公文管理规范(备忘录)[1]

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公文管理规范(备忘录)[1]

青岛丰科生物科技有限公司

青丰字 [2019]- B001

备忘录

受文者：总经办、各部门

主旨：青岛丰科生物科技有限公司公文管理规范

公文是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司生产经营的

重要工具。为加强公司公文的规范化管理，结合上海总部《公文处理管理制度》，特此做

出如下规定：一、本备忘录规范公文的种类如下：

包括通知、通报、通告、决议、报告、签呈、备忘录、人事任命、会议纪要、授权书等。（体系文件格式请联系质量部李雪）二、公文格式：

1、纸张：公文一般采用A4纸打印张贴。

2、文眉：由丰科LOGO 、公司名称、发文部门名称组成。

3、发文字号：由部门代字、年份、文种和序号组成，居中排布。

部门代字因部门名称而定，如公司为“青丰字”、人力资源部为“青丰人字”；文种

以拼音的第一个字母代替，如“备忘录”为“B ”、会议纪要为“H ”、人事任命为

“R ”；年份标全称，用六角括号[2019]，序号按发文顺序依次排列（对此不清楚，联系

行政部档案文秘）。

4、字体、字号：文眉及公文种类用加粗黑体，抬头及标题用加

粗仿宋体，发文字号及正文用仿宋体；文眉用二号字，公文种类用小二号字，发文字号、抬头、标题及正文用四号字。 5、抄呈、抄送：在正文最后上下依次书写，抄呈相

关领导，抄

送相关部门及个人。

6、

盖章：公文加盖印章的位置应为落款部门上，上不压正文，

下不压日期。

7、签呈：一律用电子表格打印呈报，由各部门自行编号管理。三、公文写作规范：

1、内容要符合公司的发展方向及公司各类规章制度。

2、公文反映情况要客观，实事求是。文字书写要准确、精炼，条

理清楚、层次分明、结构紧密、用语规范。

3、公司内部各部门之间一般不互相行文，涉及专职管理方面需要

其他部门签署意见的事宜，可以用会签的方式处理。 4、凡需向上级或公司内外发文、发函时，按照“谁主管，谁负责”

的原则，由拟稿部门填写《青岛丰科生物科技股份有限公司发文单》，如所发行文与公司综合管理相关需经公司总经理审批签字，统一发文，具体格式见附件。 5、请示问题应当一文一事，不要一文数事。

6、所发公文要符合国家规定的公文种类和公文格式，向上级机关

行文一般用“报告”或“请示”，同级单位相互商洽工作、询问和答复问题等用“函”。向下发文一般用“通知”、“规定”、“办法”等词语。

7、如文稿内容涉及其他部门业务时，应由拟稿部门提出，并事先

征得有关部门的同意，由该部门的负责人在《发文单》的会签部门栏中签字。

8、发文部门需将填写好的《发文单》及所拟文稿按条线归口的原

则由分管副总作必要的审阅修改后签发，相关公文如涉及公司综合管理等内容需经总经理审阅方可签发。

四、公司发文程序：

拟稿审核(部门主管) 签批(公司主管) 发文催办立卷归档销毁五、公司收文的处理程序：

1、凡是收件，包括公文、函、电报、信件等，由公司行政部负责拆封，写明收件人的，由收件人拆封，均应逐件在收文簿上登记，以便查找和催办。

2、公司所有相关对内，对外公文发放后，包括对上级单位来文处理结束后，按照条线归口的原则由行政部暂存备查，各部门可保留复印件并由内勤人员负责保管，于次年第一季末移交公司档案室归档保管。

收文

分文

传阅催办立卷归档

销毁

六、公文的发放与保存：发文工作的编号手续同样按条线归口的原则，由行政部统一编号，并做台帐，由行政部档案文秘存档，七、本规定自发布之日起执行。附：各类公文之标准格式

青岛丰科生物科技有限公司

总经理：

苗辉

2019年月日抄呈：上海总部抄送：各相关部门

办文：行政管理部发文日期：2019年月日

附件1：

青岛丰科生物科技有限公司发文单

青岛丰科生物科技有限公司

青丰字 [2019]- T001

通知

（通报、通告、决议格式）

各事业部、总部各部门：

通知正文。

发放部门名称

年月日

抄呈：抄呈：

起草人：审核人：批准人：

发文日期：年月日生效日期：年月日

青丰字 [2019]- H001

会议纪要

时间：

地点：会议主持：与会者：记录：会议内容：正文。

会议纪要确认：抄呈：抄送：

办文：发文日期：

青丰人字 [2019]- R001

人事任命

总经办、各部门：