OA智能化的协同办公与管理系统需求文档

智能化的OA协同办公管理系统

1．智能化的OA协同办公管理系统简介

•办公自动化信息中心，是高效率、低成本、跨区域管理的办公自动化解决方案，是以知识管理为核心的第三代办公自动化系统软件，集中了成熟的数据技术与管理思想，能有效提高企业的内部管理和工作效率，降低经营成本。

•方案基于Internet技术，可以完全采用B/S体系结构的办公系统。系统使得信息在部门内部和部门之间传递效率极大提高，信息传递过程中耗费降到最低。办公人员得以从繁杂的日常办公事务处理中解放出来，参与更多的富于思考性和创造性的工作。

•方案开发费用低廉，易于实施，员工可以在任何地方利用任何一台可上网的电脑参与公司工作，突破区域限制，真正实现移动办公；可根据企业的行业特点、管理模式进行定制。

2.OA实现目标

•提高办公效率

办公系统充分利用互联网通信技术，改变了传统的办公方式，将办公系统建立在互联网上，使办公系统实现移动化、实时化、高效化、无纸化，用计算机网络技术来推动现代办公效率的提高。

•文件管理自动化

通过系统，将公司所有文件发布到系统中，一方面实现了文件的存档，另一方面方便了公司员工查询，可建立各种不同目录和数量的文件柜。文件管理自动化将为贵公司节省大量纸张、复印、文件柜等办公费用。

•规范工作流程

可将公司工作流程文件放入系统，便于各级部门的审批、查阅，规范公司各岗位的工作规范。个人信息和日程管理，协助员工工作更出色

•节省企业的办公费用

节省支出，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志；

•新的信息交流方式，全面的资源和信息共享

单位各级部门之间及员工通过电子邮件，BBS、即时信息、手机短信息发送等方式互相交流，改善了单位的通讯环境。单位内部各部门、员工之间信息和资源的全面共享，消除信息孤岛。

•良好的协同工作环境

在网上各部门之间实现科学、高效、透明、规范的数字化协同工作环境，让工作组的所有人员都能掌握工作进度，发挥群体工作的威力，让企业更具活力。

•实现基于电脑网络的知识管理和网络培训

通过办公系统提升企业员工的素质；利用公共信息库，共享信息和知识，将所有员工的智慧积累和发扬。

•内部网与INTERNET的平滑集成

改善了单位与外部的信息交流方式，提高自身形象，增强企业市场竞争力。

可实现远程对异地子公司的报表汇总、指令发布、技术支持等。

•高效的决策支持

办公系统为管理层随时随地、方便安全的查询掌握全局的业务、财务、人事情况，

为领导者决策调整提供支持。为各机关和企业等提供高效、安全、智能化的网络办

公环境，加强办公流程的管理，增强办公的协调性，扩大信息通道，从而提高单位

的在线管理水平。

3.可实现特点

•基于浏览器界面、安装方便，客户端只需安装大众的IE浏览器，且操作简单、方便，只要懂上网便能得心应手使用该软件，不需要做额外的使用培训。

•设置灵活、完善的安全管理和审批、工作流机制，可灵活设置审批路径、审批权限等工作流程。

•具有良好的适应性，客户端零维护，避免了C/S模式麻烦的系统维护过程，系统管理员从此不再需要两头奔波。

•方便的系统流程和配置管理。

•提供用户权限、数据加密、并结合操作系统、数据库的安全管理机制，为系统正常运转提供安全保障。

•良好的系统开放能力和可扩展性，使企业轻松架构Internet应用。

4.软件功能

项目描述：OA办公自动化系统为提高企业的运作效率、节省企业的办公费用、全面提升企业的核心竞争力而设计。该系统通过提供完善的管理与统计功能，实现无纸化办

公、节省资源、优化企业管理流程，提高企业的管理水平和决策能力。将人从繁

琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，整体提高了企

业办事效率和对信息的可控性，使企业管理趋于完善。该系统适用于企业、事业

单位、政府机关用户的办公管理系统。该系统包括: 用户管理、信息管理、邮件

系统、审批流程、表单自定义、智能搜索等管理模块，涵盖办公管理的各项事务，

实现提高企业的运作效率、节省企业的办公费用，具有功能完善、技术先进、操

作方便、高效安全、易于实施等特点。该系统构建在关系型数据库基础上，采用

J2EE体系构建应用，主要采用B/S模式的多层应用结构和

Struts+Hibernate+Spring三大开源框架，以模型组建方式开发、以Web方式部署，

功能强大，维护方便具有广泛的适用性、可靠安全性和可扩展性。

功能模块描述：

4.1 人力资源管理

➢ 4.1.1、用户信息管理：用户列表，录入用户信息

➢ 4.1.2、部门管理：

对企业部门的组织架构进行划分和设定，包括：设定部门名称、部门负责人、以及各部门的层次架构，从而建立起各部门之间的关联关系。

部门列表：列表显示所有部门、上级部门、负责人

新建部门：可以指定上级部门、该部门有哪些职位和部门经理

修改部门：修改页面显示部门信息供修改

部门的上级部门要在下拉框中默认显示

要显示该部门的职位、负责人，并可以修改

删除部门：有员工的部门不能删除，必须先删除员工

有下级部门的部门必须先删除下级部门

➢ 4.1.3、员工管理：

新建员工：可以在新建员工同时指定账号密码一起保存

可以同时录入员工的多个工作经历一起保存

删除员工：有申请单未审批的具有审批权限的审批人不能删除，并列出待审的申请单，可以同时录入员工的工作信息并一起保存

员工列表：树形显示部门，点击树中部门列出部门下员工

可以根据姓名、部门、职位、学历等任意查询

员工不能真正从数据库删除，只能标记为不可用

姓名提供输入建议（SearchSuggest）

员工调动：在员工列表点调动弹出页面选择目标部门、职位

职位通过部门过滤

可在员工列表中点员工查看调动历史，可以调动成功员工离职/复职：可将员工设为离职，可将离职的员工改为复职。

➢ 4.1.4、人事档案管理及劳动合同管理：

实现档案信息管理与统计分析合同到期、员工转正、退休的预警。

记录劳动合同、技术合同以及保密合同等的签订、续约、变更、终止，

并可设置到期提醒功能。建各种不同合同版本，供订立、变更、解除、

批转。劳动合同分类统计，并转入档案等模块，合同到期自动提示。➢ 4.1.5、考勤管理：

对单位考勤的全方面管理，包含记录员工的考勤异常情况，设置休息日，记录请假信息，设置上下班签到签退时间，生成考勤日报、

月报，查询、自定义打印统计报表。实现上下班登记、外出登记、请

假登记、出差登记，支持设置排版类型、考勤管理人员、免签人员、

上下班登记的时间段、公休日、节假日，提供考勤数据统计分析与管

理人员考核，支持考核指标集定义、考核任务管理，有助于将员工考

核、管理人员考核日常化。

1)绩效考核系统设计了一个用户可以自己定义绩效考核的项目和

绩效考核的类别的平台；提供了可以满足关键指标KPI、平衡积

分卡BSC、目标管理OPM、经济增长值EVA的各种考核方式的

考核设置模式。

2)考核可按不同的职务设置不同的考核标准、考核试卷、考核时

间。

3)系统提供多种考评方式供用户根据实际情况选择。

4)考核的结果可按部门及个人进行查询，按业绩态度，能多个方

面排序。

➢ 4.1.5、劳资管理：

允许设置工资项目、定义计算公式，通过管理工资流程，实现部门效

益工资上报、财务录入、统计分析、工资条通过内部邮件和手机短信

发放