高校人事档案管理数据化刍议

高校人事档案管理数据化刍议
随着高校人才战略的发展和人事改革的深入，以及计算机网络技术的发展，人事档案作为人才开发的重要依据，在社会中的价值也日益被发现和重视，在信息化背景下，改变高校传统的人事档案管理已经势在必行，实现人事档案管理的数据化是必然要求。

标签：人事档案；数据化；网络技术
当前，高校发展人才强校的背景下高层次的专家教授流动日益频繁，在高校人事管理制度改革发展的形势下，传统的高校人事档案管理已经不适应高校的人才发展战略，甚至阻碍着高校人才的发展。

因此，在科技高速发展的今天，信息化全面发展的时代，高校人事档案管理应该以高科技为武装，以数据为载体，改变传统的管理模式，发展高校人事档案管理的数据化。

一、高校人事档案管理新方向——数据化
高校人事档案管理数据化是指运用信息技术，以计算机技术为依托，网络技术为方式，电子数据为载体，信心安全技术为保障的新型管理模式，体现高效、简化、便捷的服务方式，更好地为高校的人事管理制度改革和人才发展战略提供服务。

人事档案管理数据化就是依靠飞速发展的科学技术来提升管理方式和管理水平，以便有助于提高高校的核心竞争力，也只有与科技同步，才能真正做到管理方式的与时俱进，也才能真正体现以人为本的人文理念，更能体现高校的现代化水平和综合实力。

二、高校数据化人事档案管理模式特点
与传统的人事档案管理模式相比较，数据化的高校人事档案管理更具有标准化、科技化、数据化、人性化的特点，具体表现如下：
（一）更为标准化
传统的人事管理模式，对档案的收集、整理、鉴别、归档、保护、传输以及利用的流程不规范，标准不一，也导致了部分的档案材料存在虚假、前后矛盾的情况，也有存在材料不全和更新不及时的现象，而高校档案数据化就必须要求对档案材料的收集到利用等流程制定统一的标准下和规则，特别是对档案材料的审核，要求更为严格，以确保在统一标准下的档案材料的真实性。

（二）更为科技化
档案管理的数据化，要依靠科学技术，没有先进的计算机科学技术做支撑，数据化无从谈起，具体表现在对历史的材料，通过扫描等方式，转化成电子数据，并形成数据库，形成目录，以便查询，同时，通过系统或者其他方式的加密，严
格管理；对于新增加的信息，可以直接用电子化办公软件完成，并利用网络技术传送到对应的档案储存中心。

利用或者借阅时，可以直接登录储存系统，经过授权后，直接在计算机中读取，既方便又快捷，同时可以防止被认为更改或者丢失。

（三）更为数据化
新型的档案管理工作，将通过计算机技术和数据技术，改变传统的“纸质化”，整个管理工作将实现“无纸化”，通过电子技术和数据技术实现整个过程的数据化，由数据代替传统的纸张，所有的档案材料都将转化成数据，档案管理人员坐在电脑前就可以完成数据的录入、传送、储存。

（四）更为人性化
传统的档案管理工作存在滞后性，高校的人事档案往往跟不上高校教师的政治面貌、职称评定、年度总结、奖惩情况、科研结果的更新速度，有的甚至出现教师或者行政管理人员已经转到其他单位，档案材料还没有及时转到相应的单位，出现“人档分离”的现象，还有对于高校的专业技术人才，由于收集的滞后性导致不能充分反映他们的全部数据，特别是技术专长，导致出现人才乱用或者滥用情况，不能充分做到“知人善用”。

因此，数据化的档案管理，将突破传统纸张的格式，采用数据的结合办公的电子的形式，通过计算机进行一键式的操作，及时或者同步记录和储存相对人的所有数据材料，利用起来也简单又快捷，并能充分体现出服务人才的理念。

三、数据化高校档案管理必须具备的条件
数据化的高校人事档案管理，对人、物、环境将会有更高的要求，目前的高校人事档案管理情况，已经无法与数据化相适应，因此，要将高校的档案管理数据化，必须改变过去的管理观念和管理模式。

（一）提高高校档案管理人员的业务能力水平和科技文化素质
传统的高校人事档案管理人员往往文化水平和技术水平比较低，大部分都是某些高校领导的亲属，他们有些才只有高中毕业，而在信息化背景下的管理人员，必须拥有较高的文化水平和技术水平，才能驾驭档案管理的先进技术。

因此，提高高校人事档案管理人员的业务能力和科技文化素质是档案管理的第一步，也是基础和前提。

具体而言应该做到：首先，高校领导层应该提高认识，转变观念，加强领导，成立档案工作小组，定期不定期对档案工作进行总结，对管理工作中存在的问题，遇到的新情况，及时跟进处理，从领导干部到具体工作人员，都必须改变传统观念、创新管理模式；其次，建设一支业务能力水平高、思想政治素质好、技术应用水平能力强的高素质人事档案管理队伍从事档案工作，只有高素质管理人才，才能驾驭先进的技术，才能在工作中不断创新，为提高高校的人事档案管理效率做贡献。

再者，对档案管理人员实行“严进宽出”的政策，同时提高档案管理人员的福利，留住人才。

一方面，对档案管理人员的招录严格限制专业，设置服务年限，要求技术水平和文化水平较高，同时，对于在岗人员鼓励他们积
极深造，对于服务年限已满的人员，可按要求转换工作；另一方面，进一步加强在岗业务培训工作，在数据化背景下，档案管理工作人员要适应档案管理工作的新变化，必须不断提高自己的计算机及网络技术操作技能，从而不断提高工作效率；相应的高校也必须定期组织对管理人员的职业培训，促进管理人员工作能力的提升，自觉更新知识结构，掌握先进技术，进而达到在整体上提高管理队伍的工作能力及水平的目的，最终促进干部人事档案管理工作的健康顺畅发展。

（二）加大对高校档案管理工作的物资投入
仅仅提高管理人员的综合素质还不够，正所谓“巧妇难为无米之炊”，“人”方面得到解决了，那么“物”即设备也要跟得上，否则，将无助于数据化的进程，反而会造成人才浪费的现象。

因此，高校人事档案数据化的管理中需要的硬件设施也得配备，主要有计算机、数码相机、扫描仪、打印机、微缩设备、光盘刻录机、专用的移动存储设备、光盘、复印机等等，这些都是数据化的物质保障，必须保证这些设备的全面投入使用，那么必须以大量的经费为保障，还有这些设备进行后期维护的费用也很多，所以必须有充足资金作为保障。

否则，将会严重影响到相应的纸质档案转换工作、整理分析工作及加工处理工作等。

同时必须更新软件环境，即包含相应的文件标准体系的建设、易用、实用、通用的电子管理系统的软件等等得跟随硬件设施的投入而更新，否则，将会对后期的电子文档形成造成很多麻烦及困难，因此，必须统一管理办公软件，才能实现人事档案在网络上的共享，达到高校人事档案数据化管理目标。

（三）加强档案数据安全防范工作
实现档案的数据化，目的就是对相应档案数据进行利用更加方便、快捷、全面，而数据共享则是进行档案数据化建设的重要部分。

数据一旦进行了共享，必定存在一定的风险，经常发生在传输、录入、存储、调用等等环节，因此，在进行数据化管理过程当中，必须加强数据化档案管理制度和技术两方面的安全。

一方面，完善档案数据的安全管理制度，对档案的收集、整理、鉴别、归档、保护、传输以及利用制定统一严格的流程，尤其是对管理人员权限的控制，采用授权验证入库，以防止无关人员的随意进入；按照相应访问者的身份，设置对干部人事档案资料相应的访问权限；另一方面，加强和开发安全技术和软件，以防止被非法入侵，因为数据化依托的是相应的网络技术，这大大增加了干部人事档案数据的泄密渠道及风险，所以，必须采用相应加密技术、防火墙技术、VPN 技术、跟踪监测技术、网络病毒防治技术、数据资源备份等等对数据安全进行保护，同时增强计算机防范病毒的能力。

只有这样才能真正做到化解高校人事档案的安全保密同档案数据共享构成的矛盾。

（四）加强档案的动态化管理，增强档案数据的时效性和真实性
真实性是档案的生命，时效性是档案管理的核心，而两者统一于档案的动态性管理之上，数据化时代的背景下，随着高校人事制度改革的不断深入，对人事档案管理工作提出了更高要求，特别是档案利用的真实性和时效性，所以必须加强人事档案的动态性管理，及时、准确地传输大量的人事数据，而只有通过定期对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，补充新的内容，由手工管理转向计算机管理，由人工检索转向网上查询，实现电脑查询与实体档案管
理相结合的方式来改变过去传统的以手工操作为主的繁重、琐碎的管理方式，利用计算机等设备对人事档案进行全过程管理，实施人事档案动态管理，才能提高人事数据管理的真实性和时效性，才能体现出档案管理的“以人为本”的服务理念。

人事档案管理只有不断扩展数据量和实时更新，档随人走，及时收集材料，形成完备的数据管理体系和处理系统，才能提高整体使用水平，才能更加方便快捷地服务于高校的人事改革制度。

参考文献：
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[2]王冠.完善高校人事档案信息化管理研究[D] .北京：中国石油大学，2010：9.
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