物业管理常用建设档案文件材料归档内容
物业常用建筑工程资料清单
工作行为规范系列物业常用建筑工程资料清单（标准、完整、实用、可修改）编号：FS-QG-26520物业常用建筑工程资料清单List of common building engineering information说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
以下建设工程资料清单仅列出物业管理企业常用的部分，全部内容见《深圳市城建档案管理规定汇编》。
对物业管理从业人员具有实质性的指导意义。
一.工程建设综合文件资料(由建设单位主理)(一)综合文件资料1.立项申报批复文件2.计划任务书3.投资许可证4.建设工程规划许可证及用地许可证5.建设工程开工许可证6.建设项目选址意见书7.征用地申请批复文件、土地使用合同书及红线图8.上级机关有关工程建设的决议、批示及重要会议纪要和指导性文件9.可行性研究报告及评审文件10.初步设计及评审文件11.环境影响评估报告书12.概算书及审批文件13.规划审查批准文件及规划要点14.环保审查批准文件15.消防审查批准文件16.锅炉及压力容器安装申请表17.其它有关部门审查批准文件18.红线界点及测量控制点测设报告19.工程地质::勘察报告20.地下管线情况查询报告及情况回报表21.水文、气象、地震等其它设计基础资料22.设计、施工招标投标定标文件23.设计合同书24.监理合同书25.有关工程建设、施工管理的重要文件26.工程验收申报文件27.工程验收会议决议纪要28.工程质量核查报告29.电梯及劳动保护验收合格证(复印件加红章)30.环保验收证明书31.工程结算审核文件或结算三审表32.规划验收证明书33.燃气工程验收证明书34.消防验收合格证35.工程验收证明书(不装订)36.竣工总平面图(大型项目具有)37.竣工综合管线图(大型项目具有)38.其它应予归档保存的文件(二)工程照片及录像片资料1.建址原貌记录2.工程施工各主要阶段记录3.工程事故现场情况及处理过程记录4.新技术、新工艺施工法实施记录5.重要人物现场视察记录6.重要会议记录7.竣工落成面貌记录(三)计算机图形数据文件(采用计算机进行设计的工程具有)1.建筑总平面图计算机图形数据磁盘(报建时提交)2.竣工图(或设计图)计算机图形数据磁盘(包括自建子图库、自建字库、及图形信息库文件)3.建筑效果图计算机图形数据磁盘二.工程监理文件资料(由监理单位主理)1.营业执照及资质证书(复印件加红章)2.监理合同书3.监理月度报告书4.工程进度核签文件5.工程质量核签文件6.工程设计变更核签文件7.工程质量检查记录及处理通知和复验记录8.施工安全检查记录及处理通知和复验记录9.工程质量安全事故情况调查报告10.工程质量安全事故处理情况报告11.材料构件抽验试验记录及报告12.索赔申请及审批书13.预、结算审核书14.监理成果报告书15.监理工作总结三.工程施工文件资料(由施工单位主理)(一).工程施工综合文件资料1.施工营业执照及承建资格证书(复印件加红章)2.施工合同3.规划开工许可证(燃气工程具有)4.施工许可证(乙方联)5.基础工程提前开工许可证(提前开工的具有)6.开竣工报告7.施工组织设计8.图纸会审记录9.设计变更通知单及现场签证单10.施工测量放线控制桩交验复核记录11.施工测量放线记录及图表12.建筑物沉降观测记录及图表13.施工质量、安全事故记录及处理记录14.分部工程验收证明书15.施工技术总结16.其它应予归档保存的文件资料(二)工程施工技术文件资料[一]土石方挖填及地基处理工⑴一般基础开挖工程1.基槽开挖验槽记录2.回填土密实度检验报告3.回填土(砂、石)检验报告4.地下管线设施迁移、保护记录5.分部工程质量评定汇总表⑵地基处理工程1.挖填前原地形测量记录网格图2.挖填后地形测量记录网格图3.开挖验槽验收记录4.回填土隐蔽工程验收记录5.滤水层、盲沟隐蔽验收记录6.土工布铺设隐蔽验收记录7.挖填区原有地下管线设施记录图8.地下管线设施迁移、保护记录9.取土区土质鉴定报告10.现场土质抽样鉴定报告11.填土标高测量记录12.夯击碾压记录13.夯碾后标高测量记录14.密实度试验报告15.弯沉值测验报告16.砂石结构层配合比设计单及强度试验报告17.排水板施工记录18.振冲施工记录19.喷灌施工记录20.探测仪布置记录21.各种探测记录及统计分析报告22.地基承载力试验报告23.工程地质勘察鉴定报告24.堆载预压卸载通知书25.回填料(砂、石)检验报告26.材料产品出厂合格证及抽样复验报告27.进口材料设备商检证产地证28.分部工程质量汇总评定表29.竣工图[二]桩基础工程1.桩位定位测量放线图2.沉桩打桩施工记录3.挖孔桩终孔检查验收记录4.钢筋隐蔽验收记录5.砼灌注记录6.砼试件强度试验报告7.砼配合比设计单8.砼强度数理统计报告9.钢筋、水泥出厂合格证及抽样复验报告10.其它材料出厂合格证及抽样复验报告11.进口材料设备商检证产地证12.桩承载力试验检测报告13.挖孔桩抽芯检验报告14.竣工桩位复测记录15.钢管桩、预制桩接桩焊缝检验记录及探伤报告16.分部工程质量评定汇总表17.竣工图[三]现浇钢筋混凝土及混合结构工程1.基槽开挖验槽记录2.回填土密实度检验报告3.回填土(砂、石)检验报告4.钢筋、埋件隐蔽验收记录5.结构隐蔽验收记录6.水下砼及连续墙砼灌注记录7.砼、砂浆配合比设计单8.砼、砂浆试件强度试验报告9.砼、砂浆试件强度数理统计报告10.钢材、水泥、砌块出厂合格证及检验报告11.进口材料设备商检证产地证12.砌块强度检验报告13.砂、石检验报告14.水泥质量试验报告15.钢筋焊接强度试件试验报告16.钢筋套筒连接试件试验报告17.钢筋力学强度试件试验报告18.钢筋化学成分检验报告19.结构沉降观测记录20.分部工程质量汇总评定表21.竣工图[四]钢筋混凝土预应力张拉工程1.钢筋孔道制作、预埋隐蔽验收记录2.锚具埋设隐蔽验收记录3.预应力钢筋布置穿设隐蔽验收记录4.预应力钢筋张拉记录5.孔道灌浆隐蔽验收记录6.预应力钢筋、锚具产品出厂合格证7.进口材料设备商检证产地证8.预应力钢筋、锚具强度检验试验报告9.千斤顶校正调试报告10.砼构件张拉龄期强度试验报告11.灌浆试块强度试验报告12.灌浆配合比报告单13.灌浆材料出厂合格证及复检报告14.结构应力应变测试记录15.分部工程质量评定汇总表16.竣工图[五]钢结构安装工程及钢筋砼预制构件安装工程1.结构拚装排布图2.焊接连接工艺试验报告及批准文件3.基础、基座交接检查记录4.构件安装就位记录表5.焊接记录6.螺栓连接紧固记录7.结点灌注记录8.结点隐蔽验收记录9.结构防腐、防火涂层隐蔽验收记录10.构件质量现场检查记录11.构件质量抽样检验试验报告12.螺栓付强度试验报告13.焊接试件强度试验报告14.焊缝探测报告15.灌浆试块强度试验报告16.涂层试块强度试验报告17.灌浆配合比18.涂层配合比19.灌浆、涂层材料出厂合格证及复验报告20.构件材料出厂合格证及检验证书21.进口材料设备商检证产地证22.构件轴线标高安装竣工复测记录23.结构试验检验报告书(结构静动载力试验、罐体气密性试验等)24.焊工操作证(复印件)25.分部工程质量评定汇总表26.竣工图[六]玻璃幕墙安工程1.建筑物外墙平直度测量记录2.埋件交接验收记录3.框架结构安装施工技术资料(按六.钢结构工程相关内容执行)4.接缝密封隐蔽验收记录5.构件、材料出厂合格证及质量检验证书6.进口材料设备商检::证产地证7.玻璃质量抽样试验报告(反射、吸收率及安全性)8.幕墙抗渗漏淋水试验记录9.幕墙框架结构计算书10.幕墙模型风压试验报告11.分部工程质量评定汇总表12.竣工图[七]屋面及地下防水工程1.基层清理检查验收记录2.止水带安装隐蔽验收记录3.结合层隐蔽验收记录4.防水层隐蔽验收记录5.材料出厂合格证复验试验报告6.进口材料设备商检证产地证7.分部工程质量评定汇总表8.竣工图[八]建筑装饰工程1.装饰材料消防审批表2.防火涂层隐蔽验收记录3.主要材料产品出厂合格证及复验报告4.进口材料设备商检证产地证5.分部工程质量评定汇总表6.竣工图[九]供电及电器设备安装工程1.管道、埋件隐蔽验收记录2.防雷引线安装隐蔽验收记录3.线路穿管敷设隐蔽验收记录4.接地极接地带埋设隐蔽验收记录5.应急发电设备安装就位记录6.用电设备安装就位记录7.导线及设备绝缘电阻测试记录8.接地接零电阻测试记录9.设备调试记录10.设备试运转记录11.设备试验检验报告12.材料产品出厂合格证及出厂检验报告13.进口材料设备商检证产地证14.高压电缆及母线抽样试验检验报告15.变压器抽芯检查报告16.含油设备油化验报告17.含油设备注油记录18.计量仪表检定报告19.整定记录及整定通知单20.分部工程质量评定汇总表21.竣工图[十].通讯线路及设备安装工程1.管道、埋件隐蔽验收记录2.接地引线安装隐蔽验收记录3.线路穿管敷设隐蔽验收记录4.接地极接地带埋设隐蔽验收记录5.设备安装就位记录6.导线线对电阻测试记录7.导线及设备绝缘电阻测试记录8.接地接零电阻测试记录9.设备调试记录10.设备试运转记录11.设备试验检验报告12.材料产品出厂合格证及出厂检验报告13.进口材料设备商检证产地证14.分部工程质量评定汇总表15.竣工图[十一]电梯及擦窗机安装工程1.预埋件核查验收记录2.预埋件调整处理记录3.导轨安装记录4.线路穿管敷设隐蔽验收记录5.接地极接地带埋设隐蔽验收记录6.设备安装就位记录7.导线及设备绝缘电阻测试记录8.接地接零电阻测试记录9.调试试运转记录10.劳动安全部门测试检验报告11.材料设备出厂合格证及出厂检验报告12.进口设备商检证产地证13.分部工程质量评定汇总表14.竣工图[十二]消防系统安装工程1.消防材料设备报批表2.管道、埋件隐蔽验收记录3.设备安装就位记录4.阀门解体检查记录5.钢管焊接记录6.设备绝缘电阻测试记录7.接地接零电阻测试记录8.喷淋头、烟感器性能抽样试验报告9.烟感器反应试验记录10.设备试验调试记录11.设备试运转记录12.管道试压检验记录13.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告14.进口材料设备商检证产地证15.消火栓水压试验报告16.控制系统试验报告17.分部工程质量评定汇总表18.竣工图[十三]空调安装工程1.消防材料设备报批表2.风、水管道安装防腐保温隐蔽验收记录3.设备安装就位记录4.阀门解体检查记录5.给水管焊接记录6.设备绝缘电阻测试记录7.接地接零电阻测试记录8.设备调试记录9.设备试运转记录10.管道试压检验记录11.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告12.进口材料设备产地证商检证13.冷冻水系统水温测试记录14.风口风压测试记录15.风洁净度测试报告16.系统总体测试报告17.分部工程质量评定汇总表18.竣工图[十四]给水安装工程1.管道、埋件隐蔽验收记录2.设备安装就位记录3.阀门解体检查记录4.钢管焊接记录5.设备绝缘电阻测试记录6.接地接零电阻测试记录7.设备调试记录8.设备试运转记录9.设备试验检验报告10.管道试压检验记录11.计量表校验报告12.水质化验报告13.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告14.进口材料设备商检证产地证15.分部工程质量评定汇总表16.室外管道工程技术要素表17.竣工图[十五]排水安装工程1.埋地管道隐蔽验收记录2.管道灌水检验记录3.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告4.进口材料设备商检证产地证5.分部工程质量评定汇总表6.室外管道工程技术要素表7.竣工图[十六]燃气安装工程1.消防材料设备报批表2.风、水管道安装防腐保温隐蔽验收记录3.设备安装就位记录4.阀门解体检查记录5.给水管焊接记录6.设备绝缘电阻测试记录7.接地接零电阻测试记录8.设备调试记录9.设备试运转记录10.管道试压检验记录11.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告12.进口材料设备产地证商检证13.冷冻水系统水温测试记录14.风口风压测试记录15.风洁净度测试报告16.系统总体测试报告17.分部工程质量评定汇总表18.竣工图四.市政工程技术文件资料[一]场地爆破工程1.炮位布孔记录2.药室成型验收记录3.装药记录4.导线连接记录5.起爆程序图6.起爆记录7.爆前安全检查记录8.爆后排险记录9.爆破后断面实测记录10.爆破工操作证(复印件加红章)11.分部工程质量评定汇总表[二]道路场地工程(一)路基工程1.挖填区原有地下管线设施记录图2.地下管线设施迁移、保护记录3.开挖验槽记录4.各层填土隐蔽工程验收记录5.滤水层、盲沟隐蔽验收记录6.土工布铺设隐蔽验收记录7.取土区土质鉴定报告8.现场土质抽样鉴定报告9.填土标高测量记录10.夯击碾压记录11.夯碾后标高测量记录12.密实度试验报告13.弯沉值测验报告14.灰土砂石结构层配合比设计单及强度试验报告15.排水板施工记录16.振冲施工记录17.喷灌施工记录18.探测仪布置记录19.各种探测记录及统计分析报告20.地基承载力试验报告21.堆载预压卸载通知书22.回填料(砂、石)检验报告23.材料产品出厂合格证及抽样复验报告24.进口材料设备商检证产地证25.分部工程质量汇总评定表26.竣工图(二)混凝土路面及路面设施工程1.钢筋、埋件隐蔽验收记录2.路缝灌注隐蔽验收记录3.砼、砂浆配合比设计单4.砼、砂浆试件强度试验报告5.砼、砂浆试件强度数理统计报告6.钢材、水泥、砌块及构件出厂合格证及检验报告7.进口材料设备商检证产地证8.砌块强度检验报告9.砂、石检验报告10.水泥质量试验报告11.钢筋焊接强度试件试验报告12.钢筋力学强度试件试验报告13.钢筋化学成分检验报告14.道面摩擦系数检测报告15.路中心线、路面标高、竣工测量记录16.道路工程技术要素表17.分部工程质量汇总评定表19.竣工图(三)沥青路面工程1.基层交验记录2.铺筑记录及隐蔽验收记录3.沥青砼配合比4.试件实验报告5.砂石材料试验报告6.沥青试验报告7.料料产品出厂合格证8.进口材料设备商检证产地证9.弯沉试验::记录10.路中心线、路面标高竣工测量记录11.道路工程技术要素表12.分部工程质量汇总评定表13.竣工图(四).交通讯号设施及道路照明工程1.杆架塔安装就位记录2.电缆敷设记录3.设备安装就位记录4.导线及设备绝缘电阻测试记录5.导线线对电阻测试记录6.接地接零电阻测试记录7.设备试验检验报告8.设备调试记录9.设备试运转记录10.照度测试记录11.讯号指标测试记录12.设备材料出厂合格证及出厂检验报告13.进口材料设备商检证产地证14.埋地管道竣工测量记录15.工程技术要素表16.分部工程质量评定汇总表17.竣工图请输入您公司的名字Foonshion Design Co., Ltd。
物业档案的建立与管理
物业档案的建立与管理档案管理模式（一）物业管理档案物业管理档案是指物业管理单位在物业管理活动中收集和产生的，为物业管理工作提供依据和参考的，各种应予归档保存的文字、图形、实物等文件材料。
1.物业管理档案的内容物业管理档案管理内容包括建筑物档案、客户档案、管理工作档案。
①建筑物档案：包括建筑物原始档案材料、维护、改造施工记录材料；如竣工验收资料，房屋的单体竣工图，各类管线图、装修管理档案、维修养护档案等。
②业主档案：包括客户登记材料、业主产权材料；③管理运作档案：包括管理法规材料、管理及租赁合约材料、服务记录材料、治安情况记录材料、会访记录材料等；如各类巡视记录、运行档案、满意度调查记录、投诉与回访记录、大厦文化活动、宣传记录、财务会计资料等。
2.管理流程图略（二）物业管理档案的建立物业管理档案是工程的重要闹资产；是历史的原始的真实记录；是物业管理服务的重要依据。
建立物业档案，是物业管理单位实现物业规范化和现代化管理的手段，是提高综合管理能力和基础。
1.按照社会档案行政管理的要求和公司ISO体系文体标准，建立规范的档案管理制度。
档案的管理制度是档案管理工作的准则和依据，物业档案管理制度主要有：对机构部门管理人员职责的规定；对管理工作程序的规定；对档案相关责任部门的规定：对档案材料的移交、分类、著录、保管利用、鉴定的制度标准；对违反制度的处罚规定等。
根据档案资料初建的情况，拟首先制定如下制度：《物业档案管理》《档案查询利用制度》《库房管理制度》《档案移交验收制度》《档案内容及分类密级标准》《档案文件借阅规定》2.确定档案的内容物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、大厦志史档案。
根据要求以下仅就建筑物档案、管理工作档案的管理具体说明。
①建筑物档案A.建筑原始档案建筑物原始档案是指物业管理单位在接管物业管理时，从发展商手中接收的工程建设施工过程中形成的工程档案。
物业管理单位接受的工程档案，其内容包括档案行政管理部门对工程档案规定的全部内容及移交手续文件；一般具有下列内容；建设综合文件材料和工程施工文件材料；其中包括竣工验收资料、房屋单体竣工图，具体内容请见表一：表一接管时收集、接收的工程资料清单B.建筑物维护、改造档案建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体（或称物业公共设施及公共部分）进行维护、改造的有关资料：a.维护改造申请表及批准文件b.维护改造工程施工许可证c.维护改造方案d.维护改造工程合同e.维护改造工程预算书及批准文件f.维护改造工程施工技术文件（按城建档案管理部门制定的相关规定执行）g.维护改造工程验收说明书h.维护改造工程结算（核算）表I.各设备及工程使用维护说明书J. 各设备及工程使用许可证（政府规定需要申办的应全部具有）k.维护改造工程施工设计图及竣工图C.用户装修/改造工程档案用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修\改造工程所产生的文件和图纸材料，一般内容如下：a.装修、改造申请表及审查意见b.装修设计图c.装修、改造过程中的管理、监理资料d.完工后验收意见②管理工作档案管理工作档案是指物业管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料，主要为：A.政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等B.制订的各种管理规定、公约C.公司ISO体系文件D.财务资料E.工作计划、方针、目标记录F.各项管理工作日志G.纠正和预防措施方案H.质量、环境、安全控制记录I.设备设施保养规程，巡查、维修、养护记录K. 满意度调查记录、回访记录日志及回访登记表L.其他需要收集归档的工作记录、服务记录3.档案的产生收集、接收和移交档案的收集、接收、整理和移交是档案管理工作的基础。
文件材料归档制度的内容包括归档范围
文件材料归档制度的内容包括归档范围1. 归档范围是指文件材料归档制度所涵盖的文件类型和内容范围。
一般而言，归档范围包括各类纸质文件、电子文件以及其他形式的文件材料。
纸质文件包括各种纸质文档、合同、报告、信函等；电子文件包括电子文档、电子邮件、电子表格、数据库等；其他形式的文件材料可能包括录音、录像、照片等。
归档范围应根据组织的具体情况和业务需求进行明确规定，以确保重要的文件材料得到有效管理和保存。
2. 归档范围还应考虑到文件材料的价值和保管期限。
文件材料的价值可以分为永久价值和有限价值两类。
永久价值的文件材料是指具有长期保存价值和历史价值的文件，如重要决策文件、历史档案等，这些文件应该得到特殊管理和保护。
有限价值的文件材料则是指在一定时间后可以销毁或转移的文件，如合同过期后的备份文件等。
归档范围的设定应根据文件材料的价值来确定文件的保存期限和管理方式，以确保文件材料得到适当的处理和利用。
3. 在确定文件材料归档范围时，还应考虑到法律法规和组织内部政策的要求。
根据不同的行业和地区，对文件材料的归档要求可能存在一定的差异。
例如，某些行业可能需要对一些特定的文件进行强制性归档，如医疗机构对病历档案的归档要求。
组织内部政策也可能对文件材料的归档范围有所规定，如公司内部规定某些类型的文件必须进行归档。
因此，在设定文件材料归档范围时，应确保符合相关法律法规和组织内部政策的要求，避免可能的违规行为。
4. 归档范围还应考虑到文件材料的管理和检索的需要。
一个有效的文件归档制度应该能够方便地管理和检索所需的文件材料。
因此，在设定归档范围时，应考虑到组织内部各个部门和业务流程对文件材料的需求，确保文件材料能够按照一定的分类和索引方式进行管理和检索。
这样可以提高文件材料的利用价值和工作效率，减少不必要的时间和资源浪费。
总结：文件材料归档制度的归档范围是指制度所涵盖的文件类型和内容范围。
归档范围的设定应根据组织的具体情况和业务需求进行明确规定，同时考虑到文件材料的价值和保管期限、法律法规和组织内部政策的要求，以及文件的管理和检索的需要。
档案分类方案、文件材料、归档范围
档案分类方案、文件材料、归档范围档案分类方案是组织和管理文件材料的重要依据，它直接影响到档案管理的效率和质量。
合理的档案分类方案能够使文件材料的归档范围清晰明确，便于查找和利用。
本文将从档案分类方案、文件材料以及归档范围三个方面进行探讨。
一、档案分类方案档案分类方案是将文件材料按照一定的规则和原则进行分类，以便于管理和利用。
常见的档案分类方案包括按照机构职能、业务分类、时间顺序、地理位置等进行分类。
其中，按照机构职能分类是最常见的分类方式，它将文件材料按照机构的不同职能进行划分，如行政类、财务类、人力资源类等。
这种分类方式便于机构内部对文件材料的管理和查找，同时也有利于机构间文件材料的交流和共享。
二、文件材料文件材料是指各种组织机构在开展工作过程中产生的各类文件。
它包括公文、报告、会议纪要、合同协议等。
文件材料是档案管理的重要组成部分，它记录了机构的工作过程和决策结果，是机构运行和发展的重要依据。
文件材料的管理要求对其进行分类、编号、归档和保管，以确保其安全可靠地保存和利用。
三、归档范围归档范围是指文件材料的归档界限和范围。
根据不同的机构和业务特点，归档范围可以有所不同。
一般来说，归档范围应包括机构内部产生的所有文件材料，无论是纸质文件还是电子文件。
对于纸质文件，归档范围可以包括公文、报表、合同等各类文件；对于电子文件，归档范围可以包括电子邮件、电子合同、电子报告等。
归档范围的确定应考虑到文件材料的重要性和保密性，对于涉及国家秘密、商业机密等敏感信息的文件材料，应采取相应的安全措施进行保护和管理。
同时，归档范围还应考虑到文件材料的利用价值，对于具有历史价值、学术研究价值的文件材料，应予以特殊保护和利用。
档案分类方案、文件材料和归档范围是档案管理中的重要内容。
合理的档案分类方案能够提高档案管理的效率和质量，便于文件材料的查找和利用。
文件材料是档案管理的重要组成部分，需要进行分类、编号、归档和保管。
物业档案、资料管理的内容
物业档案、资料管理的内容物业项目档案、资料管理的内容1、资料的收集资料的收集坚持"来源多、内容广"的原则。
从物业管理的实际工作出发，扩大信息资料的来源，从建筑规划到工程竣工;从建筑物本体维护到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。
2、档案资料的分类所收集的档案资料，根据其来源、内容、形式，进行集中整理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。
移交资料项目资料名称规划资料1.项目批准文件2.用地批准文件3.投资许可证、建筑许可证、开工许可证4.拆迁安置资料5.房地产平面图工程技术资料1.竣工图、总平面图，建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽工程的全套图纸2.地质勘查报告、工程建设投标文件3.工程合同及竣工报告4.工程预决算5.图纸会审记录6.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)7.隐蔽工程验收签证8.沉降观察记录9.竣工验收证明书10.钢材、水泥等主要材料的质量保证书11.新材料、构配件的鉴定合格证书12.水电气、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书13.砂浆、混凝土试块试压报告14.供水、供气、空调的试压报告15.园林绿化图纸和清样16.设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明，质保书和保修单17.工程监理报告日常物业管理档案、信息资料项目资料名称物业资料--物业基本资料、分区资料、商业网点资料、娱乐设施资料等业主资料--业主须知、业主基本资料、租赁合同、物品出入登记等装修资料--装修申请表、报建批文、装修工程图、装修施工安全责任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录等维修资料--维护计划与方案、维修申报表、维修服务派工单、维修回访记录、公共设施维修记录等绿化养护资料--绿化检查记录、绿化养护记录、礼仪摆花协议等清洁、保洁资料--清洁服务整改通知单、保洁日检记录等消防管理资料--消防巡视记录、消防设施检查记录、动火作业审批表、消防设施运行记录、火灾隐患整改通知等治安交通管理资料--日常巡查记录、交接班记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带、紧急事件处理记录、车辆管理记录、保安巡逻签到表、安全隐患整改通知等设备管理资料--设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修保养记录、设备运行记录、设备维修分包协议、设备检查记录等社区文化活动资料--活动实施方案、活动宣传图片、录像记录、传媒报导、总结报告等员工管理资料--员工个人资料、聘用表、员工培训计划、员工培训记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工内务管理记录等服务质量反馈资料--服务质量回访记录、展户、参展人员意见调查、统计记录、业主人员投诉及处理记录等行政文件资料--政府相关文件、法规、法律;房地产公司有关文件、通知、函件;物业规章制度、通知、通报等文件;物业荣誉档案;物业接待、参观记录等3、档案资料管理的要点⑴、重要的档案资料(如竣工资料)的交接必须经过双方负责人或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。
物业档案资料管理
物业档案资料管理物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行规范化、系统化管理的工作。
通过合理的档案管理，可以提高物业管理的效率和质量，确保物业档案的安全性和可靠性，为物业管理工作提供有力的支持。
一、档案资料的分类与整理1. 根据物业管理的不同领域和内容，对档案资料进行分类，如合同档案、收费档案、维修档案、设备档案等，以便于后续的管理和查询。
2. 对每一个档案类别进行详细的整理，包括建立档案目录、编制档案编号、整理档案材料等工作，确保档案的完整性和一致性。
二、档案资料的存储与保管1. 设立专门的档案室或者档案柜，统一存放各类档案资料，并制定相应的存储规范，包括档案的摆放顺序、密封方式、防火防潮等措施，确保档案的安全性和可靠性。
2. 制定档案借阅和归还制度，对外部人员的档案借阅要求进行审批和记录，确保档案的保密性和完整性。
三、档案资料的检索与利用1. 建立档案检索系统，包括纸质档案的目录索引和电子档案的关键词检索等方式，方便快速地查询所需档案资料。
2. 制定档案利用规范，明确档案的使用范围和权限，并对档案的利用情况进行记录和统计，以便于对档案利用情况进行评估和改进。
四、档案资料的归档与销毁1. 对于已经完成的档案资料，根据规定的保管期限进行归档，确保档案的长期保存和利用。
2. 制定档案销毁的规范和程序，对于已经过期或者无法利用的档案资料，进行安全、环保的销毁处理，如纸张的密封销毁、电子档案的彻底删除等。
五、档案管理的监督与评估1. 建立档案管理的监督机制，包括定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时进行整改和改进。
2. 建立档案管理的绩效评估体系，对档案管理工作进行定量和定性的评估，以便于发现问题和提高管理水平。
六、档案管理的信息化建设1. 推动档案管理的信息化建设，建立档案管理系统，实现档案的电子化存储、检索和利用，提高档案管理的效率和便利性。
2. 培训档案管理人员的信息化技能，提升其对档案管理系统的操作和维护能力，确保信息化建设的顺利进行。
物业管理档案(全套)
物业管理档案(全套)简介本文档旨在提供一套完整的物业管理档案，以协助物业管理机构或个人进行高效的物业管理工作。
本档案包括以下内容：1. 物业规划文件- 物业规划报告：包括物业规划的目的、范围、计划和实施方案等，为物业管理提供指导。
- 用地规划文件：包括土地使用证明及用地规划、规划图纸等，确保物业符合土地规划要求。
2. 物业管理协议- 物业管理合同：详细规定物业管理机构与业主之间的权责、服务内容和费用等，确保双方的权益得到保障。
3. 物业维护记录- 维修记录：记录物业维修和保养情况，包括保养项目、时间、费用等，为未来的维修工作提供参考。
- 故障维修报告：记录物业设施故障维修情况，包括设备故障描述、维修方案和维修结果等，为提高设备运行效率提供数据支持。
4. 物业保险文件- 物业保险合同：记录物业保险的保险公司、保险金额、保险期限等详细信息，确保物业在意外情况下得到保障。
5. 政府相关文件- 证照文件：包括物业的营业执照、税务登记证等，保证物业合法经营。
- 安全检查合规文件：记录定期政府安全检查合规的情况，保证物业的安全运营。
6. 业主相关文件- 业主信息记录：包括业主姓名、联系方式等个人信息，便于与业主进行有效沟通。
- 投诉处理记录：记录业主投诉内容、处理过程和结果，确保对业主的合理投诉进行妥善处理。
7. 财务相关文件- 费用收据：记录物业收取的费用、收费方式、收费时间等，确保费用收支的合理性和透明度。
- 财务报表：包括年度财务报表、资产负债表等，为物业财务管理提供依据。
- 合同付款记录：记录与供应商签订的合同及付款情况，确保合同履行的合规性。
结束语本物业管理档案提供了一套完整的记录和管理物业所需的文件和信息。
它将有助于提高物业管理的效率、透明度和合规性。
建议在物业管理过程中，将这些文件进行规范化、备份、定期更新，以确保其有效性和可持续性。
档案文件材料归档制度
凡是本物业管理管理处工作活动中获得及办理完毕的具有保存价值的各种载体材料(包括图样、照片、软件、软盘、光盘、录音带、录相带、报表、实物、收发文件等)均属归档范围。
❖与甲方召开的会议记录、本公司会议、各部门及其他物业管理工作会议记录和会议材料。
❖党委、团委、工会会议材料。
❖上级机关召开的需要贯彻执行的会议材料。
❖接管移交资料。
❖与甲方、施工单位、政府相关部门的往来函文。
❖工作过程中获得的与基地物业管理相关的各种文件、资料。
❖各部室的工作计划、总结、交接班记录、项目故障与维修、保养记录等工作过程中形成的记录。
❖实施管理和服务工作中的各种制度、规程、流程、记录、图表、函件等各种物业管理工作记录。
❖处理甲方、工作人员各种来信、来访意见中形成的文件材料。
❖本管理处有关单位签订的各种合同、协议书、意见书等材料。
❖总公司收文、发文。
❖本公司编印的情况反映、简报、大事记等。
❖本管理处员工、党员、团员花名册、各类学历及资格证书复印件，员工调进出介绍信存根，工资转移存根，职称文件。
❖各项普查工作中形成的文件材料。
❖本管理处各类评优等文件材料。
❖本管理处的其他收文。
❖党员统计报表。
❖企业综合年报、统计报表。
❖物业管理公司情况统计报表。
❖工会、出纳形成的报表、凭证、账薄等。
❖本管理处参加有关重要庆祝活动的声像材料。
❖本管理处举行的重要会议、庆祝活动的声像材料。
❖上级机关领导检查和视察本管理处工作中形成的声像材料。
❖甲方需我管理处留存的声像材料。
❖工伤(亡)事故调查中形成的声像材料。
❖一些具有教育意义和保存价值的声像材料。
❖采购方编印的简介、宣传资料、报刊。
❖上级及相关单位编印的与本管理处工作有关的文件汇编。
❖本管理处自行编印的年鉴、统计资料、报刊等。
❖有保存价值的其他资料。
( 1 )需随时查阅重要文件，放在相关部门，在不需使用时再归档。
( 2 )文件形成过程中的修改稿。
( 3 )部门文件及部门主持召开会议中形成的交流性文件材料。
物业公司各类档案归档范围及保管期限
物业管理有限公司各类档案归档范围及保管期限为保证企业各门类档案的齐全、完整、系统，符合质量标准，实现对本企业档案集中统一管理的要求，特制定各类档案归档制度。
文书档案归档范围一、归档要求1、凡反映企业各项工作活动，具有查考利用价值的文件及资料，均应按要求归档。
2、归档的文件材料必须齐全完整，符合公文格式，统一采用国际通用标准A4纸，所反映的问题真实可靠，各种统计数字准确无误。
3、归档的文件材料书写色素要用碳素墨水、兰黑墨水或计算机打印，不得使用纯兰、圆珠笔或铅笔，也不得使用复印件。
4、需长期保存的档案材料，必须采用优质纸张，正件与附件、正本与原稿、转发件与原件请示与批复件一并立卷保存。
5、归档的文件材料要保持一定的特征，符合其自然形成规律、历史联系。
6、各部门移交文件材料要填写材料移交登记，交接材料时，双方根据移交清册核对，并履行签字。
7、对不能按期归档的各部门，每月扣发部门负责人奖金，直至按要求归档为止。
二、归档时间各科室本年度形成的文件材料要于次年3月份之前送交档案室，送交的归档文件材料要齐全、完整，由档案室统一整理归档。
三、归档范围及保管期限㈠党务、团、工会工作类1、党、团支部工作计划、总结，党、团支部大会、专题会议的会议记录等材料………………………………………………永久2、党团员年度统计报表、党员名册……………………永久3、党团员关系介绍信……………………………………长期4、上级机关颁发的决定、指示、通知等文件…………长期5、组织发展工作形成的各种重要材料…………………长期6、查处违法党团员的有关材料及处理决定……………永久7、上级纪律检查机关对本公司的批复批示和需要执行的文件………………………………………………………………永久8、工会开展各项活动的工作计划、总结材料…………长期9、上级机关颁发的需要执行的重要文件材料…………长期10、对违反有关计划生育工作规定的人员处理意见及结果…………………………………………………………………长期11、计划生育年报表……………………………………长期㈡劳资人事1、干部、职工劳动工资年度统计表、职工名册…………永久2、干部、职工录用转正、调资、定级、评定职称、退休、抚恤等材料……………………………………………………………长期3、上级任免本公司干部或本公司任免领导干部的通知…………………………………………………………………永久4、调资的名单及调资后的工资统计审批表………………长期5、本公司职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根…………………………………………………………………长期6、本公司对有关人员的处分材料…………………………永久7、职工年工伤事故统计表及锅炉年度检查事故情况………………………………………………………………长期8、职工业务技术培训材料………………………………㈢行政类1、公司年度工作计划、总结材料…………………………永久2、公司董事会、股东大会、经理办公会会议记录、各部门主管领导会议记录，带有政策性会议、企业重大决策性、时势性会议记录…………………………………………………………………永久3、本公司召开的专题会议形成的通知、报告、重要讲话…………………………………………………………………永久4、本公司的长远规则、组织沿革、大事记………………永久5、本公司先进集体、个人、文件材料……………………永久6、公司机构设置、人员编制、名称更改、启用印鉴文件材料…………………………………………………………………永久7、调查、经验总结材料……………………………………永久8、本公司的请示与上级机关的批复………………………永久9、本公司征用土地与上级机关批准文件材料……………长期10、本公司制定的规定、决定、办法材料………………长期11、公司简报、信息…………………………………………短期12、上级机关转办的与本公司有关的人民代表政协委员提案和办理结论材料……………………………………………………长期13、本公司处理人民来信来访文件材料…………………长期14、本公司接待市级以上领导同志形成的文件材料…………………………………………………………………长期15、本公司出国考查、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料及本公司参加本市和外省市活动形成的文件材料…………………………………………………………………重大活动的主要文件材料…………………………………永久一般活动的审批手续、考查报告…………………………长期㈣经营管理类1、本公司与有关单位签定的合同、协定、协议书等材料…………………………………………………………………永久2、本公司汇总的、年度、专题的销售统计报表及各类经济指标报表………………………………………………………………永久3、本公司在业务工作中的请示、报告…………………长期4、直属上级机关颁发属于本公司主管业务并要执行的一般文件…………………………………………………………………长期5、其它有关的需要保存的数字及有关资料………………短期㈤产品技术类：1、调查研究、方案评选和前期开发形成的材料…………长期2、产品设计、工艺流程、包装的图样和技术文件、原材料检验等材料……………………………………………………………永久3、产品鉴定、评价等文件材料……………………………永久4、产品使用说明书、产品合格证、注册商标等文件材料…………………………………………………………………永久5、生产许可证，产品包装，产品装箱单…………………永久6、用户、市场反馈材料……………………………………长期7、优质产品必备的文件材料…………………………永久可长期㈥科研类科研项目的立项、试验、总结鉴定、成果投资、推广应用等………………………………………………………………项目研究和管理过程中形成的材料………………………永久㈦劳动安全保卫工作中形成的文件材料…………重要的长期，一般的短期会计档案管理范围一、归档要求：1、企业的会计档案应由财务部门的会计按照归档要求负责整理立卷或装订成册，按规定将应归档的会计档案向公司档案部门归档。
物业档案管理内容
物业档案管理内容1物业管理档案内容：基础档案：建筑工程图纸资料、房屋附庸设备设施资料等；商家、客户或物业使用人档案；装修管理档案；维修运行档案；治安、消防、车辆管理记录；环境卫生、绿化清洁工作记录；信息受理、投诉与回访记录；员工聘用及培训记录；其他管理服务活动记录及档案；2 财务档案内容：会计凭证类；会计帐簿类；财务报告类；其他类。
2档案管理系统建立程序2.1档案收集：交接文据、移交目录、接收征集记录、档案来源和价值说明等。
2.2档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
2.3档案鉴定：鉴定小组名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示、批复、清册等。
2.4档案保管：安全检查记录、抢救与修复情况、重点档案的特殊保护措施等。
2.5档案统计：档案收进、移出登记，档案基本情况统计、利用统计表等。
2.6档案利用：全宗指南、开放利用和控制使用范围说明、档案汇编、案例等。
2.7档案管理新技术的应用：缩微、复制、计算机辅助管理情况等。
3档案管理方法3.1系统收集，集中管理。
3.2实体管理——对档案进行归档（收集）、整理、鉴定、保管、统计等。
3.3信息管理——对档案内容信息的进行分析、检索、编码、提供和利用等。
3.4归挡文件排列-----归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。
3.5未及时整理归档的零散文件管理-----未及时整理归档的零散文件，可排在同一年度、期限、（问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，并上述情况应在备考表中加以说明。
3.6归档文件装盒----将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
不同期限的不能装在同一盒内。
采用级别（问题）分类的，不同级别（问题）的文件资料不能装在同一盒内。
3.7电子文件与纸质文件共同保存保管---对需要作为档案保存的电子文件，一定要转化为纸质文件，与电子文件共同保存。
物业档案管理
物业档案管理物业档案管理是指对物业项目的相关档案进行有效的整理、归档和管理的过程。
它涵盖了物业项目的各个方面，包括建造结构、设备设施、合同文件、维修记录等信息。
通过有效的物业档案管理，可以提高物业管理的效率和质量，保障物业项目的正常运营和维护。
一、档案整理与归档1. 档案分类：根据物业项目的特点，将档案按照建造结构、设备设施、合同文件等方面进行分类。
2. 文件整理：对每一个分类下的档案进行整理，确保文件的完整性和准确性。
包括文件的排序、打孔、装订等工作。
3. 档案编目：为每一个档案建立编目，包括档案名称、编号、归档日期等信息。
编目可以采用电子化管理方式，方便档案的检索和更新。
4. 档案归档：将整理好的档案按照编目进行归档，确保档案的有序存放。
归档地点可以采用专门的档案室或者文件柜。
二、档案管理与维护1. 档案借阅：建立档案借阅制度，确保档案的安全和可控。
借阅人需要填写借阅申请并由相关责任人审批后方可借阅档案。
2. 档案检索：建立档案检索系统，方便用户快速找到所需档案。
可以根据档案名称、编号、归档日期等信息进行检索。
3. 档案更新：对档案进行定期的更新和维护，确保档案的及时性和准确性。
包括更新合同文件、设备维修记录等信息。
4. 档案销毁：对于已经过期或者无效的档案，按照规定的流程进行销毁。
销毁前需要进行备案并由相关责任人审批。
三、档案安全与保密1. 档案存储：建立安全可靠的档案存储环境，包括防火、防潮、防尘等措施。
可以采用专门的档案室或者保险柜进行存储。
2. 档案备份：定期对重要档案进行备份，确保档案的安全性和可恢复性。
备份可以采用电子化方式或者纸质复制方式。
3. 档案保密：建立档案保密制度，对涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的档案进行保护。
惟独经过授权的人员才干查阅相关档案。
四、档案利用与价值1. 决策支持：通过对档案的分析和利用，为物业管理决策提供依据和支持。
可以根据档案数据进行趋势分析、成本控制等工作。
物业管理日常运营的档案
物业管理日常运营的档案一、引言物业管理是指对房地产项目进行全面管理和维护的一项工作。
在物业管理的日常运营中，档案的管理起着重要的作用。
物业管理的档案包括各类合同、项目规划、资料文档等，这些档案的完善和管理能够有效提高物业管理的效率和质量。
本文将介绍物业管理日常运营的档案管理要点和管理流程。
二、档案管理要点2.1 档案分类物业管理的档案可以按照不同的分类方式进行整理。
常见的分类方式包括按照时间、按照部门、按照项目等。
根据具体的管理需求，选择合适的分类方式，有利于档案的查找和整理。
2.2 档案整理档案整理是物业管理中的重要环节。
在整理档案时，应根据分类方式将档案进行归档，并标注清晰的档案名称和编号。
另外，还可以使用标签或文件夹等辅助工具进行管理，以便更好地保持档案的完整性和可查找性。
2.3 档案存储为了保证档案的安全和长期保存，物业管理需要合理选择档案存储方式。
一般而言，选择干燥、通风、温度适宜的环境存放档案，同时还可以考虑使用密封的文件柜或文件盒进行存储，以避免档案受潮或受损。
2.4 档案备份档案备份是物业管理中不可忽视的环节。
定期将档案进行备份，可以防止因意外或错误导致档案丢失的情况发生。
备份可以选择使用外部存储设备或云端存储服务，保证档案的安全性和可恢复性。
三、档案管理流程3.1 档案申请在物业管理中，各类档案的申请非常常见。
例如，项目规划文件、资料文档等需要定期或不定期地进行申请。
档案申请流程通常包括填写申请表、提交申请并附上相关材料、审批等环节。
申请人应按照规定的流程和要求完成各个环节，并确保申请材料的完整性和准确性。
3.2 档案审批档案申请提交后，需要经过相应的审批程序。
审批环节通常由物业管理中的相关部门或负责人进行，审批的标准一般包括档案的合法性、完整性和准确性等。
审批通过后，申请人可以继续后续的操作。
3.3 档案借阅物业管理中的档案借阅是指在一定期限内将档案提供给借阅人使用。
借阅人需要提出书面申请，经过相应的审批后才能借阅档案。
物业管理档案资料分类
物业管理档案资料分类物业管理作为一个包括建筑物、设施设备、人力资源等要素的综合管理部门，其所处理的信息数据量较大，档案处理、存储、检索等方面的工作以及资料分类十分重要。
本文着重介绍物业管理档案资料分类的相关知识。
一、物业管理档案概述1.1 物业管理档案的定义物业管理档案是指记录物业管理单位所负责的各项工作、业务、文件、资料、合同、协议等内容的文字、图表、照片、录音、录像以及其他形式的文献和文件。
1.2 物业管理档案的重要性物业管理档案是物业管理工作的重要组成部分，它集中体现了物业管理单位的工作水平、服务质量和管理水平。
因此，物业管理档案的建立、整理、存储与检索十分关键。
二、物业管理档案分类标准2.1 档案分类原则物业管理档案分类应具有科学性、规范性、实用性和便于管理的特点。
2.2 档案分类依据物业管理档案分类的主要依据包括：•文件性质•管理部门•编号和年度•种类和用途•形式和内容•其他2.3 档案分类方式物业管理档案分类的方式通常包括：2.3.1 按管理部门分类划分为技术管理、财务管理、人力资源管理、安全管理等部门。
2.3.2 按文种分类分为电子文件、纸制文件、图片文件、录音文件、录像文件等。
2.3.3 按业务阶段分类包括规划阶段、建设阶段、运营阶段、维护阶段等。
2.3.4 按文件类型分类划分为法律文件、会议记录、工作计划、通知公告、财务会计、安全生产、规章制度等类型。
2.3.5 按内容分类以工作职责、功能特点、业务特点、安全防范等为划分依据。
三、物业管理档案分类的具体操作3.1 档案分类的拟定在物业管理档案分类前，必须首先确定档案分类的范围和标准。
根据分类原则，选择适合的档案分类方式。
3.2 档案分类的编制按照分类依据，建立物业管理档案分类表，并规定各个分类的具体要求和编号方法。
3.3 档案文件的整理要求档案文件的整理人员，严格执行各个文件的相关规定。
遵循档案分类的标准和要求，对各类档案资料进行整理。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度
引言概述：
物业管理公司作为一个专业的管理机构，其档案管理制度的建立和完善对于公司的运营和管理至关重要。
一个科学合理的档案管理制度能够保障公司档案的完整性、安全性和便捷性，提高公司的管理效率和服务质量。
本文将从档案管理的重要性、档案管理制度的建立、档案分类和归档、档案保管和备份、档案销毁等五个方面进行详细阐述。
一、档案管理的重要性
1.1 提高工作效率
1.2 保障信息安全
1.3 便于查阅和利用
二、档案管理制度的建立
2.1 设立档案管理部门
2.2 制定档案管理规范
2.3 建立档案管理流程
三、档案分类和归档
3.1 根据内容分类
3.2 制定归档标准
3.3 定期整理和更新
四、档案保管和备份
4.1 确保档案安全
4.2 制定保管措施
4.3 进行定期备份
五、档案销毁
5.1 制定销毁标准
5.2 定期清理和销毁
5.3 确保销毁合规
结语：
物业管理公司档案管理制度的建立和完善是公司管理工作的重要组成部分，只有建立科学合理的档案管理制度，才能保障公司档案的完整性和安全性，提高公司的管理效率和服务质量。
希望各物业管理公司能够重视档案管理工作，不断完善档案管理制度，提升公司的管理水平和竞争力。
物业管理公司档案归档制度
物业管理公司档案归档制度一、档案管理原则：1.法定性原则：遵守国家和行业相关法律法规，确保档案管理工作的合法性和规范性。
2.完整性原则：确保档案材料的全部完整，不得缺失或隐匿。
3.准确性原则：确保档案内容的准确性和真实性，不得篡改或伪造档案。
4.保密性原则：严守档案涉及的商业机密和个人隐私，不得泄露或滥用档案信息。
二、档案归档制度：1.档案分类：根据档案种类和用途，对档案进行分类，如财务档案、合同档案、人事档案、工程档案等。
2.档案整理：对新建、收集或移交的档案材料，按照归档标准和程序进行整理和装订，确保档案的完整性和易查性。
3.档案标识：每个档案盒、档案袋应统一标识，标注档案名称、存放位置、归档时间等信息，以便快速查找和归还。
4.档案借阅：员工需要借阅档案时，必须填写借阅登记表，并经过相关主管部门的审核和批准，同时在档案目录上进行记录，便于管理和监督。
5.档案保管：档案必须存放在专门的档案室或保险柜内，保证档案的安全性和不受损坏。
6.档案保管期限：根据国家相关规定和公司实际情况，确定各类档案的保存期限，及时进行销毁或永久保留。
7.档案借阅查阅：对于需要查阅和借阅的档案，必须进行登记和授权，并有专人进行监督，确保档案的安全和完整。
8.档案销毁：到达保存期限的档案，应按照公司规定的程序进行销毁，采取安全、可靠的方式进行文件的销毁，以防止档案外泄和信息丢失。
三、档案管理责任：1.公司领导要重视档案管理工作，明确责任分工，确保档案管理制度的落实和执行。
2.设置专门的档案管理部门或档案管理员，负责对档案进行统一管理和监督。
3.员工须严格按照档案管理制度执行，不得擅自移动、遗失或篡改档案。
4.档案管理员要及时更新档案目录和档案借阅情况，确保档案的准确性和可查性。
5.定期开展档案培训，提高员工的档案管理意识和技能。
以上就是物业管理公司档案归档制度的相关规定，通过建立健全的档案管理制度，可以提高档案管理的效率和质量，确保公司运营的顺利进行，有效维护公司的利益。
1、物业档案分类、代码、归档范围及保存期限表(4.13)
物业档案的分类、代码、归档范围及保存期限表
说明：1、本表内所列归档范围可于表内所列内容，各物业公司可以根据自己业务的实际情况在相同类别范围内进行增补或删减。
序号可以接着往后增加。
2、原试行的《宏立城物业服务有限公司物业档案目录》的内容可以参照使用。
其中的编号按本表所排列的序号为准。
有增加的仍然接着往后增加。
3、本表所列代码作为编写档案号时使用，便于分类检索。
其编写方法按年度一一类别一一文件序号（分类流水号）一一保存期限进行填写。
在档案盒标签的上部（物业公司1.OUGOU下面）位置标识出来。
4、关于各类归档文件保存期限本中虽然已经列出，但经各物业公司讨论确认后再统一执行。
5、保存期限属于短期的为10年及10年以下，由各物业公司根据具体情况制定保存期限。
物业管理档案主要内容
1、固定资产档案明细
2、设备档案及设施设备运行检修记录明细
3、物业维修记录档案
4、与第三方（包括消防、电梯、门窗、广告及商业活动、垃圾清运等）交接、售后及承诺情况。
5、工程档案：小区平面图、水电布置图、消防等
6、员工档案
7、物业日常工作记录档案（包括会议记录、各类通知等）
8、业主档案
座号： 楼 层 单元业主姓名：
序号
内 容
原/复印件
归档日期
份数
备注
1
入住通知书及流程单
2
购房合同、收据
3
业主身份证、营业执照
4
业主临时公约、承诺书
5
物业管理服务协议
6
入户登记表
7房屋（室内）ຫໍສະໝຸດ 收移交表8装修申报表
9
室内装饰装修管理服务协议
10
装修施工单位营业执照
11
装修施工单位资质
12
室内装修平面图、配电图
13
临时动火申请表
14
装修单位现场巡查签到表
15
违章整改通知书
16
地库销售单据及蓝牙卡登记
17
门禁出入卡登记
18
钥匙领取签收表及托管承诺
19
治安消防安全责任书
物业项目档案管理制度
物业项目档案管理制度一、总则二、档案的定义三、档案的收集和归档1.物业项目档案的收集：（1）项目前期准备：包括项目资料的收集整理，项目立项报告、招投标文件、合同协议、设计方案等；（2）工程建设阶段：包括设计图纸、工程施工方案、验收资料、质量安全档案等；（3）运维管理阶段：包括设备资料、维修记录、巡查记录、工作报告等；（4）改造升级阶段：包括改造方案、改造合同、验收报告等。
2.物业项目档案的归档：（1）按项目阶段归档：将各个阶段的档案按照时间顺序进行归档，便于查询和参考；（2）按档案类型归档：将各类档案按照类别进行分类和整理，建立清晰的分类目录。
四、档案的保管和利用1.档案的保管：（1）建立物业项目档案室：专门设立物业项目档案室，进行档案的保管和管理；（2）建立档案保管制度：制定档案借阅和归还的规定，保证档案的安全性和完整性；（3）建立防火、防盗措施：采取防火、防潮、防尘、防虫等措施，确保档案的安全；（4）定期检查档案室：定期检查档案室的环境和防护设施，及时发现和解决问题。
2.档案的利用：（1）建立档案利用制度：制定档案利用的程序和规范，确保档案的有序利用；（2）提供档案查询和复制服务：为需要查询和复制档案的用户提供服务，尽量提高效率和便捷性；（3）档案利用记录：对每次档案的借阅和复制情况进行记录，便于追踪和管理；（4）档案的电子化转存：逐步推行档案的电子化转存，方便快捷地进行查询和利用。
五、档案的保存期限1.项目前期准备阶段的档案：保存期限为永久保存期；2.工程建设阶段的档案：保存期限为50年；3.运维管理阶段的档案：保存期限为30年；4.改造升级阶段的档案：保存期限为30年。
六、档案的销毁1.档案销毁申请：在档案保存期限届满后，由物业项目档案管理员提交档案销毁申请；2.档案销毁程序：经过审核后，按照档案销毁程序进行销毁，确保档案的安全性和完整性；3.档案销毁记录：对每次档案的销毁情况进行记录，以备查阅。
小区物业档案资料管理制度
小区物业档案资料管理制度一、制度目的为规范小区物业档案资料的管理，建立完整、可靠、便捷、高效的档案资料管理制度，保证小区物业档案资料管理的规范性和安全性，提高档案管理水平，确保档案材料的可追溯性和保密性。
二、制度适用范围本制度适用于所有小区物业档案及资料的整理、归档和管理。
三、主要职责1．小区物业管理部门负责小区物业档案资料的收集、整理、归档、销毁和管理。
2．管理员负责档案资料的具体存放、管理、保管和借阅。
四、档案资料的归类小区物业档案资料主要分为以下几种：1．小区规划设计方案及相关材料2．小区建设文件相关材料3．小区工程设计、勘察、施工图纸及有关资料4．小区基础设施资料5．小区业主档案及相关附件6．物业管理档案资料7．其他相关档案资料五、档案资料的收集与整理1．小区物业管理部门应按照档案资料归类的规定和制度要求，及时收集和整理小区物业档案资料，并按照年代、类型、用途、性质等不同分类方式整理。
2．每一份档案材料应贴上相应档案编号，同时制作档案目录，详细记录该份档案材料的基本情况和归纳情况，确保资料的便捷性和可查性。
3．维护小区物业档案资料的完整性，任何人不得私自拆卸，裁剪、乱涂乱画或破坏档案材料等行为，如发现有人损毁档案，应立即通报上级部门。
6、档案资料的保管1．小区物业管理部门应按照“三防原则”统一管理和保管小区物业档案和资料，严格管控档案资料的借阅和调阅，确保档案资料的安全性。
2．管理员应将档案资料分门别类地归入档案柜，并定期进行盘点、检查档案资料的完整性和安全性，严禁出现丢失、遗漏、混放、错放等情况。
3．小区物业档案资料的保管应实行“管一定要见，见一定要管”的原则，保证档案资料完整、可靠、有序存放。
7、档案资料的借阅与查阅1．对于需要借阅档案资料的申请者必须是与档案资料有直接关系的人员，并须填写借阅单，由经办人员审查后，方可进行借阅。
2．管理员应坚持严格借阅制度和授权管理原则，每一份档案资料的借阅者必须登记在档案管理系统中，同时在借阅结束后，必须 promptly 归还档案资料。
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建设档案文件材料归档内容（城市建设工程部分）一. 工程建设综合文件材料（由建设单位主理）（一）. 综合文件材料1. 立项申报批复文件2. 计划任务书3. 投资许可证4. 建设工程规划许可证及用地许可证5. 建设工程开工许可证6. 建设项目选址意见书7. 征用地申请批复文件、土地使用合同书及红线图8. 上级机关有关工程建设的决议、批示及重要会议纪要和指导性文件9. 可行性研究报告及评审文件10. 初步设计及评审文件11. 环境影响评估报告书12. 概算书及审批文件13. 规划审查批准文件及规划要点14. 环保审查批准文件15. 消防审查批准文件16. 锅炉及压力容器安装申请表17. 其它有关部门审查批准文件18. 红线界点及测量控制点测设报告19. 工程地质勘察报告20. 地下管线情况查询报告及情况回报表21. 水文、气象、地震等其它设计基础资料22. 设计、施工招标投标定标文件23. 设计合同书24. 监理合同书25. 有关工程建设、施工管理的重要文件26. 工程验收申报文件27. 工程验收会议决议纪要28. 工程质量核查报告29. 电梯及劳动保护验收合格证（复印件加红章）30. 环保验收证明书31. 工程结算审核文件或结算三审表32. 规划验收证明书33. 燃气工程验收证明书34. 消防验收合格证35. 工程验收证明书（不装订）36. 竣工总平面图（大型项目具有）37. 竣工综合管线图（大型项目具有）38. 其它应予归档保存的文件（二）. 工程照片及录像片材料1. 建址原貌记录2. 工程施工各主要阶段记录3. 工程事故现场情况及处理过程记录4. 新技术、新工艺施工法实施记录5. 重要人物现场视察记录6. 重要会议记录7. 竣工落成面貌记录（三）. 计算机图形数据文件（采用计算机进行设计的工程具有）1．建筑总平面图计算机图形数据磁盘（报建时提交）2. ．竣工图（或设计图）计算机图形数据磁盘（包括自建子图库、自建字库、及图形信息库文件）3．建筑效果图计算机图形数据磁盘二. 工程监理文件材料（由监理单位主理）1. 营业执照及资质证书（复印件加红章）2. 监理合同书3. 监理月度报告书4. 工程进度核签文件5. 工程质量核签文件6. 工程设计变更核签文件7. 工程质量检查记录及处理通知和复验记录8. 施工安全检查记录及处理通知和复验记录9. 工程质量安全事故情况调查报告10. 工程质量安全事故处理情况报告11. 材料构件抽验试验记录及报告12. 索赔申请及审批书13. 预、结算审核书14. 监理成果报告书15. 监理工作总结三. 工程施工文件材料（由施工单位主理）（一）. 工程施工综合文件材料1. 施工营业执照及承建资格证书（复印件加红章）2. 施工合同3. 规划开工许可证（燃气工程具有）4. 施工许可证（乙方联）5. 基础工程提前开工许可证（提前开工的具有）6. 开竣工报告7. 施工组织设计8. 图纸会审记录9. 设计变更通知单及现场签证单10. 施工测量放线控制桩交验复核记录11. 施工测量放线记录及图表12. 建筑物沉降观测记录及图表13. 施工质量、安全事故记录及处理记录14. 分部工程验收证明书16. 其它应予归档保存的文件材料15. 施工技术总结（二）.工程施工技术文件材料一］土石方挖填及地基处理工⑴ 一般基础开挖工程1. 基槽开挖验槽记录2. 回填土密实度检验报告3. 回填土（砂、石）检验报告4. 地下管线设施迁移、保护记录5. 分部工程质量评定汇总表⑵ 地基处理工程1. 挖填前原地形测量记录网格图2. 挖填后地形测量记录网格图3. 开挖验槽验收记录4. 回填土隐蔽工程验收记录5. 滤水层、盲沟隐蔽验收记录6. 土工布铺设隐蔽验收记录7. 挖填区原有地下管线设施记录图8. 地下管线设施迁移、保护记录9. 取土区土质鉴定报告10. 现场土质抽样鉴定报告11. 填土标高测量记录12. 夯击碾压记录13. 夯碾后标高测量记录14. 密实度试验报告15. 弯沉值测验报告16. 砂石结构层配合比设计单及强度试验报告17. 排水板施工记录18. 振冲施工记录19. 喷灌施工记录20. 探测仪布置记录21. 各种探测记录及统计分析报告22. 地基承载力试验报告23. 工程地质勘察鉴定报告24. 堆载预压卸载通知书25. 回填料（砂、石）检验报告26. 材料产品出厂合格证及抽样复验报告27. 进口材料设备商检证产地证28. 分部工程质量汇总评定表29. 竣工图［二］桩基础工程1. 桩位定位测量放线图2. 沉桩打桩施工记录3. 挖孔桩终孔检查验收记录4. 钢筋隐蔽验收记录5. 砼灌注记录6. 砼试件强度试验报告7. 砼配合比设计单8. 砼强度数理统计报告9. 钢筋、水泥出厂合格证及抽样复验报告10. 其它材料出厂合格证及抽样复验报告11. 进口材料设备商检证产地证12. 桩承载力试验检测报告13. 挖孔桩抽芯检验报告14. 竣工桩位复测记录15. 钢管桩、预制桩接桩焊缝检验记录及探伤报告16. 分部工程质量评定汇总表17. 竣工图三］现浇钢筋混凝土及混合结构工程2. 回填土密实度检验报告1. 基槽开挖验槽记录3. 回填土（砂、石）检验报告4. 钢筋、埋件隐蔽验收记录5. 结构隐蔽验收记录6. 水下砼及连续墙砼灌注记录7. 砼、砂浆配合比设计单8. 砼、砂浆试件强度试验报告9. 砼、砂浆试件强度数理统计报告10. 钢材、水泥、砌块出厂合格证及检验报告11. 进口材料设备商检证产地证12. 砌块强度检验报告13. 砂、石检验报告14. 水泥质量试验报告15. 钢筋焊接强度试件试验报告16. 钢筋套筒连接试件试验报告17. 钢筋力学强度试件试验报告18. 钢筋化学成分检验报告19. 结构沉降观测记录20. 分部工程质量汇总评定表21. 竣工图四］钢筋混凝土预应力张拉工程1. 钢筋孔道制作、预埋隐蔽验收记录2. 锚具埋设隐蔽验收记录3. 预应力钢筋布置穿设隐蔽验收记录4. 预应力钢筋张拉记录5. 孔道灌浆隐蔽验收记录6. 预应力钢筋、锚具产品出厂合格证7. 进口材料设备商检证产地证8. 预应力钢筋、锚具强度检验试验报告9. 千斤顶校正调试报告10.砼构件张拉龄期强度试验报告11.灌浆试块强度试验报告12.灌浆配合比报告单13.灌浆材料出厂合格证及复检报告14.结构应力应变测试记录15.分部工程质量评定汇总表16.竣工图［五］钢结构安装工程及钢筋砼预制构件安装工程1. 结构拚装排布图2. 焊接连接工艺试验报告及批准文件3. 基础、基座交接检查记录4. 构件安装就位记录表5. 焊接记录6. 螺栓连接紧固记录7. 结点灌注记录8. 结点隐蔽验收记录9. 结构防腐、防火涂层隐蔽验收记录10. 构件质量现场检查记录11. 构件质量抽样检验试验报告12. 螺栓付强度试验报告13. 焊接试件强度试验报告14. 焊缝探测报告15. 灌浆试块强度试验报告16. 涂层试块强度试验报告17. 灌浆配合比18. 涂层配合比19. 灌浆、涂层材料出厂合格证及复验报告20. 构件材料出厂合格证及检验证书21. 进口材料设备商检证产地证22. 构件轴线标高安装竣工复测记录23. 结构试验检验报告书（结构静动载力试验、罐体气密性试验等）24. 焊工操作证（复印件）25. 分部工程质量评定汇总表26. 竣工图［六］玻璃幕墙安工程1. 建筑物外墙平直度测量记录2. 埋件交接验收记录3. 框架结构安装施工技术资料（按六.钢结构工程相关内容执行）4. 接缝密封隐蔽验收记录5. 构件、材料出厂合格证及质量检验证书6. 进口材料设备商检证产地证7. 玻璃质量抽样试验报告（反射、吸收率及安全性）8. 幕墙抗渗漏淋水试验记录9. 幕墙框架结构计算书10. 幕墙模型风压试验报告11. 分部工程质量评定汇总表12. 竣工图［七］屋面及地下防水工程1. 基层清理检查验收记录2. 止水带安装隐蔽验收记录3. 结合层隐蔽验收记录4. 防水层隐蔽验收记录5. 材料出厂合格证复验试验报告6. 进口材料设备商检证产地证7. 分部工程质量评定汇总表8. 竣工图［八］建筑装饰工程1. 装饰材料消防审批表2. 防火涂层隐蔽验收记录3. 主要材料产品出厂合格证及复验报告4. 进口材料设备商检证产地证5. 分部工程质量评定汇总表6. 竣工图［九］供电及电器设备安装工程1. 管道、埋件隐蔽验收记录2. 防雷引线安装隐蔽验收记录3. 线路穿管敷设隐蔽验收记录4. 接地极接地带埋设隐蔽验收记录5. 应急发电设备安装就位记录6. 用电设备安装就位记录7. 导线及设备绝缘电阻测试记录8. 接地接零电阻测试记录9. 设备调试记录10. 设备试运转记录11. 设备试验检验报告12. 材料产品出厂合格证及出厂检验报告13. 进口材料设备商检证产地证14. 高压电缆及母线抽样试验检验报告15. 变压器抽芯检查报告16. 含油设备油化验报告17. 含油设备注油记录18. 计量仪表检定报告19. 整定记录及整定通知单20. 分部工程质量评定汇总表21. 竣工图［十］.通讯线路及设备安装工程1. 管道、埋件隐蔽验收记录2. 接地引线安装隐蔽验收记录3. 线路穿管敷设隐蔽验收记录4. 接地极接地带埋设隐蔽验收记录5. 设备安装就位记录6. 导线线对电阻测试记录7. 导线及设备绝缘电阻测试记录8. 接地接零电阻测试记录9. 设备调试记录10. 设备试运转记录11. 设备试验检验报告12. 材料产品出厂合格证及出厂检验报告13. 进口材料设备商检证产地证14. 分部工程质量评定汇总表15. 竣工图［十一］电梯及擦窗机安装工程1. 预埋件核查验收记录2. 预埋件调整处理记录3. 导轨安装记录4. 线路穿管敷设隐蔽验收记录5. 接地极接地带埋设隐蔽验收记录6. 设备安装就位记录7. 导线及设备绝缘电阻测试记录8. 接地接零电阻测试记录9. 调试试运转记录10. 劳动安全部门测试检验报告11. 材料设备出厂合格证及出厂检验报告12. 进口设备商检证产地证13. 分部工程质量评定汇总表14. 竣工图［十二］消防系统安装工程1. 消防材料设备报批表2. 管道、埋件隐蔽验收记录3. 设备安装就位记录4. 阀门解体检查记录5. 钢管焊接记录6. 设备绝缘电阻测试记录7. 接地接零电阻测试记录8. 喷淋头、烟感器性能抽样试验报告9. 烟感器反应试验记录10. 设备试验调试记录11. 设备试运转记录12. 管道试压检验记录13. 材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告14. 进口材料设备商检证产地证15. 消火栓水压试验报告16. 控制系统试验报告17. 分部工程质量评定汇总表18. 竣工图[十三] 空调安装工程1. 消防材料设备报批表2. 风、水管道安装防腐保温隐蔽验收记录3. 设备安装就位记录4. 阀门解体检查记录5. 给水管焊接记录6. 设备绝缘电阻测试记录7. 接地接零电阻测试记录8. 设备调试记录9. 设备试运转记录11. 材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告12. 进口材料设备产地证商检证13. 冷冻水系统水温测试记录15.风洁净度测试报告16.系统总体测试报告17.分部工程质量评定汇总表18.竣工图［十四］给水安装工程1.管道、埋件隐蔽验收记录2.设备安装就位记录3.阀门解体检查记录4.钢管焊接记录5.设备绝缘电阻测试记录6.接地接零电阻测试记录7.设备调试记录8.设备试运转记录9.设备试验检验报告10.管道试压检验记录11.计量表校验报告12.水质化验报告13.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告14.进口材料设备商检证产地证15.分部工程质量评定汇总表16.室外管道工程技术要素表17.竣工图［十五］排水安装工程1.埋地管道隐蔽验收记录2.管道灌水检验记录3.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告4.进口材料设备商检证产地证5.分部工程质量评定汇总表6.室外管道工程技术要素表7. 竣工图［十六］燃气安装工程1. 消防材料设备报批表2. 风、水管道安装防腐保温隐蔽验收记录3. 设备安装就位记录4. 阀门解体检查记录5. 给水管焊接记录6. 设备绝缘电阻测试记录7. 接地接零电阻测试记录8. 设备调试记录9. 设备试运转记录10. 管道试压检验记录11. 材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告12. 进口材料设备产地证商检证13. 冷冻水系统水温测试记录14. 风口风压测试记录15. 风洁净度测试报告16. 系统总体测试报告17. 分部工程质量评定汇总表18. 竣工图四.市政工程技术文件材料［一］场地爆破工程1. 炮位布孔记录2. 药室成型验收记录3. 装药记录4. 导线连接记录5. 起爆程序图6. 起爆记录7. 爆前安全检查记录8. 爆后排险记录9. 爆破后断面实测记录10. 爆破工操作证（复印件加红章）11. 分部工程质量评定汇总表［二］道路场地工程（一）. 路基工程1. 挖填区原有地下管线设施记录图2. 地下管线设施迁移、保护记录3. 开挖验槽记录4. 各层填土隐蔽工程验收记录5. 滤水层、盲沟隐蔽验收记录6. 土工布铺设隐蔽验收记录7. 取土区土质鉴定报告8. 现场土质抽样鉴定报告9. 填土标高测量记录10. 夯击碾压记录11. 夯碾后标高测量记录12. 密实度试验报告13. 弯沉值测验报告14. 灰土砂石结构层配合比设计单及强度试验报告15. 排水板施工记录16. 振冲施工记录17. 喷灌施工记录18. 探测仪布置记录19. 各种探测记录及统计分析报告20. 地基承载力试验报告21. 堆载预压卸载通知书22. 回填料（砂、石）检验报告23. 材料产品出厂合格证及抽样复验报告24. 进口材料设备商检证产地证25. 分部工程质量汇总评定表26. 竣工图（二）混凝土路面及路面设施工程1. 钢筋、埋件隐蔽验收记录2. 路缝灌注隐蔽验收记录3. 砼、砂浆配合比设计单4. 砼、砂浆试件强度试验报告5. 砼、砂浆试件强度数理统计报告6. 钢材、水泥、砌块及构件出厂合格证及检验报告7. 进口材料设备商检证产地证8. 砌块强度检验报告9. 砂、石检验报告10. 水泥质量试验报告11. 钢筋焊接强度试件试验报告12. 钢筋力学强度试件试验报告13. 钢筋化学成分检验报告14. 道面摩擦系数检测报告15. 路中心线、路面标高、竣工测量记录16. 道路工程技术要素表17. 分部工程质量汇总评定表19. 竣工图（三）沥青路面工程1. 基层交验记录2. 铺筑记录及隐蔽验收记录3. 沥青砼配合比4. 试件实验报告5. 砂石材料试验报告6. 沥青试验报告7. 料料产品出厂合格证8.进口材料设备商检证产地证弯沉试验记录9.路中心线、路面标高竣工测量记录10.道路工程技术要素表11.分部工程质量汇总评定表12.13.竣工图（四）.交通讯号设施及道路照明工程1.杆架塔安装就位记录电缆敷设记录2.设备安装就位记录3.导线及设备绝缘电阻测试记录4.导线线对电阻测试记录5.接地接零电阻测试记录6.设备试验检验报告7.设备调试记录8.设备试运转记录9.照度测试记录10.讯号指标测试记录11.设备材料出厂合格证及出厂检验报告12.进口材料设备商检证产地证13.埋地管道竣工测量记录14.工程技术要素表15.分部工程质量评定汇总表16.17.竣工图。