商务书面沟通概述
第1章 商务沟通概论《商务沟通》PPT课件
环境
沟通发生的地方。环境是对沟通产生重要影响的因素之一
噪声
任何影响、干扰沟通的背景因素。
沟通的环境有哪些？
飞机的轰鸣声汽车马达声喧哗的人声脏乱的地板昏暗的灯光个人的偏见……
第1章 商务沟通概述
明确沟通目的尊重别人的意见和观点考虑沟通对象的差异充分利用反馈机制认真倾听注意非语言信息的传递注意时间和地点选择恰当的语言控制沟通情绪和节奏
请看这幅图
（2）单向 沟通
问题：在你服务客户的时候，客户喊你拿餐巾纸，你没听见，因此客户第二次要你拿。而且客户此时不高兴，大声质问你是否故意装着听不见？这时你最希望怎么解决问题？
首先，向客户道歉；其次，询问客户还有什么需要（在已经拿了餐巾纸后）；最后，再次表示歉意，请客户谅解你的欠缺。最后，客户说没事没事，谢谢啦。
信息过滤漏斗
董事长100%总经理63%经理56%40%30%
把信息当权力
把信息当危机
正确的
清楚的
利于形象的
完整的
节省时间的
今年市场情况比去年好多了
看箭头
请您明天中午准时赴约
给英雄的父亲颁奖
视图是最节省时间的
万能用语
第1章 商务沟通概述 1.7 商务沟通的原则
礼貌的
1.8 沟通者应具备的素质
1.8.1 一般素养：（1）外在素质：衣着、妆扮、发饰、姿势等（2）内在素质：1）深厚的文化底蕴2）专业知识和技能3）创造性思维。4）个人品质：自律自重，自尊自爱，有责任感、宽容心等。
1. 8.2 “五三”技能：1.五种工作能力：（1）使用资源能力。（2）人际交往能力。（3）处理信息能力。（4）运用系统能力。（5）解决问题能力。2.三种个人技能和素质：文字表达能力；口头表达能力；个人品质
第六章 常见的沟通方式
第六章常见的沟通方式第一节书面沟通书面沟通是以文字为媒介的信息传递，形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等（口头沟通是以口语为媒体的信息传递，形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等）书面沟通是一种比较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通成本也比较低。
一、书面沟通概述书面沟通是以文字为媒介的信息传递，形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等(口头沟通是以口语为媒体的信息传递，形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等)书面沟通是一种比较经济的沟通方式，沟通的时间一般不长，沟通成本也比较低。
这种沟通方式一般不受场地的限制，因此被我们广泛采用。
这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用。
在计算机信息系统普及应用的今天，我们很少采用纸质的方式进行沟通。
二、书面沟通的优点书面沟通本质上讲是间接的，这使得其有许多优点：可以正式的或非正式的，可长可短。
可以使写作人能够从容地表达自己的意思。
词语可以经过仔细推敲，而且还可以不断修改，直到满意表达出个人风格。
书面材料是准确而可信的证据。
所谓“白纸黑字”。
书面文本可以复制，同时发送给许多人，传达相同的信息。
在群体内部经常受限于约定俗成的规则。
书面材料传达信息的准确性高。
三、书面沟通适用情形（1）简单问题小范围沟通时（如3～5个人沟通一下产出物最终的评审结论等）；（2）需要大家先思考、斟酌，短时间不需要或很难有结果时（如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等）；（3）传达非重要信息时（如分发周项目状态报告等）；（4）澄清一些谣传信息，而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。
四、书面沟通应遵循的原则1.思维清晰思维能力是各种沟通技能的基础，也是书面沟通能力强弱的衡量标准。
优秀管理者的特征之一就是思路清晰、思维敏捷。
尤其对于管理层而言，只有在思维清晰的前提下，才能实现有效沟通。
2.写作目的明确从撰写者的角度来看，书面沟通的主要目的包括提出问题、分析问题、给出定义、提供解释、说明情况和说服他人，因而撰写者必须明确自己如何展开文件内容，需要传递什么信息，将信息传递给谁以及希望获得怎样的结果。
请简述书面沟通的概念
请简述书面沟通的概念书面沟通是指通过书写文字来传递信息、交流思想和表达意见的一种沟通方式。
它是人类社会发展过程中产生的一种重要的交流方式，具有传递信息快捷、记录信息方便、传播范围广泛等优点。
在现代社会中，书面沟通已经成为人们日常生活和工作中不可或缺的一部分，无论是个人还是组织机构都需要进行书面沟通。
一、书面沟通的类型1.商务信函：商务信函是指企业、机构和个人之间进行商业活动时所使用的书面文本。
商务信函可以分为内部信函和外部信函两种。
2.公文：公文是指政府机关或企事业单位内部处理事务时所使用的正式文件。
公文具有严谨性、规范性和权威性等特点。
3.报告：报告是指对某一问题或事件进行全面分析研究后所撰写的详细说明文本。
报告可以分为学术研究报告、企业年度报告和工作总结报告等。
4.简历：简历是求职者向用人单位提供自己基本情况和工作经验等相关信息的一种书面材料。
简历是求职者与用人单位进行初步沟通的重要工具。
二、书面沟通的优点1.传递信息快捷：书面沟通可以通过邮寄、电子邮件等方式将信息快速传递到对方手中，避免了时间和空间上的限制。
2.记录信息方便：书面沟通可以将信息记录下来，方便查阅和复查，避免了口头交流时容易出现的遗漏和误解。
3.传播范围广泛：书面沟通可以通过印刷、复印等方式进行批量生产和分发，使得信息能够更广泛地传播和共享。
4.准确性高：书面沟通可以经过反复修改和校对，保证信息的准确性和规范性。
三、书面沟通的注意事项1.语言要规范：书面文本应该使用规范的语言表达，避免使用口语化或俚语化的语言。
2.格式要规范：不同类型的书面文本有不同的格式要求，应该按照格式要求进行排版。
3.内容要准确：书面文本应该表达准确、明确的内容，不应该出现歧义或误导。
4.态度要诚恳：在书面文本中表达的态度应该真诚、诚恳，避免使用过于生硬或傲慢的语言。
四、书面沟通的实践应用1.商务信函：商务信函是企业之间进行合作和交流必不可少的工具，可以通过邮寄或电子邮件等方式进行传递。
商务沟通函格式-概述说明以及解释
商务沟通函格式-概述说明以及解释1.引言1.1 概述在商务领域，有效的沟通是至关重要的。
商务沟通函是商业活动中常用的书面沟通方式，它能够传递信息、表达意见、协调合作、解决问题等。
因此，商务沟通函的格式设计具有重要意义，它不仅能够让信息更加清晰、准确地传达给对方，还能够体现出发送方的专业素养和商务文书的规范性。
一个合适的商务沟通函格式应该包括标题格式、日期和地址格式、收件人称呼格式等方面的要点。
同时，在内容排版上应该注意简明扼要、分段落和使用符号和编号等排版要求。
此外，在语言表达方面需要注意礼貌用语的使用、专业术语的准确性以及避免歧义的出现。
通过本文的介绍和讨论，读者将深入了解商务沟通函的格式要求和语言表达技巧，有助于提高商务函件的质量和效果。
商务沟通函的重要性不言而喻，它能够促进商业合作的顺利开展，提升商务活动的效率和质量。
在未来的发展中，商务沟通函将继续发挥重要作用，成为商业交流和合作中不可或缺的工具。
1.2 文章结构本文分为引言、正文和结论三个主要部分。
- 引言部分会对商务沟通函格式进行概述，介绍文章的结构和目的。
在这部分内容中，读者将了解到本文所要探讨的主题以及文章的整体框架。
- 正文部分包含了商务沟通函格式的要点和相关内容排版要求。
具体包括商务沟通函格式的标题、日期和地址格式、收件人称呼格式等内容，并对内容排版的要求进行详细说明。
此外，还会介绍一些语言表达技巧，如礼貌用语、专业术语的使用和避免歧义等。
- 结论部分将总结本文的要点，归纳商务沟通函的重要性，并展望未来发展趋势。
读者将通过这部分内容对本文的主要观点进行回顾和整理，并了解到商务沟通函在现代商务交流中的重要性和发展前景。
1.3 目的商务沟通函是现代商业文书中不可或缺的一部分，其主要目的在于有效传达信息、建立合作关系以及解决问题。
通过商务沟通函，我们可以确保信息准确、清晰地被接收和理解，有助于避免沟通误解和混淆。
同时，商务沟通函也可以彰显公司的专业形象，展示团队的专业素养和沟通技巧。
2.商务沟通概述
技能
Skill
你在工作中的 态度将决定着 你的业绩 。
知识是我们每一个人通过小 学、中学、大学等系统的教 育，掌握那些能够用嘴说出 来或者用笔写出来的内容。 如：MBA、项目管 理、……
一个人在工作 中能够表现出 来的习惯行为。
职业人士所需要的三个最基本的技能
沟通的技 能。
管理的技 能。
团队合作 的技能。
课堂讨论：
某县旅游局举行旅游景点推介会，试对该推介会 的沟通目标进行剖析
接收——某县旅游景点 理解——旅游景点的特点 接受——旅游景点值得游玩、引人入胜 反应（行动）——游客前去游玩观赏
沟通的类型：
按组织系统分 正式沟通——指通过组织明文规定的渠道进行信息传递和 交流。如：会议制度、文件上报等。 优点：有较强的约束力；沟通效果好 缺点：速度慢，按部就班，不易沟通感情 非正式沟通——在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交 流。如：私下交流、娱乐活动等 优点：信息量大；形式多样化 缺点：不规范，零散，随意性
商务沟通的内涵
沟通既是一种行为，也是一个过程。
行为——作为动词性的沟通，人与人之间交流、组织与人 之间的交流行为就是沟通。 过程——讲沟通理解为名词性的，交流的双方持续的过程 和状态，维持的一个时间段。
沟通是听说问结合的双向交流活动。 沟通要达成共识。
基本特征
1、商务沟通行为有明确的目的。（目的性） 2、商务沟通有语言商务沟通和非语言商务沟通之分。(形式） 3、商务沟通的内容是信息、思想和情感。 4、商务沟通中的个人行为主要是指自我沟通。 5、社会互动主要是指人与人之间或者群体之间的交流（范围） 。
商务沟通
商务沟通的含义： 商务：商业上的事务。 沟通：指人们分享信息、思想和情感的 任何过程。 商务沟通——在商业经济活动中，不同 个体、不同组织之间，相互传递思想、 信息、情感并最终达成共识的过程。
商务沟通概论
1、对于优秀的商务谈判者善于讲话最重要口才在交际中起着重要作用。
交际是成功的前提善于说话的人，可以充分用自己的语言交际能力来说服他人，使工作顺利进行，左右逢源2、由于相同背景，相同学历的人易于沟通，因此，一个单位只要招聘相同背景资历的人，就能提高工作效率。
这种说法是错误的，具有相同背景，相同学历的人沟通能力可能不同，他们不能将自己的观点明确恰当的表达出来，这样双方沟通也会有障碍，而且一个单位具有不同的部门、不同的职务，需要不同背景和学历的人，各种人才协同合作才能发挥出最大的效应，创造出最高的价值。
3、商务沟通中，听比说更重要，内容比形式更重要错误，在商务沟通中听和说同等重要，内容与形式也同等重要，关键是在不同的场合，侧重点不同，我们要把握好谈判的度。
4、无论是什么时候当非语言的意思与语言意思相矛盾的时候，我们更应该相信语言信息（错。
是非语言信息）非语言信息是习惯性的和无意识的，无意识性，更具可信性5、不在乎你说什么，只在乎你怎么说这种说法是错误的，双方沟通的内容和形式同等重要。
俗话说话不投机半句多。
良好的沟通内容让我们获得更多的信息。
如果沟通的客体投其所好，选择一个对方感兴趣的话题开始进行沟通，先让沟通的气氛活跃起来，再一步步阐述自己的观点，这样沟通双方比较愉快，也能获得更多的信息。
6、面谈的时候为了引出更多细节，应该采用封闭式提问（重点考的是什么是封闭式提问）。
封闭式提问——是指提出答案有唯一性，范围较小，有限制的问题，其特点是来访者可能的回答都包括在问题之中，易于回答，节省时间，但难以得到问句以外更多的信息材料，且具有较强的暗示性，不利于真实情况的获得。
对回答的内容有一定限制，提问时，给对方一个框架，让对方在可选的几个答案中进行选择。
开放式提问——是指提出比较概括、广泛、范围较大的问题，对回答的内容限制不严格，给对方以充分自由发挥的余地。
这样的提问比较宽松，不唐突，也常得体。
特点：常用于访谈的开头，可缩短双方心理、感情距离，7、根据信息接受者的心理特征，知识背景等状况，发送者要因此来调整自己的衣着服饰等，这指的是沟通要因人而异。
管理沟通第五章 书面沟通
课堂互动
1、请你用表格的方式制订出本学期的学 习方案。方案中要有目标、时间、内容、 要求、措施方法等。
2、你因某种原因不能按时上课〔上班〕， 请你向老师〔上级〕写一份请假条。
课堂互动
3、请指出下面会议通知中的错误，并加 以改正。
会议通知 各部门有关领导：
第二节 写作的根本过程
一、拟订提纲 1、确立目标 2、确定主题 3、分析读者 4、列出提纲
二、收集资料 〔一〕确定需要哪些资料 1、明确写作目的 2、了解读者对象 3、确定文书性质 〔二〕明确资料来源 1、书面媒体 2、非书面媒体 3、现代媒体
〔三〕资料收集的一般技巧 1、从身边的资料开始收集 2、尽量利用高科技手段 3、平时注重积累 4、保持适度的资料数量
四、编辑修改 〔一〕修改的范围和要求 1、校正文章主题 2、增删更换资料 3、调整结构 4、变换写作手法 5、推敲润色语言
〔二〕修改的技巧 1、修改前把写作材料搁置一些时候 2、不要太专注于所写的材料 3、修改内容，改进结构
第三节 企业常用文书的写作方法与技巧
一、工作规划 〔一〕特点 1、时间一般在三五年以上 2、范围大都是全局性工作或涉及面较广
3、结尾 结尾：可以指出努力方向、提出改进
意见。结尾要简短利索。 4、落款
落款：一般在正文右下方署名。
实践演练
请你写一份年度个人学习或工作总结。 1、字数在1000字左右 2、总结要有标题、正文和落款 3、正文要有取得的成绩、存在的问题及
今后的打算等。
第四节 求职信和个人履历的写作方法与 技巧
实践演练
请你通过各种渠道，收集有关“民营 企业成长模式〞方面的资料，要求每个 人收集的资料不得少于5篇。
第一章商务沟通概述
教学方法与考核形式
教学方法：
课堂讲授、案例研讨、模拟训练。
考核形式：
考勤10%、模拟训练30%、考试70%。
教材与参考书目：
教材： 王皓白：《商务沟通》，浙江大学出版社，2011。 主要参考资料： 徐宪光《商务沟通》双语版，外语教学与研究出版社，2001. 魏江、严进《管理沟通》（2），机械工业出版社，2010. 程艳霞主编：《管理沟通》，武汉理工大学出版社。 [美]查尔斯·E·贝克.管理沟通——理论与实践的交融.中国人民大学
第一章商务沟通概述
教学目的
沟通是经营管理和商务活动的基本手段， 是管理者的日常活动，也是企业内外联系的唯 一桥梁。通过对商务沟通的学习、研究和训练， 使同学们重视沟通在商务活动与管理中的地位 和作用，掌握商务沟通的过程、内容、方法、 原则要求和排除障碍的技巧；尤其是通过案例 分析和模拟训练，提高同学们倾听与交谈、阅 读与写作、演讲与谈判、接待与会议及非言语 沟通、现代电子沟通等实际沟通水平。
合的处理方法。请尽快回答，不要遗漏。
1.你的一位上司邀请你共进午餐。餐后 你回到办公室，发现你的另外一个上司 对此颇为好奇，此时你会：
A.告诉他详细情况 B.不透露持会议，又一位下属一直以不 相干的问题干扰会议，为此你：
A.要求所有的下属先别提出问题，直到你 把正题讲完。 B.纵容下属提问 C.告诉下属在预定的议程完成之前先别提 出问题
一、沟通的含义和特征 二、沟通的过程 三、沟通的要素 四、沟通的基本类型 五、有效沟通的原则
第一节 沟通的基本原理
一、沟通的含义和特征
沟通是指为了达到一定目的，将信息、思想和情 感在个人与群体间进行传递、理解与交流的过程。 它具有目的性、信息传递性和双向交流性的特点。
简述书面沟通的概念
书面沟通的概念1. 概念定义书面沟通是指通过书面形式进行的信息交流和传递的过程。
它是一种非口头的沟通方式，通过文字表达和交流思想、观点、意见、知识和信息。
书面沟通可以是正式的，如公文、合同、报告等；也可以是非正式的，如电子邮件、聊天记录、备忘录等。
2. 关键概念2.1 清晰明确书面沟通的关键概念之一是要求信息的表达清晰明确。
书面沟通的一大特点是缺乏非语言的辅助手段，如语音、面部表情、手势等，因此必须通过文字准确地传达自己的意思。
清晰明确的书面沟通可以避免误解和歧义，确保信息的准确传递。
2.2 逻辑严密逻辑严密是书面沟通的另一个关键概念。
在书面表达中，作者需要通过逻辑关系将各个观点、论据和结论连接起来，使读者能够清晰地理解作者的思路和推理过程。
逻辑严密的表达可以增强文章的说服力和可信度。
2.3 结构合理结构合理是指书面沟通需要有清晰的组织结构和层次关系。
一个结构合理的文档可以使读者更容易理清文章的脉络和内容组织，有助于提高读者的阅读体验。
常用的结构包括开头、中间和结尾，以及段落的分隔、标题的使用等。
2.4 语言准确语言准确是书面沟通的基本要求之一。
准确使用词汇和语法可以确保作者表达的准确性和专业性，让读者更容易理解作者的意思。
同时，避免使用模糊、含糊不清的词语和措辞可以减少误解和歧义。
2.5 专业性专业性是书面沟通的重要特点之一。
不同的专业领域有着各自的专业术语和规范，书面沟通需要符合相应的专业标准和要求。
在专业领域的书面沟通中，准确、清晰、严密和规范成为了更重要的要求。
3. 重要性书面沟通在日常生活和职场中都具有重要性。
3.1 提升沟通效率书面沟通可以提升沟通的效率。
与口头沟通相比，书面沟通可以避免时间和空间上的限制，可以随时随地进行交流。
同时，书面沟通可以记录下来，方便双方回顾和查找信息，减少遗漏和遗忘。
3.2 保留证据书面沟通可以留下明确的证据。
与口头沟通相比，书面沟通可以通过邮件、备忘录等形式留下明确的记录，便于后续查证和解决问题。
商务沟通实用范本
商务沟通实用范本尊敬的读者：在商务领域中，有效的沟通是实现合作与成功的关键。
本篇文章将为您提供一些商务沟通的实用范本，帮助您在各种商务场景下更加顺畅地与合作伙伴、客户以及同事沟通。
一、商务邀请函尊敬的先生/女士：我谨代表ABC公司邀请您参加我们将于XX日举办的商务交流活动。
此次活动将汇集业界精英，探讨行业最新发展趋势以及商业机遇。
活动细节如下：日期：XX年XX月XX日时间：上午X点至下午X点地点：XX会议中心，XX大厅主题：XXX参会人员：行业领导、专家以及各大企业首席执行官我们诚挚地邀请您出席此次活动，并与业界精英共同交流、分享经验。
您的出席对于本次活动的成功举办将极为重要。
请您确认是否出席，以便我们为您安排相关事项。
期待与您共度这个充满机遇的商务交流活动。
衷心感谢！XX公司二、商务感谢信尊敬的XXX：感谢您在上周接受我们的采访并对我们的产品进行报道。
通过您的报道，我们成功地在市场上获得了更多的曝光度和认知度。
我们非常感激您对我们公司产品的正面评价，既让我们对自己的努力感到骄傲，也为我们带来了更多的商机。
您的尊重和专业使我们深受鼓舞，并激励我们在未来的工作中更加努力。
我们希望能够与您建立更加紧密的合作关系，并帮助您在业界树立更高的声誉。
如果您有任何需求或者合作意向，我们随时恭候您的来信或来电。
再次感谢您的宝贵时间和支持！祝好！XXX公司三、商务提案尊敬的领导：根据我们最近的市场调研结果，我公司的一项新产品在目标市场中有着巨大的潜在需求。
我们希望能够推出这款产品，并获得公司进一步的支持与投资。
这项产品不仅填补了市场的空白，还具备了创新性和竞争优势。
根据我们的市场预测，这款产品有望为公司带来大量的增长潜力和利润。
我们已经制定了详细的商业计划，包括市场推广策略、销售目标、财务预测等。
同时，我们也建议成立一个专门的团队来负责产品的研发和市场推广工作。
我们真诚希望能够得到您的支持与投资，并在未来共同分享这个潜力巨大的市场。
商务沟通-沟通概述
3.按照一个沟通过程所涉及的人员是否属于一个组 织内部，可以分为内部沟通和外部沟通 内部沟通即同属于同一组织内部的人员之间的沟 通 外部沟通则是不属于同一组织的人员之间的沟通
4.按照沟通的正式性程度，可以分为正式沟通和非 正式沟通 正式沟通：在组织系统内部，以组织原则和组织 管理制度为依据，通过组织管理渠道进行信息传 递和交流。 非正式沟通：在正式渠道之外，通过非正式的沟 通渠道和网络进行信息交流，常用来传递和分享 组织正式活动之外的“非官方”信息。
在对沟通过程进行计划时，应该根据不同的情况选择最合适的表达 方式，特别是要根据沟通的需要创造出恰当的沟通气氛。
第三节
沟通形式与主要障碍
沟通的形式
1.按照沟通传递信息是否采取语言形式，可以分为 语言沟通和非语言沟通； 语言沟通是指以语词符号为载体实现的沟通，主要 包括口头信息沟通和书面信息沟通 非语言沟通包括：辅助语言，如说话速率；形体语 言，如说明性动作，眼神以及仪容仪表。
（2）牢记沟通的目的和动机是什么
（3）选择最佳时间和地点传递信息
（4）选择接受者容易理解、接受和记忆的语言，
既要清晰，又要容易被对方理解和接受
（5）留心观察信息接受者的反馈
话说大唐末年，正值兵荒马乱之时，物资奇缺。隆冬时节，有一 秀才去买柴。他对卖柴的人说：“荷薪者过来！”卖柴的人虽然听不 懂“荷薪者”（担柴的人）三个字，但是听得懂“过来”两个字，于 是把柴担到秀才前面。秀才开口便问：“其价如何？”卖柴的人听不 太懂这句话，但是听得懂“价”这个字，于是就告诉秀才价钱。秀才 接着说：“外实而内虚，烟多而焰少，请损之。（你的木材外表是干 的，里头却是湿的，燃烧起来，会浓烟多而火焰小，请减些价钱吧。 ）” 卖柴的人愣了半天，还是听不懂秀才的话，于是担着柴就走了。 寒风中等柴烧的秀才也是好不郁闷啊。 问题：1.为什么卖柴人听不懂秀才的话？ 2.听不懂秀才的话是卖柴人一人的问题么？ 【深思】 是不是一个高水平的沟通者，并不是看用的词有多华丽，说的话有 多文雅，而是看其能否准确快速地传达信息。管理者平时最好用简单 易懂的语言。而且对于说话的对象、时机要有所掌握，有时过分的修 饰反而达不到预期的目的。
商务沟通的知识点总结
商务沟通的知识点总结一、沟通的基本概念1. 什么是商务沟通？商务沟通是指在商业场景中进行信息交流和双方沟通的过程，其目的在于传递和获取相关信息，促进商业活动的顺利进行。
2. 商务沟通的重要性商务沟通是商业活动中不可或缺的部分，它可以帮助企业建立良好的合作关系、解决问题、加强团队协作和提高工作效率。
3. 商务沟通的特点商务沟通需要具备准确性、清晰性、有效性和职业性，以确保信息的准确传递和达成商业目标。
二、商务沟通的技巧1. 有效的倾听有效的倾听是商务沟通的关键，倾听对方的观点和建议可以帮助更好地理解对方的需求和意图，并作出合适的回应。
2. 清晰明了的表达清晰的表达可以帮助对方更好地理解你的意图和要求，避免信息误解和沟通障碍。
3. 沟通的积极性积极的沟通态度可以建立良好的合作关系，增强信任感和友好氛围。
4. 关注非言辞沟通除了语言沟通外，非言辞沟通（如姿态、表情、声调等）同样重要，因为这些也能传递出更多的信息。
5. 使用合适的沟通渠道根据不同的情况选择合适的沟通方式（如面对面沟通、电话沟通、邮件沟通等），以确保信息的准确传递和达成商务目标。
6. 善于提问提问可以帮助更好地了解对方的需求和意图，进一步促进商务合作和沟通。
7. 不断反馈反馈对方的观点和建议可以帮助了解对方的想法，促进进一步的沟通和合作。
同时，也可以提供自己的反馈，以促进信息的完整性和准确性。
三、商务沟通的常用场景1. 商务会议商务会议是企业内部和外部重要的沟通场景，通过会议可以传递信息、解决问题和制定商业计划。
2. 商务谈判商务谈判是双方就商业合作条件进行协商和讨论的过程，需要双方进行充分的沟通和信息交流，以达成双方满意的合作协议。
3. 商务函电商务函电是商业活动中常见的书面沟通方式，包括信函、邮件、备忘录等，需要用词准确、语气礼貌，并在内容上符合商业礼仪。
4. 商务演讲商务演讲是企业高层向内外部人士发表关于企业发展、战略规划等方面的重要演讲，需要演讲者具备良好的口才和表达能力，以确保信息的准确传达和受众的理解。
必备的书面沟通技巧_范文及概述说明
必备的书面沟通技巧范文及概述说明1. 引言1.1 概述在当今信息爆炸的时代，书面沟通技巧对于个人和职业发展都至关重要。
无论是写作邮件、商务报告还是学术论文，良好的书面表达能力能够帮助我们有效传达自己的意思，提高工作效率并赢得他人的认可。
本篇长文将深入探讨必备的书面沟通技巧，并提供一些范文示例作为参考。
此外，我们还将分享一些提升书面沟通能力的方法和实践建议，帮助读者进一步完善自己的写作技巧。
1.2 文章结构本文共分为五个部分。
首先是引言部分，介绍文章内容和结构。
接下来就是必备的书面沟通技巧部分，包括清晰明确的表达、组织逻辑性强的内容以及使用恰当的语言风格和措辞这三个方面。
然后是范文示例部分，展示了有效沟通的商务邮件范例、演讲稿中的书面表达要点示例以及学术论文写作技巧实例分析。
接着是提升书面沟通能力的方法和实践建议部分，涵盖了阅读提升语言表达能力、练习写作和接受他人反馈意见，以及塑造良好的专业形象并保持积极态度。
最后是结论部分，总结了必备的书面沟通技巧要点及其重要性，并强调了持续学习和提升的重要性。
1.3 目的本文旨在帮助读者了解和掌握书面沟通技巧，使其能够更加自信地进行有效的书面交流。
通过学习范文示例和实践建议，读者将能够提升自己的书面表达能力，从而在工作和生活中取得更大的成功。
无论是作为职场新人还是有一定经验的专业人士，都可以从本文中获得有价值的知识和实用技巧。
让我们开始探索必备的书面沟通技巧，并不断提高自己在写作方面的水平吧！2. 必备的书面沟通技巧：2.1 清晰明确的表达：在书面沟通中，清晰明确的表达是至关重要的。
我们需要确保文本内容能够传达我们想要表达的意思，并且能够被读者准确理解。
为了实现这一点，以下是一些必备的技巧：首先，使用简洁明了的句子。
避免过多冗长的修饰词和从句，让句子更加简洁有力。
其次，在写作时使用段落和标点符号来分隔不同观点或主题，以提高可读性和理解性。
最后，使用具体而明确的语言描述事物，避免模棱两可或含糊不清的表达。
第五章第一节：书面语言沟通概述
书面沟通还能较好地将非常复杂的材料 进行删改、提炼使信息接收者更容易理 解。
• （过程中，只阅读核 心词汇和段落。忽略细节、解释和重复内容的 一种阅读方法。
• 3、精读。顾名思义，就是仔细地阅读，要逐 字逐句阅读每一句话。精读的内容一般是阅读 者不了解而又非常重要的。
•
• 所以在商务活动中，与外部的各种契 约、合同和内部管理的各种材料大多采 取书面的形式。
• 有时，书面语可以配合口头表达使用， 以书面形式作为口头表达的参考可以减 少口误，提高表达的流畅性。
• 因此，比较正式的讲话、演讲通常先 准备好书面材料，之后背诵，或者朗读 或作为口头讲话的参考。
• （三）严谨性
书面文件的阅读基本技巧
（一）材料分类 可以将需要阅读的材料按照重要性的程度分
为三类： 第一类属于重要的资料，不去阅读，很多工作 就无法进行。 第二类属于有用的资料，例如，一些相关背景 资料信息，这些信息对于深入了解重要的资料 是有用的，但并不很着急，可以在有时间的时 候阅读。 第三类基本属于无用或无关的信息，这些信息 可能是误传给阅读者的，或者虽然有用但已经 为阅读者所掌握，这类资料可以弃之不读。
××公司××部经理先生： 这次请您了解××商品市场情况，承蒙您
在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜 感激。关于××商品价格，待我公司调整修 订以后再函告您。
希今后加强往来，并请给予大力支持！ 特此书面表达感谢之意！
此致 ×××敬上
××年×月×日
• （二）阅读
项目五-书面沟通技巧
项目五书面沟通技巧教学要求了解书面沟通的含义、特点和原则；掌握书面写作的基本流程；熟悉多种书面沟通的文种及写作方法。
教学重点书面写作的基本流程教学难点掌握多种书面沟通的文种及写作方法课时安排本章安排8课时。
教学内容模块一书面沟通概述一、书面沟通的含义书面沟通是指沟通双方利用书面文字作为主要表达方式，在人们之间进行信息传递和思想交流的工具。
在日常生活和工作中，书面沟通包括公务文书、启事、海报、商务信函、电子邮件等多个文种。
书面沟通往往可以弥补难以言传或多说无益的不足。
它是人际沟通中必不可少的方式。
二、书面沟通的特点严谨准确、便于保存、广泛传播、间接婉转、灵活方便。
三、书面沟通的优点与缺点1. 书面沟通的优点书面沟通准确而可信，有形有据，可重复使用，永久保存；书面沟通可以不断修改，直至满意表达；书面沟通更加正式，使沟通能更有组织、更审慎地传递信息；书面文本可以复制；弱化沟通者的消极情绪。
2. 书面沟通的缺点耗费较多的时间；不能即时反馈；要求沟通主体的文字表达能力强；书面沟通若写得太匆忙，可能会有悔之不及的事情发生，甚至造成难以挽回的失误或不良影响。
四、书面沟通的种类根据不同的分类标准，书面沟通可以划分为不同类型。
（1）按照沟通目的划分，书面沟通大致分为通知型书面沟通、说服型书面沟通、指导型书面沟通和记录型书面沟通。
（2）按照书面材料和沟通的用途划分，书面沟通可以分为通用公文、事务文书、专用文书、生活文书和涉外文书。
（3）按照沟通渠道的不同，书面沟通可以分为纸张沟通与电子沟通。
纸张沟通包括文件、报告、信函、启事、海报和备忘录等一般纸张沟通，还包括传真沟通。
电子沟通包括电子邮件沟通和电子会议系统沟通。
五、书面沟通的基本原则好的书面沟通文书都在遵循基本原则的基础上有特色风格。
书面沟通的基本原则可称为7个“C”1，即清楚（clarity）、简洁（conciseness）、具体（concreteness）、完整（completeness）、礼貌（courtesy）、体谅（consideration）、正确（correctness）。
商务谈判的沟通名词解释
商务谈判的沟通名词解释商务谈判是商业活动中不可或缺的一环，它代表了两个或多个商业实体之间达成协议或合作的过程。
而在商务谈判中，沟通是至关重要的。
本文将对商务谈判中常用的沟通名词进行解释，帮助读者更好地理解这些术语的含义。
1. 沟通在商务谈判中，沟通是指信息交换和理解的过程。
它包括了语言、文字、表情、姿势等各种形式的交流方式。
良好的沟通能够帮助谈判双方准确地传递自己的意愿和需求，缩小误解和分歧。
2. 口头沟通口头沟通是指通过口头语言进行交流。
在商务谈判中，双方通过讨论、提问、回答等方式，直接表达自己的观点和要求。
口头沟通要求清晰、简明、有逻辑，以确保对方能够正确理解并回应。
3. 书面沟通书面沟通是指通过书面文字进行交流。
在商务谈判中，书面沟通通常以邮件、合同、备忘录等形式存在。
与口头沟通相比，书面沟通能够提供更多的详细信息，并且可以作为证据来证明双方的协议和责任。
4. 非语言沟通非语言沟通是指通过肢体语言、表情、姿势等方式进行交流。
在商务谈判中，非语言沟通可以帮助双方更好地理解对方的意图和情感态度。
例如，微笑可以传递友好和合作的信息，而皱眉则可能表示不满或异议。
5. 聆听聆听是指注意和理解对方的说话内容和意图。
在商务谈判中，良好的聆听能力对于准确理解对方的需求和关注点至关重要。
聆听不仅包括听到对方说话，还要理解其含义，并适时给予回应。
6. 互动互动是指双方在商务谈判中相互作用的过程。
互动可以通过提问、回答、提供信息等方式进行。
这种互动在商务谈判中扮演着解决问题、调整策略和达成共识的重要角色。
7. 委婉委婉是指用较为委婉、圆滑的方式表达自己的意见或让步。
在商务谈判中，委婉的表达方式可以减少对方的抵触情绪，增加合作的可能性。
委婉的表达可以通过修饰语、礼貌用语等方式来实现。
8. 调解调解是指通过中立的第三方来帮助解决双方的分歧和争议。
在商务谈判中，调解可以有助于打破僵局、缓解紧张氛围，并促进双方寻找共同的利益点和解决方案。
商务合作确认函-概述说明以及解释
商务合作确认函-概述说明以及解释1.引言1.1 概述概述部分的内容可以写成以下样式：概述商务合作确认函是在商业领域中经常使用的一种书面形式，用于确认双方之间的合作意向和具体内容。
该确认函被视为商务合作中的重要文件，可以确保双方对合作事项有明确的了解，并避免后续的误解和纠纷。
文章结构本文将按照以下结构进行阐述：引言、正文和结论。
引言部分将概述商务合作确认函的背景和意义，正文部分将详细介绍商务合作确认函的要点，最后结论部分将总结文章内容并展望商务合作的未来发展趋势。
目的商务合作确认函的目的是确保双方在商业合作中达成一致，并明确双方的责任和义务。
通过书面确认，双方可以对合作内容进行详细说明和协商，在合作过程中提高效率，减少风险。
商务合作确认函通常包括以下内容：合作方的名称和联系信息、合作项目的基本情况、双方的责任和义务、合作期限和终止方式、保密条款、争议解决方式等。
通过明确这些内容，商务合作确认函可以帮助双方建立互信，减少合作风险，并为双方的合作奠定基础。
在接下来的正文中，我们将详细介绍商务合作确认函的要点，包括合作内容的明确性、合作期限和终止方式的约定、保密条款的重要性等。
最后，我们将总结文章内容，并展望商务合作的未来发展趋势。
1.2 文章结构文章结构部分的内容如下：2. 正文2.1 第一个要点此部分将详细介绍商务合作确认函的相关要点和内容，包括合作确认的背景信息、需求和目标的明确等。
同时还会提到参与合作的各方，并说明他们的角色和责任。
2.2 第二个要点在这一部分，将主要讨论商务合作确认函的具体内容和条款。
会包括双方共同商定的合作事项、时间框架、资源分配和责任划分等。
同时，还会重点强调所提供的服务或产品，以及双方应履行的义务和权益。
3. 结论3.1 总结要点在这一部分，将简要回顾文章中提到的重要要点和内容，强调商务合作确认函的重要性和必要性。
3.2 对商务合作的展望最后，将展望未来商务合作的发展方向和潜力，并指出商务合作确认函在实现这些目标和潜力方面的重要作用。
商务沟通概述
每天都是美好的一天，新的一天开启 。20. 11.19 20.1 1.190 9:45 09:45 :230 9:45:23Nov-20
人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。 2020 年11月 19日 星期四 9时45 分23 秒Thur sday, November 19, 2020
1.5.3 按沟通双方的关系分 （1）内部沟通——沟通双方处于同一组织内部，在级
别上有上中下三种。
（2）外部沟通——沟通双方处在不同的组织系统中。
1.5.4 按信息传递的方式分
沟通
语言
非语言（肢体语言）
口头 书面
声音 语气
肢体 语言
身体 动作
语言更擅长 沟通的是信
息。
肢体语言更 善于沟通的是 人与人之间的 思想和情感。
商务沟通的意义
决定业绩的三方面
态度
知识
Attitude
你在工作中的 态度将决定着 你的业绩 。
Knowledge
知识是我们每一个人通过小 学、中学、大学等系统的教 育，掌握那些能够用嘴说出 来或者用笔写出来的内容。 如：MBA、项目管 理、……
技能
Skill
一个人在工作 中能够表现出 来的习惯行为。
商务沟通——在商业经济活动中，不 同个体、不同组织之间，相互传递思 想、信息、情感并最终达成共识的过 程。
要有一个明确的目标
达成共同的协议
沟通信息、思想和情感
这次我找你的目的是 ——
非常感谢你，通过刚 才交流我们现在达成 了这样的协议，你看 是这样的一个协议吗
？
事实上我们在沟通过 程中，传递更多的是 彼此之间的思想，情
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商务信函的标准
清晰 完整 准确 省时 树立良好信誉 建立友善关系
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商务信函的作用
1)信函是商务沟通的重要工具 ①信函是商务文书的最主要形式 ②商务信函关系到形象问题 ③信函是商务沟通的重要工具
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常见商务信函
商业函件 ①致谢函 ××公司××部经理先生： 这次请您了解××商品市场情
况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关 于××商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。
希今后加强往来，并请给予大力支持！ 特此书面表达感谢之意！ 此致 礼
×××敬上 ××年×月×日
• 内容正确、完整 • 语言清晰、简洁 • 较强的时效性
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四、商务文件写作的原则
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1、使用规范的语言和格式
• 由于缺乏非语言信息线索和有效的反馈， 误解是书面沟通中最常出现的沟通障碍。
• 为了避免产生误解，在商务文件写作过 程中要尽量采用规范的语言。
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们尽一切努力避免类似事情的发生，但是可能由于我们质检程序
的偶尔疏忽造成了这次事件。
我们非常感谢您在这一事件中所表现出的豁达态度，并且希望
这件事不会破坏您对蓝航公司的良好印象。感谢您乘坐我公司的
航班。
此致
康晓东
客户关系部经理
2005年8月7日
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说明性信函
向读者说明情况，便于读者了解有关信息。 既不肯定，也不否定，许多商务信函均可归 入此类
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劝说性信函的基本结构
吸引注意力 激发兴趣 阐明益处 明确行动步骤 友善结尾
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友情提醒
尊敬的住户： 贵单元电表今日已抄，请根据您用电的情 况于15日内到工商银行缴费存单中备足存款， 并于7天后向工商银行索要收费发票。如无发 票，可能是由于存款金额不足，不够扣除电费， 请抓紧补足存款，以免引起不必要的麻烦。
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负面性信函的写作技巧（结构）
开头段
中间段 提及坏消息
结尾段
并作出解释
对 读 者 的 影 为坏消息 响 设置背景
引向 坏消息
提及坏消息 中积极方面
减少坏消息 影响的陈述
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尊敬的田波先生： 您好！ 我对于贵公司在今年5月份即将举办的公司交流研讨会的计划
第7章 商务书面沟通
——经济管理专业实战课程 商务沟通
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第一节 商务书面沟通概述
• 进入信息时代以后，各商务领域、系统中前所未有的问题也纷至 沓来，使得现代商务活动变得更为纷繁复杂。
• 在此背景下，如何开展有效的商务书面沟通，如何寻求提高书面 写作能力的有效途径已成为现代商务活动的重要话题。
非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司的广泛支持 和欢迎。
也非常感谢您邀请我作大会演讲。不过十分遗憾的是，今年5 月份我将出访欧洲考察，因此届时我不能出席研讨会。
我可否推荐我的同事张阳，他将是另一个理想的发言者。他在 人力资源部已任职8年，在此期间，他曾亲自组织了数次颇为成功 的活动。我相信，如果时间允许的话，他会很乐意参加此次研讨 会，并作大会发言。是否采纳我的建议，请告知。如果可以的话， 我将让他与您联系。
• 书面沟通是以书面或电子作为载体，运用文字、图示、符号等进 行的信息传递。 美国管理学家克莱姆和史尼德指出，管理者将他们89%的时 间花在有关沟通活动的事务上，其中59％的时间花在“听”和 “说”上，19%的时间花在“读”上，而22%的时间则花在 “写”上。
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一、书面沟通的优势
在信函中不得不拒绝某人或某事，或者提出 批评
告知读者坏消息，让读者阅读、理解并接受 该消息，同时保持组织或撰写者已有的良好 形象和信誉
否定信，拒绝信，纪律警告或处分信，
不良业绩评估信，解雇信，开除信等
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负面性信函的基本结构
缓冲语开头 令人信服的理由 明确而婉转的陈述 有益的、友好的、积极的结尾 缓冲语包括 －谢意、赞扬、同意、理解
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二、书面沟通的缺点
• 书面沟通方式对沟通者的要求比较高 • 书面材料的准备比较耗时 • 书面材料不利于反馈 • 书面材料缺少非语言信息 • 1、耗费时间较长 • 2、容易产生沟通的障碍 • 3、信息反馈速度较慢 • 4、无法运用情景和非语言要素
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三、有效商务书面沟通的特征
• 直接式：把文章的主题放在开头，再对主题进行论 证
• 间接式：先举例各种论证，在结尾推导出文章的主 题
• 还必须选择正确的写作方式。每一种写作方式都有 特定的格式。按照这些格式来写，能更好地满足读 者的期望，有助于读者更好地获得他们所需要的信 息。
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第三节 商务写作概述
一、商务写作的一般过程
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二、商务写作的注意要点
• 积极 • 清晰 • 简洁 • 礼貌
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三、商务写作的技巧
• 改变写作观念
• 改变自己的行动
• 改变自己的固有观念
• 改善写作的技巧
•
1、留下良好的第一印象
•
2、开头要鲜明并具有感染力
•
3、使用简洁的词语和句子
•
4、书写规范、清楚、工整
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说服性的文件
说服性的文件是指对阅读者的态度不明了， 努力说服其接受己方观点或建议的文件。
说服性文件一定要把握住对方的心理、想 法和利益所在，以具有煽动性、感染力 的语言加以铺陈。
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第二节 商务书面沟通的 基本策略
• 只有当你的读者做出你所期望的反应时， 这样的书面沟通才算成功，也才是进行 了有效的书面沟通。
组织的内部文件，评估信，个人证明，
推荐信，资质证明等
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说明性信函的基本结构
陈述主要观点 提供背景资料 列举有关细节 结尾表明友善及乐意提供帮助
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尊敬的凌先生： 您好！ 现答复贵公司7月4日的来函。我们一直认为金诚公司是一
预祝研讨会圆满成功！ 张晓怡
2005年8月7日
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劝说性信函
让读者采取一定的行动，提供读者采取行动 所需的足够信息，消除所有阻碍行动的反对 意见
努力改变读者的态度，使其从不感兴趣或漠 不关心到产生兴趣，最终做你所希望的。
催款信，推荐信，建议书，推销信等
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15பைடு நூலகம்
三、信息组织和写作方式策略
• 有效的书面沟通还必须注重信息的组织 和写作方式的选择。信息组织和写作方 式的选择解决的是“如何写”的问题。
• 根据人的记忆规律，人们往往容易记住 文章的开头和结尾，而忽略中间部分。
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• 有效的信息组织，应该将重点放在文章的开头或者 结尾。
家很可靠的公司，多年来，我们一直为该公司提供货物。事实 上，我们所收到的很多订单都大大超过500万美元。因此，我 们觉得为该公司提供500万美元的信用几乎没有什么风险。
如果您需要任何细节材料，请再与我方联系。 此致
焦晓康 信用控制部经理
2005年8月7日
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负面性信函
中的摩擦。
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书面沟通的优点 1 写作人可以从容地表达自己的意思
2 书面材料传达信息的准确性高 3 书面材料是准确而可信的证据 4 书面材料可以不受时空的限制，实现不同时空的沟 通 5 书面沟通的能力主要表现在对词句的灵活运用、语 法结构的贯彻、格式的准确把握等方面 6 在特定群体内部约定俗成的规则对书面沟通的影响、 限制很大。
• 书面沟通是一种比口头沟通更加严谨的沟通 形式，但与口头沟通形式相比，书面沟通有 其更多的优势。
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• 书面沟通具有准确性、权威性。 • 书面沟通具有较强的规范性。 • 书面沟通形式适合于存档、查阅和引用。 • 书面沟通形式有利于减少信息错误。 • 书面材料可以配合口头表达使用。 • 书面沟通在某些情况下可以减少面对面沟通
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尊敬的王茵女士：
您好！
据我们蓝航餐饮部主任李波报告说，在您6月19日乘坐我公司
航班从上海飞往昆明途中，您的餐盘中发现了一只蟑螂。对此请
接受我公司对您的最诚挚的歉意，我真心希望我们不会因此而失
去一个像您这样宝贵的顾客。
毫无疑问，这件事引起了有关机场和部门的高度重视。尽管我
准备阶段
初稿阶段
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修改成稿阶段
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拟订提纲
1、确立目标 2、确定主题 3、分析读者 4、列出提纲
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