行政秘书学概述
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组成：包括“发文机关+事由+文种”三要素。 形式有：
1．规范式：三部分，即“发文机关＋事由＋文 种”――用于重要、庄重的公务。（下方可有时 间（如决定），这时无主送机关和落款）
公文一般结构
2．灵活式： （1） 两部分： • “发文机关＋文种”。 • “事由＋文种”。 • “转发+始发机关及原通知标题 （2）一部分：只有“文种”。常常是不大重要的公
事务文书
机关、单位、团体和个人为处理日常事务使用的 除法定公文以外的其他文体。
事务文书的分类
按在决策中的作用分类 • 前决策公文：工作计划、调研报告、工作
研究（理论文章） • 决策类公文：讲话稿、会议记录 • 后决策公文：简报、工作总结、经验材料
公务文书的作用
• 明法传令，指挥工作 （指挥管理协调） • 联系公务，沟通信息 （沟通信息的桥梁） • 宣传教育，引导舆论 （总结经验以提高效率） • 记录记载，以为凭据 （史实凭证作用）
“各县（区）人民政府，市级各部门，市经济开发区 商贸园、工业园管委会：根据《四川省人民政府办公厅 转发国务院办公厅关于2008年部分节假日安排通知的通 知》安排，2008年中秋节放假三天……节假日期间，各 地各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，遇有 重大突发事件发生，要按规定及时报告并妥善处置，确 保人民群众度过一个祥和平安的端午节。”
公务文书的四要素
三、结构 （一）结构：布局谋篇井然有序、紧密相连，形成有机
整体 （二）作用：有助于主体的表达，增强文章的表现力和
说服力 （三）要求：文面格式和结构样式
1.符合事物发展的内部规律 2.服从并服务于主题表述 3.适应不同文种的特点和要求：文种格式是各文种之 间区别的标志
公文一般结构
行政公文标题：居中，字体略大于正文（2号 小标宋），除书名号、顿号外，一般不用标 点符号
公务文书的特点
• 明确的工具性 • 直接的实用性 • 客观的真实性 • 极强的法规政策性 • 特定的程式性
二、公务文书行文规则
公务文书的四要素
一、主题 （一）主题：标题和主题词就是对主题的概括 （二）主题的要求： 1.切合实际 2.注重实效 3.单一鲜明 （1）明确写作意图和目的 （2）坚持开门见山、开宗明义
• 9月10日，巴中市人民政府办公室工作人员立即 重新发布更正后的放假通知。9月11日，巴中市 机关行政效能建设办公室下发了“问责通报”，上 任才1个多月的办公室主任被停职反省。市政府办 公室也即刻召开会议，综合科科长、副科长和1名 工作人员被免职。
• 错了两个字，4个人被问责，3个人丢了官。9月 12日，巴中市多个市级部门都向工作人员宣读了 这份问责通报。
公务文来自百度文库的四要素
（三）主题的确定： “长期积累，偶然得之”。 （1）认真研究全部材料： （2）深入发掘事物本质： 写人，应抓支配人物语言行动的指导思想； 叙事，应着力于探求事件的思想意义； 说理，应着眼于事物矛盾的剖析； 说明，应抓住事物的特征。 （3）展示崭新的时代精神： “要选取政治上重要的 ，为大众所注意的，涉及最迫切问题的主题”。
行政秘书学概述.ppt
文书处理
一、公务文书基础知识
公务文书的含义
公务文书是机关、团体、企事业单位，在日 常生活、工作、学习中，办理公务所使用的， 具有直接实用价值和一定惯用文章体式的文字 资料。
公务文书的类别
公务文书 （广义公文）
行政公文（狭义的公文） 事务文书（计划、总结、调研报告） 专用文书（合同、答辩状、论证报告）
• 会议时间是午睡以后，地点在宽敞明亮的二楼大会议室 改为：会议时间：下午3：00。会议地点，二楼大会议室
公文语言要求
语言风格：平直、朴实、庄重 表达要求：准确、规范、简练、鲜明 常用表达方法：叙述、议论、说明
例文：
炎热的夏天就要到了，我们办公室里还没有 空调，工作人员难以忍受。希望你们设备处 尽量调拨给我们一台空调，以用来满足我们 的紧急需要。是否能够办到，我们希望你们 迅速答复。
例文修改：
炎夏在即，我处尚无空调。请速调拨配给 ，以应急需。可否，盼复。
务，带周知性
公文一般结构
事务文书标题 • 论文式标题：《……的启示》 • 提问式标题：如何……？为何……？ • 复合式标题：主、副标题
公文一般结构
正文包括原由、事项和结尾三部分，字体为3号 仿宋。 一、原由 • 情况式：常用“目前……”之类时间状语 ，简 介人物及事迹。 • 根据式：常用“根据……”； • 意义式：议论方式；常用“是……”。 • 目的式：常用“为了……”。
公文行文规则
例句： • 我们的文件已送去一个多月，你们为什么迟迟不予回复？
改为：我单位文件已于×月×日报送你单位，至今尚未得到 回复。
• 贵校府高庭阔，物实人济，且具宽大为怀，救人之危的美 德。以上区区小事，谅贵校不难解决。
改为：贵单位物力人力都较充足，希望此事上予以大力援助 为盼。
• 这笔钱怎么解决，你们看着办好了。 改为： 此款由你单位自行解决。
公务文书的四要素
二、材料 （一）材料：材料是作者为某一写作目的从现实生
活中搜集、摄取以及写入文章用以表达主题的一 系列事实和适用的理论 （二）要求： 1.紧扣主题 2.真实可靠 3.典型、恰当 （三）材料的获取和选材： 1.日常积累，贵在有恒 2.调查访问，态度正确，方法科学 3.查阅资料，注意总结
公文一般结构
例： 高校章程是高等学校依法自主办学的依据。目 前我校尚未制定章程，为了推进我校依法治校 进程，根据《高等教育法》的有关规定，制定 学校章程成为当务之急。
公文一般结构
二、事项 • 主题突出 • 陈述准确 • 条理清楚 • 层次明晰
写错两个字，巴中市政府官员丢官该不该
2008年9月9日发出的“关于2008年中秋节放假安排的 通知”，由巴中市人民政府办公室主任签批，其中有这样 一段内容：
公文一般结构
三、结尾 • 号召式：提出希望、发出号召、指明方向 • 总结式：总结、概括全文内容，点明主题，加
深印象 • 说明式：下行文对与正文内容有关的事项做出
交代 • 祈请式：上行文在报告、请示结尾提出祈使和
请求，表明意向 • 期望式：下行文（公开发文）在结尾处提出要
求和希望，敦促受文者采取相应的行动，或提 出具体希望
1．规范式：三部分，即“发文机关＋事由＋文 种”――用于重要、庄重的公务。（下方可有时 间（如决定），这时无主送机关和落款）
公文一般结构
2．灵活式： （1） 两部分： • “发文机关＋文种”。 • “事由＋文种”。 • “转发+始发机关及原通知标题 （2）一部分：只有“文种”。常常是不大重要的公
事务文书
机关、单位、团体和个人为处理日常事务使用的 除法定公文以外的其他文体。
事务文书的分类
按在决策中的作用分类 • 前决策公文：工作计划、调研报告、工作
研究（理论文章） • 决策类公文：讲话稿、会议记录 • 后决策公文：简报、工作总结、经验材料
公务文书的作用
• 明法传令，指挥工作 （指挥管理协调） • 联系公务，沟通信息 （沟通信息的桥梁） • 宣传教育，引导舆论 （总结经验以提高效率） • 记录记载，以为凭据 （史实凭证作用）
“各县（区）人民政府，市级各部门，市经济开发区 商贸园、工业园管委会：根据《四川省人民政府办公厅 转发国务院办公厅关于2008年部分节假日安排通知的通 知》安排，2008年中秋节放假三天……节假日期间，各 地各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，遇有 重大突发事件发生，要按规定及时报告并妥善处置，确 保人民群众度过一个祥和平安的端午节。”
公务文书的四要素
三、结构 （一）结构：布局谋篇井然有序、紧密相连，形成有机
整体 （二）作用：有助于主体的表达，增强文章的表现力和
说服力 （三）要求：文面格式和结构样式
1.符合事物发展的内部规律 2.服从并服务于主题表述 3.适应不同文种的特点和要求：文种格式是各文种之 间区别的标志
公文一般结构
行政公文标题：居中，字体略大于正文（2号 小标宋），除书名号、顿号外，一般不用标 点符号
公务文书的特点
• 明确的工具性 • 直接的实用性 • 客观的真实性 • 极强的法规政策性 • 特定的程式性
二、公务文书行文规则
公务文书的四要素
一、主题 （一）主题：标题和主题词就是对主题的概括 （二）主题的要求： 1.切合实际 2.注重实效 3.单一鲜明 （1）明确写作意图和目的 （2）坚持开门见山、开宗明义
• 9月10日，巴中市人民政府办公室工作人员立即 重新发布更正后的放假通知。9月11日，巴中市 机关行政效能建设办公室下发了“问责通报”，上 任才1个多月的办公室主任被停职反省。市政府办 公室也即刻召开会议，综合科科长、副科长和1名 工作人员被免职。
• 错了两个字，4个人被问责，3个人丢了官。9月 12日，巴中市多个市级部门都向工作人员宣读了 这份问责通报。
公务文来自百度文库的四要素
（三）主题的确定： “长期积累，偶然得之”。 （1）认真研究全部材料： （2）深入发掘事物本质： 写人，应抓支配人物语言行动的指导思想； 叙事，应着力于探求事件的思想意义； 说理，应着眼于事物矛盾的剖析； 说明，应抓住事物的特征。 （3）展示崭新的时代精神： “要选取政治上重要的 ，为大众所注意的，涉及最迫切问题的主题”。
行政秘书学概述.ppt
文书处理
一、公务文书基础知识
公务文书的含义
公务文书是机关、团体、企事业单位，在日 常生活、工作、学习中，办理公务所使用的， 具有直接实用价值和一定惯用文章体式的文字 资料。
公务文书的类别
公务文书 （广义公文）
行政公文（狭义的公文） 事务文书（计划、总结、调研报告） 专用文书（合同、答辩状、论证报告）
• 会议时间是午睡以后，地点在宽敞明亮的二楼大会议室 改为：会议时间：下午3：00。会议地点，二楼大会议室
公文语言要求
语言风格：平直、朴实、庄重 表达要求：准确、规范、简练、鲜明 常用表达方法：叙述、议论、说明
例文：
炎热的夏天就要到了，我们办公室里还没有 空调，工作人员难以忍受。希望你们设备处 尽量调拨给我们一台空调，以用来满足我们 的紧急需要。是否能够办到，我们希望你们 迅速答复。
例文修改：
炎夏在即，我处尚无空调。请速调拨配给 ，以应急需。可否，盼复。
务，带周知性
公文一般结构
事务文书标题 • 论文式标题：《……的启示》 • 提问式标题：如何……？为何……？ • 复合式标题：主、副标题
公文一般结构
正文包括原由、事项和结尾三部分，字体为3号 仿宋。 一、原由 • 情况式：常用“目前……”之类时间状语 ，简 介人物及事迹。 • 根据式：常用“根据……”； • 意义式：议论方式；常用“是……”。 • 目的式：常用“为了……”。
公文行文规则
例句： • 我们的文件已送去一个多月，你们为什么迟迟不予回复？
改为：我单位文件已于×月×日报送你单位，至今尚未得到 回复。
• 贵校府高庭阔，物实人济，且具宽大为怀，救人之危的美 德。以上区区小事，谅贵校不难解决。
改为：贵单位物力人力都较充足，希望此事上予以大力援助 为盼。
• 这笔钱怎么解决，你们看着办好了。 改为： 此款由你单位自行解决。
公务文书的四要素
二、材料 （一）材料：材料是作者为某一写作目的从现实生
活中搜集、摄取以及写入文章用以表达主题的一 系列事实和适用的理论 （二）要求： 1.紧扣主题 2.真实可靠 3.典型、恰当 （三）材料的获取和选材： 1.日常积累，贵在有恒 2.调查访问，态度正确，方法科学 3.查阅资料，注意总结
公文一般结构
例： 高校章程是高等学校依法自主办学的依据。目 前我校尚未制定章程，为了推进我校依法治校 进程，根据《高等教育法》的有关规定，制定 学校章程成为当务之急。
公文一般结构
二、事项 • 主题突出 • 陈述准确 • 条理清楚 • 层次明晰
写错两个字，巴中市政府官员丢官该不该
2008年9月9日发出的“关于2008年中秋节放假安排的 通知”，由巴中市人民政府办公室主任签批，其中有这样 一段内容：
公文一般结构
三、结尾 • 号召式：提出希望、发出号召、指明方向 • 总结式：总结、概括全文内容，点明主题，加
深印象 • 说明式：下行文对与正文内容有关的事项做出
交代 • 祈请式：上行文在报告、请示结尾提出祈使和
请求，表明意向 • 期望式：下行文（公开发文）在结尾处提出要
求和希望，敦促受文者采取相应的行动，或提 出具体希望