文件收发管理办法

文件收发管理办法

1 目的

规范文件处理程序，避免文件管理混乱，加速公文运转，从而提高管理职能和办事效率，特制定本办法。

2 范围

2.1 收进文件，指由外单位发来的文件。

2.2 外发文件，指由公司发出的文件。

2.3 内部文件，指由公司内部传递的文件。

收发文件的管理一般应包括：登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。

3 收文处理程序

3.1 收文

(1) 收文由办公室行政秘书负责，对文件进行检查验收。

(2) 应严格遵守拆封权限，所有公司收文均由办公室负责人或行政秘书开拆，其他人不得开拆。凡个人信件均交个人处理。

(3) 收文收到后应立即进行登记，按收文登记簿上要求准确登记。

(4) 应保持原信封的完好，以备处理时需要。

（5）工作文件收到第一时间及时通知收件人，按其意见处理

（6）按文件密封等级要求，做好保密工作。

3.2 拟办

办公室负责人在阅读文件后，根据文件性质、内容和有关要求，根据公司领导的分工，对文件提出初步处理意见，并将其填写在《文件处理单》中。

3.3 批办

办公室行政秘书应根据《文件处理单》的意见，及时报请公司领导批示办理，由公司领导在《文件处理单》中明确批示：文件处理单位、处理办法、处理时间等要求。

3.4 承办

办公室行政秘书应根据公司领导批办的要求，应及时不拖拉、不推诿、不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办。

3.5 传阅

对非承办的传阅文件，办公室行政秘书应根据文件的轻重缓急组织进行。防止文件积压或遗失。

3.6 催办

对承办文件，办公室负责人应适时询问、检查和督促。避免承办拖沓、文件积压。

3.7 办复

对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。

3.8 借阅

(1) 未归档文件，视文件性质，经本部、室负责人批准后，办理借阅

或借用手续。并应填写《借阅文件登记表》，借阅后应及时归还。(2) 已归档的文件，经本部、室负责任批准后，在档案室办理借阅手续；对有关文件或文件的部分需复印的经批准后，由档案管理人员复印，并办理有关手续。

4 发文处理程序

4.1 文件的起草与修改

由拟稿人按要求起草文件，必要时按要求进行修改。文件起草完毕后，应签注姓名、年、月、日。

4.2 文件的会审（会签）

涉及两个以上部门职责范围的文件起草修改完稿后，应交有关部门负责人分别对文件内容进行会审，会审人应在稿件上签注姓名、年、月、日。

4.3 文件的审批签发

文件进行会审、会签后，应及时递交给公司领导审批签发。

4.4 文件的打印、发行

文件经拟制会审、审批签发后，由行政秘书打印，拟搞人校对无误，办公室加盖公章后按要求发送。

5 文件的归档

5.1 分类

(1) 上级机关来文、外单位发来的文件。

(2) 公司发出的文件。

(3) 公司经营、管理活动中反映主要工作职能活动和基本情况，今后需要参考或执行的文件。

(4) 公司内部文件。

(5) 各部、室及分公司等直属部门报送的重要文件。

(6) 兄弟单位业务往来等有关文件。

5.2 归档

(1) 来文应根据轻重缓急抓紧时间处理，原则上应在收到文件后二星期内办结。若要长期留部、室使用的，经有关负责人批准后，本部、室留复印件，原件应在一星期内退办公室归档。

(2) 发文打印校对完毕后，应将原版文件及其磁盘进行归档登记。

(3) 文件办理结束后，应及时退办公室归档。

(4) 每年的第一季度内，办理前一年度的文件归档，按保管期限及归档要求整理归档。

(5) 文件在交相关部、室阅办时，应办理签收手续，退回文件时应当场注销，以明确责任者。发现遗失，应视来文性质报公司领导处理。

(6) 归档的文件应按保管期限和一定程序手续进行清理销毁。