档案管理暂行规定

档案管理暂行规定第一章总则第一条为加强企业档案管理工作，确保企业档案的完整、准确、系统和安全，促进档案工作为企业发展服务。

根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》及烟草行业档案管理制度等相关文件精神，结合本企业实际情况，特制定本规定。

第二条档案管理的基本原则坚持统一领导、分级管理的原则，以维护档案的齐全、完整与安全。

第三条定义1．企业档案：企业在生产经营和管理过程中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的文件材料，包括实物、照片、缩微片（带）、声像带（盘）、磁盘、光盘等。

2．文书档案：是企业党政工团等机构在政治、经济活动中形成的，记述和反映有关职能活动的历史记录，及企业在生产、技术、经营等管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括计划、生产、技术、物资、财会、质量、销售等管理，以及企业获得的奖状、证书等荣誉实物，照片、声像带（盘）、磁盘、光盘。

3．科技档案：是企业在产品生产、基本建设、设备仪器、科学技术研究活动等方面形成的，具有保存价值的文字材料、图表、数据、声像带（盘）、磁盘、光盘等各种形式载体的历史记录。

3．1 产品类档案：是企业在产品开发、立项、设计、试制，生产、检验、包装过程中形成的，具有凭证、查考作用和利用价值的文字材料、图纸、图表、及产品获得的奖状、证书等。

3．2 基本建设类档案：是企业在基本建设项目的提出、批准、设计、监理、施工、竣工、验收、维修使用等全过程中形成的具有保存价值的文字材料、图纸、图表、照片、声像带（盘）、磁盘、光盘等。

3．3 设备仪器类档案：是企业自制、购买、安装调试、验收、使用、维修设备仪器仪表过程中形成的具有保存价值的文字材料、图纸、照片、声像带（盘）、磁盘、光盘等。

3．4 科学技术研究类档案：是企业在科学技术研究活动中形成的、具有保存价值的文字材料、图表、数据、声像等各种形式载体的历史记录。

4．会计档案：是企业记录和反映经济活动，具有保存价值的各种凭证、帐簿和报表等会计核算专业材料。

5．干部职工档案：是企业在培养、选拔和任用过程中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。

6．电子文件：以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体上，依赖于计算机系统阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。

7．电子档案：具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

8．档案密级：是指档案内容涉及企业秘密程度的级别，用以对档案查借阅对象的级别加以限制。

档案密级分为绝密、机密、秘密。

8．1 绝密档案：a. 上级机关下发标注绝密文件、材料。

b. 本企业产品配方材料。

8．2 机密档案：a. 上级机关下发标注机密文件、材料。

b．本企业产品工艺、技术参数和数据。

c．本企业重大经营决策、长远规划。

d．本企业科技开发成果材料。

8．3 秘密档案：a．上级机关下发标注秘密文件、材料。

b．本企业年度生产、科研、原辅材料、成本核算等计划及统计报告、报表，预决算表。

c．本企业重要会议记录和经济、经营方面不得公开的材料。

d．企业暂行不公开或不准公开的材料。

第四条档案管理网络企业成立档案工作领导小组，由厂长担任组长，分管财务和技术的副厂长（副厂级领导）担任副组长，各相关部门主要负责人为组员。

厂办公室下设档案馆，厂办副主任分管档案馆工作。

各分厂、多种经营单位应建立健全相应的档案管理机构。

1．贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规、政策和规定。

负责制定本企业档案工作发展规划，年度计划，制定企业文件材料的归档、保管、鉴定、借阅、利用等规章制度，并组织实施。

2．负责本企业档案的收集、整理、保管、统计、鉴定和有效利用。

3．负责指导、监督和检查所属分厂、多种经营企业、部门的文件材料的归档、整理工作。

4．负责对所属分厂、多种经营企业、部门的专（兼）职档案员的业务培训。

第六条第二章文件材料的形成与归档第七条归档范围：企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中产生的具有保存价值的文件材料（详见附件）。

第八条归档的基本要求1．归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，必须保持成套性、完整性、准确性、真实性。

2．归档的纸质文件材料应为原件,审查手续完备，字迹工整、清晰、可辨，归档份数一般为一式一份，基本建设工程竣工资料、会议材料等重要的、利用频繁的至少为二至三份；电子档案一式两套。

3．文件材料的书写材料应符合耐久性要求，只能用碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用易退色的书写材料，如：圆珠笔、铅笔、粉色笔、复写纸、纯兰墨水、红色墨水等。

4．归档文件材料规格：文书类（包括党群、行政，经营、技术管理类），采用A4纸张规格，留25毫米装订线。

干部职工类，采用16开纸张规格，左边留25毫米装订线。

科技类文件材料采用A4纸张规格、各类图纸折叠成A4纸张规格，外来资料应保持原有纸张规格。

会计类凭证、报表、帐簿采用纸张规格，按国家财政部统一规定。

5．纸质载体的图纸须符合国家制图标准，标题栏应填写清楚、签署完整，注明图号页次。

所有竣工图应加盖竣工图章，签署完整。

其它载体：如胶片（带）、声像带（盘）、磁盘、光盘载体材料应图像清晰，无马赛克或损坏痕迹，声像带（盘）须声音清楚，实物载体如奖旗、奖章、奖状、证书、奖杯等字迹须清楚、无损坏。

对破损、模糊不清的文件材料应及时予以修补。

6．移交部门填写归档文件材料移交清册，交接双方认真核对清册移交，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

第九条保管期限1．确定原则：根据档案本身内容、来源、形式及其他情况，根据利用者对各种档案利用情况，根据预测档案今后发挥作用带来的利益来决定档案具有保存价值时间长短。

2．要求：保存期从宽、销毁从严；复本从宽、独本从严；外机关文件从宽，本企业文件从严。

3．期限划分：文书档案的保管期限分为永久、长期和短期3种。

永久的期限为50年以上，没有终止时间；长期的期限为16—50年；短期的期限为15年以下。

会计档案、科技档案、干部职工档案的保管期限按国家相关规定执行。

第十条归档时间1．党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类等文书档案的文件材料形成后由相关部门收集、积累，于次年三月底前移交厂办档案馆。

2．产品和科研成果文件材料的形成与项目同步，由技术中心指定专人或兼职档案员负责收集、积累、整理。

自项目鉴定后三个月内向厂办档案馆移交。

3．基本建设文件材料的形成与工程全过程同步。

由项目管理部门、设计、监理、施工等单位指定专人或兼职档案员负责收集、积累、整理，自单项工程验收后三个月内向厂办档案馆移交。

4．设备仪器文件材料的形成与项目全过程同步。

设备仪器类文件材料在设备开箱验收或接收后即时登记，由工程技术部门指定专人或兼职档案员负责收集、积累并整理，专业生产设备和通用设备档案在设备工程处保管五年后向厂办档案馆移交。

5．会计档案在会计年度终了后，由财务管理部门按照归档要求负责整理、装订成册，保管一年后由财务管理部门向厂办档案馆移交。

6．干部职工档案文件材料：员工新增学历、劳动合同书、职称材料每年年底由人力资源处向厂办档案馆移交；工资、奖惩、任免、入党、入团类材料在办理完毕后一个月之内由人力资源处、政治工作处等相关部门向厂办档案馆移交。

7．特殊载体档案材料：照片、录音、录像带、电子文档、奖状、奖牌、奖杯、字画等特殊载体材料，在产生后一个月之内由相关部门向厂办档案馆移交。

8．本企业重大活动、重要会议形成的文件材料以及员工因公外出学习、考察、参加会议带回的具有保存价值的文件材料应在活动完毕后十天之内由各相关部门向厂办档案馆移交。

9．变更、修改、补充的文件材料，企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料，企业产权变动过程中及临时机构所形成的文件材料应随时归档。

10．电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

第十一条企业产品定型、科研项目鉴定、基建技改项目验收、设备开箱，必须有档案人员参加。

文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。

第三章档案整理第十二条企业档案分为10个一级类目，即：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类, 产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

第十三条文书档案参照国家档案行业标准《归档文件整理规则》，按问题——年代——保管期限进行分类，按件整理。

企业获得有保存价值的奖状、奖杯、证书等荣誉实物除特殊保存实物外，一般摄成照片装入像册保存。

第十四条科技档案按产品型号、科研课题、工程项目、设备型号分类、整理。

科技档案中产品获得的荣誉奖状、证书等实物，除特殊情况保存实物外，其它应摄成照片装入像册。

第十五条会计档案的整理立卷，按国家财政部统一规定。

档案管理部门档案员接收保管的会计档案，原则上保持原装具卷册，个别需拆封整理的，须会同财务部门和经办人共同拆封整理。

档案管理部门档案员将会计档案进行鉴定、分类、排序、编号及编目。

第十六条干部职工档案的整理，按照中共中央组织部的有关规定执行。

第四章保管第十七条档案实体由总、分厂档案管理部门各库房分类分库保管，档案库房的档案柜应排列整齐、划类分区、明显标记。

第十八条总厂主要档案由厂办档案馆负责保管，部分档案由相关部门负责保管。

设备仪器仪表档案实行分级保管。

专用生产设备和通用大型设备档案，由设备工程处暂保管五年，期满后移交厂办档案馆保管，并按程序办理手续。

医疗设备、计量检测设备和仪器仪表档案由归口管理部门保管，车辆档案由车辆归口管理部门保管，通用小型设备档案如电脑、照像机、空调机、复印机、电焊机、小型钻床等由各使用部门保管。

设备在大、中修过程中形成的档案应交各归口管理部门归档。

第十九条总厂档案的排架方式：文书类档案按大类——属类——年度——问题——案卷排架；会计类档案案卷按大类——属类——年度——案卷排架；人事档案按大类——属类——姓氏音序——案卷顺序号排架；科技类档案按大类——属类——案卷排架；非纸质档案按载体——年度——案卷顺序号排架。

档案按卷号（盒号）顺序依次由左至右、由上至下分别上架排列。

第二十条档案保管要求：库房应与办公室、阅览室分开，保持清洁卫生、安全可靠，周围空气干燥、清新；库房要有防火、—11— 防盗、防光、防尘、防有害生物（虫、鼠、霉）、防潮、防水、防高温、防污染等防护措施，控制库内温度在14—C ，相对湿度保持在45%—60%。

档案柜架的摆放应便于通风， 第五章 档案利用与统计第二十一条 利用形式：档案管理部门档案员提供档案总目录、分类目录或输入计算机数据库储存联网查询；提供档案查、借阅服务，提供文件材料的复制品，档案长期或短期借阅应每月清查一次，并办理催回或续借手续；编辑和提供档案信息二次加工编辑资料。