文秘档案管理流程
文件档案管理制度流程(7篇)
文件档案管理制度流程(7篇)文件档案管理制度流程(7篇)在社会经济不断繁荣富强的今天,无论是什么工作的管理,都少不了规章制度的制定。
那么,你真正懂得怎么制定制度吗下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度流程7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度流程篇1一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
公司文秘档案管理制度（2篇）
公司文秘档案管理制度一、总则文秘档案是公司运营过程中产生的各类文件、资料的记录和保存，是公司信息管理的重要组成部分，对于保证公司的正常运作、加强信息共享、提高工作效率具有重要意义。
本制度的目的是规范公司文秘档案的管理工作，确保文秘档案的安全性、便捷性和可追溯性，强化公司信息管理的专业化和科学化。
二、文秘档案的定义文秘档案是指公司运营过程中产生的各类文件、资料的记录和保存，包括但不限于合同、协议、报告、会议纪要、公函、备忘录等。
三、文秘档案的管理原则1.规范性原则：文秘档案的管理应遵循相关法律法规和政策规定，并制定相应的管理制度和操作流程。
2.全过程原则：从文秘档案的产生、流转到保存和销毁，都应有明确的管理措施和责任人。
3.安全性原则：文秘档案的管理应保证信息的安全性，严禁泄露、损毁或篡改。
4.便捷性原则：文秘档案的管理应便于查找和获取，确保信息共享和工作效率。
5.责任追溯原则：文秘档案的管理应有明确的责任人，对档案的使用和操作应有明确的记录和追溯。
四、文秘档案的管理责任1.公司领导负责制定并修订文秘档案管理制度，明确各级档案管理人员的职责与权限，并组织培训。
2.档案管理人员负责执行公司领导的相关政策和制度，组织维护、整理、归档、借阅和销毁文秘档案，并保障档案的安全性。
3.各部门负责按照规定的流程和要求，产生并提交文秘档案，确保档案及时归档并准确记录。
五、文秘档案的管理流程1.档案的产生和提交：各部门在产生文秘档案时应按照规定的流程和要求，填写档案相关信息，并及时提交给档案管理人员。
2.档案的整理和归档：档案管理人员接收到文秘档案后，应按照要求进行整理和分类，然后进行归档，确保档案的有序性和易查性。
3.档案的借阅和复制：有需要的人员可以提出档案借阅申请，经过审批后，可以在规定的地点进行借阅；对于涉及保密内容的档案，需经过相关部门的批准方可借阅或复制。
4.档案的销毁：档案管理人员应按照规定的期限和程序进行档案销毁，确保已经不需要保留的档案被及时销毁，并做好销毁记录。
办公室文秘的文件归档和档案管理
办公室文秘的文件归档和档案管理在办公室中，文秘工作关系到办公室的日常运转和信息流通。
文件归档和档案管理是文秘工作中至关重要的一环。
良好的文件归档和档案管理能够提高工作效率，保障信息的安全和准确性。
本文将重点介绍办公室文秘的文件归档和档案管理的相关知识和操作方法，以提供指导和建议。
一、文件归档的重要性在办公室日常工作中，文件的归档是非常必要的。
它不仅有助于保障文件的安全性和完整性，还方便文件的查找和保留。
一个科学合理的文件归档系统能够减少时间和精力的浪费，使得办公室工作更加高效。
1. 文件的分类与整理对于办公室中产生的各类文件，应根据不同的属性和内容进行分类整理。
常见的分类方式包括按照文件的类型、日期、部门等进行分类。
在整理文件时，应注意文件的编号和标识，以便于查找和识别。
2. 文件的标注和归档在文件归档过程中，应为每个文件进行标注和登记。
标注内容应包括文件的名称、编号、日期、归属部门等信息。
对于重要文件，还可以在文件上贴上防伪标识或者封条，以确保文件的安全性。
二、档案管理的原则和措施档案管理是对归档文件的全面管理和保管。
它需要遵循一系列的原则和措施，以确保档案的安全性和可用性。
1. 档案管理的原则（1）合法性原则：档案管理应遵循法律法规的规定，确保文件的合法性和真实性。
（2）完整性原则：档案管理应保证档案的完整性和连续性，不得随意删除或篡改。
（3）机密性原则：档案管理应保守档案的机密性，禁止私自泄露档案内容。
（4）可检索性原则：档案管理应提供便捷的检索方式，方便文件的查找和利用。
2. 档案管理的措施（1）档案室的设立：为了规范档案管理，办公室应设立专门的档案室，并确定专人负责档案管理工作。
（2）档案的保管与借阅：档案应妥善保存并分类存放，定期备份。
对于需要借阅的档案，应制定相应的借阅申请和归还手续，以确保档案的安全性。
（3）数字化档案管理：随着信息技术的发展，数字化档案管理已成为趋势。
通过电子文档管理系统，可以更加方便地存储、检索和共享档案。
文秘档案管理规章制度
文秘档案管理规章制度一、总则1.文秘档案是指单位或个人的文件和档案资料，包括单位或个人的办公文件、证明材料、报告材料等。
2.文秘档案管理是指对文秘档案进行规范的收集、整理、保管、利用和销毁的管理。
3.本制度是为了规范文秘档案管理工作，保护档案资源，促进单位工作的顺利开展，遵循有序、合理、科学、便捷、安全的原则。
二、档案管理机构1.每个单位都应设立专门的档案管理部门，以负责档案资源的收集、整理、保管、利用和销毁，并且应配备专门的档案管理人员。
2.档案管理部门的职责包括：制定文秘档案管理制度、规范档案收集流程、确保档案安全、提供便捷的档案查询服务等。
三、档案收集和整理1.单位在收集文秘档案时，应按照规定的收集流程进行，确保收集范围和内容的准确性和完整性。
2.收集到的文秘档案应尽快进行整理，包括文件归档、文件分类、整理文件编号等工作。
3.文秘档案管理部门应对整理后的文秘档案进行归档，同时建立电子数据档案，确保档案资源的长期保存和利用。
四、档案保管及利用1.文秘档案应设立专门的保管室，保管室应具有完善的安全保卫措施，包括防火、防盗、防水等措施。
2.档案利用应根据管理部门的要求进行申请，同时需要签署使用协议。
3.文秘档案仅限制内部使用，不得向外泄露，同时需要定期清理过期档案，释放档案资源。
五、档案销毁1.文秘档案的销毁必须经过档案管理部门的审查和批准。
2.销毁应按照规定的程序和方法进行，包括破坏文件、文件磁盘驱动器、文件删除等方式。
3.档案管理部门应制定档案销毁方案，并将方案报批后，在确定的时间内进行销毁作业。
六、档案管理的监督和评估1.单位领导应对文秘档案管理工作进行监督和指导，并要求档案管理部门对档案管理工作进行评估。
2.档案管理部门应按照规定的程序和标准进行评估，确保档案管理的规范性、科学性、便捷性等方面的要求。
3.档案管理质量评估的结果需要上报领导层，并进行跟踪检查，指导档案管理部门进行改进。
七、附则1.本制度适用于所有单位的文秘档案管理工作，需要在实际工作中根据实际情况进行修改完善。
公司文秘档案管理制度范本(3篇)
公司文秘档案管理制度范本第一条为了规范公司文秘档案管理工作，提高文秘工作效率，落实信息管理的科学化、规范化和自动化要求，依照国家有关文件、法规的规定，制定本管理制度。
第二条公司文秘档案管理制度适用于公司内部所有文秘档案的管理工作，包括纸质档案和电子档案。
第三条公司文秘档案管理的目标是确保公司文秘档案的安全可靠，保障信息的完整性、可用性和可追溯性。
第四条公司应成立专门的文秘档案管理部门或设立专职文秘档案管理员，负责公司文秘档案的管理工作。
第五条公司文秘档案应按照文件类型、部门、时间等进行分类归档，并制定详细的文秘档案管理手册，明确各类档案的保管期限、查阅、借阅和销毁等相关事项。
第六条公司文秘档案管理采用电子档案与纸质档案相结合的形式，通过电子文档管理系统进行电子档案的存储和管理，并定期进行数据备份和技术更新。
第七条公司文秘档案应设立专用的存放区域，保证档案的安全、防火、防水和防盗。
第八条公司文秘档案应制定档案借阅申请和档案借阅登记制度，借阅人应填写借阅申请并得到相关部门的批准，借阅期限不得超过规定期限。
第九条文秘档案管理员应对公司文秘档案进行定期巡查和整理，确保档案的完好无损和秩序井然。
第十条档案移交和销毁应按照规定的程序进行，并有相关部门的审批和签字确认。
第十一条对于重要的公司文秘档案，应制定安全备份和保密措施，避免信息泄露和丢失的风险。
第十二条公司文秘档案管理制度应定期评估和审查，及时对不符合要求的环节进行整改和改进。
第十三条违反公司文秘档案管理制度的，将根据公司相关规定进行相应的问责和处罚。
第十四条本公司文秘档案管理制度自发布之日起生效，并由相关部门负责对全体员工进行宣传和培训。
以上公司文秘档案管理制度范文仅供参考，实际制定应根据公司实际情况进行具体规定。
公司文秘档案管理制度范本（2）公司档案管理制度一、总则1.1 目的本制度旨在规范、统一公司档案管理工作，确保档案的安全、完整、准确和便捷的检索和利用，以提高办公效率和工作质量。
文秘档案管理规章制度(3篇)
文秘档案管理规章制度一、目的和范围：1.1 目的：为了规范文秘档案的管理，保障档案的安全、完整、可靠和便捷的使用，提高工作效率，制定本规章制度。
1.2 范围：适用于本单位内的所有文秘档案的管理工作。
二、档案管理的基本原则：2.1 法定性原则：按照国家有关档案管理的法律、法规、标准和规定进行管理。
2.2 统一性原则：按照一套统一的档案管理制度进行管理。
2.3 完整性原则：保证档案的完整保存，不得随意篡改、破坏或遗失文档。
2.4 保密性原则：严守档案的保密性，确保档案的机密性和安全性。
2.5 归档原则：按照档案的文件类别、时间顺序、主题内容等进行分类归档。
2.6 可检索性原则：确保档案的信息能够方便检索。
2.7 借阅制度：建立文秘档案的借阅制度，明确借阅条件和程序。
2.8 定期审查原则：按照一定的时间周期对档案进行定期检查和审核，确保档案的质量和完整性。
三、档案的管理职责：3.1 主管领导：负责档案管理工作的组织和指导，制定相应的管理办法。
3.2 档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案的分类、整理、归档、借阅等工作。
3.3 档案使用人：按照规定的程序借阅、利用档案，保证档案的安全和完整性。
四、档案管理的具体措施：4.1 档案的收集与整理：对于单位内产生的各类文秘档案，及时进行收集和整理，确保档案的完整性和可靠性。
4.2 档案的归档：按照制定的归档原则，将档案进行分类归档，建立相应的档案目录。
4.3 档案的存储和保管：建立适当的存储环境和设备，确保档案的安全性和稳定性。
4.4 档案的借阅和利用：建立档案的借阅制度，明确借阅的条件和程序，提供便捷的借阅服务。
4.5 档案的销毁：对于已经过期或无需保留的档案，按照相关规定进行销毁处理。
五、档案管理的监督和评估：5.1 监督：建立档案管理的监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理的规范和有效。
5.2 评估：按照一定的时间周期进行档案管理的评估工作，查找问题，推进档案管理的改进和提高。
文秘档案管理制度
文秘档案管理制度一、制度目的：1、规范企业在文秘档案管理方面的行为，确保对文秘档案的收集、利用、转移、保管、销毁等环节严格按照规定执行，保证档案的完整性、可靠性和保密性，为企业经营管理和决策提供基础资料和信息服务；2、明确文秘档案的归档范围、归档程序、资料保管期限和销毁程序，激励职工发挥自身专长和职责所在，承担档案分类和整理工作，降低档案管理的工作成本；3、为进一步推动企业知识管理和保护知识产权提供制度支持。
二、适用范围：本制度适用于公司全体员工，所有业务、管理、内部监督部门及技术人员，适用于该公司所有部门保管的纸质文秘档案和电子文秘档案。
三、档案的定义：文秘档案是指公司行政、经济、生产、技术、人事、财务、审计等方面的文件、文书、资料、印刷品、磁介质等各种形式的记录和信息，在企业的工作和决策过程中具有参考和决策价值的记录和信息。
四、档案的分类：文秘档案可以分为纸质档案和电子档案两种。
五、档案的保密性：1、文秘档案必须要严格保密，员工应该加强安全意识，保证自己所保管的文秘档案不会被外泄；2、凡是涉及到公司商业机密、技术秘密和个人隐私的文秘档案，必须进行级别定密，严格限制范围；3、凡是涉及到外部单位隐私的文秘档案，必须进行信息保护，严格掌握权限；4、文秘档案采取不同级别的保存措施，确保安全。
六、档案的收集：1、对于重要的文秘档案，应该逐级上报并经过批准后方能收集储存；2、对于企业各部门产生的文秘档案，各部门的负责人应当分类储存，并制定档案收集计划，并向公司归档中心进行申请。
七、档案的整理：1、各部门应当会同公司归档中心对其所属的文秘档案进行分类，分级整理；2、对于纸质档案，应当按照日期、文件名称、编号、部门等进行分类，制定档案编号；3、对于电子档案，应当能够进行搜索和分类，制定档案目录。
八、档案的储存：1、各部门应当制定涉及到机要、保密文秘档案的安全储存措施，确保机要、保密文秘档案不受非法侵入和泄密。
办公室文秘档案管理制度
第一章总则第一条为加强办公室文秘档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据国家档案管理的有关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有文秘档案的管理工作，包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。
第三条文秘档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、安全性、连续性和规范性的原则。
第四条文秘档案管理工作由办公室负责，各部门应积极配合，共同做好档案管理工作。
第二章档案收集与整理第五条文秘档案的收集范围：（一）上级机关、下级单位、同级单位及外单位来文、来电、来访等材料；（二）我单位制发的文件、报告、请示、总结、计划、会议记录等文书材料；（三）科研、生产、经营、管理等活动中形成的各类技术档案；（四）声像、电子等档案材料；（五）其他需要归档的材料。
第六条文秘档案的收集要求：（一）档案收集要及时、全面，确保档案的完整性；（二）档案收集要真实、准确，不得伪造、篡改、销毁档案；（三）档案收集要按照档案分类标准进行，便于管理和利用。
第七条文秘档案的整理要求：（一）档案整理要按照档案分类标准进行，实行分类、编号、登记、编目等规范化管理；（二）档案整理要确保档案的准确性、完整性和连续性；（三）档案整理要按照档案保护要求，妥善保管档案。
第三章档案保管与维护第八条文秘档案的保管要求：（一）档案保管要实行专库、专柜、专人负责制度；（二）档案库房要符合国家档案保护标准，保持适宜的温度、湿度、通风等条件；（三）档案柜要定期检查，确保档案安全；（四）档案借阅要实行登记制度，严格借阅手续。
第九条文秘档案的维护要求：（一）档案维护要定期进行，包括除尘、消毒、防虫、防霉等；（二）档案维护要确保档案的完好无损，延长档案使用寿命；（三）档案维护要记录维护情况，便于追溯。
第四章档案利用与销毁第十条文秘档案的利用要求：（一）档案利用要遵守国家档案法律法规，确保档案安全；（二）档案利用要实行登记制度，记录利用情况；（三）档案利用要按照档案保密规定，保护档案秘密。
公司文秘档案管理制度范文(三篇)
公司文秘档案管理制度范文一、总则文秘档案是公司经营管理的基础，是公司各项业务活动的重要支撑，为了规范公司文秘档案的管理并确保档案的安全、完整和可追溯，特制定本《公司文秘档案管理制度》。
二、管理目标本制度的管理目标是建立科学、规范、高效的公司文秘档案管理体系，确保文秘档案的真实性、准确性和完整性，提高公司各项业务活动的效率和质量，促进公司的可持续发展。
三、档案责任人1. 公司设立档案专员，负责全面协调和管理公司文秘档案工作。
2. 档案专员应具备相关档案管理专业知识和能力，具备较高的责任心和维护公司利益的意识。
四、档案管理流程1. 文秘档案的收集（1）公司各部门应按照相应要求将产生的文秘档案及时、完整地提交给档案专员。
（2）档案专员应确保档案材料的真实性、完整性和准确性，并按照规定的存档要求进行分类整理。
2. 文秘档案的归档（1）档案专员应按照档案著录规则对档案材料进行编号和整理，将其归入相应部门或项目的档案库中。
（2）档案专员应将档案材料进行密封和标记，确保档案的安全性和机密性。
3. 文秘档案的保存（1）档案专员应按照档案保存期限的规定，将档案材料转移到相应的归档库中进行长期保存。
（2）档案专员应确保档案库的环境干燥、通风、卫生，并对档案进行定期检查和保养，确保档案的保存完好。
4. 文秘档案的调阅（1）档案专员应按照公司领导的要求和授权，及时调阅档案材料，并提供必要的辅助材料和解释说明。
（2）档案专员应确保档案的调阅过程记录详细，保密性和安全性，确保调阅信息的正确性和及时性。
五、档案销毁与移交1. 档案销毁（1）公司档案到期后，档案专员应按照国家和行业的相关规定进行销毁。
（2）档案专员应按照销毁程序进行操作，确保档案的彻底销毁，并制作销毁证明，加盖公司印章，保留备查。
2. 档案移交（1）档案专员应按照公司领导的要求和授权，将特定的档案移交给相关部门或人员。
（2）档案专员应制作移交清单和移交记录，确保档案的移交过程规范、准确和可追溯。
办公文秘档案管理基本知识
办公文秘档案管理基本知识办公文秘档案管理基本知识档案管理是指有序地收集、整理、保存及利用文书档案的一系列工作，是企业办公工作中不可或缺的一部分。
办公文秘档案管理是指在办公过程中产生的各种文书档案的管理，包括文件管理、资料管理、文献管理等。
一、档案的基本分类档案的基本分类主要有三种，分别是根据文种分类、根据机构分类和根据内容分类。
1. 根据文种分类按照文种分类，档案可以分为文件档案、资料档案、文献档案和电子档案等几种。
a. 文件档案：一般指各种办公文件、函件、电报、传真等。
这些文件是办公过程中记录重要事项、意见、决策的书面文件。
b. 资料档案：主要包括档案材料、印刷品、手稿、旧物、图片、音像资料、样品、宣传品等。
这些资料在企业日常的生产经营中产生，是企业信息化管理的重要组成部分。
c. 文献档案：指外来信息的书面记录，主要是企业日常收集的各种报刊、期刊、图书等。
这些文献资料对企业各种决策有一定的指导和帮助作用。
d. 电子档案：随着信息化的发展，越来越多的信息被以电子方式记录。
电子档案是指使用电子媒介保存的各种电子文件、电子资料和电子图像等。
2. 根据机构分类按照机构分类，档案可以分为企业档案、政府档案、社会团体档案等。
a. 企业档案：是企业经营活动所产生的各种信息和管理文件的档案资料。
通过对企业档案进行分类和整理，能够为企业未来的决策和规划提供数据支撑。
b. 政府档案：是政府组织或部门产生或者接收的各种文件和资料。
这些政府档案通常包含政策、法规、规章、办证证书等资料，对于了解政府的政策、发展规划等信息，有着重要的作用。
c. 社会团体档案：是各种非政府组织和机构的档案，涵盖了各种社会团体和组织的信息档案。
这些档案对于了解和研究各种社会团体的历史及发展轨迹，有着不可替代的作用。
3. 根据内容分类按照内容分类，档案可以分为人事档案、财务档案、事项档案等。
a. 人事档案：是对一个企业员工的基本情况、工作经历、学历、岗位职责等方面的记录和管理。
机关文书档案管理制度(5篇)
机关文书档案管理制度1、立卷归档(1)立卷范围。
上级机关发来的、本机关形成的、非隶属机关抄送的以及下级机关上报的需立卷归档的文件、材料;执法文书中需立卷归档的资料。
(2)立卷方法。
文秘人员在收集齐文件、资料的基础上，对所需立卷归档的资料进行分类、拟写标题、确定保存期限，交专门档案业务人员签订后，填写卷内目录，进行整理装订。
所立成的案卷要材料齐全、完整、准确、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固。
2、登记保管(1)登记。
将整理好的案卷按照永久、长期、短期三种保管期分别编号、抄写案卷目录，然后入橱上架。
(2)保管。
案卷一经归档，要严格保管，确保万无一失。
档案室门窗要保持坚固，关闭上锁要及时;拒绝无关人员进入档案室。
保持室内清洁卫生，做到防鼠、防盗、防尘、防虫、防潮等;档案室内橱(柜)排列整齐，布局合理，案卷排列科学，便于查找。
3、提供利用(1)档案查阅。
凡到本室查阅档案的，均由档案管理人员负责，并按规定为利用者提供所需档案资料。
(2)注意事项。
本机关的同志查阅档案由管理人员随时提供;外来部门、单位的工作人员查阅档案经批准后，方可按规定提供。
4、办理移交档案在本室保存满____年后，向档案馆办理移交手续。
(1)签定。
所移交的案卷均须符合档案管理部门的要求，确保档案资料齐全、完整、准确。
(2)移交。
移交的档案要抄写案卷目录一式两份，保证移交手续齐全。
局机关自身档案每年整理一次，需存档的重大活动资料由各科室提供，局办公室负责汇总存档。
机关文书档案管理制度（2）是指机关依法规范和管理其产生的各类文书和档案的制度。
该制度的目的是保障机关文书和档案的合法性、完整性、真实性和有效性，提高机关信息管理水平、服务水平和效能。
机关文书档案管理制度一般包括以下内容：1. 机关文书的定义和分类：明确机关文书的概念、种类和分类，如公文、函件、报告、备忘录等。
2. 机关文书的起草、审批和签发：规定机关文书的起草程序、审批程序和签发程序，明确各个环节的责任和权限，确保文书的合法性和准确性。
机关文秘档案管理制度
一、总则为加强机关文秘档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在机关工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本机关各部门、各直属单位及内部机构（以下简称“各部门”）的文秘档案管理工作。
三、档案管理原则1. 集中统一管理原则：档案实行集中统一管理，各部门应按照档案管理要求，将档案收集、整理、归档、保管、利用等工作纳入本制度管理。
2. 分类管理原则：根据档案的来源、内容、形式、载体等特点，对档案进行科学分类，确保档案的有序管理。
3. 保密原则：对涉及国家秘密、工作秘密和个人隐私的档案，严格按照国家保密法律法规进行管理，确保档案安全。
4. 信息化管理原则：积极推进档案信息化建设，利用现代信息技术提高档案管理效率，实现档案资源的共享。
四、档案管理职责1. 机关档案管理部门（以下简称“档案管理部门”）负责制定本机关档案管理制度，组织实施档案管理工作，对各部门档案工作进行指导和监督。
2. 各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，负责组织实施本部门档案管理制度，确保档案的完整、准确、系统和安全。
3. 档案管理员负责具体实施档案收集、整理、归档、保管、利用等工作，对档案进行定期检查和维护。
4. 档案管理部门应定期对各部门档案工作进行监督检查，对存在的问题提出整改意见，确保档案管理制度的落实。
五、档案收集与整理1. 档案收集：各部门应按照档案收集范围，及时收集各类档案，确保档案的完整性。
2. 档案整理：档案整理应遵循档案分类、编目、编号等规范，确保档案的有序管理。
3. 档案归档：档案归档应按照档案归档范围和期限，将整理好的档案及时归档。
4. 档案鉴定：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，对无保存价值的档案予以销毁。
六、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门应按照档案保管要求，对档案进行分类、编目、上架、入库、出库等操作，确保档案的安全。
文秘档案管理规章制度范本
文秘档案管理规章制度范本第一章总则第一条为规范文秘档案的管理，保障机关和单位文秘工作的有序进行，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于所有机关和单位的文秘工作人员。
第三条文秘档案的管理，应遵循依法、规范、高效和保密的原则。
第四条机关和单位应设立专门的文秘档案管理部门，负责制定、实施和监督文秘档案管理的具体措施。
第五条文秘档案的管理应建立科学、完整的档案管理制度，确保档案的有效利用和长期保存。
第二章文秘档案的归档和整理第六条文秘档案应按照类别和重要性进行归档。
第七条归档前，应对文秘档案进行整理，清除冗余文档和无用信息。
第八条归档时，应按照一定的分类标准进行文件夹的安排，并在文件夹上注明文档的基本信息。
第九条归档后，应将文件夹放置于专门的档案柜中，并做好标注和登记工作。
第三章文秘档案的借阅和查询第十条文秘档案的借阅和查询应遵循审批制度，借阅人应填写借阅申请并经主管人员批准。
第十一条文秘档案的借阅期限一般为七个工作日，如需延长，应提前向部门申请。
第十二条在借阅文秘档案期间，借阅人应注意保护档案的完整性和安全性，禁止涂改或撕毁文件。
第十三条文秘档案的查询应由专门的工作人员负责，查询结果应及时反馈给申请人。
第四章文秘档案的转移和销毁第十四条文秘档案的转移应按照内部文件和规定，由管理部门统一安排和实施。
第十五条转移档案时，应制定详细的转移计划，包括档案的数量、种类、接收方和时间等，严格按照计划执行转移工作。
第十六条文秘档案的销毁应严格遵守相关法律法规的规定，确保档案的合法、安全和环保销毁。
第十七条销毁过程中，应有专人监督和记录销毁的档案数量，销毁后应及时制作销毁证明。
第五章文秘档案的安全保密第十八条文秘档案应设立专门的保密柜来存放，确保档案的安全。
第十九条保密柜的使用应严格按照权限管理，每次开启保密柜都应记录，并确保保密柜的密封性。
第二十条文秘档案的借阅和查阅应遵循保密审批制度，禁止将档案外借、泄露和篡改。
公司文秘档案管理制度
公司文秘档案管理制度一、概述公司文秘档案是公司的重要资料，管理工作的规范化对于公司的发展具有极为重要的意义。
为了保证文秘档案的保密性、完整性、可追溯性，规范文秘档案的管理，制定本公司文秘档案管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司的所有文秘档案管理工作，包括文秘档案的存放、查阅、借阅、销毁等。
三、管理机构公司设立文秘档案管理部门，具体负责公司文秘档案管理工作，并建立文秘档案管理制度。
四、档案分类文秘档案分为行政档案、财务档案、业务档案、会计档案等，具体分类由文秘档案管理部门审核决定。
五、档案管理1. 文秘档案的存放•文秘档案存放采用分级负责制，各部门成立相应的档案管理小组；•档案室采用密闭式管理，窗户、排气管等必须密封固定，以保证档案的安全性；•档案室内应设立温湿度、烟雾传感器等环境监测设备，对档案室内的环境进行实时监测。
2. 文秘档案的查阅与借阅•文秘档案管理部门负责对档案室的档案查阅和借阅进行统一管理；•档案室必须制定档案查阅和借阅的管理流程，严格监管借阅人员对档案的查阅和借阅；•借阅人员必须出示有效的证件，并在档案管理人员的监管下进行查阅和借阅。
3. 文秘档案的销毁•文秘档案的销毁必须严格按照销毁程序进行，销毁前应由专人出具销毁申请，经主管领导批准后方可进行销毁；•文秘档案销毁时必须密封、标识，并按规定存放于销毁库房，待定期销毁。
六、档案保管期限文秘档案管理部门负责制定各类档案的保管期限，应严格按照国家有关文件保管期限的规定执行。
七、档案管理制度的宣传和培训文秘档案管理部门应通过多种方式，如公司内刊、宣传栏、培训等，对公司档案管理制度进行宣传和普及，提高员工的档案管理意识和技能。
八、违反规定的处理对未经许可私自查阅、借阅、拷贝档案、未经批准销毁档案、对档案造假等违反本管理制度规定的行为，涉及员工应依照公司制度进行处理，情节严重者应依法追究其法律责任。
九、制度改进本制度的有效性需要不断地评估和改进。
机关文秘及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本机关文秘和档案管理工作，确保文秘和档案的完整、安全与有效利用，提高工作效率和服务质量，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本机关实际，制定本制度。
第二条本制度适用于本机关各部门、各单位及全体文秘和档案管理人员。
第三条文秘和档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：文秘和档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、安全和有效利用。
（二）依法管理原则：文秘和档案工作必须遵守国家法律法规，严格执行相关标准和规范。
（三）保密原则：文秘和档案工作必须严格保密，防止国家秘密和机关秘密泄露。
（四）服务原则：文秘和档案工作要为机关工作提供优质、高效的服务。
第二章文秘管理第四条文秘工作职责：（一）负责起草、审核、印发机关文件、报告、通知等文书材料；（二）负责机关内部文件的收发、登记、传递、归档工作；（三）负责机关会议的组织、记录和会议纪要的整理、印发；（四）负责机关印信的管理和使用；（五）负责机关文件的保密工作。
第五条文秘工作要求：（一）认真贯彻执行国家法律法规和上级机关的决策部署，确保文件内容准确、规范；（二）严格遵循公文处理程序，确保公文传递、办理及时、准确；（三）加强文件保密管理，防止国家秘密和机关秘密泄露；（四）提高公文处理效率，提高服务质量。
第三章档案管理第六条档案工作职责：（一）负责机关档案的收集、整理、归档、保管和利用工作；（二）负责档案的鉴定、销毁和统计工作；（三）负责档案信息化建设，提高档案管理现代化水平；（四）负责档案的保密工作。
第七条档案工作要求：（一）严格按照国家档案法律法规和标准规范，建立健全档案管理制度；（二）加强档案收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案的完整、准确、安全；（三）积极推进档案信息化建设，提高档案管理现代化水平；（四）加强档案保密管理，防止国家秘密和机关秘密泄露。
第四章档案人员管理第八条档案人员应具备以下条件：（一）热爱档案事业，具有良好的职业道德和敬业精神；（二）熟悉档案法律法规和业务知识，具备较强的档案管理能力；（三）具有较强的事业心和责任感，能够保守国家秘密和机关秘密。
文秘档案管理规章制度
文秘档案管理规章制度一、总则文秘档案管理是指对各类文秘档案资料进行的分类、整理、保存、利用和销毁工作。
旨在确保文秘档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率和信息资源利用率。
为了规范文秘档案管理工作，制定本规章制度。
二、档案管理职责1. 文秘档案管理部门是负责整个机构的文秘档案管理的主体，负责文件的收集、整理、归档和检索工作。
2. 各部门负责对其本部门的文秘档案进行整理和保存，并按时提供给文秘档案管理部门备案。
3. 全体员工都有文秘档案管理的责任，要妥善保管文秘档案，并按规定提供文秘档案借阅服务。
三、档案分类和整理1. 档案要按照文件的主体、性质、用途和来源等进行分类。
2. 文件要按照时间顺序进行整理，确保文件的连续性和可追溯性。
3. 不同文件要有明确的编号和标识，以便于查找和管理。
四、档案保存和利用1. 文秘档案要保存在指定的档案库中，保持干燥、通风和防潮，防火、防盗等措施要得到落实。
2. 档案要按照一定的时限进行归档，过期的档案要及时销毁。
3. 文秘档案要严格按照规定的程序和权限进行借阅，借阅者必须填写借阅申请，并保证档案的安全性和完整性。
五、档案销毁1. 档案销毁必须经过严格审核和批准，符合销毁条件的档案才能进行销毁。
2. 涉及机密信息的档案销毁必须采取特殊措施，确保信息的彻底销毁。
六、档案管理责任追究违反本规章制度的，应依据有关国家法律法规和规章制度进行追究责任，情节严重的将给予相应的纪律处分。
七、附则本规章制度自颁布之日起执行。
如有需要修改，应经相关部门审批并重新颁布。
八、常用术语解释1. 文秘档案：指各类文秘资料和文件的集合。
2. 档案管理部门：负责机构文秘档案管理的部门。
3. 归档：将文件按照一定的顺序放置在档案库中。
4. 销毁：将已经归档的档案进行销毁处理，以防止信息泄露。
5. 追究责任：对违反档案管理制度的人员进行相应的处理和追责。
以上为本机构文秘档案管理规章制度，各部门和员工必须严格遵守，不得有任何违反性行为。
文秘档案管理规章制度范文
文秘档案管理规章制度范文第一章总则第一条为加强文秘工作的规范化管理，提高档案管理的效率和质量，特制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于本单位所有的文秘工作人员和档案管理员。
第三条本规章制度的宗旨是：统一管理、规范操作、激励创新、保障安全。
第四条本规章制度的基本原则是：科学规划、便利使用、依法保护、综合管理。
第五条文秘档案是指文秘工作过程中所产生的各类文件、卷宗、电子文档以及其他相关资料。
第六条档案管理员是指负责文秘档案管理工作的相关人员。
第七条档案管理部门是指负责本单位文秘档案管理工作的部门。
第八条档案管理系统是指用于管理文秘档案的信息系统。
第九条本规章制度的具体实施办法由档案管理部门负责制定和修订，并向全体文秘工作人员和档案管理员进行宣传和培训。
第二章文秘档案的分级管理第一条文秘档案的分级管理是根据国家有关文件和本单位的规定对档案进行分类、分级，并制定相应的管理和保密措施。
第二条文秘档案分为绝密、机密、秘密、内部和一般五个级别。
其中，绝密级档案为最高级档案，一般档案为最低级档案。
第三条对于不同级别的文秘档案，应按照相应的安全标准进行密封、存放和使用。
第四条档案管理员在对档案进行管理时，应根据文秘档案的级别制定相应的管理规定，并向文秘工作人员和档案管理员进行培训。
第五条文秘档案的分级管理不得随意更改，必须经过相关部门的批准和备案。
第三章文秘档案的登记与归档第一条文秘档案的登记是指将新产生的文秘档案的相关信息录入到档案管理系统中，并进行编号和标记。
第二条文秘档案的登记信息包括：档案名称、档案编号、登记时间、产生单位、责任人、档案级别等。
第三条登记时，档案管理员应根据档案的级别和重要性进行分类，并进行相应的备注和归档处理。
第四条归档是指将已经完成的文秘档案按照一定的顺序、方法和标准进行存储和保管。
第五条归档时，档案管理员应将档案进行分类整理、编号标注，并制定相应的归档规定和流程。
第四章文秘档案的保管与借阅第一条文秘档案的保管是指对已经归档的文秘档案进行妥善的保存和管理，以保证其完整性和安全性。
办公室文秘的文件整理与归档技巧
办公室文秘的文件整理与归档技巧办公室文秘人员是一个组织中不可或缺的重要角色，他们负责处理和管理大量的文件和资料。
文件整理与归档是文秘工作的关键部分，它不仅涉及到工作效率和信息管理，还直接关系到整个组织的秩序和运营。
因此，掌握一些文件整理与归档技巧对于办公室文秘人员来说非常重要。
下面将介绍一些实用的文件整理与归档技巧，帮助办公室文秘人员提高工作效率和准确性。
一、建立清晰的归档系统建立一个清晰、易于理解的归档系统是文件整理与归档的首要任务。
这需要根据文件的性质和组织的需求来设计。
以下是一些常见的归档分类方法：1. 按主题分类：将相关主题的文件归档在一起，比如“会议记录”、“合同文件”、“人事资料”等。
2. 按时间分类：将文件按照时间顺序归档，以便于追溯和查找历史资料。
3. 按部门分类：根据不同部门的需求，将文件按照部门分类，方便各个部门快速访问和管理文件。
选择合适的分类方法可以提高文件整理与归档的效率和准确性。
二、标准化文件命名规范一个好的文件命名规范可以极大地提高文件的查找效率。
以下是一些文件命名的建议：1. 使用有意义的名称：尽量使用简明扼要、具有代表性的文件名，避免使用无意义的字母和数字，以方便他人理解文件内容。
2. 利用日期信息：在文件名中包含日期信息，可以帮助快速定位特定时间段的文件。
3. 使用统一的命名格式：确保所有文档的命名格式一致，这样可以方便文件的归类和查找。
4. 不使用特殊字符：避免在文件名中使用特殊字符，以免引起兼容性问题或导致文件无法打开。
三、制定文件归档流程制定文件归档流程是确保文件整理与归档工作按照规范进行的关键环节。
以下是一些建议：1. 设立归档负责人：指定一位专门负责文件归档的人员，确保他们具备专业的归档知识和技能。
2. 制定文件归档标准操作流程：确定文件的归档标准操作流程，包括文件的接收、整理、分类、命名、归档和备份等环节。
3. 建立文件归档档案室：按照文件分类和命名规范，建立一个专门的档案室或文件存储区，以保证文件的安全性和一致性。
公司文秘档案管理制度(2篇)
公司文秘档案管理制度1.目的作用公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。
为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
2.管理职责2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。
2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。
同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。
2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：3.归档资料的范围、内容3.1计划性文件资料包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。
3.2批示性文件材料包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。
3.3法规性文件包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部制定的各类规章制度。
____公司的重大决议包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。
3.5总结性文件包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。
3.6凭证性材料包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。
如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。
3.7汇报性材料包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等3.8劳资人事资料包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。
3.9调研性资料包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。
3.10声像制品资料包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。
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借阅时应在《借阅文件登记本》登记。
看是否有价值和保管期限。
填写《文件销毁处理申请单》并报主管领导批准。
严格按照保密制度对文档进行维护保管；
做好防潮措施并定期去除灰尘、除污、
消毒，更换防虫药物等工作。
《借阅文件登记本》
《文件处理申请单》
按照一定的原则进行分类登记，分类可按照如下顺序：
1、部门；
2、档案性质/类别；
3、保管期限；
4、档案保密性；
5、档案载体类别。
主要内容有：
1、检查立卷文件是否齐全完整，通过对照《收发文登记本》和《借阅文件登记本》，把所有的应归档文件收集齐全
2、检查案卷是否符合归档范围，把不符合要求的文件剔除
3、检查案卷是否保持了文件间的历史联系，对备卷夹内的文件进行检查，把不符合本卷特征的文件转入其他有关卷内的另立新卷
1.目的
为公司档案管理提供程序准则，确保挡案保管、贮存良好。
2.适用范围
适用于本公司所有档案的管理过程
3.流程、职责和关键控制点
流程职责关键ຫໍສະໝຸດ 制点相关文件/记录文秘
档案员
文秘
档案员
文秘
档案员
公司文秘档案人员应坚持平时随时收集文件进行归档，对于整理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件及时整理，对于企业的对外发文要留好底稿和正本。
《档案登记表》
《收发文登记工本》
《借阅文件登记本》
流程
职责
关键控制点
相关文件/记录
文秘
档案员
员工
文秘
档案员
文秘
档案员
文秘
档案员
4、检查卷内文件保存价值是否统一。三种保存期，永久、长期、短期应尽量统一。
检查文件排列是否科学、合理。应按一定的规律排列卷内文件，一般是：重要文件在前，次要文件在后；政策性文件在前，业务性文件在后；综合性文件在前，专题性文件在后；正文在前，附件在后；存本在前，定稿在后；结论性文件在前，综合性文件在后。