采购部工作流程

深圳市奔马电子科技有限公司

奔马字 [2018]0726001 号

采购部工作流程

一、部门类流程

1.工作计划表跟进（每日工作汇报汇报机制表格化）

为了跟踪和推进采购部部门各工作人员的业务跟进，部门每个人每日需做《工作计划表》；

每日17：30前将次日或近期内需要跟进的重要事项列进计划表中，发给部门负责人；

部门负责人统筹审核，同时将部门的工作计划一并列入《工作计划表中》，每日18：00前发送给吕总及部门各岗位工作人员。

《工作计划表》填写内容主要包括：

（1）次日到货或未来几日需到货项目；

（2）品质异常类；

（3）样品进度；

（4）退货处理；（5）新品跟进等等

2.采购订单下达流程：采购订单执行、管家婆操作、审批；(管家婆系统：采购作业指导、规范；系统外

订单流程图)

一.采购订单执行工作流程

流程内容

1．根据PMC 物料系统请购下达采购订单。 2．物料交期的控制。 3．材料市场行情的调查。 4．查证进料的品质和数量。 5．进料品质和数量异常的处理。

6．与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。

7. 结账对账付款安排及申请跟进。

二.采购单据流转流程

执行部门（采购、PMC ） 部门负责人 总经理 财务

付款记账三．管家婆系统采购订单操作工作流程

1.进入管家婆系统，打开采购订单

2.点击选单，弹出查询条件穿口，选好日期点击确定。

3.选择需要下单物料前打勾，点击选中。

4.输入对应单价、供应商、经办人、部门、收入仓库及订单号，点击保存。

四．交期跟进

1.采购订单下达后，跟进供应商24小时内必须回复交期，回复不了的，标记清楚持续跟进并反馈给PMC

及业务；供应商回复的交期满足不了要求的，反复与供应商直接对接人沟通，必要时与供应商处领导沟通得到更好的交期，得到的交期仍不能满足要求的，汇报给采购部负责人，部门负责人跟进沟通及反馈，以达到最好交期满足出货要求。

2.供应商回复的交期，采购员将交期跟进记录在订单明细表中，并每日跟进交货情况。对即将到达交期

的提前三天与供应商再次核实确定，有问题的跟进及反馈；已到交期未交货的，与供应商核实原因并跟进立即交货，异常的向部门领导反馈解决。

3.对回复交期供应商处因生产异常或物料异常不能按期交的，要求供应商有问题第一时间反馈，并沟通

协调解决。

4.供应商交货后及时对接仓库收取签收货物的送货单，并登记更新《订单明细表》中的已交数量，并按

供应商类别整理。

五．对帐及付款（采购拟制对帐单提供给财务内部结帐、结算）

1.每月月底采购员整理经仓库签收的送货单，与系统收货、退货记录核对，与订单跟进表核对，问题项

与仓库、供应商及财务核对并修正；

2.每月3号前将对账的应付明细及汇总表邮件发给财务、部门负责人、吕总；

3.每月3号前打印各供应商签字盖章的对账单交部门负责人及财务签字，以备作付款申请单使用，供应

商不能及时回传的，采购员先行将对账单打印签字，并交部门负责人签字交财务。

4.每月15号前做好各供应商的付款申请单，付款申请单填写及相关单据要求及注意事项：

（1）正确填写供应商收款账号，必须是供应商盖有公章的收款资料账号，若供应商提出更改收款资料的，必须在收到资料后，电话与供应商负责人再次确认核实，方作按新的收款账号付款。

（2）月结付款申请单原始凭证附单要求：仓管员签收及仓库主管签字的送货单（含补货）、退货单，经供应商签字盖公章、采购员及采购经理签字确认的对账单、供应商盖有公章的收款资料复印件。

六．新品开发

1.关于新产品开模：得到产品部或客户的新品开模要求，需将开模产品的要求、能否实现、模具费、

市场预估数量及产品成本接受程度等细节信息清晰传递，跟进供应商评估能否实现、模具费及产品单价，模具交期等。

2.在评估过程中，问题细节对接并了解（供应商处的技术实现与内部产品部对接好），推进好新品评

估进度。

3.遇到问题及时反馈并跟进。

七．样品流程

(一)原材料及外购成品样品确认

1.接收客户订单后，业务员制作订单表格文件下发订单、包装明细资料给到PMC、品质留档同时业务需

要准备包材图档，并以邮件方式发送给PMC、采购、品质。

2.采购收到订单后，了解订单需求、明确包装、产品细节及相关产品资料，然后发放给供应商进行打样。

3.采购首次拿到样品需由采购对照资料进行初步确认，确认合格后填写《样品送检单》，由采购将实物

样品和《样品送检单》转交给工程部。

4.工程部确认产品外观、尺寸、结构、功能等，确认合格后由工程部将最终成品样品转交业务部。

5.业务部接收最终确认好了的样品转交客户确认，如客户确认合格后，签样品给到采购部，采购下订单

联系供应商进行批量生产且在采购订单中说明按一定比率多送2-3套备品做为签样依据。

（二）成品包装样品首件确认

1.采购回来的物料进行包装前，由仓库先包装两个成品样品给到品质，品质拿到首件后，

2.内容须跟资料先核对，并填写《样品确认单》如有不能确定的转交给工程、业务人员确认，首件需要

业务、品质人员签字留样，并通知包装部按首件样品进行生产。

3.经确认合格后的最终成品包装样品将留给品质部永久保留，其他部门借用必须登记且使用完后立即归

还。品质部于每月将最新《样品登记表》发邮件给各部门确认最新留样状况。

4.采购部负责与供应商沟通每批物料来料必须预留2-3套备品物料做为包装签样的依据。

5.品质在无样品的情况下，可以拒检，但必须立即上报相关负责人和采购，如一天内未能解决，需上报

总经理；品质检验原则上当日到货，次日需检测完毕，特殊情况需提前向总经理及相关业务报备；（三）外发包装成品样品首件确认

1.外发OEM订单由供应商完成包装的，须由我司提供一个包装OK的成品样品给供应商。

2.供应商提供产品物料样品给采购，采购收到产品物料样品交给品质确认的同时，文字知会PMC、仓库

等相关人员。

3.PMC安排包材外发时，须在外发单上特别注明包装成品样品须随包材一同发出，当产品物料及包材

到货后由仓库通知品质检验检验OK后，由PMC安排仓库按包装明细包装样品2套，交品质和业务部门确认签字后品质和供应商各保留一个做为依据。

4.仓库将签字确认合格的样品，随同包材一同发供应商，并将单号通知到采购。

5.采购联系供应商点收包材及样品，并按样品批量包装生产。

附件

《样品送检单》 BM-PU-002

《样品登记表》 BM-QC-003

《样品确认单》 BM-QC-004

八．供应商管理流程

（一）供应商引进及管理流程

1. 目的

通过对供应商的控制，使供应商提供符合质量要求、价格适宜的物料，保证生产的正常进行。对供应商进行评价管理，淘汰不合格的供应商。

2. 适用范围

向我公司提供配件、成品、物料、辅料的供应商及代理商（客户指定的供应商除外）。