出门放行条管理制度
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放行条管理制度
为了进一步完善物流监督,加强集团物资管理,决定实行放行条管理制度,提出如下具体规定:
一、物资包括但不限于:产成品、半成品、原辅料、辅助材料、包装物、工具、修理配件、工程物资、废渣、废品等所有权属于公司的财物。
二、所有进入集团厂区、生活区人员携带和运送物资出厂的均需办理放行条(公司免检车辆除外)。
三、检查的范围:驾驶室、车厢、后备厢。
四、放行条管理要求
(一)放行条由集团公司统一格式,统一印制,各部门单位按流程申领,由公司资金部门负责管理。交旧换新,领取时要做好登记手续。
(二)放行条包括存根联、门卫联和随车联三部分,存根联由仓库开单员保存;门卫联为物资出厂唯一放行凭条,由值班保安保管;随车联由驾驶员随货同行,签单结算运费。次日上午,保安需将前一日收集的放行条送交安保部门负责人转给财务部核对。
1.放行条填写内容包括:出货单位、货物名称、计量单位、数量、收货单位、收货地址、出门时间、车号、对应的货单号码、驾驶员姓名、填写放行条人。另外,价值5000元以上的货物出门,还必须经过发货部门的主管签字批准,方可出门。
2.放行条由出货单位填写,出门时,由当班保安查验签名。各有权填写放行条的人员的签名式样要预留保安一份。
五、放行条办理流程
(一)集团所属生产、经营单位均需指定放行条签批人,并将放行条签批人签字样原件的纸张加盖单位公章或放行专用章后,报人力行政中心安保部备案,由安保部对门岗保安进行培训,用作对放行条核对确认。
(二)所有物资离开集团公司均须由仓库或经营部门的经办人提出申请,到本部门办理放行条。
1.仓管员在开放行条前要对车辆进行检查:车牌号是否准确,车厢内和后备厢是否有本公司物品,仓管人员按要求填写好放行条后,需报部门指定的放行条签发人审核签字,同时在门卫联加盖本单位放行专用章或公章。
2.门卫对所有出门的货车和物资,需按照放行条注明项目逐一进行核对,必须做到物、条、数相符。在确认无误后方可放行。对手续不全、涂改放行条或者无放行条等手续不全者,禁止放行;须在第一时间向出货单位放行条签批人、财务部,安保部负责人汇报情况。
3.空车放行时也需填写放行条,由卸货仓库或联系车辆进入的接洽人填写放行条,货物名称填写“无”,其他内容按要求填写。
4.对外来施工人员与及其它自带的物资进入公司后车出门时,由相关部门自行确认后填写放行条。如工程车辆进出由工程处确认填写,并注明数量,物品名称。供应商或客户,出去时必先确认车上是否有本司相
关物品,确认后自行填写并签名。
5.对外来单位与及其他公司或个人进入公司的车辆出门时,也应由相关部门自行确认填写放行条。
6. 本公司各职能部门要将员工车辆号报给安保部存档,公司员工开车上下班出门时,车辆可以免检。特殊需要,保安另有决定要检查的,公司员工要服从配合检查。
六、放行条领用、管理要求
(一)所有单位需加强放行条管理,原则上由部门负责人指定专人负责。
(二)所有开出的放行条必需保存好存根,领放行条的部门要做到交旧领新。放行条管理负责人在回收使用过的旧放行条存根时,必须核对放行条页数是否足够,与领用人登记的编号是否一致。核对无误后方可更换。
(三)每天保安要把前一天的放行条交到安保部门负责人,转交公司财务部进行核查。安保与财务双方办理交接手续时要登记交单日期、张数、并签名。
七、责任考核
1.对放行条填写不清楚的,保安有权拒绝放行。审核签批不严格把关的,根据货物价值而定,对签批人给予一定的经济处罚。
2.因门岗保安审核不严,给公司造成损失者,视情节轻重给予一定的经济处罚,直至开除。内外勾结,以权谋私,后果严重者,追求相关人员法律责任。
福建XX有限公司
2013年10月10日