关于集团公司文件管理的若干规定
公司文件下发管理制度
公司文件下发管理制度第一章总则为了规范公司内部文件下发流程，提高文件下发效率，加强公司内部沟通和协调，制定本制度。
第二章文件下发管理的基本原则（一）公开透明原则。
所有文件下发应当公开透明，不得搞特权。
（二）快捷高效原则。
文件下发流程应当简洁高效，避免繁琐程序，减少工作时间和成本。
（三）规范有序原则。
文件下发应当按照规定程序和顺序进行，不得私自行动。
（四）责任追究原则。
对于未按规定程序下发文件的责任人，将进行相应的追责处理。
第三章文件下发管理的主要程序（一）文件拟制。
文件拟制应当经过相关部门审批，并确保文件内容准确、清晰、完整。
（二）文件审批。
文件审批程序应当按照公司规定程序进行，并由相关领导签字确认。
（三）文件备案。
通过审批的文件应当及时备案，并在备案系统中查阅，以便随时查询。
（四）文件下发。
文件下发应当由文件管理员根据相关程序进行，并及时通知相关部门。
第四章文件下发管理的相关责任人（一）文件管理员。
负责文件的存档、下发和管理工作，确保文件下发流程的顺利进行。
（二）审批人员。
负责对文件进行审批，确保文件内容符合公司规定。
（三）部门领导。
负责对文件下发流程的监督和检查，确保文件下发工作的顺利进行。
第五章文件下发管理的监督和检查（一）文件下发工作应当定期进行内部审计和检查，发现问题及时解决。
（二）对于违反文件下发程序的行为，应当及时纠正，并进行相应的处罚。
第六章附则（一）本制度自颁布之日起实施，如有需要修改，应当经过公司领导同意。
（二）文件下发管理制度的具体细则由公司文件管理员制定，并经公司领导批准。
（三）本制度解释权归公司总经理办公室所有。
以上为公司文件下发管理制度的内容，希望全体员工严格遵守，共同维护公司的正常运转和发展。
公司文件库管理制度
公司文件库管理制度第一章总则第一条为了规范公司文件库的管理工作，提高文件管理效率，保障信息安全，提高公司运营效率，特制定本管理制度。
第二条公司文件库是公司存放、管理和保管重要文件资料的地方，是公司重要的信息资产库，应得到有效的管理和保障。
第三条公司文件库管理制度适用于公司内部所有文件库的管理工作，负责公司文件库的建立、整理、保管、借阅和销毁等工作。
第二章文件库的建立和管理第四条公司文件库应设立于公司内部安全有序的地方，应具备防火、防水、防盗等基本设施和措施，保证文件资料的安全。
第五条公司文件库应有统一规范的编号、分类和标识，文件应按照编号、分类和标识进行有序的归档和管理。
第六条公司文件库的管理人员应具备相关的专业知识和管理技能，负责文件库的日常管理和维护工作。
第三章文件库的文件归档和整理第七条公司文件库的文件应按照文件分类和编号进行归档，遵循文件管理的相关规范和标准，确保文件的存储和查找效率。
第八条公司文件库的文件整理应定期进行，将过期、无效或重复的文件进行清理和处理，保证文件库的空间和资源的有效利用。
第九条公司文件库的文件应按照文件保密等级进行分类和管理，重要文件应设置权限和密码保护，保障信息安全。
第四章文件库的文件借阅和管理第十条公司文件库的文件借阅应遵循相关的规定和程序，借阅人应提出书面申请，经管理人员审核同意后方可借阅。
第十一条公司文件库的文件借阅应记录登记借阅人、借阅时间、借阅目的等信息，借阅人应在规定时间内归还文件。
第十二条公司文件库的文件借阅应保证文件的完整性和安全性，禁止擅自复印、泄露和外传文件。
第五章文件库的文件销毁和备份第十三条公司文件库的文件应依照文件保密等级进行销毁，应有专门的销毁程序和设备，确保文件的安全销毁。
第十四条公司文件库的文件应定期进行备份，备份的文件应存放在安全的地方，并设置权限和密码进行保护，避免文件的丢失和损坏。
第十五条公司文件库的文件销毁和备份应由管理人员负责，应定期检查和审计文件的销毁和备份情况，确保文件的完整性和安全性。
公司文件管理规范通知
公司文件管理规范通知
尊敬的各位员工：
为了更好地规范公司文件管理，提高工作效率，保障信息安全，
特制定本《公司文件管理规范通知》。
请各位员工严格遵守以下规范：一、文件分类存档
所有文件应按照不同的类别进行分类，包括但不限于财务文件、
人事文件、行政文件等。
每个部门应建立相应的文件存档系统，确保文件存放有序，易于
查找。
二、文件命名规范
文件命名应简洁明了，避免使用过长或含有特殊字符的命名方式。
建议采用日期+文件内容的方式命名，以便快速识别和检索。
三、权限管理
不同级别员工应设定不同的文件访问权限，保护公司敏感信息不
被泄露。
离职员工的权限应及时注销，避免信息泄露风险。
四、定期备份
定期对重要文件进行备份，确保文件不会因意外事件而丢失。
备份数据应存放在安全可靠的地方，防止数据泄露或损坏。
五、信息安全意识培训
公司将定期开展信息安全意识培训，提高员工对信息安全的重视
程度。
员工应加强对电子邮件、移动存储设备等信息传输渠道的警惕性，防范信息泄露风险。
六、报废处理
对于已经失效或无用的文件，应及时进行报废处理，避免占用存
储空间。
报废文件应按照公司规定的程序进行销毁，确保信息不被恶意利用。
以上是《公司文件管理规范通知》的主要内容，请各位员工严格
遵守相关规定，共同维护公司文件管理秩序。
如有违反规定或发现异
常情况，请及时向上级主管汇报。
感谢大家的配合！
祝工作顺利！
此致
公司管理部门日期：XXXX年XX月XX日。
公司文件管理规定
XXXX有限公司文件管理规定一、目的为规范公司文件管理，使之更好地起到上传下达的作用，特制订本规定。
二、文件分类公司的文件分收、发两部分，发文指的是以公司名义下发的各类文件（包括下发的红头文件、普通性文件、受控文件）、各部门（子公司）发放的文件、外报材料（含各级各类荣誉申报材料、各级各类社会排名评比材料、各级各类会议讲话材料、各种企业简介和经营数据）；收文指的是政府机关以及其它单位发送至公司且与公司有密切关系的各类文件。
三、行文格式（一）红头文件按以下类别编写发文字号及主题词：1、“XX人字”，即围绕“人”的有关内容，包括人事任免、享受待遇、奖励处罚、先进表彰、薪酬福利、养老保险、医疗保险、工伤保险、计划生育等，主题词大类为“人事管理”；2、“XX管字”，即围绕“管”的有关内容，如机构设置、规划计划、规章制度、现场管理、劳动定额、承包工作等，主题词大类为“企业管理”；3、XX财字”，即围绕“财”的有关内容，包括财务、税收、金融、仓储、物资等，主题词大类为“财务管理”；4、“XX综字”，除以上两大类以外的所有内容，包括市场、广告、营销、进出口、基本建设、技术改造、动力设备、产品开发、质量管理、品牌建设等，主题词大类为“综合管理”；5、“XX纪要”，指公司会议纪要或专项问题会议纪要，主题词大类根据文件内容分别采用1-4的主题词；6、“XX函字”，指公司给没有隶属关系的单位发文或公函，主题词大类根据文件内容分别采用1-4的主题词。
（二）红头文件参照《国家行政机关公文处理办法》行文，用A4纸双面打印、正文用三号仿宋字体。
（三）除一般性通知、公告外，带有政策性、制度性及报政府部门、行业协会的大部分文件都进入红头文件序列。
三、起草、审批和发放（上报）程序（一）公司发文文种分别为：命令（令）、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
（二）以公司名义发文，经分管副总经理审核后，由总经理或董事长签发。
公司档案文件管理制度
公司档案文件管理制度第一章总则第一条为了规范公司档案文件的管理，确保档案的安全、完整和可靠性，加强信息的共享和利用，提升工作效率，遵循法律法规的规定，本制度制定。
第二条公司档案文件管理制度是公司档案文件管理的基本法规，适用于公司各部门和办公室的档案文件管理。
第三条公司档案文件的管理原则包括：合法性、完整性、真实性、准确性、及时性、保密性、便捷性、统一性。
第四条公司档案管理工作必须建立相应的档案管理机构和人员，并落实相应的工作授权和职责。
第五条公司档案管理工作应当遵循科学化、规范化、信息化的原则，采用现代化的信息技术手段进行管理。
第六条公司档案文件的管理应该遵循依法保管、权限明确、分类管理、定期复核等原则。
第七条公司档案管理工作要与公司其他管理工作相互配合，确保公司各项工作的顺利开展。
第八条公司档案管理工作应建立档案的安全审计制度，定期对档案的存储、保管和使用情况进行检查和审计。
第二章档案文件的分类与归档第九条公司档案文件应按照文件种类、用途、形式等进行分类，并制定相应的归档和检索规则。
第十条公司档案文件的分类包括：行政文件、业务文件、财务文件、法律文件和其他文件等。
第十一条档案文件应按照文件形式进行归档，包括电子档案和纸质档案两种形式。
第十二条档案文件的归档应采用统一的编号和标识方法，确保档案的唯一性和可检索性。
第十三条电子档案的归档应采用合适的技术和系统，确保电子档案的安全性和可读性。
第十四条纸质档案的归档应采用防火、防潮、防虫等措施，确保档案的安全和完整。
第三章档案文件的存储和保管第十五条公司档案文件的存储和保管应设置专门的档案室或档案库，根据档案的分类和重要性进行合理布局。
第十六条档案室或档案库应具备适当的环境条件，包括温度、湿度、光照等，确保档案的安全和保存。
第十七条档案文件的存放应按照统一的存放位置和存放顺序进行，避免混乱和丢失。
第十八条档案文件的借阅和使用应符合相关的权限管理规定，借阅者应填写借阅登记表，并承担相应的责任。
公司文件收发管理规定
公司文件收发管理规定一、概述公司文件是公司内部沟通、决策的主要工具之一，对信息的准确性、时效性和保密性提出了高度要求。
为了使公司内部文件的收发更加规范、高效、安全，制定本规定。
二、收发范围公司内部所有的公文、会议纪要、文件、备忘录等均属于文件收发管理范围，包括收文、发文、内部传阅。
三、收文流程1.收文登记(1)由公司文件管理员负责收件登记，对每份文件都进行编号，纪录文件接收时间、来源、类型、密级和状态等基本信息。
(2)文件接收后，立即进行主题编码、密级判定以及内容摘要归档，填写收文登记表。
2.收文审查(1)文件接收后，管理员应当在最短时间内将接收的文件通知相关主办或处理部门，要求其及时阅读、处理、审核。
(2)相关主办或处理部门应当按照文件的相关规定，进行处理、审核、签字、会签等程序。
(3)由相关主办或处理部门出具处理意见，并在附件上签字，并将处理意见及审批的附件提交给文件管理员。
3.统计汇报(1)汇总收文数据，结合发文、内部传阅等情况进行综合统计。
(2)定期向上一级单位报告收文工作情况，并提出相关改进意见。
四、发文流程1.发文拟制(1)发件人应当对文件的主题、内容、密级和格式等问题进行仔细的研究和规划，确保每份文件的准确性和实用价值。
(2)拟制文件应当遵守相关法律法规和规章制度，否则将被驳回。
2.发文送审(1)发文起草完成后，应当送审，并请相关部门在规定时间内给予审核意见。
(2)相关部门审核过程中，如需修改或完善内容，应当及时向发件人反馈并协商处理方案。
3.发文签署(1)经审核意见汇总后，应当向领导层或授权人进行签署。
(2)领导层或授权人应当对发件人反馈，对文件的真实性和准确性进行审查。
4.发文通知(1)文件签署完成后，应当立即向收件单位传达发文通知。
(2)发送电子邮件时，应当在主题上注明文件编号和文件主题，如[2021] 001 号关于xxx事项。
5.统计汇报(1)汇总发文数据，结合收文、内部传阅等情况进行综合统计。
公司文件保管管理制度
公司文件保管管理制度一、文件保管的目的为了确保公司文件的安全性、完整性和可靠性，维护公司的合法权益，特制定本文件保管管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门和员工，包括公司的文件保管、存储、归档等工作。
三、文件的定义文件包括公司内产生的各类书面、电子形式的信息载体，如合同、报告、备忘录、账目、邮件等。
四、文件的保管原则1. 文件应按照保密性、重要性和紧急程度进行分类，采取不同的保管措施。
2. 文件应当进行合理的编号、命名和标识，以方便管理和查找。
3. 文件应按规定的存储位置进行保存，以防止丢失、损坏或泄露。
4. 文件应定期进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。
5. 文件的访问权限应根据职责和需要进行控制，未经授权人员不得查阅、复制或转发。
五、文件的保管措施1. 纸质文件应存放在防尘、防潮、防火的文件柜或保险柜中，并定期检查和整理。
2. 电子文件应存储在安全的服务器或数据库中，进行定期的病毒防护和系统维护。
3. 文件的归档应按照规定的时间周期进行，已归档的文件应妥善保管并做好记录。
六、文件的流转和审批1. 文件的流转应经过严格的审批程序，确保文件的准确性和完整性。
2. 文件的传输和传递应采用安全可靠的方式，避免文件的丢失或被篡改。
3. 文件的审批应按照公司相关制度进行，记录和保存审批流程和结果。
七、违规责任和处罚对违反文件保管管理制度的行为将依法进行严肃处理，包括但不限于警告、停职、开除等惩罚措施。
八、附则本制度的解释权归公司所有，并由公司根据需要进行修订和补充。
以上就是公司文件保管管理制度的主要内容，希望所有员工能够遵守并认真执行。
如有任何疑问或问题，请及时向相关部门负责人咨询。
谢谢合作！。
公司内部文件管理规定
公司内部文件管理规定
1. 文件分类与命名规范。
所有文件必须按照公司规定的分类进行归档，包括但不限于人事档案、财务
文件、营销资料等。
文件命名应清晰明了，避免使用含糊不清或过长的文件名，以便于快速查找
和识别。
2. 文件存储与保管。
重要文件必须存储在公司指定的网络或服务器上，并进行定期备份，确保文
件不会丢失或损坏。
对于纸质文件，应按照规定的档案柜进行存放，并定期清理和整理。
3. 文件查阅与权限管理。
员工需按照权限规定进行文件查阅，未经授权不得随意查看或修改他人文件。
管理层需对重要文件进行权限控制，确保机密文件不会被泄露。
4. 文件销毁与归档。
对于已经过期或无用的文件，应按照公司规定的流程进行销毁或归档，避免
占用过多的存储空间。
5. 文件管理责任。
每个部门需指定专人负责文件管理工作，包括文件整理、归档、备份等工作。
每位员工都有责任保护和妥善管理自己负责的文件，确保文件安全和完整性。
以上文件管理规定为公司内部文件管理的基本要求，所有员工都应严格遵守，确保公司文件的安全和有序管理。
公司归档管理制度
公司归档管理制度第一章总则第一条为规范公司的文件管理流程，提高工作效率，保障公司信息的完整性和安全性，制定本制度。
第二条公司的文件管理归档工作，包括文件的归档、装订、保管、借阅、销毁等管理。
第三条公司所有部门及员工都必须遵守本制度，认真执行文件的管理制度。
第四条公司文件管理的具体执行责任，由文件管理委员会负责监督，并由公司总经理负最终责任。
第五条公司文件管理制度的内容，包括文件的分类、编号、存储、保密、备份等。
第二章文件的归档第六条公司的文件包括纸质文件和电子文件，均应编制文件目录，并按照文件分类的规定进行归档。
第七条文件的归档应按照业务性质、时间顺序分类，并制定相应的文件编号。
第八条公司文件的归档由专门的管理人员负责，按照管理制度和流程进行归档工作。
第九条纸质文件应按照规定存放在文件柜中，电子文件应存放在公司指定的服务器或云存储系统中。
第十条对重要的文件，应根据保密级别进行加密存储，非工作人员无权查看。
第三章文件的保管第十一条公司文件的保管由专门人员负责，对文件的存储空间进行定期检查，确保文件的安全性和完整性。
第十二条文件的保管应定期进行防火、防水等安全检查，并做好相应的备份工作。
第十三条对于一些敏感性的重要文件，应进行定期的保密审查和备份，确保信息不会泄露。
第十四条文件保管人员必须严格遵守保密法律法规，按照公司的规定进行工作，严禁泄露公司机密信息。
第四章文件的借阅第十五条公司文件的借阅由相关部门负责人提出申请，经文件管理委员会批准后方能借阅。
第十六条借阅文件应在规定的借阅室进行，不得擅自带出公司，借阅人员必须自觉遵守借阅纪律。
第十七条文件借阅后，必须按时归还，不得拖延或私自篡改，如有违规行为，将追究相应责任。
第五章文件的销毁第十八条公司已经归档的文件，经过一定时期后，应依据相关规定和流程进行销毁。
第十九条文件销毁必须经过公司总经理批准，由专人进行销毁操作，并做好相关的销毁记录。
第二十条对于一些敏感性的文件，应按照保密规定进行销毁，确保信息不会泄露。
公司内部文件管理规章制度7篇
公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度是企业为力求得最大效益,在生产管理实践活动重指定的各种带有强制性义务,并能保障一定权力的各项规定或条例,下面是小编为大家整理的关于公司内部文件管理规章制度，如果喜欢可以分享给身边的朋友喔!公司内部文件管理规章制度篇1第一条管理要点1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
第二条制度规范1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。
对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但务必经部门主管批准。
3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录;因特殊状况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。
8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
公司内部文件管理规章制度篇2第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际状况，特制订本制度。
第二条文件管理资料主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。
集团公司文件管理及发放管理规定
集团收发文管理总则第一条为了保证公文的规范性、完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便，参照国家相关行文发文管理办法及结合本集团的实际需要，特制定本规定。
第二条集团各事业部及各职能部门应配备专职人员负责公文处理工作。
文秘人员应当忠于职守，具备有关专业知识。
第三条集团中高层管理人员要发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，改善办公手段，规范办公程序，努力提高公文处理工作的效率和质量。
行文要少而精，注重效用。
第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。
集团对外的公文由行政办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第一章公文格式第一条外形格式一、用纸：公文要求使用统一的纸形，以便于管理。
型(长297毫米，宽210毫米)（一）公司文件用纸统一使用国际标准A4公文用纸；（二）公文附件中的图纸、表格等尺寸过长或过宽，要折叠整齐。
特殊情况下，可根据需要放大或缩小。
二、页边与图文区（一）公文文面的天地页边要空留恰当，文字不得打印过满，以清晰悦目，便于阅读（二）根据实际情况，版面尺寸可作调整，力求美观、整洁；（三）图文区内文字符号一律采用从上至下、从左向右横写横排，正文文字的每行长度与图文区宽度相等；（四）字距、行距的安排以便于阅读、郑重、大方为原则。
可根据文种要求掌握选用，尽力作到匀称、整齐；（五）公文应采用页码编序，页码为阿拉伯数字，位于文件下端，居中排列。
二、装订（一）装订要求：1．公文版面是横书横排的，按照一般规律和阅读习惯，在左边装订；2．装订时不要太靠边，也不要太靠里压字，给阅读带来不便；3．装订通常都应订两个书钉。
两个书订的位置，以距两端各四分之一处装订为宜，平面平订装订线距左边12mm左右，书钉应与纸边平行，不要歪斜； 4．装订好的文件要不缺页、不重页、不错乱页码顺序；5．凡有附件的公文，文件和附件要装订在一起，并在正文末尾注明各附件的标题；如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明主件的文号，与主件同时报送。
关于公司内部文件管理的通知
关于公司内部文件管理的通知
各位同事：
为了规范公司内部文件的管理，提高文件利用率和安全性，特制
定如下文件管理通知，望大家严格遵守执行。
一、文件保管
所有员工在日常办公过程中产生的文件，包括纸质和电子文件，
应当及时整理归档并妥善保存。
重要文件和资料应当存放在指定的文件柜或电脑网络盘中，并做
好备份工作。
不再需要的文件应当按照规定销毁或清理，不得随意丢弃或外借。
二、文件归档
文件应当按照统一的分类和命名规范进行归档，以便日后查阅和
利用。
归档时应当标注文件的创建人、创建时间以及文件内容摘要，方
便他人了解文件的基本情况。
三、文件传递
将文件传递给他人时，应当填写传阅单，并经对方确认签字接收，确保文件流转的安全性和完整性。
电子邮件传递文件时，应当注意附件的格式和大小，避免附件过
大或格式不兼容导致无法正常打开。
四、机密文件保护
对于公司涉及商业机密、客户隐私等敏感信息的文件，必须加密
存储和传输，并严格控制查阅权限。
离开工作岗位时，请及时锁定电脑并将重要文件归档到安全位置，防止信息泄露或丢失。
五、通知执行
本通知自发布之日起正式执行，全体员工均需遵守相关规定。
任何违反公司文件管理制度的行为都将受到严肃处理。
特此通知。
公司管理部
日期：XXXX年X月X日。
关于公司文件收发管理制度
第一章总则第一条为规范公司文件收发管理工作，确保文件传递的及时、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件的收发、传递和处理。
第三条公司文件收发工作应遵循以下原则：1. 及时性：确保文件在规定时间内送达相关部门和人员。
2. 准确性：确保文件内容完整、准确无误。
3. 安全性：确保文件在传递过程中不被遗失、损坏或泄露。
4. 规范性：严格按照文件管理程序进行操作。
第二章文件分类第四条公司文件分为以下几类：1. 重大决策文件：涉及公司战略发展方向、重大投资决策等文件。
2. 行政管理文件：涉及公司行政管理、人事调动、薪酬福利等文件。
3. 业务文件：涉及公司业务运营、项目管理、市场拓展等文件。
4. 通知公告：涉及公司内部通知、活动安排、重要事件等文件。
第三章文件收发流程第五条文件收发流程如下：1. 文件收件：（1）收件人应认真核对文件名称、份数、密级等信息；（2）对收到的文件进行登记，填写《文件登记簿》；（3）对文件进行分类整理，分别存放。
2. 文件分发：（1）根据文件性质，将文件分发给相关部门和人员；（2）在分发文件时，应确保文件到达指定人员；（3）对分发情况进行记录，填写《文件分发记录表》。
3. 文件传递：（1）传递人员应确保文件在规定时间内送达；（2）传递过程中，应妥善保管文件，防止遗失、损坏或泄露；（3）传递完毕后，填写《文件传递记录表》。
4. 文件归档：（1）文件办理完毕后，应及时归档；（2）归档文件应按照档案管理要求进行分类、整理、编号；（3）归档文件应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。
第四章文件保密第六条公司文件涉及国家秘密、商业秘密或公司内部机密的，应按照国家有关保密法律法规和公司保密制度执行。
第七条文件收发人员应严格执行保密制度，不得泄露文件内容。
第五章监督与考核第八条公司设立文件收发监督小组，负责对公司文件收发工作进行监督检查。
第九条文件收发人员应按照本制度规定履行职责，对违反规定的行为，公司将予以严肃处理。
关于公司文件管理制度
关于公司文件管理制度一、总则为规范公司文件管理工作，确保文件资料安全、完整、准确、及时，提高文件管理效率，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内各部门、各岗位的文件管理工作。
三、文件的定义1、文件：指用文字、数字、符号、图像等形式记录信息的载体。
2、公司文件：指公司内部产生的各类书面文件，包括但不限于合同、协议、报告、决议、通知、公告等。
四、文件管理的原则1、规范性原则：遵循国家法律法规和公司制度规定，规范文件管理行为。
2、保密性原则：严格保护公司文件的保密性，确保信息安全。
3、完整性原则：保证文件的内容完整、真实、准确，不得篡改、删除、伪造文件。
4、便于检索原则：建立健全的文件分类、编号、存档、检索制度，便于查找和利用文件。
5、定期清理原则：对公司文件进行定期清理，删除过期、无效的文件，留存必要的归档文件。
五、文件的分类1、按保管期限分类：永久文件、长期文件、中期文件、短期文件。
2、按文件种类分类：合同文件、内部文件、财务文件、行政文件、技术文件等。
3、按文件形式分类：纸质文件、电子文件、光盘文件、磁盘文件等。
六、文件的管理流程1、文件的起草（1）确定文件的主题、目的和内容。
（2）明确起草人、审核人、批准人。
（3）根据公司规定的格式、样式编写文件。
（4）核对文件内容，确保准确无误。
2、文件的审核（1）由审核人对文件内容进行审核，确认文件符合公司规定。
（2）审核人应在规定时间内完成审核，并在文件上签字盖章。
3、文件的批准（1）批准人在审核人审核完成后，对文件进行批准，签署批准意见。
（2）批准人应在规定时间内完成批准，并在文件上签字盖章。
4、文件的签发（1）签发人在文件批准后，签署签发意见，将文件交与相应部门或人员。
（2）签发人应在规定时间内完成签发，确保文件及时送达。
5、文件的传阅（1）传阅人在接收文件后，按照文件要求进行传阅，确保文件传达到位。
（2）传阅人应在规定时间内完成传阅。
6、文件的存档（1）归档员对已办结的文件进行整理、分类、编号，按照存档规定将其归档。
集团文件管理制度(格式修改版)
集团文件管理制度1. 申请文档1.1 申请流程•员工申请文件需要通过集团内部系统提交，由部门主管审批后送给文件管理员审核。
•文件管理员审核通过后将文件提供给申请人。
1.2 申请要求•申请文件的员工必须符合相关资格要求。
•文件只能在办公室内使用，不能外传，不能泄露。
2. 文件存储和标记2.1 存储要求•所有文件必须存储在指定的网络磁盘上。
•文件必须进行分类存储，以方便查找和管理。
2.2 文档标记•文件名应清晰明了，与文件内容相符合。
•文件应注明相关元信息，如作者、日期、修改版本等。
•版本管理需遵循正式版、测试版、草稿版等不同标记。
3. 文件共享3.1 共享范围•文件仅限于内部共享，不得外传。
•文件权限可分为公开、保密和私人使用等级。
不同级别的员工应该有不同的访问权限。
3.2 共享方式•文件可以通过电子邮件、网络磁盘、在线共享仓库等方式进行共享。
•共享时，应确保文件的完整性和安全性，防止文件被恶意篡改、复制或者泄露。
4. 文件备份和恢复4.1 备份方法•文件管理员应将重要文件备份到多个不同位置的存储设备中。
•备份设备应定期检查，并保证备件处于完好状态。
4.2 文档恢复•如发生意外，造成文件丢失或损坏，应及时进行文档恢复。
•恢复过程中，应区分重要文件和非重要文件，并按照文件存储位置和备份状态来进行文档恢复。
5. 文件删除和销毁5.1 删除流程•文件管理员应有权利、有责任对公司文档进行定期清理，删减无用文档及数据。
•删除流程包括将文件移至回收站、删除回收站文件、并在文件操作历史中查看。
5.2 销毁程序•对于涉及保密信息的文件，应该建立分级销毁程序，确保文件被完全销毁。
•执行销毁前，应经过文件管理员审批，明确销毁类型、范围和销毁人员。
6. 文件管理授权6.1 管理核心权限•关于文件管理的核心权限，仅文件管理员应该拥有操作权限，其他员工应该严格限制。
•管理员在进行操作时，应该留下相关的记录，帮助实现文件可追踪性。
集团公文管理办法
集团公文管理办法第一条目的为完善集团内部管理体系，规范公文管理，使集团各类公文处理有章可循，高效运作，保障集团内部信息上行下达的通畅、有序，保证各单位各项事务及时、有效开展，结合集团实际，特制定本办法。
第二条公文定义公文是指企业与政府职能部门、相关单位间传送的文件，以及企业内部各单位相互传送的各类文件。
第三条管理职责1.集团总裁办负责外部来文和内部各单位上报文件的接收、流转签批、发文及相关拟文工作。
2.集团行政后勤部负责文件归档、存档、查阅、借阅工作。
3.子公司总经办、工厂综合办全面负责本单位文件的收、发、存及传阅工作。
第四条集团常用公文1.请示：请上级指示和批准，要求答复的用请示。
2.报告：向上级汇报工作，反映情况，陈述意见等用报告。
3.批复：答复请示事项，用批复。
4.通知：传达上级的指示，要求下级办理或知道的事项；批转下级的公文或转发上级、同级、不相隶属单位的用通知。
5.决定、决议：对某些问题或者重大行动做出安排，用决定。
经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项用决议。
6.函：平行的或不相隶属的单位、部门之间互相商洽、协调工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题用函。
7.会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用会议纪要。
第五条公文格式公文格式一般包括：标题、主送部门、正文、附件、印章、发文时间、抄报单位、发文字号、主题词等。
1.公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文公司（部门）和公文种类。
2.向上级请示的公文，只写一个主送单位。
3.成文日期以负责人签发的日期为准，职能部门联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。
4.发文字号一般包括年号、单位代号、顺序号（红头文）。
5.公文如有附件，应当注明附件的名称、页数。
文字一律从左至右横写横排。
6.公文纸统一用A4纸，在左侧装订；其余行文，根据实际需要确定行文关系。
7.向集团报送的请示，应一文一事，仅主报集团，不要同时抄送其它单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外)；向各部门的重要行文，可以抄报直接上级领导。
公司文件记录管理制度
公司文件记录管理制度第一章总则第一条为规范公司文件的存储、管理和使用，提高公司文件管理的规范性和效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有单位和人员，在公司内的文件的存储、管理和使用过程中必须遵守本制度的规定。
第三条公司文件包括纸质文件、电子文件、光盘文件等形式的文件。
文件的管理是公司的重要工作之一，公司的各个部门都应当加强文件管理，防止文件的丢失、损坏和泄露。
第四条公司应当建立健全文件管理系统，设立专门的文件管理部门，负责公司文件的统一管理。
第二章文件的分类和归档第五条公司文件应当按照文件的内容、性质和用途分类，制定文件分类标准，并明确各类文件的归属和责任人。
第六条公司文件应当按照一定的规范和程序进行归档，制定文件归档标准，确保文件的归档能够便于查阅和管理。
第七条公司文件的归档应当按照时间顺序进行，定期清理和整理文件，将不必要的文件予以销毁或者归档。
第八条公司文件的归档应当保证文件的完整性和真实性，避免篡改和丢失的情况发生。
第三章文件的存储和保管第九条公司文件的存储应当选择防火、防潮、防尘和防盗的环境，确保文件的安全和完整。
第十条公司文件的存储应当按照一定的标准和规范进行，避免存放混乱和堆积的情况发生。
第十一条公司文件的保管应当严格按照管理权限进行，避免文件的泄露和不当使用。
第十二条公司文件的保管部门应当建立文件管理的权限和责任制度，确保文件的机密级别和重要性能够得到保障。
第四章文件的利用和保密第十三条公司文件的利用应当按照公司的规定和程序进行，遵守文件的保密规定，谨慎使用文件。
第十四条公司文件的保密级别应当按照一定的标准和程序进行划分，对不同级别的文件实行不同的保密措施。
第十五条公司文件的利用应当遵守国家的法律法规和公司的规定，禁止将文件用于非法目的。
第十六条公司文件的保密责任人应当负责监督和控制文件的使用，定期对文件的使用情况进行检查。
第五章文件的销毁和借阅第十七条公司文件的销毁应当按照一定的程序和规范进行，禁止未经批准的私自销毁文件。
关于集团公司文件管理的若干规定
关于集团公司文件管理的若干规定为规范集团公司文件管理的运作程序，利用好文件资源，提高工作效率，强化基础管理，根据集团公司的实际情况，特拟定本管理办法。
纳入本规定管理的文件包括：第一，集团公司内部请示、报告的管理；第二，集团公司发文管理；第三，外来公文管理；第四，内部传阅文件的管理。
一、集团公司内部请示、报告的管理（一）集团公司内部的请示、报告是指集团公司内部各部门及二级公司在日常工作与生产经营活动过程中所需作出重要决定或处理重要事件时，需要获得集团公司领导明确的批示意见的书面文件。
事先汇报为请示，事后汇报为报告。
（二）请示、报告的形成1）部门认为有必要形成书面请示、报告时，由经办人起草文稿，并填写《集团公司内部请示、报告单》（见附件一），交部门负责人审核签字，如事由涉及其他部门，由所涉及部门负责人签署会办意见后，统一报送总裁办公室总裁秘书。
2）二级公司的请示、报告参照部门的运行方式执行。
外地二级公司的请示、报告可以传真、快递、挂号信及E—mail等形式呈报。
（三）请示、报告的报批、回复与督办1）总裁秘书收到部门或二级公司的请示、报告后，负责做好登记编号工作。
2）请示、报告执行逐级报批制。
上报的请示、报告由总裁秘书按文件的内容情况分呈主管领导审批；当认为需要时，由主管领导签署意见后，报总裁阅示；报董事会审批的文件，由总裁确定。
3）请示、报告必须注明主呈的集团公司领导。
二级公司报送请示、报告时，同时还必须注明主送部门与抄送部门，由总裁秘书在呈报集团公司领导前，先送主管部门与会办部门流转签署处理意见。
4）请示、报告由总裁秘书负责反馈。
若请示、报告需要扩大沟通的，按集团公司领导批示精神由总裁秘书负责再流转工作。
5）集团公司领导在批复请示、报告时有贯彻执行情况反馈要求的，由总裁秘书按要求负责催办督办，各部门及二级公司须做好配合工作。
（四）请示、报告的保存和归档1）由各部门和二级公司上报的文件原件由总裁秘书负责保管、归档，复印件由各部门或二级公司处理完工作后交兼职档案管理员保管、归档。
关于公司规范性文件管理的规定
关于公司规范性文件管理的规定
第一条为了规范公司规范性文件的制定，保证公司规范性文件能够顺利执行，特制定本规定。
第二条本规定所称的规范性文件是指以公司名义颁布的，在公司范围内实施的，具有普遍约束性的规章制度和通知等。
第三条公司规范性文件的管理是指文件的起草、制定、审批、颁布、执行、归档等工作。
第四条公司规范性文件合法原则。
第五条公司规范性文件的管理实行统一管理的原则。
第六条公司规范性文件实行经理办公会讨论，公司董事会或总经理审批的原则。
第七条公司规范性文件管理由公司总经办统一管理，任何部门起草的规范性文件由总经办负责传递，并由总经办向公司下发。
第八条公司规范性文件的颁布的程序：
1、由各部门起草文件，报总经办；
2、总经办在5个工作日内将文件报总经理或董事长；
3、总经理或董事长决定召开经理办公会时间，并由经理办公
会讨论；
4、由总经理或董事会审批。
涉及劳动者合法权益的，应由公
司工会讨论通过；
5、规范性文件的正式文件由总经办在5个工作日内向全公司
颁布。
第九条公司规范性文件下发后，由起草部门和企划部各保存一份，以便文件的执行。
第十条公司公司规范性文件给我执行的监督，由公司企划部在10个工作日纳入公司考核制度。
第十一条公司规范性文件的归档和整理，由总经办和企划部负责，每年年底对上一年度所有公司规范性文件进行整理视情况进
行处理：
1、正在使用的；纳入公司现行管理制度中；
2、失效的，由总经办归档，交于公司档案室；
3、需要修改的，应按本规定第八条的规定程序执行。
第十二条本规定从公布之日起实施。
集团文件管理制度
第八章 公文分发
第一条非管制公文的分发
文件操纵部门按分发单位及份数进行复印并给予分发，分发时务必要求收文机构签收。
第二条管制公文的分发
(一)集团行政部或者有关的区域办公室按分发单位及份数进行拷贝，并在文件正页及附页上加盖红色“管制文件”印章；在分发时集团行政部或者有关的区域办公室务必要求收文机构签收。若有旧版的管制文件务必及时全部收回，签收机构在新版《管制文件分发登记表》回收栏签名确认旧版已被回收，“作废文件”副本可盖上红色“作废文件”印章或者划“×”作回收纸加以利用，否则务必全部销毁。
(十一)抄送机构指除主送机构外需要执行或者知晓公文的平级机构，应当使用全称或者者规范化简称、统称。
(十二)成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发机构负责人的签发日期为准。
(十三)公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
(十四)文字从左至右横写、横排。
(十五)公文中各构成部分的标识规则，参照《集团公文格式标准》执行。
第二条文件操纵机构的职能
(一)集团行政部文控办
1、负责建立与保护集团文件操纵管理系统，确保文件操纵程序能有效实施与保持。
2、负责集团总裁审批范围内所有管制文件的编辑、审核、报批、分发、回收、管制。
3、负责集团总裁审批范围内所有下行文的编辑、审核、报批、分发。
4、负责本部门所有文件的拟定、编辑、审核、报批、分发。
(二)旧版文件原件需盖上红色“作废文件”印章后分开归档并作好标识，这类文件只供参考用。
(三)所有改版文件务必发放至首版文件持有部门或者工作场所。
(四)关于区域总经理审批下发的管制文件，区域办公室务必送交一份给集团行政部备案。
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关于集团公司文件管理的若干规定
为规范集团公司文件管理的运作程序，利用好文件资源，提高工作效率，强化基础管理，根据集团公司的实际情况，特拟定本管理办法。
纳入本规定管理的文件包括：
第一，集团公司内部请示、报告的管理；
第二，集团公司发文管理；
第三，外来公文管理；
第四，内部传阅文件的管理。
一、集团公司内部请示、报告的管理
（一）集团公司内部的请示、报告是指集团公司内部各部门及二级公司在日
常工作与生产经营活动过程中所需作出重要决定或处理重要事件时，需要获得集团公司领导明确的批示意见的书面文件。
事先汇报为请示，事后汇报为报告。
（二）请示、报告的形成
1）部门认为有必要形成书面请示、报告时，由经办人起草文稿，并填写《集
团公司内部请示、报告单》（见附件一），交部门负责人审核签字，如事由涉及其他部门，由所涉及部门负责人签署会办意见后，统一报送总裁办公室总裁秘书。
2）二级公司的请示、报告参照部门的运行方式执行。
外地二级公司的请示、
报告可以传真、快递、挂号信及E—mail等形式呈报。
（三）请示、报告的报批、回复与督办
1）总裁秘书收到部门或二级公司的请示、报告后，负责做好登记编号工作。
2）请示、报告执行逐级报批制。
上报的请示、报告由总裁秘书按文件的内
容情况分呈主管领导审批；当认为需要时，由主管领导签署意见后，报总裁阅示；报董事会审批的文件，由总裁确定。
3）请示、报告必须注明主呈的集团公司领导。
二级公司报送请示、报告时，
同时还必须注明主送部门与抄送部门，由总裁秘书在呈报集团公司领导前，先送主管部门与会办部门流转签署处理意见。
4）请示、报告由总裁秘书负责反馈。
若请示、报告需
要扩大沟通的，按集
团公司领导批示精神由总裁秘书负责再流转工作。
5）集团公司领导在批复请示、报告时有贯彻执行情况反馈要求的，由总裁
秘书按要求负责催办督办，各部门及二级公司须做好配合工作。
（四）请示、报告的保存和归档
1）由各部门和二级公司上报的文件原件由总裁秘书负责保管、归档，复印
件由各部门或二级公司处理完工作后交兼职档案管理员保管、归档。
2）各部门和二级公司内部文件中关于人力资源管理和固定资产购置的文件
必须经总裁秘书报主送部门备案。
（五）文件格式
为提高集团公司整体形象，规范文件流程，提高工作效率，各部门与二级公司
在接到本《规定》后必须按规定的文件格式上报（见附件一），不符合规定的文件，由总裁秘书退回重新上报。
二、发文管理
（一）集团公司的重要事宜如工作计划总结、颁发制度规定、重要事项的决
定、机构调整、人事任免等等，经集团公司领导审批同意后，统一以集团公司名义发文。
（二）文件的起草
1）按文件的内容类别，由主办部门负责起草，并使用规范的发文稿纸（见
附件二）；部门负责人应在拟发文件上签署意见。
2）所发文件内容涉及两个或两个以上部门的，所涉及部门的负责人须在
拟发文件上会签。
3）文件起草完毕统一送总裁秘书，由总裁办公室主任负责核稿。
（三）文件的签发
1）文件统一由总裁签发。
遇紧急文件，总裁因故不在集团公司，由授权
副总裁签发。
2）文件的编号。
发文执行统一编号的方法。
具体方法
如下：
以集团公司名义发文的编号方法为：
以集团公司职能部门名义发文的编号方法为：
总裁办公室：
人力资源部：
投资管理部：
财务部：
资金管理中心：
证券事务部：
集团公司或部门发文，采用连续的序号来编号。
3）文件的打印校对。
文件由主办部门提供载有拟就文件的软盘交总裁办
公室按正式行文修正打印，主办部门负责校对。
文件末栏处应署上打印、校对者的姓名，以落实责任、提高文件质量。
4）文件的发放。
集团公司文件由总裁办公室按《发文清单》（见附件七）
发。
（四）文件的督办与归档。
1）文件内容涉及需要有关职能部门、二级公司按文件
要求贯彻执行的，
总裁办公室将按照文件内容及集团公司领导的要求负责督办催办以及执行情况的反馈。
2）集团公司发文统一由总裁办公室负责保存归档。
三、外来公文管理
（一）外来文件主要是指集团公司上级的政府主管部门、条线工作的政府主
管部门、上级党、工组织的文件以及与集团公司有工作业务关系的其他单位的公文。
（二）外来文件由总裁秘书负责统一签收登记管理，并经总裁办公室主任预
核后分类转发。
（三）转到各部门单位的文件，应做好签收工作。
（四）外来文件收文单上署有集团公司领导批示要求有关部门单位按文件精
神贯彻执行的，，由总裁秘书负责督办催办及执行情况的反馈工作。
（五）凡列入总裁办公室签收登记管理的外来公文，年底各部门单位应整理
后移交总裁办公室档案管理员归档。
四、内部传阅文件
（一）凡集团公司领导认为有必要在公司内部流转的其他文件，视实际需要
选用文件传阅单（见附件四）批示后，由总裁秘书负责流转催办及反馈。
（二）内部传阅文件由总裁办公室负责保存归档。
五、附件
1．内部请示、报告单样式
2．发文稿纸样式
3．收文单样式
4．文件传阅单（一）（二）样式
5．工作催办通知书样式
6．文件发放清单样式。