会务礼仪(1)

会务礼仪★ 会议。

所谓会议，亦称聚会，是指将人们组织起来，在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。

会前准备阶段，要进行的组织准备工作大体上有如下四项。

（1）拟定会议主题。

会议的主题，即会议的指导思想。

会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定。

（2）拟发会议通知。

它应包括以下六项：一是标题，它重点交待会议名称。

二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。

三是会期，应明确会议的起止时间。

四是报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清楚。

五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件。

六是会议要求，它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。

（3）起草会议文件。

会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成。

其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。

需要认真准备的会议文件材料，最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。

要安排好与会者的招待工作。

对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。

要布置好会场。

不应使其过大，显得空旷无人；也不可使之过小，弄得拥挤不堪。

对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备，事先要认真调试。

需用的文具、饮料，亦应预备齐全。

要安排好座次。

排列主席台上的座次，我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。

凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先摆放好写有其本人姓名的桌签。

排列听众席的座次，目前主要有两种方法。

一是按指定区域统一就座。

二是自由就座。

在会议进行阶段，会议的组织准备者要做的主要工作，大体上可分为三项。

进行例行服务工作。

在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。

对与会的年老体弱者，还须进行重点照顾。

此外，必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。

在会场之内，则应当对与会者应有求必应，闻过即改，尽可能地满足其一切正当要求。

精心编写会议简报，举行会期较长的大中型会议，依例应编写会议简报。

认真做好会议记录。

凡重要会议，不论是全体大会，还是分组讨论，都要进行必要的会议记录。

会议记录，是由专人负责记录会议内容的一种书面材料。

会议名称、时间、地点、人员、主持者、记录在内。

在会议结束阶段，一般的组织准备工作主要有以下三项。

（1）形成可供传达的会议文件。

（2）处理有关会议的文件材料。

（3）为与会者的返程提供方便。

一般而言，与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议纪律，主要有以下四项内容。

1、规范着装；2、严守时间；3、维护秩序；4、专心听讲。

★ 中国最大的资料库下载★ 会见。

按身份高低分接见和拜见。

主方应先于客方到达会场，在门口迎候。

双方就座后，应先进行自我介绍，先主后宾，交换名片，然后双方致辞、互赠礼物、合影留念。

会见结束时主人与客人握手道别。

安排会见要订好计划，明确时间、地点、议程，双方出席人员座次要排好；相对式排列时，面门一方为上，背门一方为下，每排居中为上、右尊左卑分列。

并列式排列时，主人在左，主客在右。

自由式排列时多用椭圆型会议室，宾主自由就座，适用于多边会见。

★ 宴会。

首先要排好菜单。

多上一些有民族特色、本地风味、节令时尚、饭店拿手和客人喜爱的菜肴，注意色香味形荤素搭配，少上昂贵菜肴，不能有触犯来宾个人、民族、宗教禁忌的菜。

其次是定好就餐方式，可根据来宾身份、人数，酌情选择中式宴席、中餐西吃、自助餐等形式。

再次是排定座次。

宜用圆桌，每桌不宜超过10 人，宜用双数。

圆厅居中为上，横排时以右为上，纵排时以远为上，有讲台时临台为上。

每张桌子上的具体排位，面门为主，右高左低，各桌同向。

请柬上要注明桌次，宴会厅门口有桌次示意图，现场有引位员，每张桌上放置桌次牌及用餐者名片。

用餐环境要幽静、雅致、整洁、卫生，具备很必要的停车场、休息室、卫生间、衣帽架、酒水台、乐队、鲜花，就餐时规矩很多，主要是不要发出大的声音，不要吸烟，不要强行派酒，不要挑拣菜肴，不要用餐具对别人指指点点，不要当众剔牙，不要随口乱吐嘴里的食物，不要在吃东西时讲话。

★ 晚会。

晚会要事先精心安排好节目，要根据来宾的性质、身份、风俗习惯、双方的相互关系，本地的传统文化和实际能力拟定，应以具有本地特色的音乐、歌曲、戏剧、舞蹈为主，必要时可加入一两个来宾所在地知名节目或来宾本人喜爱的节目。

演出时应印制专门的节目单，人手一份，对每个节目略加介绍。

来宾座位的安排要便于安全保卫，位置要最佳，在正规的剧场内观看文艺演出，通常最好的座位在第七至九排的中间。

还要让宾主集中就座，来宾进场、退场要比较方便。

演出前，接待人员要在门口迎候，并专门设立休息厅，主人与来宾共同步入剧场，其他观众应起立鼓掌欢迎。

演出结束时，主人与来宾要一同上台，向演员献花、见面、合影，来宾退场后，观众才离开。

★ 舞会。

舞会是对外交往中高雅而又重要的交际联谊活动, 一般以两小时为宜,通常安排在晚上8 点至10 点,舞曲要快慢交错、时间长度与规定要求大体相称, 尾曲用《友谊地久开长》，使来宾知道舞会结束。

组织舞会要确保男女性别相当、配备一定的礼宾、接待、安保人员和演奏、灯光、音响、服务人员及伴舞者。

男士应主动请女士共舞，女士可以婉拒，但男士不得拒绝。

同性不宜共舞。

一般来说，只能请一位异性跳一支舞曲。

一曲终了，全体跳舞者须在原地立定，面向乐队鼓掌致谢后，方可离去。

★ 赛会。

在这里所指的是为举办体育比赛活动而进行的一种专门的聚会。

为了确保赛会的隆重、热烈，人们为其创设了一系列的规则和程序，目前，在国内外赛会上最常见到的赛会仪式有开幕仪式、闭幕仪式、入场仪式、点火仪式、宣誓仪式、赠旗仪式、颁奖仪式。

常规的开幕式，主要程序有下列八项：（1）主挂人宣布赛会正式开幕；（2）放信鸽和飘飞气球；（3）奏国歌及赛会会歌；（4）运动员入场；（5）嘉宾致词；（6）运动员、裁判员宣誓；（7）运动员退场；（8）团体操表演。

闭幕仪式，又叫闭幕式。

它指的是宣布赛会结束的一系列程序。

其主要内容有五项。

（1）主挂人宣布开会；（2）负责人进行总结；（3）宣布比赛者成绩；（4）颁发奖品、纪念品；（5）主挂人宣布赛会正式闭幕。

在参与体育比赛的具体过程里，赛者需要遵守的礼仪规范主要涉及以下五个方面。

1、严守比赛规定。

2、体谅比赛对手。

3、尊重赛场裁判。

4、善待热心观众；5、支持记者工作。

在比赛场上，广大身临其境的观众尽管只是旁观之人，但却往往会全力以赴地将自己的全部身心“投入”赛事，心甘情愿地与运动员一道“同呼吸，共命运”，观看赛会时，要使自己真正当一名合格观众，无疑必须严守下述几条重要的礼仪规范。

1、维护秩序；2、拥戴偶像；3、宣泄情感；而不宜有下列行为：（1）戒赤膊上阵（2）戒言行粗鲁（3）戒偏袒起哄（4）戒纠缠赛者。

★ 茶会。

所谓茶话会，意在联络老朋友、结交新朋友的具有有对外联络和进行招待性质的社交性集会。

它则往往是重点不在“茶”，而在于“话”，茶话会，其主题大致可分为如下三类：其一，以联谊为主题。

其二，以娱乐为主题。

其三，以专题为主题。

茶话会的主要与会者，大体上可被区分为下列五种情况：其一，本单位的人士。

其二，本单位的顾问。

其三，社会上的贤达。

其四，合作者中的伙伴。

其五，各方面的人。

通常认为，辞旧迎新之时、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危难挫折之时等等，都是酌情召开茶话会的良机。

举行茶话会的最佳时间是下午四点钟左右。

有些时候，亦可将其安排在上午十点钟左右。

三是茶话会时间的长度，可由主持人在会上随机应变，灵活掌握。

若是将其限定在一个小时至两个小时之内，它的效果往往会更好一些。

按照惯例，适宜举行茶话会的大致场地主要有：一是主办单位的会议厅。

二是宾馆的多功能厅。

三是主办单位负责人的私家客厅。

四是主办单位负责人的私家庭院或露天花园。

五是包场高档的营业性茶楼或茶室。

餐厅、歌厅、酒吧等处，均不宜用来举办茶话会。

根据约定俗成的惯例，目前在安排茶话会与会者的具体座次时，主要采取以下四种办法。

其一，环绕式。

其二，散座式。

其三，圆桌式。

其四，主席式。

除主要供应茶水之外，在茶话会上还可以为与会者略备一些点心、水果或是地方风味小吃。

需要注意的是，在茶话会上向与会者所供应的点心、水果或地方风味小吃，品种要对路、数量要充足，并且要便于取食。

为此，最好同时将擦手巾一并上桌。

按惯例，在茶话会举行之后，主办单位通常不再为与会者备餐。

关于会议的议程：第一项议程是：主持人宣布茶话会正式开始。

第二项议程是：主办单位的主要负责人讲话。

第三项议程是：与会者发言。

第四项议程是：主持人略作总结。

★ 参观。

参观指的是有计划、有准备地对特定的项目所进行的实地观察。

（一）选好项目。

参观的具体项目，应当在一定的程度上同自己的业务范围相关。

1、针对性，对自己是最重要、最有实际价值的项目。

2、量力而行，同时兼顾费用的高低、时间的长短、路途的远近以及当时工作繁忙的具体程度。

3、照顾个人意愿。

4、讲究客随主便，参观项目应由宾主双方共同商定。

凡因公进行的正式参观，都要提前做好必要的计划。

参观计划的主要内容大体上包括下述几项：一是参观项目，二是参观人数，三是负责人以及工作人员，四是起止时间，五是交通工具，六是饮食住宿，七是安全保健，八是费用预算。

在外出参观之前，应当重点做好以下准备工作。

1、了解背景，参观项目的历史、现状、发展前途，参观项目的主要特色、优点与不足，参观项目的在本地区、本行业以及在国内外的反响，等等。

2、详细分工，把领队、带路、接洽、应酬、翻译以及交通、膳宿、安全、保健等各个方面的具体工作，都落实到个人，在参观之前，还可结合每位参观者的个人所长，把提问、记录、录音、拍照、摄像等具体任务分配下去。

要安排专人，提前准备好。

在必不可少的礼仪性场合，如东道主迎送参观者时，要出面与对方进行应酬、寒暄，以免到时候群龙无首或是万籁无声。

要确定在必要之时进行即席发言的相关人选，不要届时推来推去，或是随便找人胡诌一通。

要为东道主预定具有象征意义、纪念意义的礼品，以酬谢对方的盛情款待。

3、规定明确。

要对参与者的装束、装备提出明确要求。

参观者参观时要全力以赴：集中注意力，最重要的是要看好，听好，问好，记好。

个人服从集体。

★ 调研。

调研，是调查研究的简称。

大体上可以分为直接调研与间接调研两种类型。

1、直接调研型，指的是调研者亲自出面，亲临现场进行考察，或是正面同调查对象发生直接接触的调研。

具体来说，这种类型的调研又分成三种方法。

（1）现场观察法。

（2）个别访查法。

（3）集体座谈法。

2、间接调研，间接调研，是调研者不必亲自接近信息主体，而是利用已有的材料进行深入细致的调研。

（1）书面问卷法。

（2）资料查阅法。

（3）统计综合法。

调研要坚持正确的原则。

1、实事求是。

2、近源亲受。

3、切题有效。

4、讲求效率。