秘书学概论笔记

1、秘书学的概念：是一门新兴的、现代横向、交叉的边缘学科，她是以秘书、秘书工作、秘书机构、秘书职能、秘书队伍建设和秘书实务的本质、特征、发展及其规律为研究对象的学科。

2、秘书学的研究对象1）秘书-人；2）秘书工作—事；3）秘书和秘书工作；4）秘书活动；5）秘书工作与秘书活动规律；6）辅助管理说；7）多元说。

3、什么是秘书工作：指为领导中枢与领导者的工作运转和决策服务为目的，由秘书完成的一系列综合性、辅助性的服务工作的统称。

1）广义的秘书部门工作：文书管理、文书拟写、文书制作、档案管理、会议管理、调查研究、信息工作、接待、日程安排、事务工作、印章管理、值班工作。

2）狭义的秘书部门工作：文书拟写、信息工作、会议组织、日程安排、调查研究和、印章管理。

4、秘书的服务对象：领导和领导工作（秘书的直接领导、间接领导、接触到的普通群众）。

5、秘书性质方面的演变：从特殊到一般。

6、对秘书职能的认识：趋向型意识。

1）秘书室以领导为主要服务对象；2）以发挥参谋、助手作用为主要的服务形式；3）以处理信息为主要服务内容的服务性职业。

7、秘书与领导之间的关系差别很大：1）隶属关系；2）人格关系；3）情感关系。

8、秘书的工作既要到位又要防止越位：1）不能有漏洞；2）要在规定时间内完成；3）严谨。

9、秘书工作要三化、四转变、四强化。

三化：1）组织机构设置规范化、2）工作准则制度化、3）择策程序科学化。

四转变：1）办文办事——既办文办事又出谋化策、2）收发传递信息箭头——综合处理信息、3）凭老经验办事——实行科学化管理4）被动服务——力争主动服务四强化：1）在秘书的工作内容上强化辅助择策2）在秘书的工作内容上强化信息工作3）在秘书的工作内容上强化协调工作4）在秘书的工作内容上强化督查工作10、秘书工作”六忌”一、发挥参谋作用时切忌，自以为是，多嘴多舌。

二、发挥助手作用时切忌，跟者沾光，喧宾夺主。

三、发挥耳目作用时切忌，道听途说，粗疏亲恶。

四、发挥门面作用时切忌，口大气粗，漫不经心。

五、与首长感情深厚时切忌，滥用感情，胆子变大。

六、当领导成员有矛盾时切忌，家丑外扬，搬弄是非。

11、秘书工作的主要特征：中介性（从横向看，秘书在组织中处于中介地位，起到信息融合、集散的枢纽作用）、隐匿性、综合性、随机性。

12、我国涉外秘书的主要特征：1）服务对象个人化和直接性倾向明显2）操作过程西式化3）工作用语国际化4）工作人员女性化女性优势：A温情B耐心C遵从D人际关系敏感性男性优势：A果敢B应变能力13、秘书的（职业、职位、职务)。

我是做秘书的---职业张是secretary---职务你明天去应聘秘书么？--职位14、秘书在国内的分类：B. 纵向：高、中、初级秘书。

横向：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会录秘书。

C.行业分类：党政秘书、企业秘书、文教秘书、医学秘书、法律秘书等等。

D.类型：参谋智囊型、秀才型、办事精明型、公关型、技能能手型、综合型。

15、秘书的角色：（一）：往往以主配角来形容秘书角色1）秘书往往只是配角------配角论2）秘书应该是主角---------主角论3）两者都是------------------角色组论（二）：秘书角色的认定前提1）以什么参照物来谈角色2）秘书工作性质来划分认定：一定条件下，秘书可以成为潜在的主角或主角的影像显现。

16、秘书的社会角色1）在管理层的角色：领导下属、领导的参谋、领导之间的媒介。

2）在组织内的角色：一般职工秘书、管理层秘书、上下间媒介。

3）在组织内的角色：一般劳动者、组织代表秘书、企业职工秘书。

17、秘书角色的实现（四阶段）（1）自我否定：1）自我身份否定2）自我个性3）个人潜能的否定4）成果的否定5）权利的否定（2）自我超越：生理需要安全需要爱的需要尊重的需要（3）自我实现（4）自我完善18、任职资格：职位的设置有根据职位所需要的一定需求任职者所承担的职责因素。

秘书任职的非技术资格：（一）：一般资质1.语言①驾驶语言能力②应人应景③语种（多国多地域）2.仪表仪态（外貌）体面，使人愉悦3.身心健康、4.性别、5.视力、6.听力、7.生活习惯、8.年龄智力水平：记忆力（有意识和无意识）、注意力。

19、个性气质粘液质：胆小，温顺，文雅，随机，犹豫不决；多血质：热情，开朗，活泼，多变，缺乏毅力；胆汁质：勇敢，果断，顽强，粗心，暴躁；抑郁质：冷静，细心，固执，一旦爆发不可收；气质是人的心理活动强度、速度、灵敏度的典型的心理特征。

感受性耐受性敏捷性可塑性兴奋性倾向性粘液质小弱慢大弱内向多血质大弱快大强外向胆汁质大强快小强外向抑郁质小强慢小弱内向20、秘书具备的性格：①忠诚、②谨慎、③遵从、④随和、⑤自制力：情绪和权利、⑥勤快、⑦守时。

21、任职的技术资格：①知识结构：中文→管理（本位）→商务22、文化程度：只有受过一定的文化教育往往是担任秘书的必要条件23、秘书人际关系的含义人们在物质交往、精神交往的过程中发生，发展的建立起来的人与人的关系。

社会关系：①血缘、②政治、③阶层、④业缘：由于人们从事共同的有关的社会活动而结成的人际关系，是人与人之间直接决策关系，是非私人性质的决策关系特点：强制性：首属性：人际交往中交往密切次属性：人际交往中交往疏远24、影响秘书人际关系的因素：1）空间距离、2）接触范围频率、3）共同类似因素、4）互需互补。

影响空间距离的因素：1）文化背景、民族差异2）社会地位和年龄3）性格差异4）性别差异5）情绪状态与交往场合25、名片结构：主题、业务性质、公司名称、姓氏。

26、秘书的群体优化：前提是群体的科学组合；原则：科学分工，密切合作。

27、秘书人际关系的处理应遵循的原则：平等待人、谦虚谨慎、要有自知之明、实事求是和办事公正、对人宽容、讲信用和守诺言、善于自我控制和调解。

28、领导集团职能的两种状态：1）协调、高效、默契的运行状态；2）分歧、失调、低效的。

29、秘书人员与领导集体的交往原则：忠实体现领导意图。

30、秘书与领导关系的处理原则：适时（根据时间）、适地（地点）、适人（人物）、适言。

31、秘书与领导集体交往的原则和技巧：1）忠实体现领导意图、2）有效辅助领导工作（效率、效益和效能）、3）适度参谋领导的政务（主动积极的帮助领导，切合领导需要）、4）竭诚弥补领导缺失。

一、要忠于职守，坚持正确批评，适度俯仰；二、严于律己，增强适应能力，避免因小失大。

三、贯以精明，讲究弥补效果，避免适得其反；四、热情坦诚，建立诤友关系，不能若即若离。

32、秘书人际关系的三种类型：1. 和谐型（工作干劲大，默契）、2. 淡漠型（缺乏沟通，平淡如水，主动性和积极性不高）、3. 紧张型（配合失调，是非多）。

33、如何创造良好的人际关系？要做到四点：一、待人以度，讲厚则和分寸；二、待人以诚，讲诚实恳切；三、待人以信，讲信用和守诺；四、待人以厚，讲自律和宽厚。

34、秘书的基本职能：1、辅助决策的特点：1）全面与随机辅助相结合；2）决策和实施辅助相结合；3）超脱性与参与性相结合。

2、参谋咨询的特点：随机性、依附性、多样性、全变性。

方法：预测性（已知到未知，定性到定量）、跟踪性、进渐式、提供资料式。

3、沟通协调的特点：非权力支配性、非职责限定性、非确定地位性、认同疏导性。

4、管理事务的特点：层次性、适变性、机动性。

5、检查督办的特点：目的明确性、内容系统性、态度切合性。

6、处理信息。

7、保守秘密。

35、秘书工作机构的性质：机密性、辅助性、综合性、服务性。

36、秘书活动的特征和原理：综合辅助的体现—要辅助领导决策和综合优化：1）决策方案形式：要综合资料和提供依据。

2）决策过程中：决策方案的优化。

3）决策实施过程中：综合反馈信息，修正完善决策。

4）决策实施以后：要总结经验，为下次做参考。

37、综合性辅助原理的运用：1）信息综合辅助的效应；2）利益综合辅助效益；3）能量综合辅助效应。

38、系统中介的原理及其运用：1）系统中介的兼顾效应；2）系统中介的凝聚效应3）系统中介的协调效应4）系统中介的监测效应5）系统中介的缓冲效应39、间接效应原理和运用：铺垫性效应、传播效应、督策效应、职能协同效应。

40、对立统一的体现：1）事务与政策；2）被动与主动；3）综合性与专业性；4）维持与适度；5）听命与劝谏；6）宣传与保密。

41、反面因素：文化障碍（受教育程度不同）、心理障碍（自我心理障碍）、语言障碍、物质障碍（通讯、交通、噪音）、职业障碍。

42、秘书工作的辩证范畴（哲学问题）1.被动性与主动性的对立统一2.综合性与专业性的对立统一3.常规性与随机性的对立统一A不能没有自己的主见，不能只吸取别人的观点，不吐出自己的观点，应有自己的主度见，但不是偏见，要恰到好处。

B要以被动性服务为主，不能过于主动，在“专才”的基础上兼顾“通才”。

43、信访工作：要素：1.信访者：主体、发起人；2.信访受理者3.信访关系：直接关系、间接知道4.信访工作基本原则：1.办理原则——“分级负责，归口办理”2.处理原则——以事实为根据，以党的政策和国家的法律为准绳，区别情况，实事求是地进行处理。

协调是管理的一大职能，是实现组织目标的重要方法，而沟通则是协调的前提和手段。

沟通的含义：现代意义上的沟通，又泛指政治、外交、文化和一切思想意识领域内的情况互通、意见交流。

从行政管理学和秘书学角度来看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流，乃是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一。

44、沟通与协调：1.沟通的层次和作用➢（1）信息沟通➢（2）认识沟通➢（3）感情沟通2.沟通的特点➢（1）社会性➢（2）选择性➢（3）互助性➢（4）创造性3.沟通的主要类型（1）单向沟通（2）双向沟通（3）多向沟通4.沟通的主要方法（1）直接沟通（2）间接沟通（3）明示沟通（4）暗示沟通1、协调的含义：就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异及至矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。

2、协调的特点：❖ 1.广泛性❖ 2.目的性❖ 3.层次性❖ 4.灵活性❖ 5.相对性3、协调的原则：❖ 1.政策指导原则❖ 2.公正无私原则❖ 3.平等、尊重原则❖ 4.统筹兼顾原则❖ 5.随机应变原则4、协调的主要方式有：➢ 1.个别协调➢ 2.信息协调➢ 3.会议协调➢ 4.计划协调➢ 5.文件协调5、协调的方法和策略有：1.信息沟通法、2.宣传教育法、3.中介法、4.求同存异法、5.冷处理法、6.避虚就实法7.先易后难法、8.步步为营法、9.场景变换法、10.交谈法45、信息工作的意义与作用1.信息工作是一切行政工作的基础2.信息是领导决策的依据；反馈信息：正气馁、负反馈3.信息工作是幸秘书才能的最佳途径信息的形式：文字形态信息、声像形态信息、记忆形态信息。