第3章 总账与总账子系统

3.5 期末处理与账表输出
3.5.1期末转账业务的特点
期末转账就是把某个或某几个会计科目中的余 额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。主 要有如下几个特点： (1)大多数都在各个会计期的期末进行。
(2)大多数没有具体反映该业务的原始凭证。
(3)大多数要从会计账簿中提取数据。
(4)有些期末转账业务必须依据另一些期末转账 业务产生的数据，
3.6 总账系统的改进
3.6.1 改进的动因
当今，很多总账子系统的入口主要内容就是 会计凭证，财会人员的主要工作是根据业务单据 （采购发票、销售发票、人库单等）编制记账凭 证，并将其录入系统中。这种方式导致了会计仍 然是事后算账，并没有充分发挥网络的优势，实 现事前计划、事中控制、事后分析。因此，将账 务处理向前延伸，在账务处理的入口尽量减少记 账凭证，根据业务单据自动生成记账凭证。
3.2 总账子系统的总体设计
3.2.1总账子系统的目标
(1)及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进 入计算机的会计数据及时、正确和全面。
(2)高效、正确地完成记账等数据处理过程。 (3)随时输出某个时期内任意会计科目发生的所 有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企 业管理提供信息。 (4)建立总账子系统与其他子系统的数据接口， 实现会计数据的及时传递和数据共享。
3.6.2改进的思考——制定财务业务一体化策略
任何经济业务都和会计凭证之间有着内在的联系。 如果建立会计模板，并将这些模块嵌入到数据库文件中， 系统根据凭证模板自动生成会计凭证。使会计人员编制 记账凭证的工作大大减少，能够实现财务业务一体化策 略，即当经济业务发生时，根据业务单据自动生成记账 凭证传递到总账系统，保证会计信息的实时性、真实性、 正确性。
原始凭证
编制记账凭证 1-1 记账凭证
登日记账 1-2 日记账 核对 1-6
科目汇总表 1-4 科目汇总表
登明细账 1-3 明细账 核对 1-7
登总账 1-5 总账
图2-3
编报表 1-8
会计报表
3.1.2 录入界面及方式的确定
账务处理系统的录入界面有二种：
一种是将原始凭证录入计算机，再由计算机 根据原始凭证产生记账凭证，另一种是将记账凭 证录入计算机。
3.2.1 总账子系统的基本功能

(1)初始设臵：包括账簿、人员权限、科目、凭 证类型、初始余额等设臵模块。
(2)凭证管理：包括填制凭证、审核凭证、查询 凭证、打印凭证、汇总凭证、记账等功能模块。 (3)出纳管理：主要包括现金日记账、银行日记 账、资金日报、支票登记、银行对账等功能模块。 (4)期末处理：主要包括自动转账、结账等。 (5)账簿管理：主要包括总账、余额表、明细账、 日记账、日报表的查询和打印等功能模块。
有痕迹修改，即留下曾经修改的线索和痕迹。 若发现已经记账的凭证有错误，对此类凭证的修改 要求留下审计线索，即对已经记账的错误凭证只允 许采用“红字冲销法”进行修改。
3.4.4 凭证审核与记账
1、凭证审核
完成对录入的记账凭证进行正确性、合法性、 有效性审核，对审核无误的凭证做标记以示审核 通过。 (1)审核的目的。1)是发现凭证在输入过程中 无法发现的错误；2)是为记账提供一个标记。
记账凭证文件： 日期 凭证字号 附件张数 会计主管 出纳 审核 制单 审核标志 摘要 科目 借方金额 贷方金额
3.3.2明细分类账、日记账、总分类账
明细分类账与凭证文件内在联系：凭证文件以 “日期+凭证字号”作为索引时，表现的是各张凭 证，而 “科目+日期+凭证字号”作为索引时，则 表现为各种科目的序时账。若这些序时账再加上 “上年结转”或“期初余额”时，则可基本认为 是明细分类账。加上所涉及科目的余额，即可产 生明细分类账。为此，须设臵一个余额文件，以 保留每一个科目的余额。
(6)会计报表：主要包括查询和输出各种会计报 表。 (7)辅助管理：主要是从会计管理的角度出发， 按照个人往来和单位往来、项目和部门等关键要素 进行细化核算和管理。 (8)系统服务：主要包括会计数据备份、会计数 据恢复、系统维护、修改口令等功能模块。
3.2.2 会计科目编码及其体系设计 (1)会计科目编码设计的必要性
会计科目编码设计是根据会计制度的规定及 会计科目的设臵，按照一个系统的方案确定出 各级科目惟一数字编码的方法。会计科目编码 设计的必要在于：
①便于反映会计科目间的逻辑关系。 ②保证会计科目的惟一性。 ③便于计算机处理和分类。 ④节省存储空间。
⑤提高处理速度。
3.2.2 科目编码方法（略）
3.2.3 科目编玛设计的基本原则（略） 3.2.4 会计科目编码体系的设计 (1)定长定位 (2)不定长法 (3)立体科目 3.2.5 科目编码设计的拓展
2、记账
记账模块的功能是根据临时凭证文件中已审核的 凭证，自动更新账务数据文件，得到账薄和报表所 需的汇总信息和明细信息。 (1)记账方式。即时记账。
(2)典型的记账流程。 ①记账凭证检验 ②保护记账前状态 ③开始记账 ④取已审凭证一条记录 ⑤更新科目余额、发生额等 ⑥将该记录追加到历史凭证文件 ⑦在临时凭证将该记录做记账标志 ⑧删除临时凭证中所有已记账记录 ⑨关闭所有文件、登账结束
3.1.3登记账流程的改变
(1)科目汇总表可以不再为登记总分类账的依 据。但有必要保留。
(2) 会计科目设臵立体化。
(3) 会计报表系统从账务处理系统中独立出来， 成为一个完整的系统。
(4) 总分类账与明细分类账的核对、总分类账 与日记账的核对可以取消。（这种功能在软件运 行的初期可以采用以保证会计软件的正确性）
3.1.5 会计凭证的保存 机内会计凭证 已审会计凭证
3.1.6 账务处理系统与其它系统的接口
机制凭证：账务处理系统取得凭证的另一种途 径。亦是账务处理系统与其它核算系统的接口。 机制凭证只能是从其它核算系统传送给账务处理 系统。
总分类账 明细分类账 审核登账 日记账 科目汇总表
转入
录入
记 账 凭 证
3.1.4 审核签章的应用（更显重要） 经过以上几个方面的确认与改进，其处理流程如同 3—2
总分类账 明细分类账 登账
原 始 凭 证
填制
记 账 凭 证
录入
机 内 凭 证
审核
已 审 凭 证
日记账
科目汇总表
记账凭证
录入修改
记账凭证 审核、登帐 分类组合
账簿、余额表 各种账簿 编制会计报表 会计报表
重点
账务处理的概念及基本特征
IT环境下与手工环境下账务处理的异同 总账子系统的功能 会计科目编码的方法、原则及编码体系的设计 方法
数据库文件设计
总账系统各模块功能
3.1 账务处理流程分析
3.1.1 手工环境下的账务处理流程分析 (l)记账凭证核算形式 特点是根据记账凭证平行登记明细分类账、分 类账。核算工作量大，适合于经济业务发生次数 较少，规模不大的企业。 (2)汇总记账凭证核算形式 根据汇总记账凭证进行登记。汇总记账凭证核 算形式采用定期编制汇总凭证月终一次记入总分 类账的方法，简化了总分类账的登记工作，适用 于经济业务较多、规模较大的企业。
1、事件接受器 当一项经济业务（事件）发生时，该事件通过 相应的业务模块驱动动态会计平台接受事件信息。 2、凭证模板 严格按照财务会计借贷规则要求而设立的各经 济业务所对应的入账科目及凭证分录结构的模板，
3.5.3自动结账过程
1.保护结账前状态
保护结账前的所有数据到硬盘备份目录。
2.结账前必要的检查工作 (1)上月未结账，则本月不能结账。 (2)本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。 (3)检查正确，计算本月各账户发生额合计，计算 本月各账户期末余额并将余额结转至下月月初。
3.5.4 输出账簿与会计报表 1、输出方式：打印、磁介质、查询 2、输出内容：总账、明细帐、日记帐、三张 会计报表和各种管理会计报表。
3.5.2期末自动转账的基本原理 例：年终成本费用结转分录如下： 借：本年利润 贷：产品销售成本 管理费用 财务费用 产品销售费用 产品销售税金及附加 其他业务支出 营业外支出
1.定义自动转账分录
2.生成转账分录
科目文件
自动转账分录模板文件
临时凭证文件
部门编码文件
汇总文件
图3-1
1、定义自动转账分录模板
3.6.3 动态会计平台——财务业务一体化实现机理
要想实现财务业务一体化策略，必须构建动态会 计平台。当采购、销售、库存等经济业务发生时，通过 业务处理器获取信息（如采购发票、销售发票、固定资 产增加等）；同时业务处理器又驱动动态会计平台，生 成实时会计凭证，传递到总账子系统的临时凭证文件中。 动态会计平台包括事件接受器、凭证模板、生成器和 实时凭证基本要素，其工作原理见(P150) 。
是为财会人员提供定义自动转账业务的屏幕，财 会人员一一定义自动转账分录模板（即告诉计算机 此类凭证的摘要、借贷方科目、金额计算公式等）， 并将定义的转账分录存放在自动转账分录模板文件 中。
2、生成转账凭证 计算机根据自动转账分录模板文件中的自动转账 分录模板，按定义的公式从汇总文件和其他有关文 件中提取数据并计算出数值，自动生成一张记账凭 证（计算机自动生成的凭证叫机制凭证），并将其 保存在临时凭证文件中。
3.4.2 辅助核算和管理数据的输入 (1)外币。 (2)数量。 (3)单位往来。 (4)部门核算。 (5)个人往来。 (6)项目核算。
3.5.3 凭证录入模块中的其他功能
(1)科目联机查询。
(2)计算器。
(3)常用摘要输入
(4)凭证修改。分有痕迹修改和无痕迹修改。
无痕迹修改:不留下任何曾经修改的线索和痕 迹。两种状况下的错误凭证可以实现无痕迹修改： 一是凭证输入后，还未审核或审核未通过的凭证； 二是尽管已通过审核但还未记账的凭证。