内部控制系统的关键控制点

内部控制系统的关键控制点为了防止资产流失，一个公司可采取的控制措施有很多，下面所列的是在大多数公司里最常采用的一些措施。

在资产流失机率比较大的情况下，也可以在这些措施的基础上增加一些其他的相关措施，反之亦然。

这些控制措施包括下列几方面内容。

(1）现金通常现金交易被认为是最需要进行控制的环节。

因此，有关现金控制在有些企业甚至显得有些过度。

尽管下面介绍了许多的现金控制措施，但我们在实际执行的时候，应充分考虑成本与收益的关系，将多种措施综合起来使用，效果会更好。

◎将登记入账的支票号码与实际的支票号码核对。

电脑打印出的支票清单应与实际使用的支票完全一致。

如果不一致，就说明可能有人私自娜用支票。

在采用激光打印支票的情况下，这种违法行为更容易发生。

因为采用激光打印，发票是分别存放的，这比使用连续编号的支票簿更容易被偷盗。

◎对小额现金进行现场盘点。

使用各种收据或借条来抵库，是小额现金常见的舞弊方式。

因此，不定期进行审计，盘点现金余额，就可能发现这些舞弊行为。

◎支票簿的控制。

支票簿不应和纸笔一起放在柜子里，因为任何人都有可能从支票簿里偷走一张支票，使用伪造的签章就可以将公司的资金支走。

因此，支票簿应该放在保险柜里，未经授权任何人不得接近动用。

公章的控制。

如果任何人都有机会接触到公章，那么不仅公司的支票可能被冒支，偷盗者还有可能利用公章以公司的名义签订各种合同。

因此，公司的公章也应保存在公司的保险柜里。

◎公司邮政收发部门应建立一套收发记录清单。

如果收到客户的支票后，在登记银行存款日记账之前，会计部门成员有可能会接触到这些支票。

邮政收发部门单独建立一套收发日记账，以备日后和会计部门的存款日记账相核对。

◎支票应每天送存银行。

如果将支票放在手边而不送存银行，就会增加舞弊的可能性。

有人可能将支票兑现存人自己的个人账户。

因此，支票应该于当天送存银行。

◎将现金收入转到保险拒里。

如果客户支付的现金或支票不直接到达公司，那么也就不存在滥用现金的问题，相关的控制措施也就不需要了。

因此，公司可以在银行设置一个钱柜，要求客户将支付的款项直接存放到这个钱柜里。

◎填写的支票不留空白。

如果填写支票时，支票的金额这一行留有太多的空白，伪造者就有可能插人一些数字或文字，使得最终支付的金额大于原先填写的金额。

如果利用相关软件在填开支票的时候将空白处打印上划线或字母，就可以避免这种损失的发生。

◎用墨水笔开具现金收据。

小额的现金收据有可能被涂改，使得涂改后的金额大于实际发生的金额，而涂改者可以从中渔利。

为了避免这种情况，可以要求填写收据的时候必须使用墨水笔。

◎限制零用现金的数量。

如果日常的零用现金数额很少，则就不会有人去注意，也不值得偷盗。

而如果日常的零用现金数额很大，则就应该注意。

最好的方法是用卡代替现金。

◎作废的支票应粉碎。

由于作废的支票可以被恢复并用以支取现金，所以，为了防止此类事情的发生，应该在作废的支票上盖上“作废”字样的印章，并将其粉碎使之不能再用。

◎编制银行存款余额调节表。

在一个公司里，这是最重要的一项控制措施，因为它反映了所有的现金流人及流出情况。

银行的现金支票清单应该与企业内部记录仔细核对，以确保双方的记录都没有被改动。

同时，还需要将银行对账单与企业的银行日记账进行核对，以发现两者是否有不符之处，以及不符之处是否是因为有人私自提取企业的银行存款或支取支票造成的。

此外，有关人员还应核对公司所有的银行存款账户，以确定是否存在支票方面的舞弊。

而且，编制银行存款余额调节表的人员应该与掌管应收账款、应付账款及现金和银行存款的人员分离，以避免相关人员通过涂改银行存款余额调节表来掩盖其不法行为。

最后，如果能通过网络查看银行的在线记录，就可以每天编制银行存款余额调节表，这样就能够更加及时地发现并纠正舞弊。

◎审查没有兑现的支票。

如果开出的支票没有人来兑现，则很有可能是负责应付账款的部门出了差错，将支票寄给了根本不存在的供应商。

有关人员应采取措施联系这些供应商，以确认是否存在问题。

◎及时更新签字。

一个公司在开户银行里往往留有签发支票的人员的签字。

如果这些人员中有人因某些原因离开了公司，那他（或她）仍有权签发支票。

为了避免出现这种问题，只要有权签发支票的人员一离开公司，就应及时更新预留银行的签字。

◎将收入的支票加盖“送存x xx 账户”的印章。

对于有机会接触到客户交付的支票以及给客户邮寄支票的员工，很有可能将这些支票私自变现。

如果将这些支票的背面盖上“送存只只x 账户”的印章，则将其私自变现的困难就增大了。

(2）投资有些人往往利用机会将公司的投资转移到他们容易窃取的范围内，或者进行不适当的投资，导致公司承受亏损的风险。

下面的控制措施就可以防范和避免这类风险。

◎加强对投资的限制。

当一个公司有多余的资金需要进行投资时，应该制定相关的政策，把特定的投资类别的投资额限制在一定的水平上。

例如，可以规定只有当公司的银行存款超过100000 美元的时候，余额才能进行投资。

又如，如果公司董事会认为投资于垃圾股风险太大，就可以禁止对这类股票的投资。

这些政策可以写进控制投资的有关程序里，投资活动一旦超过了预置的投资参数，系统就会自动纠正。

◎资金在账户间的转移需经过授权。

如果有人试图将公司银行账户上的资金转移到非公司账户上去，则必须有相关的授权审批。

公司可以与银行签署相关的协议，加强对授权审批的控制。

同时，对于资金在公司账户间的转移也应加强控制，因为有人可能利用控制系统中的一些漏洞来进行舞弊。

例如，如果公司的开户银行事先并未被告知资金不能转账，舞弊者就可能预先开设一个公司账户，再将资金全部转移到该账户里去。

(3）应收账款为了有效防止公司的员工随意篡改客户的应收账款记录，进行私吞客户付款的不法行为，对应收账款进行控制是必需的。

最常用的控制措施如下所示。

◎将收到的支票与应收账款催收单比较。

由于掌管应收账款账户的员工负有催收账款和收取账款的双重职责，他（或她）就很有可能将收到的账款存人私人账户，然后为了掩盖自己的舞弊行为，而继续向客户催收新的账款以弥补已收回的上期欠款。

如果经常不定期地将支票清单与资金账户相核对，就会及时发现这种舞弊的存在。

◎确认应收账款余额。

有的员工往往会将从客户那里收到的款项存人其他账户，以掩盖其盗取公司现金的不法行为。

定期向客户寄送对账单，以确认客户的付款金额，就可以发现这种舞弊行为。

◎建立注销坏账审批制度。

经理应该负责审批应收账款坏账的注销。

否则有的员工很有可能将收到的客户款项变现，存人自己的私人账户，然后将该客户的应收账款作为坏账注销。

如果将款项的收取与催收两项职责分开，就可以使这方面的控制得以加强。

在这样的制度下，即使要进行舞弊的话，也需要两个人合伙串通。

◎建立信用审批制度。

负责应收账款的员工可能为了获取客户的回扣而授予其赊销信用。

如果对所有的赊销都建立审批制度，并且定期检查客户被授权的赊销信用额度，就可以防止这种情况的发生。

为了简化应收账款的管理，也可以授予会计人员一定的权限，用以批准小额的赊销信用。

但也应对其定期进行检查，以防止个别客户的大量小额赊销，累积起来形成巨额欠款。

(4）存货一个公司的存货可能数量庞大，管理起来比较复杂。

为了提高管理的准确性，就需要各种控制措施。

因此，如果采用下面提到的各种控制措施，就可以使公司的存货管理与记录更加精确可靠。

◎盘点存货。

如果一个公司从来不对存货进行盘点，那么随着时间的推移和误差的积累，账实不符的情况就会越来越严重。

为了防止这种问题的发生，公司可以定期对全部存货进行盘点，也可以每天抽取一小部分存货进行盘点。

不管采用哪种方法，盘点对于查找误差的原因以及及时纠错都非常重要。

◎控制接触原材料和存货原始记录的机会。

对于原材料和存货的原始凭证和记录，为了保证其安全，应只允许少数几个经过良好训练的员工接触。

这样做可以使这些原始记录被有意或无意的改动的机会大大降低。

在执行这项安全控制的时候，应使用密码，任何能够接触到这些原始记录的人员都会获得一个密码，这样，一旦有舞弊行为发生，就可以获取相关证据。

◎保持原材料记录的准确性至少在98％以上。

原材料经过生产的各道工序加工，最终形成产成品。

产成品成本是按照成本项目反映的，因此，原材料采购成本的原始记录对于确定存货的价值非常重要。

所以，应定期将这些记录与产品的实际成本构成要素相比较，以确定它们的准确性。

◎对原材料的挑选及领用进行审批。

对从仓库领用的用于生产的直接材料，应遵照管理当局事先制定的挑选比例。

如果超过了这一比例，需要额外领用原材料，生产部门就应向仓库保管部门提出申请，并将领用的原材料记录在案。

如果生产结束后还有剩余的原材料，就应将其退还仓库，并且也随时进行登记。

由于任何超额领用或退库都有可能是记录存在差错所致，所以财务总监可以通过以上措施，判断用以制定原材料挑选比例的原始采购记录是否存在差错。

◎建立废品和返修品的记录。

在生产过程中产生的废品或返修品，可能导致大量的原材料和相关的人工费用的损失。

由于这些废品和返修品可能发生在生产过程的任何一个环节，因此，要对其进行控制比较困难。

但无论如何，应加强对负责相关记录的生产工人的培训，以保证存货记录的准确性。

◎对非指定人员领用存货进行限制。

如果对存货的领用人员不加限制，那么公司的仓库就会像一个没有标价的商店，任何人都可以拿走想要拿的东西。

当然这并不意味着员工拿走这些存货用以私用，而是强调了这种状况会导致超额领用产品用料，使生产产生混乱。

而且这样也会给采购人员的工作增加困难，因为他们不得不经常进行检查，看哪些材料还有存货，哪些材料需立即采购。

因此，关于这方面的控制应该是将存货封存保管好，并对存货的领用人员的资格进行严格限制。

◎将客户的存货分开存放。

如果公司接受委托为顾客加工产品，那么很容易将客户提供的原材料与公司自有的存货混淆在一起，导致存货价值虚增。

虽然根据与客户签订的合同可以将这些存货区别开来，但如果将这些存货在实物上分开放置，将更有利于存货的分辨与控制。

(5）预付员工的款项有的员工可能会要求预支下一个月的工资或出差之前预支差旅费。

在这两种情况下，都会可能因预付款项收不回而发生摄失。

下面的控制措施对预付款项的收回可以起重要作用。

◎经常审查预付在外的款项。

一旦员工有预付款项，就应对这些预付欲进行经常性审查，并调查其还款情况。

因为发生预付款项的员工一般财务状况不是很好，因此，应建立适时检查制度，以确保预付款的及时归还。

最简单的控制措施就是，公司可以将预付款从员工的下月工资里扣除。

这样就可以大大减少追收预付款的工作量。

◎建立预付款的审批制度。

当有员工要求预付款项时，不管是预付工资还是预付差旅费，都应有其直属上司的签字批准。

因为预付款从本质上讲，也相当于小额的短期借款，这就需要管理层的批准。