短信、电子邮件及电话礼仪
电子邮件沟通礼仪与技巧
电子邮件沟通礼仪与技巧随着科技的发展，电子邮件已经成为了我们日常工作和生活中不可或缺的一部分。
然而，由于电子邮件的便捷性和高效性，我们有时候可能会忽略了一些沟通的礼仪和技巧。
本文将介绍一些电子邮件沟通的礼仪与技巧，帮助我们更好地进行电子邮件沟通。
一、电子邮件沟通的礼仪1. 使用礼貌的语言：在电子邮件中，使用礼貌的语言是非常重要的。
我们应该使用尊敬的称呼，如“尊敬的先生/女士”，并在邮件的开头和结尾使用适当的礼貌用语，如“您好”、“谢谢”等。
2. 注意邮件的格式：邮件的格式应该简洁明了，避免使用过多的花哨字体和颜色。
正文部分应该分段，每段只包含一个主题，以便读者更容易理解和回复。
3. 注意邮件的主题：邮件的主题应该简明扼要地概括邮件的内容，避免使用模糊的主题，以免给读者带来困惑。
4. 回复及时：在收到邮件后，我们应该尽快回复，避免让对方等待过久。
即使无法立即回复，也应该在邮件中表达感谢和回复的时间。
5. 注意邮件的抄送和密送：在抄送和密送邮件时，我们应该慎重选择收件人，避免将不相关的人员包含在内。
同时，在抄送和密送时，应该在邮件中说明原因和目的。
6. 注意邮件的机密性：在处理涉及机密信息的邮件时，我们应该特别注意邮件的安全性，避免将敏感信息发送给不相关的人员。
二、电子邮件沟通的技巧1. 清晰明了的表达：在电子邮件中，我们应该尽量使用简洁明了的语言来表达自己的意思。
避免使用过于复杂的词汇和句子结构，以免给读者带来困惑。
2. 避免冗长的邮件：尽量避免写冗长的邮件，将重点信息放在邮件的开头部分，以便读者能够快速获取到关键信息。
3. 使用正确的语法和拼写：在电子邮件中，我们应该注意使用正确的语法和拼写，避免出现拼写错误和语法错误，以免给读者留下不专业的印象。
4. 使用适当的称呼和称谓：在电子邮件中，我们应该根据对方的身份和关系使用适当的称呼和称谓，以显示对对方的尊重和礼貌。
5. 注意邮件的语气：在电子邮件中，我们应该注意邮件的语气，避免使用过于严肃或过于随意的语气，以免给对方造成不适。
如何在短信和电子邮件中表现文明礼仪
如何在短信和电子邮件中表现文明礼仪在现代社会中，短信和电子邮件已经成为人们日常生活中不可或缺的沟通方式。
然而，由于其便捷性和即时性，我们常常在书写短信和电子邮件时忽略了文明礼仪。
本文将探讨如何在短信和电子邮件中表现文明礼仪，以提高我们的沟通效果和人际关系。
首先，我们应该注意用语的选择。
短信和电子邮件是书面表达的一种形式，因此我们应该避免使用口语化、粗俗或不文明的词汇。
尽管短信和电子邮件通常比较简洁，但我们仍然应该尽量使用正式的语言和句式，以展现我们的敬意和专业性。
此外，我们还应该注意语法和拼写的正确性，以确保我们的信息能够被准确理解。
其次，我们应该尊重对方的隐私和时间。
在发送短信和电子邮件时，我们应该避免询问过于私人的问题或泄露他人的隐私。
如果我们需要询问一些敏感的问题，最好选择面对面或电话沟通，以保护对方的隐私和尊严。
此外，我们还应该尽量减少不必要的信息和附件，以节省对方的时间和精力。
另外，我们应该注意回复的及时性和礼貌性。
当我们收到短信或电子邮件时，我们应该尽快回复，以显示我们的重视和尊重。
即使我们暂时无法回复，我们也应该发送一条简短的回复，告知对方我们会尽快回复。
在回复时，我们应该使用礼貌的称谓和问候语，以展现我们的友善和关心。
此外，我们还应该注意回复的内容要明确、简洁，并尽量回答对方的问题或解决对方的困扰。
此外，我们还应该注意避免争吵和冲突。
由于短信和电子邮件无法传递语气和表情，我们的沟通容易被误解或引发争吵。
因此，我们应该避免使用带有攻击性或挑衅性的语言，以及使用大写字母或感叹号来表达情绪。
如果我们发现自己陷入争吵或冲突中，最好选择暂时停止回复，冷静下来后再进行进一步的沟通。
最后，我们应该感谢对方的帮助和支持。
当我们在短信或电子邮件中收到他人的帮助、建议或支持时，我们应该及时表达我们的感激之情。
一句简单的“谢谢”或“非常感谢你的帮助”可以让对方感到被重视和受到尊重，同时也有助于维系良好的人际关系。
通 信 礼 仪
（一）电子邮件通信礼仪
1．书写、发送电子邮件礼仪 2．接收和回复电子邮件的礼仪 3．注意保存和删除电子邮件
2020年12月14日
目录
通信礼仪
（二）实时通信软件的礼仪
目前流行的QQ和MSN，此外还有类似于UC之类的新软件。这类 软件都有一些共同的特点，所以也应该遵循共同的礼仪标准。
（1）由于实时通信软件的特点，所以在现实生活中应该遵循 的一些礼节，在这些软件中也应该被遵循。如不随便打听对方的 收入状况和年龄等。如果不是必要，不要询问有关隐私ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ任何个 人问题。聊天主题是此类的除外。
2020年12月14日
目录
商务礼仪
2020年12月1134日
目录
是真的欠费，而是一种新彩铃。但单子已经丢了，李经理后悔莫及。
2020年12月14日
目录
通信礼仪
一、电话礼仪
（一）打电话礼仪
（1）电话是否该打。 （2）打电话的时间选择。 （3）打电话的内容。 （4）打电话的语言和声音。 （5）打电话的规范。 （6）打电话时应注意的问题。 （7）挂电话的礼貌。
2020年12月14日
商务礼仪
2020年12月11 4日
目录
通信礼仪
在日常生活中，商务人士接触最多的通信手段主要有电话、 电报、电传、传真、电子邮件，等等。通信礼仪，通常指在利用 上述各种通信手段时所应遵守的礼仪规范。考虑到商务人士的实 际需求，以下将着重介绍一下当今应用最多最广的电话、手机、 传真机以及电子邮件的基本礼仪。
电子邮件沟通礼仪与技巧
电子邮件沟通礼仪与技巧在当今信息化社会，电子邮件已经成为人们工作和生活中不可或缺的沟通工具。
正确的电子邮件沟通礼仪和技巧能够帮助我们更高效地与他人沟通，建立良好的人际关系，提升工作效率。
本文将从电子邮件沟通的基本礼仪、常见错误及应对方法、提升电子邮件沟通技巧等方面进行探讨。
一、电子邮件沟通的基本礼仪1. 简洁明了：在写电子邮件时，要力求简洁明了，避免过多的废话和冗长的叙述。
清晰地表达主题，让对方一目了然。
2. 礼貌用语：在电子邮件中，礼貌用语尤为重要。
开头可以使用“尊敬的/亲爱的+对方姓名”，结尾可以用“谢谢/祝好”等礼貌用语，给人留下良好的印象。
3. 注意格式：电子邮件的格式要整洁规范，包括明确的主题、分段、标点符号的正确使用等。
避免使用花哨的字体和颜色，保持简洁大方。
4. 及时回复：收到邮件后，尽快回复对方，即使只是简短的确认收到。
及时回复可以展现出你的工作效率和对对方的尊重。
5. 保护隐私：在电子邮件中，避免泄露个人隐私和机密信息。
在转发或回复邮件时，注意抄送和密送的使用，确保信息安全。
二、常见错误及应对方法1. 拼写错误：拼写错误会给人留下不专业的印象，影响沟通效果。
在写邮件前，可以先用拼写检查工具检查一遍，确保没有拼写错误。
2. 邮件过长：邮件内容过长会让人感到疲惫，容易造成信息混乱。
可以适当分段，突出重点，让对方更容易理解。
3. 遗漏附件：在邮件中提到附件但忘记附上，会让对方感到困惑。
发送邮件前，务必确认附件已经添加，并在邮件内容中进行提醒。
4. 不恰当的称呼：在电子邮件中使用不恰当的称呼，如称呼错误的姓名或职务，会给对方带来困扰。
在写邮件时，务必确认对方的姓名和职务，并正确使用。
5. 过于冷漠：电子邮件是一种书面沟通方式，但也要注意在邮件中适当表达情感，避免过于冷漠和生硬。
可以适当使用表情符号或感谢的话语，增加亲和力。
三、提升电子邮件沟通技巧1. 主题明确：在写邮件时，要确保主题明确，让对方一目了然。
电话礼仪与电子信函礼仪
使用手机： 1. 特殊场合不影响妨碍他人，必要时当面关机。 2.注意使用安全，注意隐私。 放置到位：正式场合放于随身手袋，不挂腰间。
电子邮件礼仪 1.最好同时写中文姓名和英文名。 2. 回复引用原信内容，以使对方了解前后关系，但最 好引用一次为限。 3. 明确主题，与内文相关。 4. 结尾谦称分别： 1）给亲友： Affectionately, Lovingly yours, With love, 2) 给个人的社交邮件： Yours truly ( Truly yours)
Check your manners
Choose the best answer for each of the following statements.
1. What does not need to be a consideration before you make a phone call? A). The purpose of your call. B). The best time toபைடு நூலகம்call. C.) A brief joke to break the ice. 2. What is not an active listening word that will let your party know you are listening while on a business phone call? A.) "What'' B.) "I see." C) . "Great." 3. Why should you generally not answer your business phone on the first ring? A). It's rude. B). You don’t look busy enough. C). It can catch the caller off-guard. 4. If you need to discuss sensitive issues over the phone (including exchanges of personal and protected information) how should you handle it with your phone companion? A). Confirm with them it's OK to discuss before discussing it. B). Tell them you'll e-mail it. C). Avoid these discussions at all costs on the telephone.
通讯礼仪规范
通讯礼仪规范通讯礼仪规范通讯礼仪主要包括使用电话、手机及电子邮件的基本礼仪。
一、接打电话礼仪关于打电话的礼节，我们可以归纳为礼貌、简洁、明了六个字。
使用电话交谈时，要注意语言简洁和明了。
电话用语要言简意赅，将自己所要讲的事用最简洁、明了的语言表达出来。
在办公室打电话，要照顾到其它电话的进出，不可过久占线。
1、接电话的礼仪（1）接电话的最佳时机应为电话铃声响过两至三声，不要让铃声响得时间过长.(2)接电话时用语要文明、礼貌,语调要平和、音量要适中。
如确有重要原因而耽误了接电话应向对方做简要解释,并表示歉意。
（3）接电话时对对方的谈话可做必要的重复，重要的内容应简明扼要地记录下来。
(4）电话交谈完毕时,应尽量让对方结束谈话.通话完毕，应等对方放下话筒,再轻轻地放下电话,以表示对对方的尊重。
（5）当我们接到拨错的电话时,应礼貌温和的告诉对方“您打错了”,而不要粗暴的挂上电话。
对方若说“对不起"时,你可以回答“没关系，再见！"2、打电话的礼仪（1）选择适当的时间。
为确保信息的有效传达，发话人应根据通话对象的具体情况选择适当时机，尽量为受话人多考虑一些,尤其要避免打扰对方休息。
如确有急事不得不打扰别人休息时，务必在接通电话时向对方致歉.如果是打国际长途，则还应先考虑时差问题.(2）接通电话问候之后，先通报自己的姓名、身份。
必要时,应询问对方是否方便，在对方方便的时候再进行交谈.(3）电话用语应文明、礼貌，电话内容要简明、扼要。
（4）通话完毕后应道“再见”，然后轻轻放下电话。
二、接打手机礼仪随着通讯技术的快速发展,手机也日益普及，手机礼仪越来越受到关注.（1）遵守公德。
在参加会议、观看节目的时候，应关闭手机或将手机调至震动状态。
如有必要使用手机的时候，一定要讲究社会公德，切勿使自己的行为影响到其他人。
(2）保证畅通.使用手机主要的目的是为了保证自己与外界的联络畅通无阻，如准备充足的备用电池，及时查看手机信息等。
礼仪常识全知道
礼仪常识全知道1.社交礼仪：●问候礼仪：与人打招呼时，可以使用合适的问候语，如“你好”、“您好”、“早上好”等。
●微笑和眼神交流：微笑是一种友好的表达方式，与人交流时保持适度的眼神接触也是重要的礼仪。
●握手礼仪：握手要坚定但不过于强硬，同时要注意握手时间不要过长。
2.餐桌礼仪：●使用餐具：从外向内使用餐具，依次是刀、叉、汤匙等。
用餐时要保持优雅的姿势。
●言谈举止：避免在嘴里塞满食物或说话时大声嚼食物。
用餐时应保持礼貌和谦逊。
3.商务礼仪：●着装得体：根据场合选择适当的服装，保持整洁、干净。
●准时：在商务场合，准时是非常重要的。
迟到可能会给人留下不良印象。
4.电话礼仪：●接听电话：用专业和友好的语气接听电话，标明自己的身份。
●避免大声通话：在公共场合要尽量保持通话音量适中，避免打扰他人。
5.礼物赠送：●选择合适的礼物：根据场合和接受者的喜好选择礼物。
●送礼的方式：递交礼物时要用双手，表达真诚的祝愿。
6.家庭礼仪：●尊重长辈：尊敬和尊重长辈是家庭中的基本礼仪。
●关心他人：在家庭中，关心家人的感受和需求，展现关爱之情。
7.公共场所礼仪：●排队：在排队时要守规矩，不插队。
●保持环境整洁：在公共场所要保持环境整洁，不随地乱扔垃圾。
8.面试礼仪：●穿着得体：在面试时选择合适的服装，展现专业和自信。
●自我介绍：简洁明了地介绍自己的基本信息和优势，展现自信和表达能力。
9.网络社交礼仪：●尊重他人隐私：在社交媒体上要注意尊重他人隐私，避免过度分享个人信息。
●文明用语：在网络交流中使用文明、尊重的语言，避免恶意攻击和侮辱。
10.旅行礼仪：●尊重当地文化：在旅行时要尊重并遵循当地的文化和风俗习惯。
●守时：在旅行中，尽量遵守行程安排，不要耽误他人时间。
11.陪同礼仪：●照顾他人感受：在陪同他人时，要考虑对方的感受，关心他们的需求。
●注意言行举止：在公共场合陪同他人时，注意自己的言行举止，不要给他人添麻烦。
12.红白喜事礼仪：●参与庆祝：在红白喜事中要表达真诚祝福，积极参与庆祝活动。
职场礼仪(电话与电子邮件)
职场礼仪电话礼仪篇电话礼仪是职场礼仪非常重要的一部分，一般人之所以口气不好或态度不佳，可能是没有察觉到自己的口气给人的不舒服，也可能是态度与认知上有所偏差。
我们的态度影响了别人的决定，加强电话应对技巧与服务礼仪，才能让我们的沟通更顺畅。
1、态度：谨慎、礼貌、专注、亲切接电话先说“您好”，礼貌用语不要少：“您好，……”、“请问您是哪里？”、“请问您是哪位？”、“请再说一遍。
”“对不起，他（她）不在，我能传达吗？”、“请稍等，让我拿笔记下来。
”、“对不起，您打错了，请您再拨……”2、声音声调、音量适中、速度不急不徐，并融入感情。
让受话者心神舒爽。
可以试着再打电话过程中微笑，即使看不见，对方也可以感到你的笑容。
3、语言咬字要清楚，例如：“徐、许”，“黄、王”，“董、总”，在电话中很容易混淆，人们不喜欢被人改名换姓，打电话之前应该先弄清楚对方姓名如何发音，倘若我们在电话中无法辨识怎么写，应虚心请教，以示尊重，切不可张冠李戴。
4、声音与名字结合在一起也就是说要尽量辨识来电者的声音。
人都有喜欢被尊重，被叫出姓名的喜好，如果这个人经常来电，我们认不出对方的声音，老是问，“您那位？”对方心里的感受一定不是很舒服。
5、请、谢谢、抱歉，再见……礼多人不怪。
6、增加认同感常说“您”取代“你”，多说“我们公司，咱公司”，让对方有一种被认同的感觉，一下子缩短了彼此的距离，深信要做进一步的深谈与要求都会比较容易。
7、挂电话之前应先用手轻按切话器，切勿用力将话筒挂上，以免传出回响让对方误以为您挂他电话。
再则，我们必须等来话者先挂电话才能挂上电话，结束通话。
范例1：工作沟通UEer：您好，XX公司XXX。
对方：……UEer：请稍等，让我拿笔记下来……有问题我们随时沟通……注意事项:●对方如果交待某事项，建议把该事重述一次，表示你已经明白，同时也是再一次沟通双方没有理解上的偏差；●如果有其它原因无法及时回复对方答案，则要做两件事：A：这件事我会与同事沟通一下；B：告之大概在何时回复对方；●有的事情需要知会其它同事，需要发出邮件的话，要提醒对方发送需求/说明邮件。
电子邮件与通信礼仪的要求
电子邮件与通信礼仪的要求在当今信息时代，电子邮件已经成为一种普遍的沟通方式。
然而，与传统的书信不同，电子邮件有其特殊的要求和规范，我们应该遵循通信礼仪来保持良好的沟通和合作关系。
本文将探讨电子邮件和通信礼仪的要求，以帮助读者提高沟通效果。
1. 清晰、简洁的主题电子邮件的主题应该尽量简明扼要，并能准确反映邮件的主要内容。
一个好的主题可以帮助接收者迅速理解邮件的目的，节省彼此的时间和精力。
2. 正式的称呼在电子邮件中，我们应该使用正式的称呼来对待收件人，特别是在商务或正式场合中。
使用"尊敬的"、"亲爱的"等称呼可以展示出我们对对方的尊重和礼貌。
3. 礼貌的称谓和结尾在邮件的开头和结尾，我们应该使用礼貌的称谓和祝福语。
例如，在开头可以使用"您好"、"祝您好"等词语，而在结尾则可以使用"谢谢您的阅读"、"敬祝"等词语。
这些用语可以表达我们的谦恭和感激之情。
4. 简明扼要的内容电子邮件的内容应该简明扼要，重点突出。
我们应该清晰地表达自己的意思，将要传达的信息尽量用简短的句子和段落进行归纳和总结。
这样可以更好地引起读者的注意，并节省读者的时间。
5. 尊重隐私和保密性在使用电子邮件进行沟通时，我们应该尊重对方的隐私。
不应该在电子邮件中透露他人的私人信息或敏感信息，同时也应该注意自己的隐私和保密性。
6. 注意语言和语调在撰写邮件时，我们应该使用清晰、准确的语言，避免使用难懂的术语或缩写。
另外，我们应该尽量保持中立和友好的语调，避免使用过于情绪化或冷漠的语言，以免引起误解或冲突。
7. 及时回复和确认接收到他人的邮件后，我们应该尽量在合理的时间内回复，以表达我们的关注和尊重。
如果不确定是否理解对方的意思，可以回复邮件进行确认或寻求更多信息。
这种及时回复和确认可以有效地保持沟通的连贯性和紧密度。
8. 注意格式和附件在撰写邮件时，我们应该注意邮件的格式和附件。
电子书信礼仪
6.结尾签名 （1）签名信息不宜过多。电子邮件结尾签名很必要。 签名档包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信 息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。 （2）不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的 客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正 式的签名档会显得疏远。可在多种签名档中灵活调用。 （3）签名档文字应选择与正文文字匹配，如选择简 体、繁体或英文等，以免造成出现乱码。
随着通信技术的迅猛发展，我国手机已经普及，现 在主要通过电话或网络（电子邮件、手机短信、QQ和微 信等）进行沟通和联络。
一、短信礼仪 1.发短信一定要署名——短信署名既是对对方的尊重， 也是达到目的的必要手段。发短信没署名等于没发，有 时还会耽误事。 2.短信祝福一来一往足矣——祝福短信一来一往仪 1.主题要提纲挈领 邮件主题要用短短的几个字概括出整个邮件的内 容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。 （1）一定不要空白标题，这是最失礼的。 （2）标题要简短，不宜冗长，直接能显示完标题。 （3）最好写上来自×××公司的邮件，以便对方 一目了然又便于留存。 （4）标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌 使用含义不清的标题。
12
三、微信及QQ礼仪 使用微信和QQ进行交流时，除遵守 常规的书信礼仪外，还应注意如下礼仪。 1.尽量使名称简化，节省沟通成本 2.不要公群私聊 3.不要发宗教和诅咒转发的帖子 4.不要转发过分低俗的内容和图片 5.拒绝谣言和诈骗 6.不能泄露他人隐私
13
7.不要发大图和长的语音 8.积极为朋友点赞 9.尽量多传播正能量 10.莫让QQ群和微信绑架你的现实生活 11.自我炫耀要把握尺度 12.学会与朋友分享礼物 13.晒天气也要有选择 14.评论应彰显诚意 15.朋友圈交流要用语文明 16.及时回复
职场电子礼仪 电子邮件礼仪
职场电子礼仪电子邮件礼仪
职场电子礼仪
1.要小心写在E-mail里的每一个字，每一句话。
因为现在法律规定E-mail也可以作为法律证据，是
2.邮件讯息不要太冗长。
这样不会引起别人的注意，别人也没有兴趣看下去。
3.不要在邮件末端列出对方的地址。
因为对方知道自己的地址，不用写，写上感觉不太好。
4.发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。
给人细心、体贴的感觉，而且让人意识到这个文件的重要性。
职场电话礼仪
接电话礼仪
1 “铃声不过三”的原则
在电话铃声响起后，如果立即拿起，会让对方觉得唐突;但若在响铃超过三声以后再接听，是缺乏效率的表现，同时也会让对方不耐烦，变得焦急。
2 规范的问候语
在工作场合，接听电话时，首先应问候，然后自报家门。
对外接待应报出单位名称，若接内线电话应报出部门名称。
3 要找的人不在或不能接听电话时的处理这里，特别要注意的是，在询问对方姓名前，先告知他要找的人不在。
4 学会记录并引用对方的名字如果用合适的称谓问好：“您好，王经理。
”这样会给对方留下特别受到重视的感觉，增强对方对你的好感。
5 接到错误的电话也应该礼貌应对并非错打的电话都必定与自己没有关系，有时，对方也恰恰是与自己有重要关系的人。
因此，接听电话时，最好每一个电话都讲究礼貌，保持良好的接听态度。
6 应在对方挂电话后再挂电话
当对方向你说“再见”时，别忘了你也应该说“再见”，尤其不能在对方一讲完话，还没来得及说“再见”就把电话挂了。
注意挂电话时应小心轻放。
办公室接听拨打电话及短信发送礼仪
礼仪是在人际交往中，以一定的、约定俗成的程序、方式来表是尊重对方的过程和手段。
礼仪的根本内容是”约束自己，尊重他人“ ;礼仪的目的是让人们能轻松愉快的交往;礼仪的原则是“为他人着想“ ; “己欲立而立人，己欲达而达人”、”己所不欲，勿施于人“则是礼仪的精髓。
（要想自己站稳脚跟，在世间有自己的位置，也须给别人以位置；要想自己事事行的通，也得让别人行的通）为给校社团联合会树立良好的办公形象，保证信息传达交流的顺畅进行，特此对在办公室工作中的接听拨打电话及短信发送礼仪做出强调。
㈠拨打电话时的礼仪：1、拨打电话之前做好准备工作：把自己要拨的电话号码、要找的人名、要交代的事情或咨询的内容等等，都写在电话记录本上。
2、电话接通之后，致以问候，再自报家门，即说出自己是校社团联合会的哪个部门的。
交谈前最好询问对方是否方便，在对方方便的情况下再开始交谈。
3、通话过程中说话干脆利索，直奔主题，言简意赅。
要“当即立断”，只要主要内容大体讲完，对方没有疑问就应该结束通话。
通话时间不宜过长，尽量控制在3分钟之内。
通话时嗓门不要过高，免得令对方感到听觉不适。
4、通话完毕时应道“再见”，然后轻轻放下电话。
㈡接听电话时的礼仪：1、电话铃一响，应尽快去接，最好不要让铃声响过五遍（铃响两次去接较适宜）。
拿起电话应先自报家门。
接电话时，重要的内容应简明扼要的记录下来，如时间、地点、联系事宜、需解决的问题。
2、如自己不是受话人，应负起代为传呼的责任。
万一要找的人正忙着，你应该重新拿起电话告诉对方：“请你等一下，他马上就来。
”要是找的人不在，不能把电话一挂了事，而是耐心询问对方姓名和电话号码，是否需要转告，并在征得同意后详细记录下来。
3、接到打错的电话，首先应该仔细听清对方要的对象，再做出相应回答，不要恶语伤人。
㈢电话交谈的注意事项1、常说礼貌用语，如“您”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“再见”等等2、确认对方挂机后方可挂机3、不要在他人的休息时间之内打电话。
5.3通讯礼仪 李娌版本社交礼仪
电话记录卡片
给 日期 你不在办公室时 时间 公司的 电话 〇电话 〇要求来访 〇是否紧急 留言 先生 女士 小姐
〇请打电话回去 〇还会打电话来 〇回你的电话
接话人
案例
有一天，办公室的龙经理收到一留言条，上 面是这样写的： 龙经理：刚才一位姓陈的先生来电，让你晚 上8:30在和平桥那里等他。 试分析，如上留言有哪些不妥当的地方？
三、书信礼仪
1、书信的重要性 易保存 传递情感 2、写信 格式 各种谦敬语、祝颂语等的使用 5c原则(用语礼貌、字迹清晰、内容简洁、 内容完整、书写正确)
三、书信礼仪
3、发信 信纸的折叠和信封的粘合 付足邮资 邮票的粘贴 4、收信 守法 收到必复 保密内容 妥善保存
不可以“喂，喂”或者一张 嘴就不客气的说“你找谁 呀”“你是谁呀”“有什么 事儿啊”像查户口似的。
（2）接电话
【4】认真倾听对方谈话内容并适当作出反应 【5】通话时如果有他人过来？ 【6】对方打错了怎么办？ 【7】对方找的人不在 怎么办？
接听时可参考如下应答：“您好， 请问您是找××吗？他/她临时有事 走开了，需要我代为转达吗？” （或“请您稍后再来电话好吗？”）
通讯礼仪
通讯礼仪
一、电话礼仪 二、手机礼仪 三、书信礼仪 四、电子信函
一、电话礼仪
生活中，您可曾遇到过下列情况：
夜深人静，突然被一阵电话铃声惊醒…… 好不容易盼来了休假，却被一个个工作电话搅得兴致全 无…… 世界杯期间，办公室一同事拿起电话就打：“昨晚看球 了吗……” 单位正在召开一个重要会议，电话铃声却此起彼伏…… 新春佳节，拜年手机短信令人应接不暇，却不知谁人发 送…… 手机由于某种原因丢了，最惨的是里面的数百条通讯录 都没备份……
短信、电子邮件及电话礼仪
短信礼仪■发短信一定要署名短信署名既是对对方的尊重，也是达到目的的必要手段。
元旦前一天工作关系繁多的秦先生收到了70多条祝福短信。
其中有60条是不署名的，好多内容还相同。
秦先生也搞不清楚这些人都是谁和谁.这种祝福发了等于没发。
如果是正事,不署名更会耽误事。
■短信祝福一来一往足矣现在每逢节日,人们都会发短信祝福.来而不往非礼也，所以别人发来短信，自己就要回一个短信。
接到对方短信回复后，一般就不要再发致谢之类的短信，因为对方一看，又得回过来。
就祝福短信来说,一来一往足矣,二来二往就多了，三来三往就成了繁文缛节。
■有些重要电话可以先用短信预约有时要给身份高或重要的人打电话，知道对方很忙，可以先发短信“有事找，是否方便给您打电话？"如果对方没有回短信,一定不是很方便,可以在较久的时间以后再拨打电话。
■及时删除自己不希望别人看到的短信一些人经常把手机放在桌上，如果出办公室办事或者去卫生间，也许有好奇之人就会顺手翻看短信.如果上面有一些并不希望别人看到的短信,就可能引起麻烦。
如果不幸被对方传播出去,后果就更严重.夫妻之间亦是。
难免会有异性同事、朋友发一些语言亲昵的短信，其实是因为双方熟了,开开玩笑,如果让爱人看见，就会引起不必要的误会,因此经不起推敲的短信一定要及时删除。
■上班时间不要没完没了发短信上班时间每个人都在忙着工作,即使不忙，也不能没完没了地发短信。
否则就会打扰对方工作,甚至可能让对方违纪.如果对方正在主持会议或者正在商谈重要事项，闲聊天式的短信更会让对方心中不悦。
■发短信不能太晚有些人觉得晚上10点以后不方便给对方打电话了,发个短信告知就行。
短信虽然更加简便，但如果太晚,也一样会影响对方休息.■提醒对方最好用短信如果事先已经与对方约好参加某个会议或活动，为了怕对方忘记，最好事先再提醒一下。
提醒时适宜用短信而不要直接打电话。
打电话似乎有不信任对方之感。
短信就显得非正式亲切得多.短信提醒时语气应当委婉，不可生硬。
电子邮件礼仪如何在电子邮件中保持文明
电子邮件礼仪如何在电子邮件中保持文明在当今数字化时代，电子邮件已经成为一种常见而快捷的沟通方式。
然而，由于其高效和便捷的特性，许多人忽略了电子邮件的礼仪，导致了信息传递的混乱和沟通问题的产生。
本文旨在探讨如何在电子邮件中保持文明的礼仪，以提高沟通效果和专业形象。
一、选择恰当的称呼在电子邮件中，人们常常使用尊称作为开头，例如“尊敬的先生/女士”。
这是因为电子邮件属于正式的书面沟通方式，需要给对方以尊重和礼貌。
同时，如果和对方有较为熟悉的关系，也可以使用更亲近的称呼，如“亲爱的”等。
二、简洁明了的主题电子邮件的主题应该简洁明了，突出邮件的要点，便于读者快速理解邮件内容。
避免使用模糊或者过于笼统的主题，以免引发误解或者浪费对方的时间。
三、准确明确的陈述在电子邮件中，应该避免使用长篇大论或者拖泥带水的描述。
要尽量简明扼要地表达自己的意思，并以段落结构清晰的方式呈现，便于对方阅读和理解。
同时，应该尽量避免使用非正式和口语化的语言，保持专业和正式的沟通风格。
四、注意语法和拼写错误在电子邮件中，语法和拼写错误不仅会给对方留下不专业的印象，还可能导致误解或者误读。
因此，在发送邮件之前，务必要仔细检查邮件内容，确保没有语法和拼写错误。
可以使用拼写检查工具或者请他人帮助进行校对。
五、避免使用大写字母在电子邮件中，使用大写字母通常被视为大声喊叫或者表示愤怒的表达方式，会产生不友好和咄咄逼人的印象。
除非有特殊需要，一般情况下应该避免使用过多的大写字母。
六、回复及时在电子邮件中，及时回复是保持良好沟通的重要环节。
即使无法立即回复，也要尽快回复对方，以示尊重和关注。
如果需要时间准备回复，可以通过简短的回复确认收到对方的邮件，并表示稍后会尽快回复。
七、尊重隐私和保密性在电子邮件中，应尊重对方的隐私和保密性，不要将他人的邮件或者个人信息无故转发给其他人。
如果有需要转发邮件，应事先获得对方的同意，并通过密送（BCC）方式发送，以保护隐私和保密性。
短信及电话礼仪温馨提示
短信及电话礼仪温馨提示随着现代化通信技术的发展，短信和电话已经成为人们日常生活中不可或缺的通信方式。
然而，许多人在使用短信或打电话时并没有注意到一些礼仪问题，给他人和自己带来不必要的麻烦。
为了向大家普及短信和电话的礼仪知识，下面将详细介绍如何进行短信及电话的礼仪。
短信礼仪提示：1.使用简洁明了的语言：由于短信的字数有限，我们应该尽量用简洁明了的语言表达自己的意思，避免使用长句和复杂的词汇。
这样不仅可以节省时间，还能让对方更容易理解你的意思。
2.注意称呼：在短信中，我们应该始终注意使用得体的称呼。
如果对方是我们的朋友或者熟人，我们可以用亲切的称呼，如“亲爱的”、“老师”，等等。
如果对方是我们的上级或者陌生人，我们应该使用比较正式的称呼，如“尊敬的”、“先生/女士”，等等。
3.避免使用太多缩写词：尽管短信是一种快速传递信息的方式，但是我们也要避免过多使用缩写词，因为缩写词可能会让人难以理解你的意思。
所以，尽量使用全称或者常见的缩写词来表达自己的意思。
4.文明用语和礼貌语：在短信中，我们应该始终使用文明用语和礼貌语，不要使用粗鲁或冒犯性的语言，以免给对方造成不愉快。
5.及时回复：当我们收到他人的短信时，尽量以及时的方式回复，不要让对方等待太久。
如果无法立即回复，可以简单回复一句“稍后回复”，以示礼貌。
电话礼仪提示：1.礼貌接听电话：当接听电话时，我们应该用礼貌的方式接听，如“您好”，同时要注意语速清晰，让对方能够听懂。
2.了解电话用途：在打电话之前，我们应该明确自己的电话用途，避免打扰他人的工作或休息时间。
3.自我介绍：如果你是第一次给对方打电话，你应该首先自我介绍，让对方知道你的身份和来意，这样有助于建立起良好的沟通关系。
4.避免干扰：在打电话时，我们应该选用安静的地方，避免干扰背景噪音。
同时，要避免同时进行其他与电话无关的活动，以免分散注意力。
5.尊重对方时间：在与对方通话过程中，应尽量控制通话时间，不要把对方的时间用于不必要的聊天。
电话礼仪和电子邮件注意事项
电话礼仪和电子邮件注意事项第一篇：电话礼仪和电子邮件注意事项电话礼仪接听电话的步骤1、接听电话前：⑴、准备笔和纸：如果大家没有准备好笔和纸，那么当对方需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让宾客在等待，这是很不礼貌的。
所以，在接听电话前。
要准备好笔和纸。
⑵、停止一切不必要的动作：不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，对方会感到你在分心，这也是不礼貌的表现。
⑶、使用正确的姿势：如果你姿势不正确，不小心电话从你手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也会令对方感到不满意。
⑷、带着微笑迅速接起电话：让对方也能在电话中感受到你的热情。
2、接听电话⑴、三声之内接起电话：这是星级酒店接听电话的硬性要求（这个要求比较高，但编辑部成员在接听被采访者的电话时也要能尽量迅速，如在上课不能接听要发短信告知情况）。
此外，接听电话还要注意：①、注意接听电话的语调，让对方感觉到你是非常乐意帮助他的，在你的声音当中能听出你是在微笑；②、注意语调的速度；③、注意接听电话的措辞，绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎；④、注意双方接听电话的环境；⑤、注意当电话线路发生故障时，必须向对方确认原因；⑥、注意打电话双方的态度。
⑦、当听到对方的谈话很长时，也必须有所反映，如使用“是的、好的”等来表示你在听。
⑵、主动问候，报部门介绍自己（如：您好，我是职场起跑线的记者XXX，如果采访对象不是本校还要说明“我是西南财经大学……”）；⑶、如果想知道对方是谁，不要唐突的问“你是谁”，可以说“请问您哪位”或者可以礼貌的问，“对不起，可以知道应如何称呼您吗？”；⑷、须搁置电话时或让宾客等待时；应给予说明，并至歉。
每过20秒留意一下对方，向对方了解是否愿意等下去。
⑸、转接电话要迅速：每一位员工都必须学会自行解决电话问题，如果自己解决不了再转接正确的分机上，并要让对方知道电话是转给谁的。
⑹、对方需要帮助，大家要尽力而为：作为酒店的员工应尽力去帮助宾客，对于每一个电话都能做到以下事情①、问候②、道歉③、留言④、转告⑤、马上帮忙⑥、转接电话⑦、直接回答（解决问题）⑧、回电话⑺、感谢对方来电，并礼貌地结束电话：在电话结束时，应用积极的态度，同时要使用对方的名字来感谢对方。
社交礼仪的电话与电子邮件
社交礼仪的电话与电子邮件随着科技的发展，电话和电子邮件已经成为我们日常社交中不可或缺的工具。
然而，我们在使用电话和电子邮件时，是否总是遵循着社交礼仪呢？本文将探讨在电话和电子邮件交流中如何准确、礼貌地表达自己的意思，以及避免一些常见的社交礼仪失误。
一、电话交流的社交礼仪1. 打电话前准备在打电话之前，你应该明确自己的目的并做好相应的准备。
确保你有对方的正确联系号码，准备好要表达的内容，以免浪费彼此的时间。
在需要预约或安排会面的情况下，尽量提前打电话。
2. 拨号礼仪当你开始拨打电话时，应该注意以下几点：- 使用正确的称谓和礼貌用语，比如“您好”、“请问先生/女士是否在”等。
避免使用太过随意或陌生的称谓。
- 说话声音要清晰、自信并尽量保持正常音量。
过于低沉或者太大声都不礼貌。
- 当对方接听电话时，要亲切地自我介绍并说明来意。
比如，“您好，我是XXX公司的张先生，我打电话是想咨询一些有关产品的问题”。
- 在打完电话后，尽可能在适当的场合道别并表示感谢，比如“再见”、“谢谢您的时间”。
3. 监听技巧在电话交流中，要善于倾听对方的发言。
要确保你没有打断对方的话，耐心等待他们完成表达。
尽量不要同时做其他事情，专心地聆听对方。
4. 用语规范在电话中，要注意用语的准确性和礼貌性。
避免使用亵渎、粗俗的语言，以免影响对方对你的印象。
尽量用正式的措辞，表达自己的意思。
二、电子邮件交流的社交礼仪1. 邮件标题一个明确的邮件标题可以帮助对方更好地理解你的邮件并更快地回应。
确保你的邮件标题简明扼要地概括了邮件内容，让对方能够快速了解你的意图。
2. 称谓与问候语与电话交流一样，电子邮件中的称谓和问候语也很重要。
使用对方的姓名，并在称呼前加上适当的敬语，比如“尊敬的先生/女士”、“亲爱的朋友”等。
在合适的位置用礼貌的问候语，比如“祝您一天愉快”、“敬祝安康”等。
3. 正文表达在电子邮件中，确保你的表达清晰明了、简洁有序。
避免过长的段落和复杂的句子，以免造成阅读困扰。
电话，邮件礼仪
电话，邮件礼仪
电话沟通礼仪：
1.尽量在电话三声之内接听。
2.说话尽量简洁。
3.接听电话时坐姿端正。
沟通时，可以适当地称呼对方职务或名字。
4.不能吃东西，嚼口香糖或者喝水。
5.没有及时接听电话，回电时首先致歉。
邮件礼仪：
1.尽快回复邮件。
如果来不及详细回复，那也要简要回复，说明原因。
2.主题一定要有，而且简洁。
最好附上-尽快回复，或者FYI仅供参考
3.邮件主题尽量鲜明。
最好一个邮件谈一个主题。
多个主题时，注明一二三。
4.邮件行文应该控制在每行30个字。
5.转发邮件时，最好归纳总结，做出批注，说明重点。
6.回复邮件一定谨慎，注意错别字；怨气很重时不发邮件。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
短信礼仪■发短信一定要署名短信署名既是对对方的尊重，也是达到目的的必要手段。
元旦前一天工作关系繁多的秦先生收到了70多条祝福短信。
其中有60条是不署名的，好多内容还相同。
秦先生也搞不清楚这些人都是谁和谁。
这种祝福发了等于没发。
如果是正事，不署名更会耽误事。
■短信祝福一来一往足矣现在每逢节日，人们都会发短信祝福。
来而不往非礼也，所以别人发来短信，自己就要回一个短信。
接到对方短信回复后，一般就不要再发致谢之类的短信，因为对方一看，又得回过来。
就祝福短信来说，一来一往足矣，二来二往就多了，三来三往就成了繁文缛节。
■有些重要电话可以先用短信预约有时要给身份高或重要的人打电话，知道对方很忙，可以先发短信“有事找，是否方便给您打电话？”如果对方没有回短信，一定不是很方便，可以在较久的时间以后再拨打电话。
■及时删除自己不希望别人看到的短信一些人经常把手机放在桌上，如果出办公室办事或者去卫生间，也许有好奇之人就会顺手翻看短信。
如果上面有一些并不希望别人看到的短信，就可能引起麻烦。
如果不幸被对方传播出去，后果就更严重。
夫妻之间亦是。
难免会有异性同事、朋友发一些语言亲昵的短信，其实是因为双方熟了，开开玩笑，如果让爱人看见，就会引起不必要的误会，因此经不起推敲的短信一定要及时删除。
■上班时间不要没完没了发短信上班时间每个人都在忙着工作，即使不忙，也不能没完没了地发短信。
否则就会打扰对方工作，甚至可能让对方违纪。
如果对方正在主持会议或者正在商谈重要事项，闲聊天式的短信更会让对方心中不悦。
■发短信不能太晚有些人觉得晚上10点以后不方便给对方打电话了，发个短信告知就行。
短信虽然更加简便，但如果太晚，也一样会影响对方休息。
■提醒对方最好用短信如果事先已经与对方约好参加某个会议或活动，为了怕对方忘记，最好事先再提醒一下。
提醒时适宜用短信而不要直接打电话。
打电话似乎有不信任对方之感。
短信就显得非正式亲切得多。
短信提醒时语气应当委婉，不可生硬。
电子邮件礼仪关于主题主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1．一定不要空白标题，这是最失礼的。
2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。
3．最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4．标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。
也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。
8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。
主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
关于称呼与问候1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2．Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。
注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待正文1．Email正文要简明扼要，行文通顺若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。
但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2．注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
“邮件门”就是深刻的教训！3．Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4．一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5．尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。
如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6．合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。
合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7．合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。
如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8．不要动不动使用:) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻BusinessEmail 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。
只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)附件1．如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件2．附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理3．正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时4．附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件5．如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用6．如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，语言的选择和汉字编码1．只在必要的时候才使用英文邮件英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。
如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2．尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3．对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。
你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4．选择便于阅度的字号和字体中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或Arial 字型，字号用五号或10号字即可。
这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。
结尾签名每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。
虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1．签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。
你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。
但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2．不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。
过于正式的签名档会让与对方显得疏远。
你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
3．签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。
字号一般应选择比正文字体小一些。
回复技巧1．及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。
不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2．进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3．回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。
怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。
4．不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。
此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5．要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。