文档云解决方案及应用场景分析

存 储
多中心调度 数据去重
多副本
数据加密
数据备份
系统接口 认证平台 短信平台 OA/CRM
ERP 企信 移动平台 其他系统
文档云功能特点
一级功能
二级功能
多终端访问
文件在线协作
面向跨区域／多分支机构文档分享访问
本地文件自动同步
文档检索
流程审核
普通用户功能 安全控制
人员离职交接
账户管理
敏感词审计
在线病毒查杀
部门共享采用U盘和FTP文件服 务器的不可控风险太大
信息安全威胁来自于各类移动存储设备
文档访问行为不可追溯
几乎所有档没有访问、授权、审核的全流程 行为日志记录，单个业务系统的日志无法覆 盖文件全生命周期；
项目需求分析
基础需求
文档归集、存储
企业网盘的价值在于归集、集中存储、统一管理，是用户使用企 业网盘的基础需求。
应用系统集成
企业定制开发服务
用户管理
文档管理
管理员功能 运营管理
系统管理
日志审计
功能特点
提供windows客户端、web端、IOS和安卓移动客户端访问 在线预览、在线编辑、回收站、历史版本 文件共享、群组管理 指定目录同步文件、文件夹 快速搜索 文档审核、发布流程 文件级别设置、打印权限设置、拷屏权限设置 文件夹权限转移 查看配额、修改密码 对敏感词的识别、过滤和审计 对病毒进行查杀 与客户已有系统进行对接集成 根据客户需求进行定制化开发 用户管理、身份认证、安全策略、客户端策略 库管理、文档策略、共享机制、流程管理、流转策略 用户统计、文档统计 服务器管理、存储管理、访问控制、系统监控 访问日志管理、操作日志管理、管理日志管理、日志管理策略
文档云解决方案及应用 场景分析
目录 1
文档云需求分析
2
文档云解决方案及应用分析
文档数据的挑战
网站信息 技术白皮书
视频资料 产品需求分析 会议纪要 市场报告 信件 项目计划
OA
活动照片
ERP
CRM BMP
SCM
邮件 报销单
打印文件 动画
简历 各类方案
设计稿
设计图纸
市场资料
公文 研究报告
演示文档
扫描文件
文件行为分析
安全文档交换
企业知识社区
表格协作
企业云盘
内容分析
OpenDoc SDK
文档云
统一的文档管理 统一的内容协作 统一的知识管理 统一的安全策略
数据保护政策要求
事前定义规则
事中按规则审核、访问：
用户、文档级别体系，控制重要文档被随意访问
重要 （高）： 有权限访问 重要（中） ： 有权限访问 重要（低） ： 无权限访问
三员管理，细分管理员权限
档管理规定
事后审计日志：
完整的审计日志：确保被分享出去的文档安全合规
什么时间对文档做了什么修改？ 访问、下载、分享了什么文档？ 上传、删除了哪些文档？
文档云趋势：企业网盘！
企业网盘是文档管理信息化的主要形式
文件存储和管理是企业网盘最基础功能，文档管理 信息化也是企业信息化的主要环节，企业网盘将逐 渐替代传统电子文档管理方式。
文档应用场景：跨区域／多分支机构文档访问
需求：集团跨分支机构、跨部门分享效率低下，需要实现不同区域用户快速访问其所在区域 文件，并实现跨区域高效分享协作，提高工作效率。
分公司1
分公司1
分公司3
VPN/专线 /WAN
面临的问题和挑战
• 跨区域文档共享； • 不做高昂的带宽建设投入； • 文档集中管控，分级授权； • 文档数据统一视图呈现、访问和管理；
ຫໍສະໝຸດ Baidu发票
合同
各类单据
• 单位数据复合增长率递增，主要是以非结构化数据 为多，包括：文件服务器、FTP、PC终端、移动端， 凌乱的文件到处都是！
非机构化数据的特点：量多、分散、重要！
文档数据的挑战
终端办公 桌面文件面临勒索软件和木
马植入风险
网络安全威胁：“勒索”、“盗窃”
内外网文档交换共享 的挑战
单位的多网络环境的移动办公和共 享的需求挑战
Mac端
H5版
统一认证
IOS
Android
office插 件
访问控制
独立服务 文档预览
在线杀毒
全文检索 音视频预
览 集群监控
文件外链
基 收藏/订
础
阅
服 务
用户同步
用户管理
消息通知 本地同步 审计日志 群组管理
插件平台
协议接口
上传/下 载
回收站
外链管理 系统管理
文件标签 文件锁定 空间管理 权限管理
文件分类 文件协同 举报管理 角色管理
解决方案
• 各站点的用户数据就近存储、就近访问；
• 文档数据统一访问、统一搜索、全局数据自动去重，无需切换站
点；
总部
• 不同站点的用户可以基于同一个文件夹／文件进行共享和协作；
• 可以由总部集中管控，也可以分级授权给分支机构管理员；
文档云应用场景：办公文档集中管理
需求场景：在业务流程中，会产生大量文件，这些文件散落在不同电脑、不同磁盘、不同目录中，管理不 便，想随时获得最新文档，与同事/客户沟通时版本无法保持统一。
延生需求
文档共享
文件在云端统一归集， 不同员工根据权限查阅、 下载文件，实现文档共 享，逐渐对邮箱、FTP 等工具产生替代。
协同编辑
企业网盘添加了在线协 同修改功能，员工可直 接在网盘上修改文件， 满足协同办公的需求。
移动办公
用户希望能够在移动终 端上实时查阅，修改文 件，移动办公需求凸显。
文档数据服务需求分析
面临的问题和挑战
• 文件数量多，分类管理困难； • 从海量文件中查找目标文件困难； • 经常使用的文件无法快速定位；
解决方案
• 通过添加标签的方式，将文件归类，便于管理； • 提供高级检索功能，可根据文件关键字、文件修改时间、文件类型、标签、修改人等信息，快速筛选文件； • 提供常用文件、最近使用、收藏、订阅等快捷入口，方便快速找到文件；
企业网盘基于文件管理流程切入业务流程信息化
在企业网盘中加入协同修改功能，使得文件的生产制造 能够在企业网盘上完成。 因此将以文件流为核心用于企 业业务流程信息化。
企业网盘是企业信息化的重要形式
目录 1
文档云需求分析
2
文档云解决方案及应用分析
文档云解决方案架构
客户端 WEB端
云管家
访问
负载均衡
驱动盘
文档云应用场景：本地文件自动同步
需求场景：用户需要将重要文件、资料实现实时共享，在本地更新的文件自动同步到云端，团队成员也可 以在第一时间得到文件资料的更新，有效的提高整个团队办公效率。
面临的问题和挑战
• 每次通过手动上传下载操作进行数据备份不仅容易造成数据遗漏，也可能会产生云端数据保存目录传错的现象； • 对于经常要更新的文件，在不同工作环境（如本地、云端）下进行更新后，本地与云端数据不一致，会造成数