导开展各项工作，其中大部分工作仍然是以办文、办会、办事为主。

秘书人员可以参谋者、进谏者，但绝不是决策者。

其次，要抓住正确的时机。

领导难免会有思虑不周的时候，秘书人员应当在适当的时机委婉、含蓄地向领导提出工作中的不妥之处。

最后，要坚持细致到位的原则。

秘书人员平时不仅要抓住领导关注的问题，发现工作中的新问题和新情况，更要思考其切实可行的应对措施和解决方法。

因此，一名优秀的秘书，往往能够发现问题，并及时地以适当的方式提出有效的建议，做到“参之有道，谋之有方，言之及时”。

（三）强化责任意识和纪律意识秘书人员作为组织中承上启下、平衡左右、沟通内外的角色，总是直接或间接地参与到领导的活动中，在各种组织活动中负有重要责任。

在工作中，往往秘书人员的一个不良的行为或是不负责任的工作态度就会耽误组织的工作，影响领导的决策，甚至导致组织机密的泄露，造成重大的损失。

因此，秘书人员必须树立并有意识地强化自身的责任意识和纪律意识，更好地履行秘书职责。

秘书人员日常工作琐碎复杂，充满了各种小事，然而当这些简单的“小事”办砸就变成了大事。

两千多年前的老子就认识到了“天下难事必作于易，天下大事必作于细”[2]这个道理。

周恩来总理更是曾语重心长地告诫道:秘书工作无小事，有时说错一句话，做错一件事，办错一个文件，往往会造成很严重的后果。

[3]试想若一份要印发几百份的文件材料，由于工作的不认真、不负责，出现了常识性的错误，那么将给组织带来多么负面的影响！细微之处体现着专业，更检验着秘书人员的责任感。

在任何的组织中，端正个人作风，自觉严格地遵守各项规章制度都应该是组织成员的基本意识。

秘书人员则更应该强化这种纪律意识：第一，要端正个人作风。

由于秘书人员是服务于领导的，总在领导身边工作，处于一种较为特殊的地位，秘书人员必须清醒地认识到，并非接近有权力的人就意味着自己也拥有了权利，要始终严格地要求自己，淡泊名利。

第二，要加强保密意识。

秘书工作与领导活动密切相关，秘书人员对领导的思想作为最为了解，并时常有机会接触到一些机要文件，参与重要会议。

对此秘书人员要做到守口如瓶，滴水不漏，严格依照组织的程序办文、办会、办事。

（四）树立公关意识和形象意识当今社会纷纭复杂，组织的平稳发展要求秘书人员必须树立一定的公关意识和形象意识。

首先，秘书人员是组织的信息中转站，是各种工作关系的辐射中心。

秘书人员想要开展好工作，不仅要协调处理好组织中各种人际关系，更要做好外来接待，应对处理好各种突发的紧急事件。

这些事务考验着秘书人员坚定的意志，更考验秘书是否有一定的公关意识，具备较强的公关能力。

其次，办公室有时是组织中的对外窗口，是组织的形象部门。

秘书人员的一言一行，对内体现着办公室的形象，对外代表着组织的形象。

[4]这要求秘书人员要做到：一是与人为善，对待同事同等友好，谦虚和蔼，维护办公室形象和组织的团结；二是秘书人员要严于律己，绝不做假公济私、有损组织集体形象的事；三是秘书人员要讲究仪表，注重衣着得体，举止大方。

整理外表的目的就是让对方看出你是哪一类型的人，人们往往会通过外在的形象去判断分析一个人的性格和可靠度。

孔夫子说过：人“不可以不饰。

不饰无貌，无貌不敬，不敬无礼，无礼不立。

”[5]在工作中，秘书人员要给人以友好、可信赖之感，首先就要外在的个人形象上做好功夫，秘书人员的形象在一定程度上也代表了组织的形象。

二、秘书角色转换应当注意的问题（一）忌做“算盘珠”，不拨不动秘书工作具有被动性，这是由秘书工作的性质决定的，但这不代表着秘书人员只能被动地开展工作，教条式地照搬领导的指示。

工作缺乏主动性、创新性和技巧性，领导拨一下动一下，这样的秘书往往会在纷繁复杂的事务中捉襟见肘，疲于应付。

秘书人员领会领导的意图，听命行事很重要，但是个人的主动进取精神同样要受到重视。

那些能够自觉主动并出色地把事情做好、沉浸在工作中的秘书无疑会更受领导的欢迎。

约翰和汤姆两人同时在一家零售店铺工作，并且领同样的薪水。

一段时间后，约翰青云直上，而汤姆却仍旧原地踏步。

汤姆不满于老板的“不公正待遇”，终于有一天他到老板那儿去发牢骚了。

所幸老板并没有生气，而只是让约翰和汤姆去集市上看看有什么货，然后分别回来报告。

汤姆很快从集市上回来了，却只报告卖的是什么，对所卖货品的数量、价格一无所知，只得又跑到集市去问了好几次。

然而，约翰不仅把货品的数量、价格和质量详细地汇报清楚，还考虑到了老板的需要，带回了货物的样品，甚至还把贩卖货品的农民也请了回来，方便老板了解详情。

相比汤姆只做领导交代的事，细致主动的约翰当然更能受到领导的重视。

作为一名秘书人员，不能做算盘珠子，不拨不动，而是要想领导之所想，急领导之所急，积极主动地做好秘书职责范围内的事。

（二）忌反客为主，滥用职权秘书人员在领导身边工作的时间较长，对领导的性格、秉性以及领导的做事风格都比较熟悉，往往能够在领导决策时提出与领导的思路和意图相符的建议而受到赞赏。

长此以往，秘书人员若是对自身的角色没有准确的定位，就难免造成秘书角色意识的不当膨胀，做出超越自身职责范围内的事，甚至反客为主，滥用职权。

“被领导者得到授权，最忌讳的是越权和弄权。

”[6]《韩非子》中“昭侯醉酒”的典故，就讲述了这样一个故事：有一次韩昭侯醉酒睡着了，负责掌管衣服的人不在，专门掌管帽子的侍者担心韩昭侯受凉，便拿衣服帮昭侯盖上。

韩昭侯醒来十分开心，但当他知道是专门掌管帽子的人给他盖的，就以越职之名将其处死了。

可见领导者对下属的越权行为往往是十分忌讳，不能容忍的。

又如：秘书小杜工作认真，做事漂亮，人缘也是极佳的，可是尽管如此，入职五年的她却很少得到领导的嘉奖。

这是为什么呢？原来是因为小杜常常在某些问题上自作主张，不请示也不及时汇报。

比如：公司要新进一批办公设备，领导让小杜去询价作比较，然后再下订单，然而小杜找到多个商家的资料作了比较后，就自行订了货。

领导问起，她还总分辩出一堆理由。

不管是“昭侯醉酒”还是秘书小杜的经历都说明了，在工作中，既要把自己的本职工作做好，更要注意不能侵犯到领导的权利。

因此，当领导授权给秘书人员时，与其回应领导说“好的，我知道了，我会在我的权限范围里运作的”倒不如告诉领导“我会向您请示汇报的”更让领导放心。

（四）忌规行矩步，不知变通秘书人员常常身处琐碎繁杂的工作中，如何才能更好更快的地完成各项工作呢？这就需要秘书人员灵活变通，善于运用创新性和技巧性的工作方式和方法去解决工作中的难题。

秘书人员墨守规章制度，不懂得审时度势、灵活变通，不仅会给自己的工作增添负担，降低工作的效率，更有可能给组织造成损失。

昔日“郑人买履”中郑人“宁信度，无自信也”[7]，买鞋子的人死板教条，宁愿相信自己量好的尺码，也不愿意相信自己的脚，最终没能买到鞋子。

又如：有一次，某公司的王总经理接到多年合作的客户给他寄来的一封非常无礼的信，他当下怒不可遏便叫来李秘书，让李秘书强硬回信与之断绝业务往来关系，李秘书当下并未对王经理的决定予以劝阻。

只是在当天快下班的时候，李秘书把写好的信拿给王经理过目，并再次请示是否要寄出。

此时早已心平气和的王经理也意识到这个决定不妥，收回了成命，避免了冲动之下而造成的业务上的损失。

试想，若是这位李秘书不懂得察言观色，不知变通，当下便向正在气头上的王总经理意见相左，或是毫不犹豫地按照王总经理的交代，把信件发给客户，都不是合适的解决办法。