文件编号及格式编制规定
发文字号规定
发文字号规定
发文字号是指在发文的时候所使用的文件编号。
发文字号的规定主要是为了方便管理和归档文件，确保文件的有序管理和查阅。
发文字号的规定主要包括以下内容：
1. 发文字号的组成：发文字号一般由数字和字母组成。
数字代表发文的年份，字母代表发文的顺序。
例如，2022年第1号
发文的发文字号为2022-01。
2. 发文字号的格式：发文字号的格式可以根据具体需要进行调整。
一般情况下，发文字号的格式为“年份-顺序号”，也可以
加上具体的发文单位简称。
例如，国家发改委2022年第1号
发文的发文字号可以为NDRC-2022-01。
3. 发文字号的编制原则：发文字号的编制原则主要有顺序发号、一文一号、不重复等。
即每个发文单位在每个年度都从1开始编号，同一单位发文不得重复使用已有的编号。
4. 发文字号的管理：发文字号的管理一般由文件管理部门负责。
文件管理部门要根据发文单位的要求和制度规定，严格执行发文字号的规范，确保发文字号的连续性和准确性。
发文字号的规定是文件管理中的重要环节，能够提高发文文件的管理效率和归档查阅的便利程度。
通过规范发文字号的使用，
可以有效地避免发文字号的重复使用和混乱管理，保证发文工作的有序进行。
文件编号规则
文件编号规定
1 公司码
文件编号规定中的公司码取公司名称中的拼音开头的大写字母。
2 文件类别码
文件类别码取其英语的简称，即质量手册规定为“QM”，程序文件规定为“QP”，其他三级文件（工作指引与操作规程等）规定为“WI”，各质量记录用的表格规定为“FM”。
3.序号码
同要素文件的编制顺序，序号码取两位数，从01开始。
4.部门码
部门码按以下规定进行或取部门名称两个字的汉语拼音的声母组成：
5.质量手册的编号
质量手册的编码以“公司码-文件类别码”形式进行，即YX-QM
6.程序文件编号
程序文件的编号方式按“公司码--文件类别码--序号码”进行。
例如：《文件编码程序》的编号
YX-QP-01
序号码，文件编制顺序
文件类别码
公司码
7.三级文件的编号
三级文件的编号按“文件类别码-部门码-序号码”方式进行。
格式举例：
WI-RS-01
序号码，文件编制顺序，表示为该部门编制的第一份文件；
部门类别码，表示为人事部的文件；
文件特征码，表示为三级文件；
8.质量记录表格的编号
质量记录表格的编号按“文件类别-部门码-序号码”方式进行，规定版次码从A～Z的顺序进行，修改次数从1,2,3,4……依次进行。
格式举例：
FM-RS-01 版次码/修改次数：A/0
表示该表格的版次为第一版次
序号码，表示为资料室的第一份表格
部门类别码，表示为人事部的表格
表格的特征码。
三体系文件的编码和格式要求
编制: 齐建伟审核: 张彩平发放范围: 所有部门更改记录：1 目的1.1 规定了公司质量、环境、职业健康安全三体系文件的编码规则、格式要求，确保其规范性和协调性。
2 适用范围2.1 适用于公司质量、环境、职业健康安全三体系有关文件的编制。
3 术语或说明3.1 质量、环境、职业健康安全三体系涉及的文件包括：管理手册、程序文件、部门三级文件、记录表格。
4 职责4.1 质量管理部负责规定三体系文件的编码规则和格式要求，编制不同文件格式样本。
4.2 各部门按本规定的文件编码规则和格式要求编制三体系相关的文件。
5 工作程序5.1 文件的编码规则5.1.15.1.25.1.35.1.45.1.5 主要部门拼音缩写代码：5.2 三体系文件的格式要求5.2.1 管理手册的格式要求5.2.1.1 结构要求：由封面、目录、会签表、批准页（含更改记录）、内容、附录等构成，除封面每页必须有统一的页眉、页脚，具体样式见附录1。
5.2.1.2 字体要求：各层次大标题按“二号”，加粗“揩体_GB2312”书写；内容条款按“小四号”，“楷体_GB2312”书写，字母或数字按“小四号”，“Arial”书写；页眉内文件名称按“小三号”，“楷体_GB2312”书写，字数较多时可适当缩小字号，“编号”、“版次”、“日期”、“页码”按“五号”，“楷体_GB2312”书写，其它字母或数字按“五号”，“Arial”书写。
5.2.1.3 段落要求：内容部分“单倍行距”，“增加段前间距”（即段前0.5行），章节号编写采用自动步进式数字编排，具体样式见附录1。
5.2.1.4 页面布局要求（cm）：页边距（上2下1.7左1.8右1.8），装订线0，页眉1.5，页脚1.5。
5.2.2 程序文件的格式要求5.2.2.1 结构要求：由总封面、目录、会签表、批准页（含更改记录）、内容、附录等构成，其中内容部分的结构包括：1目的、2适用范围、3术语或说明、4职责、5工作程序、6相关文件、7相关记录及保存时限，除封面每页必须有统一的页眉、页脚，具体样式见附录2。
文件编号及格式规定
文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。
2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。
3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。
并保证文件编号、书写符合本规范。
4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。
原则上为纸的右上角。
4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。
4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。
4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。
办公室必备文件格式
办公室必备文件格式一、文件封面格式文件封面是办公室必备文件的第一页，用于标识文件的名称、编号和其他重要信息。
以下是文件封面的标准格式：1. 文件名称：在封面的顶部居中位置，使用加粗字体，将文件名称清晰地写出。
例如：“公司年度报告”、“项目计划书”等。
2. 文件编号：在文件名称下方，使用普通字体，将文件的编号填写在封面上。
编号可以根据公司或者部门的规定进行编制，例如“XX-2022-001”等。
3. 文件日期：在文件编号下方，使用普通字体，将文件的编制日期填写在封面上。
日期格式普通为年月日的顺序，例如“2022年10月15日”。
4. 文件密级：如果文件具有保密性要求，可以在文件日期下方标注文件的密级，例如“机密”、“秘密”、“内部”等。
5. 文件责任人：在文件密级下方，使用普通字体，将文件的责任人填写在封面上。
责任人普通为文件的编制者或者主要负责人。
6. 公司标志：在文件封面的右上角或者左上角，可以加入公司的标志或者标识，以增加文件的专业性和正式性。
二、文件目录格式文件目录是办公室必备文件的第二页，用于列举文件的各个章节和页码。
以下是文件目录的标准格式：1. 章节编号：按照文件的章节顺序，为每一个章节编制编号。
编号普通为阿拉伯数字，例如“1.”、“2.”等。
2. 章节标题：在章节编号后面，使用普通字体，将每一个章节的标题清晰地写出。
标题应简明扼要，能够准确概括该章节的内容。
3. 页码：在章节标题后面，使用普通字体，将该章节在文件中的起始页码和结束页码填写在目录上。
页码普通使用阿拉伯数字表示。
4. 对应内容：在页码后面，使用普通字体，可以简要描述该章节所包含的具体内容，以方便读者快速了解文件的结构和内容。
三、正文格式正文是办公室必备文件的主体部份，包括各种报告、计划、备忘录等。
以下是正文的标准格式：1. 标题：在正文的每一个章节或者小节的开头，使用加粗字体，将标题清晰地写出。
标题应简洁明了，能够准确概括该章节或者小节的内容。
文件编号及格式编制规定
文件编号：文件编号及格式编制规定版次：受控状态：1.0目的对本公司质量管理体系文件、记录进行编号和格式规定，确保本公司质量管理体系文件的一致性。
2.0适用范围适用于本公司所有部门3.0职责3.1技术质量部负责编制质量管理体系文件、记录编号及格式规定，审核质量管理体系文件、记录编号及格式规定。
4.0工作程序4.1质量手册的编号规定HC / QM质量手册XX4.2程序文件的编号规定HC / QP —××程序文件XX4.3管理及操作性文件编号规定HCYL—×××—××—×××文件流水号职能代号（见4.3.1）文件分类（见4.3.3）医疗4.3.1 职能代号“JZ”——技术质量“SC”——生产采购“SB”——设备“RL”——人力资源“BG”——办公室“YC”——营销“JL”——计量（监视和测量设备）4.3.2文件分类“SOP”——标准操作规程“SMP”——标准管理规程“STP”——技术、质量标准“SOR”——记录“CE”——CE技术文件“QR”——确认“YZ”——验证4.4产品确认资料编号HCYL –YZ/QR /×××—×××确认或确认流水号产品名称首位字母（大写三位）验证/确认资料医疗4.4.1第一个确认资料编号为001，第二个验证/确认资料编号为002，……依次排序表示如：灭菌确认为公司第一个验证/确认资料为001，包装确认为第二个验证/确认资料为002，……依次排序表示4.4.2方案为每个验证/确认的001，报告为每个验证/确认的002。
如：导尿包灭菌验证如果为公司的第一个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-001-A，验证报告为HCYL-YZ/DNB-001-B；导尿包包装验证如果为公司的第二个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-002-A，确认报告为HCYL-YZ/DNB-002-B，……。
文件格式和编号管理规范
1. 目的：规范公司各类文件的格式和编号。
2. 合用范围：本规范合用于公司各管理体系的手册、程序、规范、技术文件、作业指导书、外来文件、记录表单等。
3. 职责3.1 总经理室：负责制定本规范。
3.2 各部门：编制文件时应按本规范要求执行。
4. 定义同《文件管理程序》5. 内容：5.1 管理文件的编写格式：5.1.1 管理文件的封面格式参照本文件的附件一，流程文件正文格式参照附件二，程叙文件正文的格式参照附件三。
5.1.2 文件编写条目按以下格式:1.1.11.1.11.1.1.12.2.12.1.12.1.1.1(如此类推，最多不超过 4 层)5.1.3 文件的页次格式为:页次/总页数。
5.1.4 版次:版次号/修订数，可以进行单页修改。
在一个版次内只能修订四次,超四次后,变更版本号:A/0 →A/1→A/2→A/3→A/4B/0 →B/1→B/2→B/3→B/4 (如此类推)5.1.5 文件的字体5.1.5.1 文件大标题----黑体小二加粗5.1.5.2 文件“1--5”标题----黑体小四加粗5.1.5.3 文件“1--5”内容----宋体小四5.1.5.4 流程表框内----宋体五号5.1.6 文档类型为 word 文档，表单不限；5.1.7 文档行距：文档自设最小行距 12 磅5.1.8 文档页面设置：上 2cm，下 1.8cm左 2cm ，右 1.8cm5.1.9 若流程是流程文件，流程框内的表格设为虚线，不设明格；5.1.10 页眉页脚及其他部份的未尽事宜以附件范本为准。
5.1.11 文件中须包含以下内容：1 目的：介绍编制此文件的作用和意义。
2 合用范围：介绍文件合用的范围，如：按使用的场所(组织别、) 产品、职能等进行界定。
3 职责：按文件的相关方分别介绍在此文件中所承担的职责。
(已发行的流程文件中暂时保留“流程相关方”的写法，文件进行修订时均改用“职责”的形式来编写。
)4 定义：在此文件中引用，属公司特定含义的名词或者较难理解的则需要进行解释。
文件编号及格式编制规定
1.0目的对全公司质量管理体系文件、记录统一编号及格式，便于全公司质量管理体系文件的管理。
2.0适用范围适用于全公司各部门制定质量管理体系文件、记录时的编号及格式。
3.0职责3.1法规部负责监督各部门文件、记录编号及格式是否正确。
3.2各部门按规定对本部门质量管理体系文件、记录进行编号与确定格式。
4.0工作程序4.1质量手册的编号规定AHP/QM质量手册爱厚朴X/Y修订次数版本号4.1.1版本号X：用大写字母A、B、……依次排序如：A/0表示，A版没有修订；B/0表示，B版没有修订。
4.1.2修订次数Y：用1、2、……表示如：A/1表示：A版第一次修订；B/1表示，B版第一次修订。
4.2程序文件的编号规定AHP/QP--××文件序号程序文件爱厚朴4.2.1版次号：同4.1.1。
4.2.2修订状态：同4.1.2。
4.3第三层文件编号规定AHP3-XX-XXX文件序号部门代号4.3.1职能部门代号代号QG XS JS ZG SC CG FG 部门企管部销售部技术部质量部生产部采购部法规部例：AHP3-QG-004含义为：本公司企管部第三层文件：文件序号为004。
4.4第四层次文件（记录）编号规定AHP4-XX -XXX例：AHP4-QG-005含义为：本公司企管部质量记录：记录序号为005。
4.5图纸的编号与工艺文件的编号规定按《产品技术文件的编号规定》执行。
4.6外来文件的编号如果原文件有编号，引用原文件编号加流水号，如无编号按下列执行。
WL—××—×××流水号年度外来文件4.7文件受控号与文件发放号相同4.8文件的修订和修改4.9文件的修订：执行4.1.1、4.1.2规定4.10文件编制要求4.10.1每种文件格式统一，文件一律采用标准A4纸张。
页面上为1.8cm，下为1.8cm，左为2.5cm，右为1.8cm。
4.10.2文件全部用标准宋体字，字符间距为“标准”，行距为“固定值”“22磅”。
1.文件编制格式标准
1.1 文件编号标准
1.1.1 管理文件的编号采用****-AA--DD-XX的格式：****：表示****集团；AA：表示文件专业类型；
DD：表示文件属性，制度类ZD，流程类LC；XX：表示文件序列号，从01开始，02，03……，以此类推。
以计划管理制度为例：****-YY-ZD-001
1.1.2 岗位说明书编号AA-BB-CC的格式：AA：表示公司，BB：表示层级或部门，CC：表示文件
序列号，从01开始，02，03……，以此类推。
1.1.3 所有的管理制度、流程及表单都须设立版本号，第一次编制的制度、流程、表单，则其版本
为1.0，修改为1.1,依次类推至1.5后转为2.0，若为大的修改，可以从1.0直接变更为2.0。
1.1.4 所有的管理制度、流程及表单必须编号，按数字编码依次类推排列。
1.1.5 文件的内容需要言简意赅，原则上不使用修饰和模糊词语，整个文件条理清晰。
所有编制的
文件采用统一的格式（以本文格式为参考）。
格式中必须包含封面和正文，封面内容应有文件
名称、密级、发放编号、编制、审核、批准、版本修订记录等。
正文内容应有范围、控制目标、职责、术语和定义（必要时）、管理规定（或管理流程、流程说明）、相关记录（必要时）等。
流程性的文件必须有流程图和流程说明。
封面和正文左上角应有公司的LOGO标志，右上角应有编号、版本、生效日期等说明。
文件中的字体以5号宋体为主，段前后间距以0.5行为主，行距以1.5倍行距为主，表格中字体以小五号宋体为主，以1.15倍行距为主。
文件编号及格式管理制度
文件编号及格式管理制度1.目的确定文件的编号规则是为了使文件有分类标准，以便全公司内统一，便于区分、传递、查找和存档。
2.适用范围适用于天津市屹马汽车配件制造有限公司所有部门的行政文件、工艺技术文件、质量管理体系文件。
3.术语和定义无4.职责与权限4.1总务人事部负责行政文件编号规则的制定和管理；4.2 质检部负责公司总体质量管理体系文件编写规则的制定和管理；4.3 各部门负责本部门文件编号的正确运用。
5.工作程序5.1代号说明5.1.1公司及部门代号说明代号由两位字母组成，其代号规定见下表：5.1.2如有其他类型的文件应取拼音字母前两个。
5.2文件编号及识别号编制规则5.2.1行政文件编号规则参照总务人事部下发的《行政文件编制规则》进行，其中各部门代码按照本规定5.1.1执行。
5.2.2体系文件编号编制规则 5.2.2.1体系文件编号构成如下：TYM / 体 X-×× -□□5.2.2.2体系文件编号说明a ）体：代表质量管理体系文件b ）文件类别：X 代表I-V 类文件夹，也就是ISO9001标准4.2.1条款a)-e)类文件，用a-e 书写(a 代表质量方针、质量目标。
B 代表质量手册.c 代表程序文件.d 代表支持文件.e 代表记录、表单)c ）TYM ：天津屹马汽车配件制造有限公司d ）XX ：ISO/TS16949：2009标准条款e ）XX ：文件序号，从01-99 5.2.3体系文件识别号编制规则 5.2.3.1公司级体系文件识别号构成如下：TYM/XX- 00-0005.2.3.2部门级体系文件识别号构成如下：TYM/XX/XX-0000-005.2.3.3使用说明 文件顺序号 年月代号文件类别代号部门代号 企业名称代号文件顺序号 年代号文件类别代号企业名称代号企业代号体系文件缩写 文件类别 过程条款 文件序号a)年代号取最后两位数，月代号按当前月份取;b)文件顺序号：各部门分别按文件类型每月从01开始顺序编号, 例：2011年4月第一个发布的文件取“110401”。
公文印发与文件编号要求
公文印发与文件编号要求引言在日常的工作中，公文的印发和文件编号是一项重要且必不可少的工作，它们能够有效地管理和传达信息。
本文将介绍公文印发的基本要求和文件编号的相关规定。
公文印发要求印发范围日期格式在公文中，日期的格式应该符合规范，一般为“年-月-日”的形式，例如：2022年5月15日。
八要素公文中的印发必须包含八个要素，分别是：发文机关：写明发文机关的全称，可以包括单位名称、部门名称等；发文字号：每份公文都需要有唯一的发文字号，以便于管理和查找；发文日期：标明公文的发文日期，确保公文的时效性；文种：公文的文种有多种，如公告、通知、文件、报告等；主题词：通过主题词能够迅速了解公文的内容，便于查找和分类；正文：公文的正文内容必须准确、清晰，语言简明扼要，避免含糊不清或出现歧义；附件：如有附件需要印发，需在正文中明确指示，并在附件中注明有关信息；签发人：公文的签发人应该是授权签发的人员，确保公文的真实性和合法性。
格式要求公文的格式要求一般为A4纸张大小，正文一般要求使用宋体字体，字号一般为小四号或者五号，行间距为1.5倍。
公文的选择对齐方式应为居中对齐或者左对齐，不宜使用右对齐。
盖章要求文件编号要求文件编号的作用文件编号是对文件进行唯一标识，用于文件的查找、管理和归档。
通过编号可以迅速定位和识别文件的重要信息。
编号规则编号类型：可以根据文件的性质和用途进行分类，如文件、通知、报告等；编号标识：用于标识文件的唯一性，可以是字母、数字或组合；年份标识：表示文件的编制年份，便于归档和管理；发文单位标识：标识文件的发文单位，确保编号的唯一性。
编号示例结论公文的印发和文件编号是一项重要的工作，对于单位的文件管理和信息传递起着关键的作用。
通过遵循公文印发的要求和文件编号的规定，能够提高工作效率、规范工作流程，并确保文件的准确性和可追溯性。
文件编号及格式管理制度
文件编号及格式管理制度一、引言文件是组织内部信息流转和决策的重要载体，具有重要的法律效力和信息保密性。
为了对文件进行有效管理和保护，制定文件编号及格式管理制度是必要的。
本制度的目的是规范文件的编号和格式，确保文件的顺利流转和存档，提高工作效率和信息管理的科学化水平。
二、文件编号管理规范1.文件编号的定义及目的文件编号是指对文件进行独立的标识，以便于识别、检索和追溯，确保文件的全过程管理。
文件编号的基本要求是唯一性、连续性和可检索性。
2.文件编号的编制规则（1）编号的组成：文件编号由几个字母和数字组成，包括文件类别标识、机构标识和顺序号等。
例如，行政类文件的编号可以由“XZ”代表行政、“0422”代表机构标识、顺序号等组成。
（2）编号的编制原则：文件编号应按照一定原则进行编制，如行政文件的编号按照时间顺序编制，业务文件按照业务类型编制等。
3.文件编号的管理与使用（1）文件编号的唯一性：每个文件应有唯一的编号，不得重复使用。
（2）文件编号的报批：文件的编号应由上级主管部门进行报批或分配，并予以备案。
（3）文件编号的使用范围：文件编号应限制在授权使用范围内，不得随意更改或转移使用。
三、文件格式管理规范1.文件格式的定义及目的文件格式是指文件的书写规范、内容结构、版式设计和文件附件的规定。
文件格式的目的是提高文件的可读性和美观度，便于文件的查阅和整理。
2.文件格式的规范要求（1）纸质文件格式的规范：纸质文件应使用标准的A4纸，字体和行间距应统一规范，段落标题、页眉页脚等应明确标注。
（2）电子文件格式的规范：电子文件应使用通用的文本格式，如Word、PDF等，文件命名应简洁明了，保存路径应层级清晰。
3.文件格式的版本管理（1）文件格式的更新：随着技术和管理的发展，文件格式可能进行更新和优化，应及时更新对应的文件格式，确保文件的科学化管理。
（2）文件格式的备份与归档：对于已废弃的文件格式，应及时备份和归档，以便于需要时进行查阅和转换。
公司文件编号规则
文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法公司名称约定公司全称：简称：日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。
mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如： 2012-10-12或表示（2012年10月12日）文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 , , , ..., 。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， ,v1.0 可编辑可修改一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自，版本编号不断变化为：, , , ..., 。
项目可以根据需要将版本编号晋升为，, 等。
技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见节YYYYMM：年月其他文件的编号公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
相应的部门代号如下：综管部：ZG采购部：CG生产部：SC销售部：XS财务部：CWTT文件类型：规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。
文件编号及格式编制规定
文件编号：文件编号及格式编制规定版次：受控状态：1.0目的对本公司质量管理体系文件、记录进行编号和格式规定，确保本公司质量管理体系文件的一致性。
2.0适用范围适用于本公司所有部门3.0职责3.1技术质量部负责编制质量管理体系文件、记录编号及格式规定，审核质量管理体系文件、记录编号及格式规定。
4.0工作程序4.1质量手册的编号规定HC / QM质量手册XX4.2程序文件的编号规定HC / QP —××程序文件XX4.3管理及操作性文件编号规定HCYL—×××—××—×××文件流水号职能代号（见4.3.1）文件分类（见4.3.3）医疗4.3.1 职能代号“JZ”——技术质量“SC”——生产采购“SB”——设备“RL”——人力资源“BG”——办公室“YC”——营销“JL”——计量（监视和测量设备）4.3.2文件分类“SOP”——标准操作规程“SMP”——标准管理规程“STP”——技术、质量标准“SOR”——记录“CE”——CE技术文件“QR”——确认“YZ”——验证4.4产品确认资料编号HCYL –YZ/QR /×××—×××确认或确认流水号产品名称首位字母（大写三位）验证/确认资料医疗4.4.1第一个确认资料编号为001，第二个验证/确认资料编号为002，……依次排序表示如：灭菌确认为公司第一个验证/确认资料为001，包装确认为第二个验证/确认资料为002，……依次排序表示4.4.2方案为每个验证/确认的001，报告为每个验证/确认的002。
如：导尿包灭菌验证如果为公司的第一个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-001-A，验证报告为HCYL-YZ/DNB-001-B；导尿包包装验证如果为公司的第二个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-002-A，确认报告为HCYL-YZ/DNB-002-B，……。
行政文件的命名与编号
行政文件的命名与编号一、引言行政文件是政府机关和行政机构为履行职责所制订的文件，具有重要的法律效力和指导意义。
为了标准化管理和便于查阅，行政文件的命名与编号是必不可少的环节。
本文将就行政文件的命名与编号进行探讨，以期为相关人员提供一些参考和指导。
二、命名原则与要求1. 简洁明确：行政文件名称应简明扼要，能够准确表达其内容和主题，避免过于晦涩或抽象的字眼。
2. 统一规范：行政文件命名应遵循统一的规范，确保格式一致，便于管理和检索。
3. 语义清晰：行政文件名称应该能够直观地反映文件的用途、内容和范围，使读者能够快速理解文件的主旨。
4. 时效性：行政文件的命名应根据当前的法律法规、政策或事件来命名，以确保文件能够准确反映当时的背景和需要。
5. 避免冗长：命名时尽量避免冗长的字眼和描述，以便于文件的传阅和使用。
三、命名格式的建议行政文件的命名格式可以根据文件的性质和用途进行调整，以下是几种常见的格式建议：1. 行政令：行政令是政府机关发布的重要决策文件，建议使用“行政令+编号+发布日期”的格式，如“行政令001-2021-10-01”。
2. 公告通知：公告通知是用于向公众发布信息或通知的文件，建议使用“编号+发布机关+发布日期”的格式，如“001-市政府-2021-10-01”。
3. 决议决定：决议决定是会议或机关作出的正式决定，建议使用“决议决定+编号+发布日期”的格式，如“决议决定001-2021-10-01”。
4. 文件函件：文件函件用于内部传阅和办理事务，建议使用“编号+主题+日期”的格式，如“001-请示函-2021-10-01”。
5. 稿件报告：稿件报告是用于向上级机关汇报工作或提供意见建议的文件，建议使用“编号+报告名称+日期”的格式，如“001-市场调研报告-2021-10-01”。
四、文件编号的管理文件编号是对行政文件进行唯一标识和推进管理的重要依据，以下是文件编号的管理要点：1. 编制原则：文件编号应根据一定的规则和标准进行编制，确保编号的唯一性和规范性。
文件编号格式与版本规定
2)页眉页脚设计
页眉如下所示：
编号：SQYL/QP-□□-□□□□第□□□□版
管理体系手册、程序文件、工作文件的正文每页页脚中央添加页码信息
共 X 页 第 X 页
页眉页脚字体设置为宋体五号，页眉边距：1.3厘米，页脚边距：1.0厘米
3)程序文件正文格式设置
1）SQYL—“******************有限公司”的拼音缩写
2）Q—质量Quality的英文缩写；MM—管理手册Manage Manual的英文缩写
3）□□□□空格部分填入质量手册发布年份
例如：SQYL/QMM-2012表示：************有限公司质量手册，发布
年份为2012年。
*************有限公司
质量管理体系
[文件类别]
[文件编号]
[文件名称]
编制日期
初审日期
标审日期
复审日期
批准日期
2012-00-00发布2012-00-00实施
*************有限公司发布
文件审批单
表号：SQYL/R-QP-01-01第2012版，第0次修改编号：
文件名称
文件编号
有限公司一体化管理体系文件类别黑体二号文件编号宋体四号黑体小初加黑编制日期初审日期复审日期批准日期楷体小三2012xxx发布2012xxx实施宋体四号陕汽榆林东方新能源专用汽车有限公司发布宋体四号宋体三号编号
********************有限公司
一体化管理体系
作业文件
SQYL/QW-01-ZL01-2012
④流程图用不同的图形来表示含义：进程用“ ”表示；判定用“ ”表示，走向用“”表示。
文件格式、编号管理规定
4.3.2 FMD：公司代号。
山东富美达新材料有限公司
编号：QE/FMD-S-BG-001-2016
文件格式、编号管理规定
版号：A/0
页码：3/3
4.3.3 S：指导类文件代号。
4.3.4 □□：部Z门代号。
4.3.5 □□□：顺序代号。
4.3.6 □□□□：编制时年份。
版号：A/0
页码：2/3
山东富美达新材料有限公司
文件编号：
标题：
版号：
页码：A/B
正文
编制：
审核：
批准：
3.4 表格、记录文件根据实际用途情况编制即可。
4 编号格式
4.1 管理手册编号为：Q/FMD M □□-□□□□
4.1.1 Q:质量管理体系代号。
4.1.2 FMD：公司代号。
4.1.3 M：管理手册代号。
4.1.4 □□：顺序代号。
4.1.5 □□□□：编制时年份。
4.2 程序文件编号为：Q/FMD P □□-□□□□
4.2.1 Q:质量管理体系代号。
4.2.2 FMD：公司代号。
4.2.3 P：程序文件代号。
4.2.4 □□：顺序代号。
4.2.5 □□□□：编制时年份。
4.3 指导类文件编号为：Q/FMD S □□-□□□-□□□□
4.7.4 FMD/QR-CW-001-2016表示公司财务部编制的记录文件，该文件是第001号文件。
编制：
审核：
批准：
3.1 管理手册格式
山东富美达新材料有限公司
章节号：
标题：
版号：A/0
页码：A/B
正文
编制：
审核：
公司文件管理控制程序,文件编号、文件发行与使用规定
1.0目的将文件管理过程程序化，对公司内部管理有直接和间接关系的文件进行控制，确保使用部门能拥有正确有效的文件。
2.0适用范围适用于管理手册（代号为RM）、程序文件（代号为RP）、作业文件（代号为RW,含各类规范、作业指导文件、岗位责任制、图片说明、操作、保养手册等）、表格（代号为RF,含各类表单、印章标签、清单等）的管理。
3.0职责3.1主要责任部门负责文件的制订和修改。
3.2人力资源部负责对各种文件进行鉴别、分类、编号、打印、分发及原件保管。
3.3使用部门负责正确使用文件及妥善保管受控文件。
4.1工作程序4.1文件的制订及审批4.1.1根据实际情况，相关部门根据需要制订各类文件。
4.1.2人力资源部负责文件底稿之标准格式的打印、编号及版本核对。
4.1.3管理手册由常务副总组织编写，总经理审核，董事长批准。
4.1.4程序文件由主要职能部门编制，常务副总审核，总经理批准。
4.1.5作业文件由相关部门编制，部门主管审核，直管领导批准。
4.1.6其他文件规定的审核、批准人与本文件矛盾时，以其他文件规定为准。
4.1.7审核、批准人应对文件进行审核、批准并在《文件发行/更改审批表》上签名。
4.2文件的编号4.2.1管理手册文件编号HD—RMII公司代号管理手册4.2.2程序文件编号HD-RP-XXIII公司代号程序文件文件序4.2.3作业文件编号RW—XX--XXIII作业文件部门代号文件序号（部门代号：品管部PG、生产部SC、采购部CG、人力资源部RL、业务部YW、仓储部CC、出货部CH）4.2.4记录表单编号RF—XX—XXIII表单RP序号表单序号4.3格式和字体：4.3.1程序文件格式:1.0目的20范围;3.0职责;4.0工作程序;5.（）参考文件;6.（）相关记录.4.3.3字体:标题栏文件名称用22号字,其余用1（）号字,正文部分用11号字，页尾用10号字所有字体均用^TimesNewRoman w o4.4文件的发行与使用441任何核准发行的文件原稿，由人力资源部归档，登记于《文件清单一览表》，宜家文件由业务部归档并且登记在《外来文件登记表》中，人力资源部编制的《文件清单一览表》，表明现行文件的现行状况，《文件清单一览表》在文件增加、废除、更改时由人力资源部及时更新。
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文件编号：
文件编号及格式编制规定
版次：
受控状态：
1.0目的
对本公司质量管理体系文件、记录进行编号和格式规定，确保本公司质量管理体系文件的一致性。
2.0适用范围
适用于本公司所有部门
3.0职责
3.1技术质量部负责编制质量管理体系文件、记录编号及格式规定，审核质量管理体系文件、
记录编号及格式规定。
4.0工作程序
4.1质量手册的编号规定
HC / QM
质量手册
XX
4.2程序文件的编号规定
HC / QP —××
程序文件
XX
4.3管理及操作性文件编号规定
HCYL—×××—××—×××
文件流水号
职能代号（见4.3.1）
文件分类（见4.3.3）
医疗
4.3.1 职能代号
“JZ”——技术质量
“SC”——生产采购
“SB”——设备
“RL”——人力资源
“BG”——办公室
“YC”——营销
“JL”——计量（监视和测量设备）
4.3.2文件分类
“SOP”——标准操作规程
“SMP”——标准管理规程
“STP”——技术、质量标准
“SOR”——记录
“CE”——CE技术文件
“QR”——确认
“YZ”——验证
4.4产品确认资料编号
HCYL –YZ/QR /×××—×××
确认或确认流水号
产品名称首位字母（大写三位）
验证/确认资料
医疗
4.4.1第一个确认资料编号为001，第二个验证/确认资料编号为002，……依次排序表示
如：灭菌确认为公司第一个验证/确认资料为001，包装确认为第二个验证/确认资料为002，……依次排序表示
4.4.2方案为每个验证/确认的001，报告为每个验证/确认的002。
如：导尿包灭菌验证如果为公司的第一个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-001-A，验证报告为HCYL-YZ/DNB-001-B；导尿包包装验证如果为公司的第二个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-002-A，确认报告为HCYL-YZ/DNB-002-B，……。
4.4.3验证/确认版次、修订按管理及操作性文件执行。
4.5外来文件的编号
如果原文件有编号，引用原文件编号，如无编号按下列编号格式执行。
×××—××××—×××
流水号
年度
文件分类
4.6第四层文件（记录）的编号
HCYL— SOR —××—×××
记录流水号
职能代号
文件分类
医疗
4.6.1记录性文件的版次
4.6.1.1记录性文件在文件的右上角用编号表示版本的变化
如：2013年第一次内审计划编号用13-01，内审报告与此对应；
2013年第二次内审计划编号用13-02，……依次排序表示。
管理评审等也按此方法表示。
4.6.1.2确认版本号和再次确认方法执行4.8条款。
4.7文件受控号与文件发放号相同
4.8文件、表格版次：用大写字母A、B、……依次排序表示
如：A/0表示，A版没有修订；
B/0表示，B版没有修订
4.9文件修订
4.9.1用1、2、……表示修订次数
如：A/1表示： A版第一次修订
B/2表示： B版第二次修订
4.9.2文件换页
用α、β、γ、δ、ε……表示
如：α×2 表示第一次换页，对该文件的第2页进行换页；
β×1 表示第二次换页，对该文件的第1页进行换页。
4.9.3文件划改
用a、b、c、d……表示
如：a×2 表示第一次划改，划改2处；
b×1 表示第二次划改，划改1处。
4.9.4文件修订的标识
在文件修订状态栏填写文件换页或文件划改标识并填写修订日期，并在文件最后加一页修订记录页。
4.10文件编排要求
4.10.1每种文件格式统一，文件一律采用标准A4纸张。
4.10.2文件内容编排
a.文件应按其内容分成若干层次进行叙述，层次的编号采用阿拉伯数字，每两个层次之
间加圆点(加在数字的右下角)。
b.第一层次为“章”，这是制度的基本单元，其编写自始至终连续，以下层次统称“条”，
其编号只在所属章、条的范围内连续。
但层次的划分一般不要超过四节。
c.当制度条文内容适于采用分行并列叙述时，其编号用小写的英文字母( 右下角加圆
点)a.b.c.依次表示。
d.“章”一般应设有标题，并用小四加粗宋体。
条可有标题，也可无标题，其标题及正
文均用小四宋体。
e.“章”的编号应左起顶格书写, 然后在编号后空一个空格的位置写标题，另起一行写
f.具体内容，“条”的编号左起顶格书写，在编号后空一个空格的位置写具体内容。
g.并列叙述条的编号a.b.c.……前均应让出两个空格的位置，在编号的圆点之后空一个
空格的位置再写具体内容，另起行时必须左端顶格对齐。
层次编号示例：
章条条条
1
2 3.1 3.2.1 3.2.2.1
正文部分 3 3.2 3.2.2 3.2.2.2
4 3.3 3.2.3 3.2.2.3
……………………
4.10.3记录格式编制要求
4.10.3.1记录编号标识在记录的右上角。
4.10.3.2每种记录格式根据实际需要而定。
4.11制定文件时产生的记录，可与文件一起审批，但格式、编号需报技术质量部审核。
4.12由于工作的需要增加或更改记录，由部门经理审核，技术质量部批准。
5.0相关文件
5.1《文件控制程序》
5.2《记录控制程序》
6.0 相关记录
6.1《记录审批表》。