有限公司行政助理工作内容及流程
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行政/助理工作内容及流程
序号 工作内容 由业务部门提报计划，副总初审，总经理核准后，传 真至总公司，由总公司储运助理下单排期生产，生产 部交货后即可发货。 子公司负责追踪生产进度、查询商品发出； 总公司反馈生产异常情况，例如缺少包材短期内不能 生产或停产的产品等等。 渠道经销商订货计划，业务员联系客户，制作订单， 业务员、主管、副总、总经理逐级签字后，销售助理 依据此开立出库单和送货单 KA门店送货计划，由业务员制作订单，业务员、主管 、副总、总经理逐级签字后，销售助理依据此开立出 库单和调拨单 渠道经销商汇款回单，由业务员督促经销商并收回回 单复印件，交公司出纳 目前经销商没有退货，直营上月有一笔大批量的退 货，事先没有提报申请，就直接开立退货单。 目前没有上系统，开出的单据数量、单价和实际发生 的有差异，可以手动改，但是上系统以后，是无法手 动修改的，就必须得红冲，如果有这种情况都得先提 报申请单，总经理批准后，才可进行红冲。 依据总公司送货清单，仓管清点到货商品无误后，填 写入库单(上系统后，可直接录入系统)。 向仓库提货的依据，后期与仓库结账的对账依据。 渠道客户收货依据，客户确认无误后，在回单上签 字，证明货已到客户处。 KA门店促销员收货依据，确认无误后，在回单上签 字，证明货已送到门店。 司机/业务员依据退货单上退货数量，到经销商家/门 店拉回退货，经销商/门店促销员在回单上签字确认 助理依据红冲申请单在系统开立红冲单，财务审核。 费用申请表 促销申请表 经销商资料表 经销商盘点表 产品/物料滚动需求计划表 员工考勤表 促销、费用汇总表 市场调查表 其他临时报表 日报/周报(自己留档，总公司不要求上交) 目前在做的只有库存报表 对口部门 对口人 建议
系统未到，目前只想到这几点
7
金蝶系统维护
销售数据维护
个人觉得这个做业绩报表时，有用！不知道金蝶 有没有这个功能 公司目前人员十分精简，针对一些外部文件，相 关负责的业务员自己也收发。 全体员工 全体员工 全体员工 全体员工
10
考勤管理
11
办公用品
全体员工 全体员工
全体员工 全体员工
行政/助理工作内容及流程
KA部 渠道部
相关业务员 相关业务员
请及时交经销商汇款单带回，以免影响财务记账 。 子公司成立，上系统以后，销售部门的退货必须 全体销售部 相关业务员 先提报申请(写清楚退货方、退货数量、产品日 门 期)，总经理批准后，才能在系统里开退货单 销售部门 储运？ 储运？ 储运？ 储运？ 储运？ 储运？ 财务部 销售助理 工作时仔细一些，尽量避免红冲，红冲很麻烦， 仓管(业务 尤其是跨月的。没有仓管之前，请协助送货的业 员协助) 务员严格按照单据上面的数字来执行。 仓管(业务 没有仓管之前，请协助收货的业务员清点完毕 员协助) 后，及时将回单将给助理。 没有仓管之前，请协助送货的业务员送货完毕 仓管(业务 后，及时将回单将给助理。 员协助) 上系统后，此项预计可以取消。 司机(业务 没有司机之前，请协助送货的业务员送货完毕 员协助) 后，及时将回单将给助理。 司机(业务 没有司机之前，请协助送货的业务员送货完毕 员协助) 后，及时将回单将给助理。 司机(业务 没有司机之前，请协助收回退货的业务员清理完 员协助) 毕后，及时将回单将给助理。 相关财务 希望上系统以后，不要有红冲啊！
序号 工作内容 对口部门 对口人 建议
e
7、入库单 8、出库单 9、送货单 10、调拨单 11、退货单 12、红冲单
2ห้องสมุดไป่ตู้
销售报表管理
1、总公司报表
营销中心
吴逸滨
估计子公司成立，产品/物料滚动需求计划表这 个表还是得交，每个月25号交，其他的报表估计 马上就会取消了！
2、子公司报表
销售部门
相关业务员 由闵总来定
行政/助理工作内容及流程
序号 1、子公司库存管理 3 库存管理 2、客户库存管理 1、客户证件 4 客户资料管理 2、客户合同 3、客户目标分解表 4、客户资料表 5 6 客户投诉 协助业务员 异常问题反馈 日常销售问题 工作内容 根据库存报表，及时补货和处理异常库存。 每月底由业务员负责向经销商盘查他们家库存，是否 需要补货或存在异常积压商品，统计完毕后由助理汇 总交部门经理查看。 营业执照、税务登记证、卫生许可证、组织机构代码 证、法人身份证复印件 一式三份，业务员收齐后，转助理提交给总经理签署 后备档 一式三份，业务员收齐后，转助理备档并录入电子档 助理根据业务员交来的客户证件等资料录入电子档， 并及时更新客户信息 目前公司提报客户投诉的处理方式只有这一种：填报 异常问题反馈单，业务员、主管、副总逐级签字，交 总经理核准后，遵照总经理指示执行！ 很多！很多！无法一一例举！因各人做事方式不同， 总会有沟通上的问题。 系统初始化(第一次客户资料和产品信息以及价格都要 人工导进系统) 客户资料的更新和维护 产品资料的更新和维护 价格的更新和维护 销售区域的划分管理和维护 8 文件管理 文件、传真、快递收发及时并转给相关部门 各类申请单、内联单收集、会签、发放 2、重要文件留档 公司重要文件留档备查 1、迟到、早退、旷工 依据考勤系统调出的数据依照考勤制度做出相应扣罚 登记 处理 2、请假、未打卡、出 根据部门主管签批的请假条、未打卡说明、出差申请 差登记 单登记考勤 3、考勤报表制作 月底将考勤机数据导出，制作考勤报表！ 本着“节约公司资源”的原则，可用可不用的东西坚 1、办公用品购买 决不买，只购买急需要用的东西！ 2、办公用品发放 发放办公用品，做好登记工作，坚决杜绝浪费现象 1、收发文/传真 对口部门 储运？ 销售部门 销售部门 销售部门 销售部门 销售部门 销售部门 销售部门 对口人 仓管(业务 由闵总来定 员协助) 相关业务员 由闵总来定 相关业务员 相关业务员 相关业务员 相关业务员 相关业务员 相关业务员 助理将核准后的异常问题反馈表交给业务员，业 务员依照指示处理客户异常问题。 资料不全的客户，是不能发货的，请业务员及时 交给助理。 建议
1、子公司订单
储运部
待销售业绩初步稳定后，可否分部门(渠道、KA) 储运部助理 一月提报2次订货量，总经理核准后，再统一传 给总公司，尽量避免零散小单。
2、渠道订单
渠道部
相关业务员
待子公司成立之后，经销商订单上可否有客户签 字确认或盖章。
3、KA直营订单 4、客户汇款单 5、退货申请单 1 单据管理 6、红冲申请单
序号 工作内容 由业务部门提报计划，副总初审，总经理核准后，传 真至总公司，由总公司储运助理下单排期生产，生产 部交货后即可发货。 子公司负责追踪生产进度、查询商品发出； 总公司反馈生产异常情况，例如缺少包材短期内不能 生产或停产的产品等等。 渠道经销商订货计划，业务员联系客户，制作订单， 业务员、主管、副总、总经理逐级签字后，销售助理 依据此开立出库单和送货单 KA门店送货计划，由业务员制作订单，业务员、主管 、副总、总经理逐级签字后，销售助理依据此开立出 库单和调拨单 渠道经销商汇款回单，由业务员督促经销商并收回回 单复印件，交公司出纳 目前经销商没有退货，直营上月有一笔大批量的退 货，事先没有提报申请，就直接开立退货单。 目前没有上系统，开出的单据数量、单价和实际发生 的有差异，可以手动改，但是上系统以后，是无法手 动修改的，就必须得红冲，如果有这种情况都得先提 报申请单，总经理批准后，才可进行红冲。 依据总公司送货清单，仓管清点到货商品无误后，填 写入库单(上系统后，可直接录入系统)。 向仓库提货的依据，后期与仓库结账的对账依据。 渠道客户收货依据，客户确认无误后，在回单上签 字，证明货已到客户处。 KA门店促销员收货依据，确认无误后，在回单上签 字，证明货已送到门店。 司机/业务员依据退货单上退货数量，到经销商家/门 店拉回退货，经销商/门店促销员在回单上签字确认 助理依据红冲申请单在系统开立红冲单，财务审核。 费用申请表 促销申请表 经销商资料表 经销商盘点表 产品/物料滚动需求计划表 员工考勤表 促销、费用汇总表 市场调查表 其他临时报表 日报/周报(自己留档，总公司不要求上交) 目前在做的只有库存报表 对口部门 对口人 建议
系统未到，目前只想到这几点
7
金蝶系统维护
销售数据维护
个人觉得这个做业绩报表时，有用！不知道金蝶 有没有这个功能 公司目前人员十分精简，针对一些外部文件，相 关负责的业务员自己也收发。 全体员工 全体员工 全体员工 全体员工
10
考勤管理
11
办公用品
全体员工 全体员工
全体员工 全体员工
行政/助理工作内容及流程
KA部 渠道部
相关业务员 相关业务员
请及时交经销商汇款单带回，以免影响财务记账 。 子公司成立，上系统以后，销售部门的退货必须 全体销售部 相关业务员 先提报申请(写清楚退货方、退货数量、产品日 门 期)，总经理批准后，才能在系统里开退货单 销售部门 储运？ 储运？ 储运？ 储运？ 储运？ 储运？ 财务部 销售助理 工作时仔细一些，尽量避免红冲，红冲很麻烦， 仓管(业务 尤其是跨月的。没有仓管之前，请协助送货的业 员协助) 务员严格按照单据上面的数字来执行。 仓管(业务 没有仓管之前，请协助收货的业务员清点完毕 员协助) 后，及时将回单将给助理。 没有仓管之前，请协助送货的业务员送货完毕 仓管(业务 后，及时将回单将给助理。 员协助) 上系统后，此项预计可以取消。 司机(业务 没有司机之前，请协助送货的业务员送货完毕 员协助) 后，及时将回单将给助理。 司机(业务 没有司机之前，请协助送货的业务员送货完毕 员协助) 后，及时将回单将给助理。 司机(业务 没有司机之前，请协助收回退货的业务员清理完 员协助) 毕后，及时将回单将给助理。 相关财务 希望上系统以后，不要有红冲啊！
序号 工作内容 对口部门 对口人 建议
e
7、入库单 8、出库单 9、送货单 10、调拨单 11、退货单 12、红冲单
2ห้องสมุดไป่ตู้
销售报表管理
1、总公司报表
营销中心
吴逸滨
估计子公司成立，产品/物料滚动需求计划表这 个表还是得交，每个月25号交，其他的报表估计 马上就会取消了！
2、子公司报表
销售部门
相关业务员 由闵总来定
行政/助理工作内容及流程
序号 1、子公司库存管理 3 库存管理 2、客户库存管理 1、客户证件 4 客户资料管理 2、客户合同 3、客户目标分解表 4、客户资料表 5 6 客户投诉 协助业务员 异常问题反馈 日常销售问题 工作内容 根据库存报表，及时补货和处理异常库存。 每月底由业务员负责向经销商盘查他们家库存，是否 需要补货或存在异常积压商品，统计完毕后由助理汇 总交部门经理查看。 营业执照、税务登记证、卫生许可证、组织机构代码 证、法人身份证复印件 一式三份，业务员收齐后，转助理提交给总经理签署 后备档 一式三份，业务员收齐后，转助理备档并录入电子档 助理根据业务员交来的客户证件等资料录入电子档， 并及时更新客户信息 目前公司提报客户投诉的处理方式只有这一种：填报 异常问题反馈单，业务员、主管、副总逐级签字，交 总经理核准后，遵照总经理指示执行！ 很多！很多！无法一一例举！因各人做事方式不同， 总会有沟通上的问题。 系统初始化(第一次客户资料和产品信息以及价格都要 人工导进系统) 客户资料的更新和维护 产品资料的更新和维护 价格的更新和维护 销售区域的划分管理和维护 8 文件管理 文件、传真、快递收发及时并转给相关部门 各类申请单、内联单收集、会签、发放 2、重要文件留档 公司重要文件留档备查 1、迟到、早退、旷工 依据考勤系统调出的数据依照考勤制度做出相应扣罚 登记 处理 2、请假、未打卡、出 根据部门主管签批的请假条、未打卡说明、出差申请 差登记 单登记考勤 3、考勤报表制作 月底将考勤机数据导出，制作考勤报表！ 本着“节约公司资源”的原则，可用可不用的东西坚 1、办公用品购买 决不买，只购买急需要用的东西！ 2、办公用品发放 发放办公用品，做好登记工作，坚决杜绝浪费现象 1、收发文/传真 对口部门 储运？ 销售部门 销售部门 销售部门 销售部门 销售部门 销售部门 销售部门 对口人 仓管(业务 由闵总来定 员协助) 相关业务员 由闵总来定 相关业务员 相关业务员 相关业务员 相关业务员 相关业务员 相关业务员 助理将核准后的异常问题反馈表交给业务员，业 务员依照指示处理客户异常问题。 资料不全的客户，是不能发货的，请业务员及时 交给助理。 建议
1、子公司订单
储运部
待销售业绩初步稳定后，可否分部门(渠道、KA) 储运部助理 一月提报2次订货量，总经理核准后，再统一传 给总公司，尽量避免零散小单。
2、渠道订单
渠道部
相关业务员
待子公司成立之后，经销商订单上可否有客户签 字确认或盖章。
3、KA直营订单 4、客户汇款单 5、退货申请单 1 单据管理 6、红冲申请单