运营费用管理办法

运营费用管理办法

一、制定目的：

为规范和加强运营部各部门费用管理，提高资金利用率及报销工作效率，规范各部门报销方法，保证报销费用的时效性和真实性，特制定本办法。

二、适用范围：

运营部所属订单采购部、仓储部、售后服务部及分销总部派驻运营服务的人事行政部。

三、权责部门：

运营部经理负责本办法的制定、修改、废止及下级监督；

各部门主管负责本办法的执行、下级监督及报销前的初步审查，向运营部经理汇报；

各分仓负责人负责本办法的执行及下级监督，向仓储部主管汇报；

人事行政专员负责本办法各部门的执行监督及报销前的初步审查，向运营部经理及分销总部行政主管汇报。

四、管理办法：

(一)、运输费用：

1、物流配送费用：各仓库及售后服务部物流配送应严格按照《各仓储物流配送方案》执行，并据实对账、报销、结算，开具正规发票，以月度为单位，本月产生费用下月报销，禁止当月费用当月报销或跨月度报销。对于使用配送方案之外的其他承运商或运输方式运输，必须事先经由仓储部主管同意，否则不予报销；

2、人事行政部快递费用：邮寄发票、合同等重要资料或文件时，统一选用顺丰或EMS速递；邮寄其他资料和物品时，人事行政部将需邮寄的资料和物品，连同地址提供给仓储部，由仓储部统一邮寄。人事行政部每周邮寄资料和物品次数不得多于2次。

(二)、汽油费用：

1、自有运输车辆：各仓库自有运输车辆的使用严格按照《运营车辆管理办法》执行，不得超过《运营固定费用明细表》规定报销上限，并据实报销、结算，以月度为单位，本月产生费用下月报销，禁止当月费用当月报销或者跨月度报销；

2、办公使用车辆：办公使用车辆包括运营部自有办公车辆、员工私有但公司给予油费补贴的车辆以及公务用车外部承租车辆。其中，自有办公车辆及员工私有车辆的油费报销上限不得超过《运营固定费用明细表》规定上限，并据实报销、结算，以月度为单位，本月产生费用下月报销，禁止当月费用当月报销或者跨月度报销。公务用车外部承租车辆之前，必须优先考虑使用自有办公车辆及员工私有车辆，或集团公司内部外借车辆，然后再考虑外部承租。对于公司给予油费补贴的员工自有车辆，当公司公务用车需要临时征调时，如无特殊原因，员工不得推诿，否则停止油费报销。

(三)、路桥、停车、洗车费用：公司自有运输车辆、自有办公车辆因公产生的路桥、停车、洗车费用，必须据实报销、结算，以月度为单位，本月产生费用下月报销，禁止当月费用当月报销或者跨月度报销。员工私有车辆如因公产生路桥、停车费用，必须在费用产生之前向运营部经理申请，但不允许产生洗车费用。

(四)、车辆违章罚款：任何情况下，任何车辆的违章罚款由当事驾驶司机个人承担。

(五)、手机通讯费：有手机通讯费用补贴的员工，月度通讯费报销上限不得超过《运营固定费用明细表》规定上限，并据实报销、结算，以月度为单位，本月产生费用下月报销，禁止当月费用当月报销或跨月度报销。

(六)、固定电话费：各部门各员工，不论是否上班时间，不得使用公司电话作为非办公通讯使用，一经发现，该部电话当月产生的所有电话费由该员工个人承担。

(七)、差旅费用：

1、出差申请：各部门、各员工因公出差之前，必须向部门主管及行政与人事专员申请，填写出差申请表，并经运营部经理核准后方可出差；

2、住宿标准：出差员工住宿以经公司行政部安排到与公司有协议价的宾馆、酒店住宿为基本原则。如无法由公司统一安排，则住宿标准按照如下原则执行：

人员费用

地区

订单采购经理其他部门主管普通员工一类地区最高350元最高300元最高220元

二类地区最高300元最高250元最高180元

其他地区最高250元最高200元最高150元

地区类别定义城市名称

一类地区直辖市、国家规定的经济开发区、东

南沿海各大经济发达之城市

北京、上海、天津、重庆、深圳、珠海、

汕头、厦门、大连、青岛、广州等

二类地区指经济发展迅速的省、自治区政府所

在地以及内地经济发展迅速或较迅速

的城市地区或地级以上市区

南京、杭州、无锡、济南、西安、武汉、

嘉兴、成都、温州、绍兴、苏州、海口、

吉林等

其他地区无法归入一类、二类地区的城市

若出差员工为两人及两人以上同时前往，则同性员工应尽可能两人一组同住双人标准房以减少费用支出；同时，凡是到公司上海总部出差需要住宿的，统一经由行政部门安排，入住总部公司宿舍；

3、出差补贴：出差补贴包括出差每天的餐费、电话费、洗衣费及其他费用补贴，具体补贴标准为：部门经理及以上级别的一类地区80元/天，二类及其他地区60元/天；其他人员一类地区

60元/天，二类及其他地区40元/天。出差期间，如需额外报销餐费，则停止发放出差补贴。

(1)、当日出发、当日返回的出差，无出差补贴。此项规定同时适用于送货司机；

(2)、出差补贴以出发之时起至返回公司所在地之时止计算，凡当日中午12时以后出发、次

日返回或当日中午12时之前出发、次日中午12时以前返回的，每日出差补贴以50%计算；

(3)、出差员工住宿出差地亲友处而不报销住宿费者，则除按规定发给出差补贴外，额外给予适当住宿补助，住宿补助标准如下：所有人员一类地区80元/天，二类及其他地区60元/天；

(4)、出差员工由邀请单位或厂商提供住宿以及伙食的，不能再报销住宿费，出差补贴按照实际补贴天数，以全额的50%计算；

(5)、出差员工因工作需要有交际应酬活动的，所产生的招待费用不能列支在差旅费(特别是

住宿费)中，而应另行按照核准权限，报请部门主管或运营部经理批准；

(6)、员工当期出差并报销出差补贴后，下期的单位用餐补助需减去当期出差天数并按实发放；

(7)、因公在上海总部参加会议、培训及其他活动，无出差补贴；

4、交通工具：员工出差运用的交通工具，本着节约的原则，优先选择火车、汽车、轮船等交通工具。乘坐火车、轮船时，如属长途且从晚上8时以后至次日7时须在火车或轮船上过夜的，

或白天乘坐时间超过12小时的，可购买硬席卧铺票。如需乘坐飞机，应将行程、到达时间等报请行政部统一安排有折扣的航班，本人不得在未经行政部门审核同意的情况下自行购买；

5、交通费：出差员工在出差地所发生的交通费，按照实际发生费用以正规发票为凭证实报实销。乘坐出租车的应以紧急公务处理为重，杜绝随意包车或来回等候的现象。如相关联系单位提

供交通工具的，出差人员不能报销交通费；

6、出差借款：除出国出差之外，所有员工国内出差，公司均不提供费用预支；

7、出差员工因工作需要延长出差时间，应及时联络上级领导，得到批准后方可延长。员工出差后因私事超过出差规定时间的，超过部分的全部费用不得报销，且按照实际时间作事假处理。

(八)、业务招待费：各种用餐费及礼品费，均系业务招待费范畴，各部门、各员工上述费用

的产生，必须提前向部门经理申请，超过部门经理审批权限的向运营部经理申请，经审批通过后

方可产生上述费用，否则一律不得报销。

(九)、办公用品费：各部门如需自行采购办公设备、办公用品、日用品等物品，必须提前向

人事行政专员报备，明确拟采购物品清单、品牌、数量、供应商、采购成本、结算方式、使用周

期等信息，并经运营部经理审批同意后方可实施采购。未经运营部经理审批同意，各部门及员工

不得擅自采购，否则一律不予报销。在使用周期内，同一物品不再另行审批采购。

(十)、行政费用：房租、水电费、物业管理费、固定电话费、固定资产投资、办公设备维修费、车辆养路费、车辆维修费、车辆保养费、车辆年检费、车辆保险费及由行政人事专员负责采

购的办公用品等费用，均为公司行政费用，其费用申请流程为：