有限公司财务报销及付款管理制度方案

有限公司财务报销及付款管理

制度方案

第一章前言

一、编制目的

为了规范报销标准和报销流程，加强财务管理，确保公司资金按规定支付，结合公司及项目实际情况，特制定本制度。

二、适用范围及定义

本规定适用于公司及公司涉及各项目。

三、本规定修改及审批

本规定由总经理签批后方可执行。

四、执行时间

本规定于颁布之日起开始执行。

第二章管理原则

2.1 归口管理原则

为便于对各项费用开支情况进行分析考核，公司统一规定费用项目的归口管理部门，具体如下表列示（包括但不限于）：

备注：(1) 未涉及的特殊费用将由总经理根据实际情况单独指派归口部门。

2.2 预算管理原则

2.2.1 年度预算经审议批准后各部门应严格按照年度预算进行开支，财务部将

在预算期对预算执行情况进行监督、检查，并定期分析、考核。

2.2.2 对临时发生的预算外经费或超预算费用，经办部门需向归口部门提交申

请，由归口部门按公司的审批程序补报追加计划，根据审批权限规定，

经批准后方可执行。

第三章授权审批权限规定

3.1经济业务发生前授权审批

3.1.1 根据业务发生时间先后分：事前审批、非事前审批；

3.1.2 事前审批是指经济业务发生前，需提报审批通过后，才能进行经济业务交

易。

3.1.3 非事前审批是指有的经济业务可以不需进审批，而由经办人员直接进行办

理业务。

非事前审批项目如下：

3.2 报销及付款授权审批流程

3.2.1 报销或付（汇）款审批流程如下：

3.2.1.1 单次报销或付（汇）款金额800元及以内的审批流程：

经办人——主管——部门负责人（部门经理）——财务

3.2.1.2 单次报销或付（汇）款金额801-2000元之间的审批流程：

经办人——主管——部门负责人（部门经理）——分管领导（业务副总）——财务

3.2.1.3 单次报销或付（汇）款金额2001-10000元的审批流程：

经办人——主管——部门负责人（部门经理）——分管领导（业务副总）——总经理——财务

3.2.1.4 单次报销或付（汇）款金额10000元以上的审批流程：

经办人——主管——部门负责人（部门经理）——分管领导（业务副总）——总经理——董事会会签审批——财务

第四章报销及付款流程

4.1 报销及付款流程图

4.2 报销及付款方式

4.2.1 主要通过网上银行转账支付，付款至外部单位，原则上以转账、支票方式付款，个别特殊业务除外。

4.2.2 使用支票结算，应自支票签发日十日内入账，逾期无效。

4.2.3 现金支付，内部员工报销如需支取现金，须提前告之出纳备款并在报销单注明。

第五章报销及付款时效

5.1报销及付款时效

5.1.1 费用报销时效性

为遵循《企业会计准则》和国家相关财务会计制度的规定，正确、合理核算各期损益，当期发生的费用应当期报销，具体原则如下：

5.1.1.1费用类业务报销时效：原则上应在费用发生后三个工作日内报销（差

旅费应在返程后五个工作日内），最迟不得超过10个工作日；当年发生的费用要求在年底12月31日前报销，由于特殊原因不能及时报销的，应由各部门汇总应报销费用明细总额，上报财务部作为计提费用的依据，并且在次年1月15日之前将原始票据整理粘贴好到财务部进行报销；

5.1.1.2 员工月固定如交通补贴、通讯补贴等以报销形式体现的福利，应在

每月24日前报销；

5.1.1.3预付款业务报销时效：以预付款方式发生的经济业务，原则上应在接

收物品或服务后5个工作日内报销冲账。

5.1.1.4 月结付款业务：通常情况按合同约定的付款日期进行支付，但各部

门应将本月所接收的物品或服务按发生时间、实际接收数量、合同约定单价、金额等进行明细汇总，并于月末最后一天提交至财务部，以便作为存货、成本入账的依据。

5.1.1.5 所有原始凭证必须为原件

5.1.2财务部受理时间

各部门将费用报销单/付（汇）款申请单交至财务部的时间为：周一至周

三。

5.1.3付款周期：审核原始票据及付款信息无误后3-5个工作日内，特殊情况另行通知；

5.1.4付款时间：对完成审批流程的报销或付（汇）款申请于每周五进行付款。如违反上述规定，财务部有权拒绝办理。

第六章员工借款

6.1借款条件及额度

6.1.1 借款额度不超过人民币3000元；

6.1.2 因发生的地点、场所不固定无法确定固定的业务往来单位，如差旅费、

业务招待费、新项目考察、员工活动费、停车费，加油费、过路费等；

6.2备用金借款

6.2.1定额备用金：公司人员因业务需要，需频繁使用现金，可申请

定额备用金；

6.2.2员工调动、离职、降职、停职前，必须先到财务部归还备用金，方可办

理相关变动手续。如未及时归还，财务部可以通知人力资源部在其工

资中直接扣除。

6.3临时性借款

6.3.1临时借款：是指员工因公出差发生的食、住、行等费用，或者备用金不

足以支付的特殊事项。例如差旅费、新项目考察、员工团体活动等。6.4管理规范：

6.4.1因出差而需临时性借款，需附审批后的《出差申请表》原件，并根据批

准额度填写借款单，财务根据审批同意的借款单据办理借款；

6.4.2借款原则上以通过网上银行转账支付，如因特殊情况需支付现金请在借

款单中注明；

6.4.3所需现金金额超过人民币3000元的需提前一天通知财务部，以便备款；

6.4.4借款人须在业务办理完毕后三个工作日内完成报销或退还借款手续；6.4.5定额备用金必须于每年12月31日前办理退还手续，并根据业务需要重

新审批办理；

6.4.6员工借款账龄不得超过30天，如有特殊原因可适当延长，超过60天（特

殊情况除外），财务部将通知上级主管，并在当月工资中扣减，直至扣

完为止；

6.4.7原则上，借款管理执行“前款不清，后款不借”的规定。

6.5借款单据填写规范：

6.5.1公司员工借款时统一填写公司印制的《借款单》；

6.5.2《借款单》联以及用途：

6.5.2.1《借款单》一式三联，第一联：付款凭证联；第二联：结算凭证联；

第三联：结算回执联；

6.5.2.2付款凭证联：财务付款及会计挂借款人借款处理的原如凭证，严禁退

还借款人；

6.5.2.3结算凭证联：借款人报销或还款时的原始凭证；会计根据此联做账冲

销借款；

6.5.2.4结算回执联：借款人报销或还款时，此联给借款人，作为结清借款的

原始凭证；