秘书学概论笔记

1、秘书学的概念：

是一门新兴的、现代横向、交叉的边缘学科，她是以秘书、秘书工作、秘书机构、秘书职能、秘书队伍建设和秘书实务的本质、特征、发展及其规律为研究对象的学科。

2、秘书学的研究对象

1）秘书-人；

2）秘书工作—事；

3）秘书和秘书工作；

4）秘书活动；

5）秘书工作与秘书活动规律；

6）辅助管理说；

7）多元说。

3、什么是秘书工作：

指为领导中枢与领导者的工作运转和决策服务为目的，由秘书完成的一系列综合性、辅助性的服务工作的统称。

1）广义的秘书部门工作：文书管理、文书拟写、文书制作、档案管理、会议管理、调查研究、信息工作、接待、日程安排、事务工作、印章管理、值班工作。

2）狭义的秘书部门工作：文书拟写、信息工作、会议组织、日程安排、调查研究和、印章管理。

4、秘书的服务对象：领导和领导工作（秘书的直接领导、间接领导、接触到的普通群众）。

5、秘书性质方面的演变：从特殊到一般。

6、对秘书职能的认识：趋向型意识。1）秘书室以领导为主要服务对象；2）以发挥参谋、

助手作用为主要的服务形式；3）以处理信息为主要服务内容的服务性职业。

7、秘书与领导之间的关系差别很大：1）隶属关系；2）人格关系；3）情感关系。

8、秘书的工作既要到位又要防止越位：1）不能有漏洞；2）要在规定时间内完成；3）严

谨。

9、秘书工作要三化、四转变、四强化。

三化：1）组织机构设置规范化、2）工作准则制度化、3）择策程序科学化。

四转变：1）办文办事——既办文办事又出谋化策、

2）收发传递信息箭头——综合处理信息、

3）凭老经验办事——实行科学化管理

4）被动服务——力争主动服务

四强化：1）在秘书的工作内容上强化辅助择策

2）在秘书的工作内容上强化信息工作

3）在秘书的工作内容上强化协调工作

4）在秘书的工作内容上强化督查工作

10、秘书工作”六忌”

一、发挥参谋作用时切忌，自以为是，多嘴多舌。

二、发挥助手作用时切忌，跟者沾光，喧宾夺主。

三、发挥耳目作用时切忌，道听途说，粗疏亲恶。

四、发挥门面作用时切忌，口大气粗，漫不经心。

五、与首长感情深厚时切忌，滥用感情，胆子变大。

六、当领导成员有矛盾时切忌，家丑外扬，搬弄是非。

11、秘书工作的主要特征：中介性（从横向看，秘书在组织中处于中介地位，起到信息融合、

集散的枢纽作用）、隐匿性、综合性、随机性。

12、我国涉外秘书的主要特征：

1）服务对象个人化和直接性倾向明显

2）操作过程西式化

3）工作用语国际化

4）工作人员女性化

女性优势：A温情B耐心C遵从D人际关系敏感性

男性优势：A果敢B应变能力

13、秘书的（职业、职位、职务)。

我是做秘书的---职业张是secretary---职务你明天去应聘秘书么？--职位

14、秘书在国内的分类：

B. 纵向：高、中、初级秘书。

横向：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会录秘书。

C.行业分类：党政秘书、企业秘书、文教秘书、医学秘书、法律秘书等等。

D.类型：参谋智囊型、秀才型、办事精明型、公关型、技能能手型、综合型。

15、秘书的角色：

（一）：往往以主配角来形容秘书角色

1）秘书往往只是配角------配角论

2）秘书应该是主角---------主角论

3）两者都是------------------角色组论

（二）：秘书角色的认定前提

1）以什么参照物来谈角色

2）秘书工作性质来划分认定：一定条件下，秘书可以成为潜在的主角或主角的影像显现。

16、秘书的社会角色

1）在管理层的角色：领导下属、领导的参谋、领导之间的媒介。

2）在组织内的角色：一般职工秘书、管理层秘书、上下间媒介。

3）在组织内的角色：一般劳动者、组织代表秘书、企业职工秘书。

17、秘书角色的实现（四阶段）

（1）自我否定：1）自我身份否定2）自我个性3）个人潜能的否定4）成果的否定5）权利的否定

（2）自我超越：生理需要安全需要爱的需要尊重的需要

（3）自我实现

（4）自我完善

18、任职资格：职位的设置有根据职位所需要的一定需求任职者所承担的职责因素。

秘书任职的非技术资格：

（一）：一般资质1.语言①驾驶语言能力②应人应景③语种（多国多地域）

2.仪表仪态（外貌）体面，使人愉悦

3.身心健康、

4.性别、

5.视力、

6.听力、

7.生活习惯、

8.年龄

智力水平：记忆力（有意识和无意识）、注意力。

19、个性气质

粘液质：胆小，温顺，文雅，随机，犹豫不决；

多血质：热情，开朗，活泼，多变，缺乏毅力；

胆汁质：勇敢，果断，顽强，粗心，暴躁；

抑郁质：冷静，细心，固执，一旦爆发不可收；

气质是人的心理活动强度、速度、灵敏度的典型的心理特征。

感受性耐受性敏捷性可塑性兴奋性倾向性

粘液质小弱慢大弱内向

多血质大弱快大强外向

胆汁质大强快小强外向

抑郁质小强慢小弱内向

20、秘书具备的性格：

①忠诚、②谨慎、③遵从、④随和、⑤自制力：情绪和权利、⑥勤快、⑦守时。

21、任职的技术资格：

①知识结构：中文→管理（本位）→商务

22、文化程度：

只有受过一定的文化教育往往是担任秘书的必要条件

23、秘书人际关系的含义

人们在物质交往、精神交往的过程中发生，发展的建立起来的人与人的关系。

社会关系：①血缘、②政治、③阶层、④业缘：由于人们从事共同的有关的社会活动而结成

的人际关系，是人与人之间直接决策关系，

是非私人性质的决策关系

特点：强制性：

首属性：人际交往中交往密切

次属性：人际交往中交往疏远

24、影响秘书人际关系的因素：1）空间距离、2）接触范围频率、3）共同类似因素、4）互需互补。

影响空间距离的因素：1）文化背景、民族差异

2）社会地位和年龄

3）性格差异

4）性别差异

5）情绪状态与交往场合

25、名片结构：主题、业务性质、公司名称、姓氏。

26、秘书的群体优化：前提是群体的科学组合；原则：科学分工，密切合作。

27、秘书人际关系的处理应遵循的原则：平等待人、谦虚谨慎、要有自知之明、实事求是和办事公正、对人宽容、讲信用和守诺言、善于自我控制和调解。

28、领导集团职能的两种状态：1）协调、高效、默契的运行状态；2）分歧、失调、低效的。

29、秘书人员与领导集体的交往原则：忠实体现领导意图。

30、秘书与领导关系的处理原则：适时（根据时间）、适地（地点）、适人（人物）、适言。

31、秘书与领导集体交往的原则和技巧：

1）忠实体现领导意图、

2）有效辅助领导工作（效率、效益和效能）、

3）适度参谋领导的政务（主动积极的帮助领导，切合领导需要）、

4）竭诚弥补领导缺失。一、要忠于职守，坚持正确批评，适度俯仰；

二、严于律己，增强适应能力，避免因小失大。

三、贯以精明，讲究弥补效果，避免适得其反；

四、热情坦诚，建立诤友关系，不能若即若离。

32、秘书人际关系的三种类型：1. 和谐型（工作干劲大，默契）、2. 淡漠型（缺乏沟通，平淡如水，主动性和积极性不高）、3. 紧张型（配合失调，是非多）。

33、如何创造良好的人际关系？

要做到四点：一、待人以度，讲厚则和分寸；