秘书基本素养

引言从秘书产生的基本前提看，秘书产生于领导和秘书工作的需要。回顾人类社会发展史可以看出，领导工作作为一种社会分工自古存在，人类社会的集体活动需要有统一的指挥与组织，即需要有人来“领导”。原始社会的氏族部落酋长就是早期执行这种职能的领导，后来随着社会生产力的发展，社会分工不断精细，为实现分工协作、协调一致，对领导的需求越来越高。与此同时，领导工作日益繁重，要做好领导工作，必须要有别人的辅助与支持，秘书和秘书工作就应运而生了。领导与秘书的关系如同皮毛相连，皮之不存，毛之焉附？又如若鱼水相依，水之不存，鱼之焉生？因此，秘书工作的存在是由领导工作的存在决定的，秘书工作的发展是同领导工作的发展相随的。因此秘书人员与领导的关系是极为紧密的。这一交往关系的状况如何，在很大程度上直接影响到秘书工作才能的发挥，影响着秘书部门乃至整个单位的工作效率。因此，有必要探讨秘书与领导的相处艺术，秘书人员只有与领导和谐相处才能提高工作效率。下面我们具体谈谈秘书在实际生活中应如何处理与领导的关系。

一、摆正位置，自觉服务

秘书是领导的参谋与助手，是为领导服务的。秘书人员要想处理好与领导的关系，首先必须摆正位置，树立服务观念。那秘书人员怎样才能摆正自己的位置，更好地为领导服务呢?

秘书人员要尊重领导、服从领导。领导是一个机关单位的决策者和指挥者，对单位负有重大的责任。一般情况下，领导者多数是由一些德才兼备、经验丰富的人来担任的，他们一般具有较高的威信，深受群众的拥护和支持。秘书人员对领导的尊重应做到以下四点：

（一）要维护领导的威信

一个秘书人员在任何情况下都不能故意破坏领导的威信，不能散布有损领导威信的言论。即使领导者在工作中出现了差错或失误，也不能随便乱发议论，而应通过正当的方式和正常的渠道向有关方面反映自己的意见，以求得合理妥善的解决。我们来看看下面这则小故事也许能明白些什么：东北王张作霖没什么文化，在一次给日本“友人”题词时，张作霖把墨的“墨”字写成了黑，有人说：“大帅，缺个土。”正当张作霖一脸窘像时，身边的一个秘书却大喝一声：“混蛋，你懂什么！这叫…寸土不让‟！大帅能轻而易举地将…土‟拱手送给别人吗？”一句话既保住了张作霖面子，又恰到好处地在上司面前露了一手，结果，他后来成了张作霖离不了的得力助手。领导出现失误或漏洞时，作为秘书应该提醒，这是秘书的份内之职，但是要注重提醒的方式和场合，不能让领导当众出丑丢面子，可以事后私下底静静的告诉领导，也可以当场以巧妙的方式暗示领导，让领导及时更正。切忌当场当众指责领导，让领导下不了台。

(二)要遵照领导的意见

大多数领导者德才兼备、经验丰富，他们的意见和决策大多是经过全盘考虑和深思熟虑的。一般情况下，这些意见和决策是正确的，秘书工作者应果断按照这些正确的意见和决策去做；非凡是当这些意见相决策不被人们所理解和接受时，秘书人员要挺身而出，站在领导一边，给予大胆支持。这样才会获得领导的充分信任和尊重，进一步密切相互间的关系。

（三）要尊重领导的职权

秘书人员是服务性人员，不是决策者，因此必须按职责规定办事，不

能越职代权，借领导的名义发号施令。秘书必须明确自己为领导服务的界限，克服那种自己的意见未被采纳就感到委屈失望的心理。在处理一些较重要的事情时，应该及时向有关领导汇报请示，而不能自作主张。

（四）要体谅领导的困难，为领导分忧

一个领导者不是全能的，在工作中会碰到这样或那样的困难，如工作中的、学习中的、家庭生活中的各种困难。秘书要积极地去帮助领导克服这些困难，多出主意，多提供服务，尽可能解除领导的后顾之忧。秘书人员要自觉地为领导服务，就应该有一种任劳任怨、不计名利的思想，真正做到和领导同甘苦、共患难，这样才有可能和领导密切关系，建立起深厚的感情。那种一心只想着自己的人是不可能干好秘书工作的。我国闻名学者邹韬奋曾说过：一个人光溜溜地到这个世界上来，最后光溜溜地离开这个世界而去，彻底想起，名利都是身外之物，只有尽个人的心力，使社会上的人多得其工作的裨益，是为人生最愉快的事情。秘书在处理与领导的关系时应具有这样的胸怀。

（五）秘书要了解领导、熟悉领导

不管你是在县里，在省属厅、局、还是在厂矿企业；不管你是为一位领导人当秘书，还是同时为几位领导人服务，你对领导人的作风、性格、办事习惯、起居规律、思维路子、语言特点和生活爱好，甚至他的工作经历，都应当了解得清清楚楚。这样，就可以把服务工作做到恰到好处，就轻易配合协调，节拍一致。与这一点有连带意义的一个问题，是秘书人员不但应有自己的特长，更重要的是要有适应能力，尽可能与领导人的特长、爱好相接近。苏联、美国的秘书工作研究者也是这样主张的。领导人都有个人的爱好和专长，或喜欢听音乐，或喜欢看戏，或喜欢下棋，或喜欢绘画书法，或喜欢体育；或擅长研究理论、总结经验，或擅长写文章，或擅长讲话，或擅长到基层调查，找人谈话，等等。秘书不妨设法同领导人的这样那样的爱好一致起来，不会也要学会，以便有共同语言，从生活上能打成一片，工作上便于服务。假如秘书对领导人的专长和爱好，既不了解又不感爱好，而且处处躲闪回避、不闻不问，至少会导致相互淡漠如水，公事公办之外就互无往来了。只有熟悉、了解领导才能与领导在感情上有所靠近，这样与领导的关系会轻易处理的多，与领导相处的会更融洽。

在我们身边，有很多秘书与自己的老板因为一种缘分而突破一般的工作关系建立起深情厚谊，甚至达到了生与死的境界。也许这就是忠诚的最高表现。

二、正确领会、贯彻、执行领导意图

列宁在讲到苏维埃政权工作时说过：“指导几百人、几千人以至几万人的共同工作”，必须“要求无条件的和最严格的统一意志”（《列宁选集》第3卷，第530页）。秘书要围绕领导意图进行工作。正确领会、贯彻、执行领导意图，是秘书处理好同领导关系的基本出发点。什么是领导意图？领导意图是指领导人、领导班子或领导机关在指导其社会组织实现目标的

过程中所提出的意见和企图的实质，是领导提出的工作意见和总体所表达的真意、实质、核心、出发点和目的，是领导工作思想的具体体现。领导意图的形成过程，实质就是领导决策的过程。领导意图的具体表现形式往往都是通过命令、指示、决定、通知等正式文件或部署安排、签批意见、口头要求等非正式文件的形式进行传达贯彻的。

那么，秘书人员应如何对待领导意图呢？首先，秘书人员应在领导意图的形成过程中做好大量辅助性的服务工作。例如：收集提供各种信息情况，及时反映工作中出现的各种问题，拟定一些活动的可选性方案，针对某些问题经常提出自己合理化的建议等，以便为领导决策形成正确的工作意图提供参考依据。在这方面，秘书工作行着较大的活动空间，秘书人员应该充分调动自己的学识才干，发挥参谋作用，履行参谋职能。其次，秘书人员必须正确理解、领会领导意图，只有对领导意图的形成背景及目的、作用有正确的熟悉相理解，才能把握领导意图的真正实质，从而做到去正确地传达、贯彻、执行领导意图。再者，秘书人员应做好领导意图贯彻执行中的信息反馈工作，及时了解领导意固执行中的情况，并将发现的问题或现象及时反映给领导，使领导能根据具体情况及时作出新的调整和安排。

秘书在传达贯彻领导意图时应注重以下问题：莫误传达时间。有些工作有着较强的时限性，不按领导要求成规定的时间去传达落实，就有可能造成工作的被动，甚至出现不可挽回的损失；不能截留领导意图。不能因为自己对领导某些决定有不同看法而有意扣压领导的指示决定，这是与秘书的基本职业道德相违反的；不能随意解释或歪曲领导意图，使领导的指示决定在传达贯彻中变形、走样，这同样会给工作带来危害；在领导意图传达贯彻中碰到抵触等困难时，秘书人员既要坚持原则，又要机动灵活地多做工作，使执行者自觉接受。我们看看下面案例中的李秘书错在哪里：

有一位姓王的经理，不问青红皂白，写信把合作伙伴臭骂了一顿，结果过了几天之后，真相大白，是王经理冤枉了那位合作伙伴，王经理十分后悔，决定亲自打电话向那位合作伙伴道歉，这时一旁的李秘书自得的说：不用了，你那封信我根本没有发出去，因为我知道你会后悔的。所以我就把信压下了。结果没想到王经理大怒：“这事是你作主还是我作主？”李秘书说：“我做错了吗？”王经理说：“是的。”就这样李秘书被记了一个小过，只是没有公开。当然李秘书觉得自己满肚子的委屈，逢人便倒苦水，说委屈。不久整个公司都知道了这件事情。结果，半月之后，李秘书被开除了。在此我们分析一下李秘书的错误：第一，她不该自作主张地将领导的信件扣押，而没有与领导进行任何沟通。以后一旦有什么问题，将会带来严重的后果，这样自作主张的秘书领导是不能容忍的。第二，她不该自以为是，觉得领导在这件事情上做错了并且一定会后悔，以为自己帮领导避免了一个错误就洋洋自得，以功臣自居。第三，她不应该逢人就替自己伸冤，把原本不大的事情搞得人尽皆知，有损领导的威严。实际上，秘书和领导的关系是最为微妙和复杂的，一定要谨慎处理，即使你出发点是好的，也不能越俎代庖，让领导感觉自己的权威受到了挑战。领导究竟是领导，他们很在乎自己的威信，你的不当言行一旦引起领导的不满，后果将十分严重。

总之，秘书人员在工作中，既要体现出在协助领导形成领导意图过程中的主动性，又要体现出在领导意图形成之后的服从性，还要体现出在执行领导意图过程中的创造性，从而使领导意图经过秘书人员的努力能够得到准确无误的传达、贯彻、执行。