文件控制程序管理制度
文件控制程序管理制度
1目的对与质量体系和认证产品质量有关文件进行有效控制，确保相关场所的文件能使用有效版本，防止使用失效和作废文件，确保其文件处于受控状态，确保质量体系的有效运行和认证产品的一致性。
2范围本程序适用于“强制性认证产品工厂质量保证能力要求”所要求的文件和资料。
3职责3.1厂长负责《质量手册》的批准。
3.2质量负责人负责《质量手册》的审核及程序文件、《质量计划》的批准。
3.3办公室负责质量体系文件的控制。
3.4生产技术科负责技术文件的控制。
4程序4.1文件受控状态的分类4.1.1受控文件：指在质量管理体系运行中进行追踪管理（如更改、换版等）的文件，使用完毕后应予以回收保管。
4.1.2非受控文件：指在使用发放后，不进行追踪管理和回收的文件4.1.3受控文件应加盖“受控”字样章。
4.2文件的编写各类文件的编写由各有关部门负责，按本程序3的责任实施。
4.3文件的审批文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。
与质量管理体系有关的所有文件均应根据本程序3的规定进行审核、批准并签署人员姓名和审批日期。
4.4文件的发放4.4.1由办公室负责人指定一名文件管理员，负责全公司文件的发放等管理工作。
4.4.2文件管理员对需要使用发布的文件按本程序4.6进行标识编号并加盖相应标记印章，然后在“文件发放记录”上填写各栏目规定的内容，办理发放手续4.4.3对质量管理体系的运行具有关键作用的岗位，均能做到有关文件现行有效版本。
4.4.4因工作需要，对非本公司的部门或人员发放文件时，各种文件均应由管理者代表到相关部门按本程序4.4.2的规定办理发放领取手续，并由专人负责必要的追回（非受控状态的不予以追回）。
4.5文件的更改与换版文件需要更改与换版时，由提出文件更改部门的负责人或文件使用者填写“文件更改、换版控制单”并由相关负责人审批。
4.6文件编号4.6.1A （或B、C、D）” 表示A、B、C、D 四层文件。
4.6.2A层文件编号：A XX —XXI _ 同一文件发放册数按发放顺序排列_________ ^文件编号4.6.3B层次文件编号 B XX —XXI _____ ►同4.6.2-------- 相应手册条款号1.1.4C层次文件a）作业文件编号： C XX—X—XX____同4.6.2k同一条款多个文件按顺序排列___________ 相应条款号b）本公司其它文件编号： C.管XXX—XX_______同4.6.2k------------- 不同文件按顺序排列--------- 管理性文件（c）外来文件其一，有固定编号的产品标准，采用原编号，但应在原本上注明发放册数（XX）,按发放顺序排列。
文件控制管理制度
文件控制管理制度一、总则1.文件控制管理制度的目的是为了规范文件的管理，保障文件的安全性、完整性和便捷性。
2.文件控制管理制度适用于本单位的各级组织、部门和各类人员。
3.文件控制管理制度的依据是国家相关的法律法规和其他文件管理相关规定。
二、文件的创建1.文件应当按照规定的格式、内容和要求进行创建。
2.文件的创建应当注明文件的名称、编号、日期和页数等基本信息。
3.文件的创建必须经过合法授权和审批程序，未经授权和未经审批的文件不得生效和传递。
4.文件的创建人应当保证文件的真实性和准确性，并签署文件的负责人。
5.文件的创建应当归档处理，原件交由文件管理员，并制作备份存档。
三、文件的保存1.文件的保存应当在设定的文件库房或档案室进行，保证文件的安全性和可查找性。
2.文件应当按照文件的类别、编号和日期等进行分类和归档，建立健全的档案目录和检索系统。
3.文件保存期限应当根据文件的性质和重要性进行规定，到期后应当及时处置处理。
4.文件保存期间应当做好防火、防潮、防鼠等工作，确保文件的完整性和可读性。
5.文件的保存必须经过文件管理员的管理和监督，未经授权和未经审批的文件不得随意移动和销毁。
四、文件的流转1.文件的流转应当严格按照规定的程序和路径进行，不得绕过程序和途径。
2.文件的流转必须经过合法授权和审批程序，未经授权和未经审批的文件不得传递和接收。
3.文件流转时必须保障文件的安全性和机密性，避免文件的遗失、泄露和篡改。
4.文件流转时必须清晰注明文件的传递时间、人员和单位，并要求接收单位进行签收确认。
5.文件流转过程中如有问题和疑问，应当及时沟通和解决，确保文件流转的准确性和及时性。
五、文件的销毁1.文件的销毁必须经过合法授权和程序，未经授权和未经审批的文件不得随意销毁。
2.文件的销毁应当按照文件类别、文件保存期限和相关规定进行，未到期的文件不得销毁。
3.文件的销毁应当由文件管理员进行，销毁时必须明确记录销毁的文件名称、数量和日期，并进行签字确认。
检测机构文件控制和管理程序
1. 目的:对公司所有与管理体系相关的文件进行控制，确保各相关场所人员均能得到现行有效受控版本。
2.范围:合用于本公司各类文件的编制、审批、发放、修改和管理等各环节的控制。
包括：质量手册、程序性文件、作业指导书、记录、报告、外来文件、档案类文件、计划类文件、网络文件等。
2.1 组织1.若是独立法人要求组织机构代码、营业执照、税务登记证(或者三证合一)；2.若是法人授权形式的检验检测机构, 应有: 法人单位及其法定代表人的授权书, 保证检测工作质量的声明和承诺；3.最高管理者的任命文件,关键人员的任命书,包括技术管理层人员或者技术负责人 ( 即管理者代表) 、质量主管、各部门负责人、监督员、内审员的任命文件；4.有关人员的授权书, 包括检测报告批准人、提出“意见和解释”者、负责分包者、特殊类型样品检测者、特殊设备操作者、检验检测机构公章使用保管员授权书；5.准予上岗任职书, 包括检测员、样品管理员、资料档案管理员、仪器设备及其计量检定管理员、电脑程序编制者以及安全健康环保管理员。
6.人员的任职、授权、任命的撤换、调整文件；检验检测机构的授权和其他资质证书。
2.2 管理体系1.质量手册各版本的正本。
2. 程叙文件目录及各版本的正本。
3.作业指导书目录及各版本的正本, 适合时可分为: 制样规程、检测细则、仪器设备操作规程。
4.规章制度、公章使用管理制度、检验收费制度、三废处理制度以及检验检测机构服务标准、员工守则、检测完成时限规定等。
5. 检验检测机构认可有关标准、准则有效版本6.质量记录、质量计划目录及各版本有效正本的空白样张。
2.3 文件控制1.受控文件发放 / 回收 /销毁记录；2.受控文件变更 /修改 / 增补记录；3.受控文件停用 /启用 / 替换记录；4.文件定期评审记录；5.磁盘、光盘目录；6.技术书刊、工具手册目录。
2.4 要求、标书和合同的评审1.常规例行的检验委托合同；2.大宗客户的长期持续委托总合同或者协议书, 及评审记录、合同、修改记录；3.特殊的 ( 新的、复杂的、重要的、先进的 ) 检验委托合同书, 及其评审记录, 与客户讨论的记录, 再评审记录, 以及合同修改记录、通知书；4.口头委托检验记录。
文件控制制度
文件控制制度1. 引言文件控制是组织内部信息管理的重要环节，它确保了文件的安全性、可追溯性以及便捷的访问。
本文件旨在规范我司的文件控制制度，以促进文件管理的规范化和高效化。
2. 目标本文件控制制度的目标如下:1. 确保文件的安全性：防止文件丢失、遭到损坏或被未经授权的人访问。
2. 提供文件的可追溯性：确保能够追踪每个文件的来源、修改历史以及相关人员的操作。
3. 保证文件的便捷访问：使文件能够以快速、准确的方式被授权人员访问。
3. 文件控制流程3.1 文件分类根据文件的性质和用途，将文件分为以下几类:- 重要文件：包括合同、协议、报告等需要长期保存的文件。
- 一般文件：包括日常工作中生成的文件，例如会议纪要、邮件等。
- 临时文件：包括临时工作产生的文件，如草稿、备忘录等。
3.2 文件命名规范为了方便文件的管理与检索，制定以下文件命名规范:- 文件名应简明扼要地反映文件内容，并尽量避免使用特殊字符。
- 文件名应具有一定的层级结构，使用连字符或下划线进行分隔。
- 文件名中应包含文件创建日期或最后修改日期，以便于追溯。
3.3 文件存储与归档为了确保文件的安全性和可追溯性，制定以下文件存储与归档规范:- 重要文件应进行加密存储，并设置访问权限，仅授权人员可访问。
- 文件存储的服务器应设有定期备份机制，以防止数据丢失。
- 根据文件分类，制定合适的存档期限，超过期限的文件应及时归档。
3.4 文件访问与权限管理为了保证文件的便捷访问和安全性，制定以下文件访问与权限管理规范:- 对重要文件的访问权限进行严格控制，仅限授权人员可访问。
- 文件访问权限的授权应由上级主管或相关部门负责人审核和批准。
- 定期检查和更新文件访问权限，确保权限与员工变动保持同步。
4. 总结文件控制制度对于信息管理的规范化和高效化至关重要。
通过遵守本文件制度的规范，能够确保文件的安全性、可追溯性以及便捷的访问。
希望各部门和员工能够认真遵守和执行本制度，提升组织的信息管理水平，推动工作的高效开展。
文件与资料控制管理制度范本（2篇）
文件与资料控制管理制度范本序为了更好地管理和控制企业、机构及组织的文件与资料，确保其安全、有序、高效地保存和利用，充分发挥其在工作和决策中的作用，制定本文件与资料控制管理制度。
一、总则1.1 本制度是根据相关法律、法规及文件管理的要求制定的，适用于企业、机构及组织的所有文件和资料的管理与控制。
1.2 文件与资料包括纸质文件、电子文件、图像资料、录音录像资料以及其他形式的信息载体。
1.3 文件与资料的管理与控制是指对文件和资料的创建、收集、整理、传递、使用、保存、销毁等环节进行科学、规范和有效的管理过程。
1.4 文件与资料的管理与控制应坚持公平、公正、公开原则，保护机密、涉密、商业秘密及个人隐私。
1.5 文件与资料的管理与控制应遵守法律法规、规章制度和内部管理制度，保证信息的真实、准确、完整和及时性。
二、文件与资料的创建和管理2.1 文件和资料的创建应符合规定格式，确保表达准确、简明、具体和清晰。
2.2 文件和资料的标识、编号和命名应按照规定的标准和程序进行，以便于查找和识别。
2.3 文件和资料的内容应真实、客观、全面，不得有虚假、夸大、歧义和误导性的陈述。
2.4 文件和资料的分类和归档应按照统一的分类体系和程序进行，确保信息的整洁、有序和易于查找。
2.5 文件和资料的传递和流转应按照规定的手续和权限进行，遵守保密和信息安全的要求。
三、文件与资料的使用和共享3.1 文件和资料的使用应遵循工作需要和授权权限，不得超出职责和权限范围进行使用。
3.2 文件和资料的共享应遵守规定的共享渠道和授权程序，确保信息的安全和合规性。
3.3 文件和资料的查询和复制应通过正规的程序和渠道进行，不得任意篡改和删除信息。
3.4 文件和资料的披露和公开应根据相关规定和程序进行，不得泄露机密和涉密信息。
四、文件与资料的保存和销毁4.1 文件和资料的保存应按照规定的期限和方式进行，保证信息的完整性和安全性。
4.2 文件和资料的备份和恢复应定期进行，确保信息的可靠性和持久性。
质量管理体系文件：文件控制程序
文件控制程序1 目的为使与质量管理体系和产品有关文件的编制、修改、发放、废止等进行有效控制，并确保使用现场均能得到最新有效的版本，防止误用失效或作废的文件。
特制定并执行本程序。
2 范围本程序适用于公司所有与产品和质量管理体系有关的内部文件和外部文件。
包括以纸张（含照片）、电子媒体（硬盘、光盘等）、标准样品等形式存在的文件。
3 职责3.1行政部负责组织编制公司管理制度、文件的归口管理。
3.2品质部负责编制质量手册、组织编制程序文件等质量管理体系文件及监督管理。
3.3各职能部门负责编制对应的程序文件、部门的管理制度、专业技术与业务文件。
4 管理程序4.1 文件的分类4.1.1按质量管理体系管理性文件层次分为：a）第一层次：质量手册。
b）第二层次：程序文件。
c）第三层次：各部门的相关管理制度、作业指导书和技术文件等。
d）第四层次：表单、记录。
4.1.2按文件的控制状态分为：a) 受控：对文件的使用、修改、作废、换版进行跟踪管理。
b)非受控：对文件不进行跟踪管理。
4.1.3 按文件的来源分为：内部和外来文件。
对重要的外来文件应按照受控文件进行控制。
4.2 文件的编写与审批4.2.1质量手册由分管质量副总经理组织品质部编制，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2程序文件由品质部组织对应部门负责编制，分管领导审核，管理者代表或总经理批准；4.2.3各部门的相关管理制度由各职能部门负责人编写，分管领导校对及审核，管理者代表批准；4.2.4各部门的作业指导书、技术文件以及对应的表单、记录等由各部门人员编写，部门负责人校对及审核，分管领导批准；4.2.5对相关文件中已规定编制、审批人的质量记录按文件规定进行审批。
4.3 文件的编号4.3.1除技术、标准、工艺文件、图样和合同外的，所有与产品质量和质量管理体系有关文件的编号规定如下：1) 质量手册2) 程序文件JUST C □□-□□□□发布年号程序文件序号程序文件缩写公司名称3) 质量记录序号文件年份部门编码质量记录缩写公司名称4) 管理文件JUST GL □- □□□□- □□序号文件年份部门编码管理文件缩写公司名部门编码说明：a) 技术、标准、工艺文件、合同的编码按国家或行业标准执行；b) 质量管理体系文件类型采用字母缩写的方式，即质量手册：QM；程序文件：C；质量记录：QR；管理文件：GL；江西佳时特精密机械有限责任公司缩写为：JUST；c) 文件的版本采用数字A、B、C……方式，修改状态采用数字0、1、2……表示，文件的版次用于质量手册、程序文件、管理文件；质量记录不实行版次控制，当文件更改涉及记录时应同时对质量记录的格式进行同步更改或换版。
文件控制管理制度程序
文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。
第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。
第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。
第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。
第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。
第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。
第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。
第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。
第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。
第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。
第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。
第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。
第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。
第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。
第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。
第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。
第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。
第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。
第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。
第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。
第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。
第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。
第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。
第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。
第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。
知识产权管理体系管理制度文件及控制程序
知识产权管理体系管理制度文件及控制程序 - 知识产权管理体系管理制度文件及控制程序1. 引言1.1 目的本文件旨在建立和维护知识产权管理体系，确保公司的知识产权能够得到有效的保护和管理。
1.2 范围本文件适合于所有与公司相关的知识产权，包括但不限于专利、商标、版权和商业秘密。
1.3 定义在本文件中，以下术语的定义为：(1) 知识产权：包括专利、商标、版权、商业秘密等的概念；(2) 知识产权管理体系：指对知识产权保护与管理所采取的一系列组织、流程和控制措施。
2. 知识产权管理体系的框架2.1 高层承诺(1) 公司的高级管理层将致力于保护和管理知识产权，制定相应的政策和目标。
(2) 高级管理层将为知识产权管理体系提供必要的资源，并对其有效性进行评估和改进。
2.2 组织结构(1) 知识产权管理部门将负责协调和执行知识产权管理体系；(2) 知识产权管理委员会将负责监督和审查知识产权管理体系的运行情况。
2.3 目标与指标(1) 确定和制定知识产权管理体系的目标和指标；(2) 目标和指标应与公司的战略目标和业务需求相一致。
3. 知识产权管理流程3.1 知识产权审查(1) 在产品研发过程中对新技术和发明进行评估和保护；(2) 对商标和版权进行注册和维护。
3.2 知识产权保护(1) 确保公司的知识产权得到适当的保护，采取必要的法律手段进行维权；(2) 对未经许可的知识产权使用行为进行监测，及时采取相应措施。
3.3 知识产权管理(1) 确定和管理知识产权的所有权和使用权；(2) 确保公司内部员工对知识产权的保密和合规要求的了解和遵守。
4. 知识产权管理的控制措施4.1 文件控制(1) 确定和维护相关的知识产权管理文件，包括政策、流程和指南；(2) 对文件进行版本控制和变更管理。
4.2 记录控制(1) 对知识产权相关的记录进行管理和存档；(2) 确保记录的保密性、完整性和可追溯性。
4.3 培训和意识提升(1) 开展相关的培训和教育活动，提高员工对知识产权的意识和理解；(2) 定期进行知识产权相关的沟通和宣传活动。
文件管理流程制度(参考)
文件管理流程制度（参考）一、引言文件管理是企业运营过程中至关重要的一环，不仅关系到企业内部信息流转的效率，还直接影响到企业外部形象的塑造。
为了确保文件管理的规范性、高效性和安全性，特制定本文件管理流程制度，以供参考。
二、文件分类与编码1.文件分类：根据文件的性质和用途，将文件分为以下几类：（1）行政管理类：包括公司规章制度、人事档案、合同协议等。
（2）生产经营类：包括生产计划、销售数据、财务报表等。
（3）技术研发类：包括技术图纸、研发报告、专利文件等。
（4）市场营销类：包括市场调查报告、广告策划案、宣传资料等。
（5）其他类别：如法律法规、行业标准、培训资料等。
2.文件编码：为便于文件检索和管理，对每份文件进行编码。
编码由类别代码、年度代码、序号组成，如“-2021-001”。
三、文件起草与审批1.文件起草：各部门根据工作需要起草文件，要求内容完整、表述清晰、用词准确。
2.文件审批：起草完成后，需提交至相关部门进行审批。
审批流程如下：（1）部门负责人审批：对文件内容进行初步审查，确保符合公司规定和业务需求。
（2）分管领导审批：对文件内容进行深入审查，提出修改意见。
（3）总经理审批：对文件内容进行最终审查，签字批准。
四、文件收发与登记1.文件收发：各部门指定专人负责文件的收发工作，确保文件及时、准确传递。
2.文件登记：收到文件后，需在文件登记簿上记录文件名称、编号、收文日期等信息。
3.文件分发：根据文件内容，将文件分发给相关部门或个人，并在文件登记簿上注明分发日期和对象。
五、文件归档与保管1.文件归档：文件审批通过后，需按照文件编码进行归档。
归档工作由档案管理员负责。
2.文件保管：归档后的文件需妥善保管，确保安全、完整、有序。
文件保管期限按照国家相关规定执行。
3.文件借阅：需借阅文件时，填写《文件借阅申请表》，经审批同意后方可借阅。
借阅过程中，需确保文件安全，不得涂改、损坏或丢失。
六、文件销毁与保密1.文件销毁：对已到期或无需继续保管的文件，进行销毁处理。
文件控制程序管理制度
文件控制程序管理制度一、制度目的为了保证组织内部文件的管理、存储、备份、恢复等方面工作的顺利开展，提高信息安全与保密能力，建立文件控制程序管理制度。
二、适用范围本制度适用于组织内部的所有员工。
三、文件管理职责1.文件管理员：负责文件的管理、存储、备份、恢复等工作。
2.文件使用人员：按照规定的程序使用文件，并确保保密、完整性不受损害。
3.文件管理委员会：负责制定、监督本管理制度的实施。
四、程序要求1.文件的存储：–所有文件应存储在指定的存储位置中，并且应具备足够的存储空间。
–同一文件应存储在同一位置，以便管理管理员快速找到。
–不同性质或等级的文件应存放在相应的安全区域、设施中，以保证信息安全与保密性。
–文件的访问权限应进行合理授权，以避免未经授权的人员访问。
2.文件备份：–文档的安全备份是必不可少的措施，应按照定期执行文件备份计划。
–备份数据应定期测试，以保证备份数据的完整性和可用性。
–文件备份计划应记录在文件备份日志中，以备查。
3.文件的归档和销毁：–文件归档应按照固定规律进行，以便日后查阅。
–文件销毁应严格执行规定程序。
–归档、销毁决策应记录在文件管理日志中，以便追踪和查阅。
4.文件的恢复：–文件恢复是必要的程序，在对文件进行恢复时，应使用已经测试过的备份数据。
–在文件恢复的过程中，应根据安全等级和敏感性进行合理授权，以避免未经授权的人员访问。
5.文件传输：–文件传输应使用统一的加密传输手段，以保证文件传输的安全性和保密性。
–传输的文件应记录在传输日志中，以便查看。
五、文件控制程序执行1.文件的管理：–按照文件控制程序的要求，文件管理员应统一处理文件的存储、备份、归档、销毁和恢复等。
–涉密文件的执行应按照安全等级进行管理，文件的阅读应有明确授权，避免未经授权的人员泄露。
2.文件备份：–根据设定的备份计划执行备份，备份数据的可用性应经过测试，确保备份数据可以正确地恢复文件。
3.文件的归档和销毁：–文件管理员应定期对文件进行归档与销毁处理，确保文件归档和销毁的及时正确性。
文件管理及控制管理制度
文件管理及控制管理制度第一章总则第一条为了规范和加强文件管理及控制管理，促进信息化管理水平，保障公司各项业务运行的顺利进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工和相关人员，包括但不限于领导、管理人员、行政人员以及其他工作人员。
第三条文件管理及控制管理是公司的基本管理工作，各级领导和工作人员都要认真贯彻执行，确保文件管理及控制管理工作的严格规范和有效实施。
第二章文件管理第四条文件管理是指公司对各类文件（包括电子文档）的归档、存档、检索、借阅、销毁、备份等管理工作。
第五条文件管理的基本原则是按照“政策法规、分工协作、保密安全、及时准确”的要求进行。
第六条公司文件按照重要性和保密程度进行分类管理，分为绝密、机密、秘密、一般文件等级。
第七条文件管理应采取三级审批制度，即文件的审批、签署和批准应分别由上一级、同级以及下一级领导进行。
第八条文件的归档、存档和备份应按照规定的时间和地点进行，确保文件的安全性和完整性。
第九条文件的借阅和查阅应符合规范程序，行政人员要对借阅人员和查阅人员进行登记备案。
第十条文件销毁应按照规定的流程和程序进行，必须经过多级审批，并由专人进行操作，确保文件的绝对安全。
第三章控制管理第十一条控制管理是指公司对各项业务的监督和检查，以确保公司各项业务符合规定的程序和标准，保证公司的正常运营。
第十二条控制管理的基本原则是建立健全的内部控制机制，完善的制度和流程，有效的监督和检查。
第十三条控制管理应对公司各项业务的关键环节进行监督和检查，及时发现并解决问题，保证业务的顺利进行。
第十四条控制管理应建立健全的档案管理制度，对各项业务的相关档案进行及时归档、存档、检索和备份。
第十五条控制管理应对公司的资产和财务进行有效的监督和检查，确保公司的资产安全和财务稳健。
第十六条控制管理要建立风险管理机制，对各项业务的风险进行识别、评估、控制和应对，确保公司的风险可控。
第四章问责机制第十七条公司应建立健全的问责机制，对于文件管理和控制管理中的违规行为，要追究责任，依法依规进行处罚。
文件与资料控制管理制度（5篇）
文件与资料控制管理制度根据《金属非金属矿山安全标准化规范》要求，为了保证标准化文件系统效力与效率、标准化系统文件控制系统效力、记录控制效力以及标准化系统文件质量，制定本制度。
一、建立文件控制的管理制度1、制定文件与资料的识别与控制制度，确保企业安全规章制度产生，使用、评审、修订和控制的效力与效率。
2、企业应定期代号不定期对安全规章制度进行了评审，必要时予以修订或废除。
3、标准化系统文件制定、评审与修订过程应有员工参与。
4、标准化系统文件应分发到相应的员工。
5、标准化文件要求：①标准化文件系统应做到文件需求响应及时，文件产生的流程畅通、用户界面良好，文件分发充分，确保文件系统效力与效率；②标准化系统文件控制系统包括主索引表、分配的适用性、制定时间、版本、解释权、准批、变化、废止、存储媒介、保存期限、外部文件、法律法规与其他要求、可获取性，确保系统文件控制效力；③记录控制系统包括识别与检索、可追踪性、存储有效、可读性、保持期限、维护效果、可攻取性等，以确保记录控制系统效力；④保证标准化系统文件质量。
二、根据安全生产管理需求制定标准化系统文主要安全生产规章制度包括：1、安全生产检查制度2、安全教育培训制度3、重大危险源监控制度4、重大隐患整改制度5、危险物品和物料管理制度6、职业危害预防制度7、特种作业管理与审批制度8、特殊工种管理制度9、事故与事件管理制度10、设备和设施安全管理制度11、安全生产档案管理制度12、安全生产奖惩制度三、有效保留安全生产记录安全生产记录包括：1、管理评审报告2、事故、事件记录3、风险评价信息4、培训记录5、标准化系统评价报告6、事故调查报告7、检查记录8、职业卫生检查与健康监护记录9、安全生产会议记录10、安全活动记录11、法定检测记录12、任务观察记录13、许可文件14、应急演习信息15、纠正与预防行动记录16、承包商和供应商信息17、维护和校验记录18、技术资料、图纸文件与资料控制管理制度（2）是一个组织或机构为了有效管理和控制所有文件和资料的流动和使用而制定的一套规章制度。
制度文件控制程序
制度文件控制程序一、制度文件控制程序的概述：制度文件控制程序是指在一个机构或组织内，通过科技手段对制度文件进行管理和控制的程序。
它包括制度文件的创建、修改、发布、审批和归档等环节，以确保制度文件的完整性、准确性和可用性。
制度文件控制程序还可以设定权限和安全措施，以防止未经授权的操作和泄露。
二、制度文件控制程序的组成：1.制度文件管理系统：制度文件管理系统是整个控制程序的核心，它能够对制度文件进行分类、归档、检索和交流。
管理系统可以根据文件的属性和类别进行分类，例如按主题、部门或日期等进行分类，从而方便用户快速找到所需文件。
此外，管理系统还可以设置制度文档的版本控制功能，保证制度文件的更新速度和合规性。
2.制度文件审批流程：制度文件的修改和发布需要经过严格的审批流程，程序可以通过电子审批系统实现。
该流程可以根据不同的文件类型和部门进行定制化，对于敏感文件可以设立更高的审批权限，增加审批的安全性和避免错误。
3.制度文件的修改和更新：制度文件的修改和更新是一个持续的过程，需要明确的修改和更新流程。
制度文件控制程序可以设立修改周期和规范，确保每个制度文件都能够及时进行更新，以适应组织变化和发展的需求。
4.制度文件的培训和沟通：制度文件控制程序还应包括相关培训和沟通机制，以确保员工对制度文件的了解和理解。
例如，可以通过在线培训和考试的方式，对员工进行制度文件的知识普及和测试，以提高员工对制度文件的适用性和合规性。
5.制度文件的归档和保密措施：制度文件的归档和保密是制度文件控制程序的重要环节。
程序应设立相应的归档机制，对制度文件进行备份和存档，确保文件的长期可用性和安全性。
对于涉及敏感信息的文件，可以设置权限控制措施，限制访问和修改权限，保护组织的商业秘密。
三、制度文件控制程序的意义和好处：1.提高制度文件的可用性：制度文件控制程序可以通过电子化管理和快速检索，提高制度文件的可用性。
员工可以随时随地通过管理系统查阅需要的制度文件，避免了纸质文档传递和繁琐的查询过程。
工程文件控制制度
工程文件控制制度一、总则为规范我公司工程文件的管理流程，保障工程文件的准确性和完整性，提高工程质量，特制订本制度。
二、管理范围本制度适用于我公司所有工程项目的文件管理工作。
三、文件保管1.所有工程文件应按照规定分类保存，包括设计文件、施工文件、验收文件等，每类文件应有专门的存储地点和管理人员。
2.各类文件都应制定文件目录，清晰呈现文件的名称、编号、版本、日期等信息，以方便查阅和管理。
3.文件的保管应采取防火、防水、防盗等措施，确保文件的完整性和安全性。
4.文件管理人员应定期对文件进行盘点，确保文件没有遗失、损坏或篡改的情况发生。
四、文件编制1.工程文件的编制应按照相关规定和程序进行，包括设计文件、施工文件、验收文件等。
2.文件编制人员应具有相应的资质和经验，确保文件的准确性和可靠性。
3.文件编制应按照标准格式和规范要求进行，确保文件的统一性和规范性。
4.文件编制完成后，应经过审核、审批等程序，确保文件的合法性和有效性。
五、文件传递1.工程文件的传递应按照规定的流程进行，包括文电传递、邮寄传递等多种方式。
2.传递文件时应填写传递单，明确文件的内容、数量、接收人等信息，并妥善保管传递单。
3.接收文件的人员应及时验收文件的完整性和准确性，并签字确认。
4.如有文件遗失或错误，应及时向领导报告，协调解决。
六、文件归档1.工程文件完成后应及时进行归档，按照规定的分类和编号进行归档。
2.归档文件应进行索引和标识，方便查阅和管理。
3.归档文件应定期进行整理和清理，确保文件的整洁和有序。
4.归档文件的保存期限应按照相关规定进行，过期文件应按照规定的程序处理。
七、文件借阅1.借阅工程文件须经过书面申请，附有借阅理由和借阅期限等信息。
2.借阅文件时应填写借阅登记表，明确借阅人员、文件名称、借阅时间等信息。
3.借阅文件应注意保护文件的完整性和安全性，严禁拷贝、涂改和乱放。
4.借阅期满后应及时归还文件，并填写归还登记表。
管控文件流程制度
山东电子商务公司文件龙字[2010]1号密级：机密关于各部门文件控制流程制度的通知各部门文件控制流程制度为了规范各部门签字盖章制度，使内部沟通和信息传递更加顺畅，特此制定本制度：全公司审批权限职权顺序：XX 、XX、XX，各部门负责人审批本部门职权文件，本部门经理不在时由牵头人在自身签字后直接找上一级管理员签字。
使用公章须经法定代表人或总经理电话授权行政主管盖章。
各部门留档本部门相关文件，重大决策、协议、合同统一交由行政部留档备查。
发布和执行的规范文件不应因告知岗位签字缺失而影响执行、但须该岗位补签。
审批岗签字缺失部分可电话授权（特殊规定的除外）。
一、市场部1、需要签字的文件有代理合作协议书，须公司常务副总经理以上负责人签字，并加盖公章。
2、流程：由市场部进行合作内容谈判并牵头制定协议书，制定完后由公司负责人签字，签完字后到行政主管处盖公司公章。
二、交收及行情研究1、需要签字的文件有：注册仓单登记表、注册交收库公告、指定交收库协议书、交收之后协议转让协议书、交收违约处理申请书、新交收规章发布（包括升贴水公告）等。
2、流程：（1）、注册仓单登记表：由交收部业务具体经办人负责填写，填写完后签字流程为：交收部门业务主管或交收部经理签字、常务副总经理审批签字（电话可审批）、结算管理员执行仓单注册、风控管理员执行冻结资金签字。
注销仓单由交收部递交申请，交收部经理审批签字，结算、风控逆向操作执行，常务副总经理告知通报（由交收部电子方式通知，无签字）。
结算、交收各自存档备查。
（2）、注册交收库公告及指定交收库协议书：由交收部、市场部各自主管负责议定，协议签订后由交收部业务主管详细制定公告文件，成文后签字流程为：交收部门业务主管或交收部经理签字、常务副总经理审批签字、市场部经理审批签字、交易部交易管理员执行公告并签字。
交收部、市场部各自存档备查。
（3）、协议转让平仓协议书的签订由交收部负责制定，成文后签字流程为：交易双方签字、交收部门业务主管或交收部经理签字，常务副总经理审批签字、风控交易管理员执行并签字。
公司文件控制管理制度
公司文件控制管理制度一、目的规范公司文件编制、审批、修订、发布、回收等各项管理，确保公司文件得到有效控制和管理。
二、适用范围适用于公司所有列入控制范围文件的管控。
三、定义（一）第一级文件：手册类、汇编类——简要说明公司各项管理体系如何满足相关国际、国家标准要求；各类文件的汇编。
（二）第二级文件：程序文件、规章制度、流程、政策性文件——全公司范围实施的管理要求和程序规定；跨多个部门运行的管理要求和程序规定；各项工作流程。
（三）第三级文件：指导书、各类规范标准——各个部门内部岗位要求、规范、管理细则等；说明某项工作、任务等如何做。
（不涉及跨部门运行的文件）（四）第四级文件：表单——用以收集、传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求的记录。
（五）外部文件1、公司产品相关的国际、国家、行业标准、法律、法规要求等。
2、公司各管理体系的国际、国家标准、法律、法规要求等。
3、公司经营管理过程中相关行业、法律、法规要求等；政府公文、政策文件等。
4、其他外部文件。
（六）日常办公文件：用于日常办公事务的文件。
（如：报告类、提案类、事务记录类等）四、职责（一）行政部负责公司所有文件与资料的管理控制。
（二）各部门负责相关文件的编制和对接收文件的保管与维护及其使用前的培训。
五、制度细则（一）文件编制及格式规定1、一级文件按照：目录、主要内容、附录、修改记录的顺序编写。
2、二级文件按照：标题、正文、附录、修改记录的顺序编写。
《公司制度格式要求》（详见附表四）。
3、三级文件参照二级文件编制及格式规定。
4、四级文件具体设定格式根据各部门的管理要求进行设计。
总体要求使用公司图标标准化、具有表格编号和版本号。
5、版本号和修订号版本号：以 A、B、C、D……Z 表示。
四级文件只设定版本号管理。
修订号：一、二、三级文件，每修改一次即变更修订号，修订号以0.1.2.3……9 表示，修改完 9 次后即变更版本号。
6、公司公文：用于公司人事任命、重要通告、公司决议、文件发布通知等行政文书使用。
日常文件控制管理制度
第一章总则第一条为加强我单位文件管理工作，提高文件管理效率，确保文件安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有部门、岗位及工作人员在日常工作中涉及文件管理的各项活动。
第三条文件管理应遵循以下原则：1. 法规原则：严格按照国家法律法规和文件管理规定执行；2. 安全原则：确保文件安全，防止文件丢失、泄密；3. 效率原则：提高文件处理效率，确保文件及时传递、归档；4. 完整原则：保持文件完整，确保文件内容真实、准确；5. 节约原则：合理使用文件，降低文件消耗。
第二章文件分类与编号第四条文件分为以下类别：1. 行政文件：包括通知、通报、报告、请示、批复等；2. 事务文件：包括会议记录、工作计划、工作总结、工作汇报等；3. 技术文件：包括技术规范、操作规程、设计文件等；4. 其他文件：包括合同、协议、档案等。
第五条文件编号按照以下规则进行：1. 行政文件：以年份+部门简称+序号组成；2. 事务文件：以年份+部门简称+序号组成；3. 技术文件：以项目名称+年份+序号组成；4. 其他文件：以文件类型+年份+序号组成。
第三章文件收发与传递第六条文件收发实行逐级负责制，各部门负责人负责本部门文件的收发工作。
第七条文件收发应遵循以下程序：1. 收件人收到文件后，应在文件上签收；2. 收件人应及时将文件转交相关部门或负责人；3. 文件传递过程中，应确保文件完整无损。
第八条文件传递应采用以下方式：1. 面传：由收件人亲自将文件送达；2. 传阅：由收件人将文件送至相关部门或负责人，由其传阅；3. 电子邮件：对于可以电子化处理的文件，可通过电子邮件进行传递。
第四章文件归档与保管第九条文件归档应按照以下要求进行：1. 归档文件应按照文件类别、年份、编号等顺序排列；2. 归档文件应填写归档目录，包括文件名称、编号、归档日期等；3. 归档文件应进行编号、分类、装订、贴标签等工作。
第十条文件保管应遵循以下规定：1. 文件柜应定期检查，确保文件柜完好无损；2. 文件柜钥匙由专人保管，不得随意转借；3. 文件柜应保持整洁、有序，便于查找；4. 文件保管期限根据文件性质和规定执行。
单位发文控制管理制度
第一章总则第一条为加强单位发文管理，规范发文程序，提高发文质量，确保发文工作的科学性、规范性和时效性，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的各类发文工作，包括公文、通知、通报、报告、请示等。
第三条单位发文工作应遵循以下原则：（一）依法依规，严格把关；（二）精简高效，提高效率；（三）统一管理，规范程序；（四）保密安全，确保信息安全。
第二章文件分类及管理第四条文件分类：（一）公文：指单位对外发出的正式文件，包括通知、通报、报告、请示等；（二）内部文件：指单位内部使用的各类文件，包括会议纪要、工作计划、总结报告等；（三）资料文件：指收集、整理、归档的各类资料。
第五条文件管理：（一）文件起草：各部门根据工作需要，起草相关文件，并报请领导审批；（二）文件审核：文件起草完毕后，由相关部门进行审核，确保文件内容准确、合规；（三）文件签发：审核通过的文件，由单位负责人或授权人签发；（四）文件印刷：签发后的文件，由办公室负责印刷、装订；（五）文件分发：文件印刷完毕后，由办公室负责分发至相关部门或个人；（六）文件归档：文件分发完毕后，办公室负责将文件归档保存。
第三章发文程序第六条文件起草：（一）明确发文目的、范围和对象；（二）遵循文件起草规范，确保文件内容准确、完整；（三）提出文件起草计划，报请领导审批。
第七条文件审核：（一）审核文件内容是否符合政策法规、工作要求；（二）审核文件格式是否符合规范；（三）审核文件文字、标点符号等是否存在错误。
第八条文件签发：（一）单位负责人或授权人签发文件；（二）签发人应认真阅读文件内容，确保文件无误；（三）签发人应在文件上签字或盖章。
第九条文件印刷：（一）办公室负责文件印刷，确保文件质量；（二）文件印刷完毕后，由办公室负责人或授权人签字确认。
第十条文件分发：（一）办公室负责文件分发，确保文件及时送达；（二）文件分发时，应注明文件编号、签发人、接收人等信息。
第四章保密与安全第十一条文件保密：（一）单位文件涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应严格按照国家有关规定进行保密；（二）文件起草、审核、签发、印刷、分发等环节，应确保文件内容保密。
文件控制管理制度
文件控制管理办法1、目的：有效管理公司内部文件几记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。
2、适用范围：适用于公司所有的内部管理文件几外部文件。
3、一级文件：M—质量手册二级文件：P—程序文件，H—Haccp规范文件三级文件：W—部门管理制度、作业指导书、工艺流程、技术文件、检验标准书、技术图纸等四级文件：R—记录单、表单其他文件：通知、公告、合同4、管理职责：1）一级文件和二级文件的制订/修改/废止由总经办负责，管控权限归总经办，行政人事部存档。
2）三级文件和四级文件的制订/修改/废止由相关部门负责，管控权限归总经办，其中部门管理制度归行政人事部管控。
3）通知公告类的制订/修改/废止由行政人事部负责，管控权限归行政人事部。
4）合同类文件的制订/修改/废止由相关部门负责，管控权限归总经办。
5、文件编码：1）新文件的编码：所有编写单位需要根据文件编码规定对文件进行编号；必须准确描述文件的内容；文件必须有统一、唯一的编码。
2）一级和二级文件的文件编码:RT/**—**—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现）年份如2018流水号（填写01/02/03）M/P/H瑞腾公司简称3）三级文件的文件编码：RT/W—****—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现）年份如2018部门缩写代号+流水号举例：公司行政人事部2018年编写的人事管理制度第A/0版本：即 RT/W—XZ01—2018部门缩写，填写如下：4）四级文件的文件编码：RT/R—****—*** 版本（版本号无需在文件名中体现）部门缩写代号+流水号举例：公司行政人事部的一张员工入职简历表第第A/0版本：即 RT/R—XZ01部门缩写，填写如下：5）文件的版本号：文件的版本号无需在问题中体现，版本变更以数字0、1、2顺序排列，版本A/0表示第一版，当版本变更3次后，若再做版本变更，则原文件编号为B/0开始。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
编制、审批权限、发放范围有效更改权限处置
文件标识手续版本手续、标识保留
1目的对与质量体系和认证产品质量有关文件进行有效控制，确保相关场所的文件能使用有效版本，防止使用失效和作废文件，确保其文件处于受控状态，确保质量体系的有效运行和认证产品的一致性。
2范围本程序适用于“强制性认证产品工厂质量保证能力要求”所要求的文件和资料。
3职责
3.1厂长负责《质量手册》的批准。
3.2质量负责人负责《质量手册》的审核及程序文件、《质量计划》的批准。
3.3办公室负责质量体系文件的控制。
3.4生产技术科负责技术文件的控制。
4程序
4.1文件受控状态的分类
4.1.1受控文件：指在质量管理体系运行中进行追踪管理（如更改、换版等）的文件，使用完毕后应予以回收保管。
4.4文件的发放
4.4.1由办公室负责人指定一名文件管理员，负责全公司文件的发放等管理工作。
4.4.2文件管理员对需要使用发布的文件按本程序4.6进行标识编号并加盖相应标记印章，然后在“文件发放记录”上填写各栏目规定的内容，办理发放手续
4.4.3对质量管理体系的运行具有关键作用的岗位，均能做到有关文件现行有效版本。
4.7.3对出于法律和（或）保留信息的需要而保存的作废文件保留1~2份，加盖“作废”单标记，单独存放。其它均采用适当方式进行销毁，并在“文件和记录销毁处理申请（控制）记录”上，注明处理销毁方法、留存份数、销毁日期,当利用纸张背面时，原文件应盖“作废”章。
4.8外来文件控制按本程序4.4发放，4.6编号，作废文件按本程序4.7执行。
b）本公司其它文件编号：C.管XXX—XX
同4.6.2
不同文件按顺序排列
管理性文件(c)外来文件其一，有固定编号的产品标准，采用原编号，但应在原本上注明发放册数（XX），按发放顺序排列。其二，其他外来文件按以下规则编号编号：C.外XXX —XX同一文件发放册数按发放顺序排列外来文件不同文件按顺序排列
4.1.2非受控文件：指在使用发放后，不进行追踪管理和回收的文件
4.1.3受控文件应加盖“受控”字样章。
4.2文件的编写各类文件的编写由各有关部门负责，按本程序3的责任实施。
4.3文件的审批文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。与质量管理体系有关的所有文件均应根据本程序3的规定进行审核、批准并签署人员姓名和审批日期。
4.6.5D层次文件（记录）
编号：D XX— XX不同一时，文件作废：a)经更改或换版被新的文件取代时；b)针对专项活动而制定的文件使用结束时；c)由于本公司的产品结构调整或质量管理体系改进而失去意义时。
4.7.2各部门使用的文件作废时由文件管理员负责收回，填写“文件和记录作废销毁处理记录”。
4.6文件编号
4.6.1 A（或B、C、D）”表示A、B、C、D四层文件。
4.6.2A层文件编号：A XX —XX
同一文件发放册数按发放顺序排列文件编号
4.6.3B层次文件编号B XX—XX同4.6.2相应手册条款号
4.6.4C层次文件a）作业文件编号：C XX—X—XX同4.6.2同一条款多个文件按顺序排列相应条款号
4.4.4因工作需要，对非本公司的部门或人员发放文件时，各种文件均应由管理者代表到相关部门按本程序4.4.2的规定办理发放领取手续，并由专人负责必要的追回(非受控状态的不予以追回)。
4.5文件的更改与换版文件需要更改与换版时，由提出文件更改部门的负责人或文件使用者填写“文件更改、换版控制单”并由相关负责人审批。
6.记录a) D 4.2.2-1《文件发放/回收记录》
b)D 4.2.2-2《文件更改，换版控制单》c）D 4.2.2—3《文件和记录作废销毁、处理记录》
4.9文件的保管
4.9.1确保文件保持清晰，各种文字、软盘等应留有备份，存放环境应防潮、防虫蛀。
4.9.2已被确定为有效最新版本的受控文件，均应有控制清单，A、B级文件控制见《质量手册及控制控制程序》“目录”，C级文件见《作业指导书清单》，D级文件见《记录控制清单及保存期限》。
5相关文件
a) C 4.2.2《作业指导书清单》