谈高校二级学院办公室的现状及建设路径

谈高校二级学院办公室的现状及建设路径
摘要：随着高校二级管理体制的逐步健全和完善，二级学院办公室的地位和作用将会愈加凸显，分析二级学院办公室的现状，找出二级学院办公室建设过程中存在的问题，落实改进措施，创新二级学院办公室建设工作，对于二级学院的发展和各项工作的顺利开展，将起到积极的推动作用。

关键词：高校二级学院；办公室建设；工作创新
随着我国高等教育事业的迅猛发展，高校的管理体制也发生了深刻的变化，学校的管理重心开始下移，绝大多数本科院校、甚至很多高职院校也都实行了校、院二级管理的体制。

作为二级学院的综合管理部门，学院办公室的职能及所承担的任务也大大增加，业已成为学院的中枢系统。

认真分析二级学院办公室现有状况，针对不足加以建设，提高工作效能，发挥其应有作用，对推进学院各项工作将起着至关重要的作用。

一、高校二级学院办公室的现状及其应有定位
二级学院办公室工作的重要性众所周知。

但在具体实践中，由于各高校领导对二级学院办公室工作的理解和认识不尽相同，重视程度也不一样，造成对二级学院办公室的功能设置和人员配备不尽一致。

有的是采用大办公室制，将二级学院所能涉及的多项工作全部归入办公室，比如，教学、科研、学科建设、党务、人事、工资、后勤、安全工作等。

有的是采用的小办公室制，它把教学、学科、党务、学生等项工作单列，设立相应的教学秘书、学科秘书、科研秘书、党务秘书、学工主任等，这样办公室工作主要承担的是二级学院的日常事务性管理、组织、协调等工作。

在人员配置上，大办公室制相对人数较多，小办公室制的人数较少。

长期以来，一定数量的领导和教师思想上或多或少地存在轻视学院办公室工作的情况。

学院办公室的工作从表面看起来，就是拟拟文件、收收材料、发发通知、打打电话、办办杂事等低层次的工作。

其实，二级学院办公室是学院不可或缺的部门，是学院工作的窗口，可以毫不夸张地说它是学院机体的心脏。

是学院日常工作的组织者、协调者，是为一线教师服务的部门，是院领导进行正确决策的参谋、助手。

二级学院办公室工作千头万绪，工作内容非常繁杂，需要进行科学的分配和安排。

校院领导必须对二级学院的应有定位和作用有一个清醒的认识，高度重视办公室的建设，提高办公室的管理水平和工作效率，保证学院工作正常高效运转，切实推动学院的快速发展。

二、高校二级学院办公室建设存在的主要问题
1 职能不清、政策不明。

当前，各高校都对二级学院办公室制定出相应的工作职责。

但在实际工作中，不分分内分外、职责范围之内之外，什么都由办公室去管，什么都要办公室去服务，学院办公室真正成为一个筐，学院任何工作都能
往里面装。

在人员配备上，办公室人员相对偏少，工作质量无法保证，埋头苦干多，建言献策少，很少从人才培养、科学研究、社会服务、文化传承等学院发展大局方面为领导出谋划策，更谈不上参谋助手作用的发挥。

另外，由于学校对于办公室人员不像辅导员那样有辅导员工作条例可以执行，他们对于自己的未来预期很不明确，也不知道自己的出路在哪里，这一系列的问题严重影响着办公室工作人员的积极性、主动性和创造性。

2 缺乏有效的运行机制。

目前，我国高校二级学院办公室没有统一的机制和管理模式。

有的二级学院是套用学校党委办公室、院长办公室的模式，有的二级学院把学院办公室当成院长办公室，把办公室主任当成院长秘书，把办公室工作当成是领导的传声筒、跑腿工，这些都是对二级学院办公室的误解，都是欠妥的、甚至说是不正确的。

目前，社会以及高校内部对于高校二级学院办公室的机制以及管理理论研究不够，尚未给出一个非常科学的机制及管理模式，没有为二级学院办公室进行科学的制度设计。

加之，目前的各二级学院成立时间不长，本身就缺乏科学规范的管理意识和管理制度。

因此，很多二级学院基本上都一定程度地存在着办公室管理制度、奖惩激励制度、效率评估机制的缺失现象，致使办公室工作效率超低、质量不高。

3 队伍建设问题突出。

队伍建设问题，主要是指队伍结构问题、工作人员的思想问题、业务水平和能力问题等，目前，高校二级学院办公室这支队伍不容乐观，主要存在以下问题：一是知识结构不合理。

二级学院办公室的人员有很大一部分是教学岗位聘余转岗人员，由于认识和经费的局限，二级学院自己又不可能拿出一笔经费对他们进行有效的培训，加之办公室人员学历职称低，自主学习、自觉吸取知识的能力不足，因此，这支队伍的整体素质不高。

二是管理人员缺乏现代化的管理理念。

在实际工作中，办公室人员的来源，决定了他们一般都是学历低、职称低、能力弱的同志，更谈不上他们具有什么现代管理的知识结构和管理水平。

4 信息化水平不高。

各学院办公室一般都配备了计算机等办公设备，但由于人员素质不高，他们往往只是用这些计算机设备做简单的文字处理工作，不能有效运用计算机对现有信息做整合、处理和运用，不能运用先进的信息技术构建起满足我们不同需要的各种网络。

对于学院领导层面，他们也很少考虑为提高办公室工作质量和效率，而购置办公软件或组织人员开发相关现代化办公软件。

三、创新二级学院办公室建设，提高办公室工作效率、水平和质量
1 统一思想，提高认识，进一步明确二级学院办公室职能和目标体系。

高校各级领导，特别是二级学院的领导，要正确认识在管理职能越来越多、管理任务越来越重的新情况下，二级学院办公室的地位和作用。

二级学院办公室的地位和作用简单地说，就是工作枢纽、对外窗口、领导的参谋助手，就是要承担承上启下、协调左右、上传下达、为师生服务的任务。

因此，学院要高度重视，并将此项建设列入学院工作的重要的议事日程。

分管办公室的院领导要认真研究，把握办公室工作的规律，更多地去思考如何加强办公室建设，思考采取何种方式提高办公室的工作水平。

办公室主任要非常清楚办公室的具体业务内容，科学地制订
年度、学期的工作计划和目标任务，形成办公室管理计划目标体系。

这样，才能把办公室真正建成”学院中枢和要害的核心部门”，促进二级学院又好又快地发展。

2 理顺体制，强化制度，努力实现办公室管理的高效运转。

首先，要根据国家、学校的政策规定，结合学院自身的特色，建立一整套的办公室工作规范流程，各项工作都要按照工作的规范流程去推进。

就行文来讲，从前期的调研、文件的起草、文件的颁发、后期的执行，都要按照程序办理；就会议来讲，比如会议的前期分工、会议的现场安排、会议精神的后期落实，等等。

其次，要确立不同岗位的职责。

让办公室人员清楚地知道自己应该做什么，便于各负其责，责任到人。

最后，要建立人才引进、学院财务、档案管理等一系列规章制度，真正做到有章可循、按章办事。

要制定奖惩制度，硬化考核指标，有效调动办公室工作人员的积极性，实现学院工作的正常、高效运行。

3 加强学习，创新理念，努力建设一支知识化、专业化、精干型高素质管理队伍。

政务服务是一项创造性很强的工作，不加强学习是难以胜任的。

因此，从学校到二级学院，首先把好办公室的进人关，逐步建立像引进专业课教师那样，引进专业管理人才从事办公室的管理工作。

要加大这支队伍的培养，有计划、分类型地开展培训，提升其文化素养、业务素质和工作能力。

要培养他们具有团结、创新精神，要做到生活上多帮助、工作上多支持。

要进一步强化为师生服务意识，为及时把领导的思想和要求传达到广大的师生当中，要把师生的所思所想所求，及时汇报给学院领导，以便领导及时回应师生诉求，及时研究解决师生的实际困难，真正把办公室的这支队伍建设成为知识化、专业化、精干型高素质管理队伍。

4 加大投入，整合资源，全面实现学院办公室办公自动化和信息化。

这里讲投入，主要是人力和物力的投入。

首先在办公室人员安排上要根据实际工作职能、工作任务，适度结合学校所给的编制，想方设法、足额配齐配强工作人员。

要加大物力的投入，要高标准地配备计算机等现代办公设备，购置或组织人员开发体现学院特色、符合学院发展要求的自动化办公系统，使得办公室的日常工作能够利用网络和自动化办公系统建立各类信息资源库，随时随地可以进行各类信息的统计汇总，提高办公室工作的效率和质量，实现办公的自动化和信息化。

总之，推进二级学院办公室建设非常重要。

只有高校的校级领导和院级领导们把二级学院的办公室拉到自己的视线之中，在认识、制度和投入方面给予高度的重视并给予大力的支持，必将有效提高二级学院办公室工作的水平和质量，必将有效发挥二级学院办公室的枢纽作用、窗口作用以及参谋助手作用，也必将推动学院、学校事业的快速发展。