OA系统使用管理制度

OA使用管理制度

公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快我公司信息化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，结合公司实际，制定本制度。

一、组织职责

OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：

1、公司综合办公室是OA系统的管理部门。主要职责为：

（1）、负责制定OA系统规章制度；

（2）、负责确定、监管OA系统管理员的权限；

（3）、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；

（4）、负责对系统内的信息保密情况进行定期检查、监督；

2、信息化督察组是公司OA 系统工作监管执行部门，负责OA系统监控、检查、督办工作。主要职责为：

（1）、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；

（2）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；

（3）、负责OA系统规章制度执行工作。

3、信息化技术组负责OA系统的管理维护和服务支撑工作，保障系统日常运行。

（1）、负责OA系统各职能部室工作流程设计工作；

（2）、负责公司领导和相关人员的培训和技术指导工作；.

（3）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；

（4）、负责功能模块各部门书写权限的设置。

4、其他部门主要职责为：

（1）、负责制定本部门OA系统相应管理制度；

（2）、负责指定部门OA管理员，参与本部门工作流程的定制、文件夹的建立以及本部门OA系统终端的日常维护、人员培训等工作；

（3）、负责根据本部门工作需要，提出优化需求。

（4）对公司制度、报告、考核、档案、报表等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失；

二、文件管理

1、公司各部门发出、报送的各类文件（包括发通知、请示、报告、简报、报表、信息等）原则上统一采用OA系统发送。

2、电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送部门、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。

3、电子公文与纸质公文具有同等效力，如需要对外提供纸质文件，各部门可向公司办公室申请正式文件，公司个部门逐步删除打印机驱动，不在打印文件。

4、办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。

三、登陆规范

1、系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后登陆一个小时，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，工作流节点必须保证长期登陆进OA办公。

2、系统用户必须填写好完善的个人档案，保护好个人登陆密码并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。

四、OA系统安全

1、所有用户应严格遵守公司《计算机管理制度》有关规定。

2、按照公司《计算机管理制度》的规定，严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装杀毒软件。

3、OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

4、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

5、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容；

6、未经许可，不得私自改变OA系统的桌面内容；

7、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等；

五、奖惩与考核

实现信息的畅通，实现“知情”管理：

1、相关人员按职责对相关信息，应及时查看；上级要求回复的必须回复；

2、公司通知、企业制度、指令等栏目内容涉及全体员工的，每个员工查看，需要回复的必须回复；

3、论坛、宣传表格、人员去向、档案等栏目，员工可自由参与，不强求回复。

4、相关人员按职责对相关信息，必须及时给予回复；如若未能按照回复的规定进行相应的回复，则信息化小组第一次通报批评并通知其直接上级，第二次由财务部门给予100元的罚款并通报全公司。

5、信息化小组未及时通报的由财务部门直接给予100元的罚款，两次次发现未及时通报的由财务部门给予300元的罚款。

6、为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，实施绩效考核。

（1）OA工作情况，每月进行公布，列入考核，占考核项目20分，对造成工作受到影响的将予以考核；

（2）不按期、按时报送信息的，如：各种报表等，按漏报次数给予主要负责人考核5-10分。

（3）发生影响OA系统管理、工作流的，视情节给予2-10分的考核。

（4）鼓励全体员工对OA系统的维护管理提出建议，根据实际情况给予5-15分的绩效分数奖励。

为了保障OA系统信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。