如何进行离职员工的管理

如何进行离职员工的管理

[摘要]随着环境变化与观念的更新，员工离职率越来越高，如何看待和处理与离职员工关系，发挥离职员工的余热成为企业人力资源管理的新课题。通过分析离职员工的价值，有针对性地提出了加强离职员工管理的一些策略与方法。[关键词]离职员工价值管理

人才的正常流动是不可避免的，“终生员工”无论对企业还是对员工个人来讲都不大可能。而且随着市场竟争的加剧，员工的流动性已成逐渐加强的趋势，企业人力资源部门不得不经常面对员工的离职问题。在许多管理者看来，员工在离开公司的同时也脱离了与企业的一切联系，他们不再为公司创造财富，“人走茶凉”，理所当然不再为企业所关注，从公司人力资源部门的视野中永远消失。离职员工真的没有价值了吗？显然不是，流失的员工仍是企业的重大资源。

一、离职员工的价值分析

1.离职员工的反馈信息是企业持续改进的宝贵资源

员工离职是有种种原因的，有个人方面的原因，比如员工不适应企业的管理风格和文化氛围、职业倦怠、人际关系出现矛盾、工作压力大、家庭原因等;也有组织方面的原因，比如企业薪酬福利缺少激励性、职业发展空间狭窄、竞争机制缺乏合理性等。企业管理者可以通过与员工的面谈，了解其离职的真正原因。离职员工比起在职人员来，他们在谈及对管理模式、企业文化、工作环境和职位评价之类问题时的顾虑就要少得多。企业管理者通过面谈，就可以获得员工对组织更为客观真实的评价和回馈，特别是在职时不敢讲的负面意见，有利于企业日后的改进和提高。

2.加强和离职员工的联系，企业可以获得更多商机

近年来，许多跨国公司的人力资源部出现了一个新的职位，即“旧雇员关系主管”，专门负责保持与前雇员的联系和交流工作，建立离职员工档案，邀请他们参加公司组织的各项活动。离职员工也会把离职后的一些信息比如现供职岗位的实际工作经验和感受进行反馈，同时也会对原公司的管理运营，提出意见。通过与离职员工维系良好关系，能够帮助企业获得更多行业内有价值的信息，紧跟时代发展，合理进行战略决策，及时把握宝贵商机。

3.离职员工还可能成为企业产品和服务的潜在购买者

在企业工作时间较长的离职员工，对于原企业大都是有感情的。如果企业同离职员工建立并保持了良好关系，他们很可能就会成为支持和拥护原企业产品和服务的客户或商业伙伴，并且在言行上维护和宜扬原企业的组织形象，增强企业的声誉，提高品牌竞争能力与社会影响力，从而继续为公司创造财富。

4.处理不当造成的企业成本上升

按照传播学的“250法则”，即每个人都可能通过口碑影响到250个人。离职员工将恶感如此传播下去，谁还愿意进入这家企业？谁还会愿意买这样企业生产的产品？舆论的力量是无形且巨大的。就象欧盟订立的SA8000体系中一项条款规定了每周员工最长的加班时数，如果你这个企业违反了，恰恰有员工因恨离职，他发誓会让你拿不到这个认证，你就不可能把产品销往欧盟国家。所以，即使企业认为离职员工不会再对企业有什么贡献，至少不该让他们增大企业的无形成本，损害其社会形象。

所以，离职员工对企业来说同样是人力资源，如果不能妥善管理和利用，不仅是自己的损失，而且还为竞争对手提供了获得优势的利器。

二、离职员工的管理策略

根据美国劳动力市场的调查研究，在离职整体中,大约20%的属于必然离职，而必然离职在企业离职整体中所占的比例是稳定且较低的，而其他80%的离职都属于可避免离职，能够减少甚至消灭这部分离职就是离职管理的任务和价值所在。任何有效的管理举措都将降低离职所引发的管理成本。

1.及时响应，注意保密

企业得知员工准备离职情况后，必须第一时间响应，以表明公司对其离职的高度重视，辞职决定往往带有冲动和犹豫的感情色彩，辞职者也许对将来的职业发展并没有充分的预计，这时候企业管理者如果有任何的拖延和怠慢，会使员工的决定更加坚决，而难以挽留。同时，有的员工可能会在沟通后选择留下来。因此管理者在接到员工辞职申请一段时间内，需要替员工保密。对员工来说，这样做为其日后改变初衷，继续留在企业消除了障碍，维护了员工的尊严;对企业来说，也有了更多挽留和回旋的余地。

2.进行离职面谈，以情安抚

离职面谈是指员工准备离职或己经离职后即将离开公司时，企业与员工进行的一种面对面的谈话聊天方式。其目的在于从离职员工那里获得相关信息，以便企业改进工作和维系与离职员工的良好关系。有统计数据显示，“日前绝大多数企业有一套相对稳定的招聘和甄选制度，但是具有离职员工关系管理意识并建立了面谈记录制度的不到10%，而能够根据离职面谈记录进行数据加工，建立员工流失关键要素分析、流失成本分析，并基于该分析报告着手改善公司内部管理和组织文化建设的企业不到1%”。许多公司一方面在不断招人，另一方面也有大量的人才在不断地流失，却不知其因。事实上，管理者不去主动了解离职员工的真正想法、对公司管理方面持何种观点、什么意见和建议，这是大错特错的。因此，加强离职面谈以及面谈信息的利用至关重要。

离职面谈是离职管理的关键环节，需要营造一种温情和谐的气氛，真挚诚恳，用心交流，并表明挽留的态度。面谈内容主要包括了解离职原因、员工将来的个人发展规划、员工对企业各阶层的评价和意见，解答员工的问题、排除员工的误解等。

3.做好知识管理工作，保证工作顺利交接

离职员工头脑中关于岗位工作的知识成果，如果不能有效转移，就会随着员工的流失而流失，接任者工作的开展也会大受影响。因此，企业对于离职程序的

办理不能只是走形式，应该高度重视工作交接这项工作，做好离职员工知识的延续管理，保证岗位工作能够顺利开展下去。

在员工提出离职请求并确认无法挽留后，企业管理者要与离职员工协商让其完成离职前应完成的知识传承工作，比如整理己完成与未完成的工作，梳理并提交诸如客户资源、市场资源等相关的岗位信息。

4.建立并维持长远的良好关系，终生交往

离职管理最重要的是观念上的转变，只有把离职员工看作是公司的朋友、公司的资源，他的价值才能体现出来。从员工提出离职开始，进行离职管理的第一步工作就是配合上述的离职面谈制度，把所有的面谈内容用规范化的文件表格保存下来，以便于周期性的统计分析和改善人力资源管理。第二步，保留离职员工过去的信息资源和通讯方式，并将其与员工个人业绩档案合并保管，以便“再续前缘”时有据可查。在离职员工正式离开公司后，在不给其工作带来不便时，可以通过电话、邮件等方式保持联系，把公司新的信息、新的发展战略及时告知离职员工，而且对离职员工在新公司的发展状况做跟踪记录，形成一个离职员工信息库。第三步，安排固定的联系人，定期开展一些关系的维持活动，让离职员工感受到来自原公司的关怀，让他们仍然保持一种归属感，比如说可以邀请他们参加公司节庆、定期寄送公司刊物等等。通过以上做法，可在组织与离职员工之间建立一种良性的人际互动，使组织与离职员工实现双赢。

5.建立返聘制度

招募新员工的成本比使用老员工成本要高得多。美国《财富》杂志曾研究发现:一个员工离职后，从找新人到顺利上手，光是替换成本就高达离职员工薪水的1.5倍，而如果离开的是管理人员则代价更高。因此，离职员工是公司未来再招聘的合适人选。摩托罗拉公司非常重视职员工的回归，并建有一套完备的“回聘”制度，规定若公司员工离开公司90天以内重新回到公司，其工龄将跳过这一段离职时间而连续计算。离职员工对企业的业务流程、企业文化比较熟悉，就可以减少由于信息不对称而产生的磨合成本。另外，员工之所以回来，必定是经过了深思熟虑，对企业会更加忠诚，所以，企业可建立返聘制度，设立返聘条件，将离职员工也纳入人才招聘范围。

参考文献:

[1]杰姆·塞尔特奥卢，安妮·贝尔科维奇.离职员工：被遗忘的财富［J］.哈佛商业评论,2003,(11).

[2]黄渊明.让离职员工留下完美的“尾流”川.人力资源,2007,(11).

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