014 信息沟通管理程序

1目的

建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。

2 范围

适用于与本总经办整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。

3定义和术语

无

4 职责

4.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。

4.2 质量部负责与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。

4.3 市场部负责与市场动态相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。

4.4 综合部负责与企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。

4.5 协助总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。

5 程序

工作流程：沟通内容（信息）之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通→沟通效果评价→沟通改进→沟通内容（信息）的归档与保存

5.1 沟通内容（信息）之分类

5.1.1 外部信息

5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息

a.客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。

b.产品标准类信息。

c.市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。

d.供应商的质量信息及投诉等。

e.其它外部与产质量量相关的各类信息。

5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息

a.政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息，如法律、法规、条例等。

b.市场、行业动态（包括竞争对手）中与企业管理相关的信息。

c.与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。

5.1.2 内部信息

a. 体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。

b. 员工对有关产品质量的建议和意见等。

c. 企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。

d. 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。

e. 员工有关企业内部管理的建议和意见等。

5.2 信息的收集

信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。

5.3 信息重要度分级

根据信息的紧急及重要程度，分为三级：

A、一级数据为重要且紧急的数据，指直接影响顾客满意度的数据；

B、二级数据为不重要但紧急的数据；

C、三级数据为日常信息，不需标识。

数据的标识由数据收集部门在信息单的右上角打“√”说明。

5.4 信息沟通

5.4.1 沟通方式及追踪落实

5.4.1.1 会议

5.4.1.1.1 会议计划

a例行性会议

b临时性会议

5.4.1.1.2 例行性会议

5.4.1.1.3 临时性会议由/总经理或相关权责主管在信息沟通之必要时提议，经/总经理或相关部门主管同意时召开。

5.4.1.2 会议管理

a.例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知。

b.临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。

c.会议参加者必须准时出席必要时填写《会议签到记录表》，因故无法到会者，事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席（代理人应向主持人报备），迟到、早退者须向主持人报备，取得谅解及同意。

d.会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括资料、数据）。

e.主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议。

f.会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。

5.4.1.3 会议纪律

a. 参会人必须清楚与会目的，简单扼要的阐述需呈报事项；

b. 在进行专项讨论的时候，与会人员需围绕主题进行；

c. 会议主持人应根据讨论议题，适时的控制会议时间；

d. 会议中途需离席时，需向主持人说明；

e. 在会议主持人宣布会议结束后，方可散会。

5.4.1.4 会议决议追踪落实。

a.会议结束后，由会议主席根据会议沟通内容的重要程度决定是否签发《会议纪要》，并分发相关部门或人员。

b.签发《会议纪要》的，由会议主席指定专人对《会议纪要》相关内容的落实情况进行追踪，并汇报追踪结果。

报告要求见【各部门主管报告要求】。

5.5 沟通效果评价和沟通改进：见《持续改进管理程序》。

5.6 沟通内容（信息）的归档与保存。

5.6.1 各部门均需做好信息原稿和接收信息的保管和归档、处置工作，属于文件类的按《文件控制程序》执行，属于记录类的按《记录控制程序》执行。

6 支持性文件

6.1《各部门主管报告要求》

6.2《纠正和预防措施控制程序》

6.3《持续改进工作程序》

6.4《文件控制程序》

6.5《满意度管理程序》

6.6《记录控制程序》

7 记录

7.1《会议签到记录表》保存期三年

7.2《会议纪录》保存期：重大会议/三年甚至更长；一般会议/一年

7.3《工作联系单》保存期二年

7.4《信息反馈单》保存期二年