基础设施与工作环境控制程序

编号：HQ-JH-0906 基础设施与工作环境控制程序

1、编制与修改目的

基础设施与工作环境管理是管理体系实施过程中的基础性工作，对管理体系的实施、保持和持续改进有着重要意义，也是实现公司的质量环境职业健康安全方针的基本保障。因此，有必要加强对基础设施和工作环境的关注和控制。

2、控制范围

2.1本控制程序对公司总部和全委托项目的基础设施管理、工作环境管理进行

规定和控制。

2.2对于非全委托项目中的公司员工工作环境，公司拓展部或其他洽谈和签署

合同的部门或人员也应予以关注，并参照本控制程序向合同另一方提出要求。

3、基础设施管理

3.1公司办公楼管理

3.1.1行政部应保持每天不少于1次的楼道巡视，尤其应检查照明、应急灯的工

作状态、各处门窗的开闭状态（在雨雪天气尤为重要）、门禁系统的工作状态、公共卫生间的完好与卫生状态、会议室的完好与整洁状态、员工休息室的完好与卫生状态、公共通道的整洁状态、空调工作状态、各处标识或标牌的完好状态等等，并填写《办公楼巡视检查记录表》。

3.1.2对于巡视中发现的设施设备方面的问题，联系办公楼所属辖区的项目管理

机构按照客户报修处理；对于巡视中发现的管理方面的问题，由行政部人员或要求相关部门员工立即纠正。

3.1.3办公楼内的消防设备，由物业部每月进行不少于一次的巡视检查，并填写

灭火器检查记录表相关记录，对于失效的设备，则提请行政部立即解决。

3.1.4办公楼内的空调设备由工程部安排每半年进行不少于一次的检查，并同时

清洗空调滤网。

3.2项目工作场所与相关设施设备管理

3.2.1各项目工作场所的设施设备的配置原则为：便利、安全、舒适、节俭。

3.2.2新项目的工作场所的设施设备的配置由项目管理机构在合同或其他形式

的约定范围内提出配置清单，经行政部审核，交总经理层批准后进行配置。

3.2.3已运作项目工作场所的设施设备的维修维护先由项目自行解决，对于需要

特殊技术或特殊资质才能解决的问题，则由项目以《报修单》的形式，向行政部提出申请，由行政部安排落实。

3.3支持性服务管理

3.3.1交通车辆管理

3.3.1.1公司车辆实行专人驾驶，任何其他人员不得擅自驾车。

3.3.1.2行政部负责为公司车辆办理相应保险，并及时续保。

3.3.1.3车辆驾驶员负责对车辆的日常维护和检查，尤其对制动系统的检查、对

车用灭火器的检查、车辆保养和年检，并填写《车辆保养记录》。

3.3.1.4员工因公使用公司车辆，务必填写《公务车使用登记表》，并服从行政

人员的调度安排。

3.3.1.5原则上，各车辆申请人员需提前半日申请，并按先来后到的原则，服从

调度人员的安排，尽量以拼车形式出车；因此，要求各使用人在外出办

事时，服从驾驶员的统筹安排。

3.3.2通讯与网络管理

3.3.2.1公司电子邮件系统、机房和公司网站，由行政部网管维护。

3.3.2.2网管每天对电子邮件系统、机房和公司网站至少检查一次，并填写《计

算机或网络维护记录》。

3.3.2.3在电子邮件系统和公司网站的日常检查中，应特别重视系统的状态和病

毒或黑客的侵蚀等现象。

3.3.2.4网管还负责对各项目管理机构的电脑和邮件系统的检查和维护，并填写

《计算机或网络维护记录》。

3.3.2.5公司与网管签署保密协议，并要求未经使用者本人同意，网管不得由后

台进入该用户界面，否则按侵权论处。

3.3.3信息系统管理

3.3.3.1信息系统由文控中心控制和管理，但公司网管应及时提供技术上的支持

和协助。

3.3.3.2文控中心应每天进行不少于2次的系统巡查，并每天在下午5时进行当

天的资料备份，该备份资料经管理者代表同意方可调用。

4、工作环境管理

4.1工作环境指公司办公楼和各项目管理机构办公值班、操作，以及由公司或

项目外派人员的临时工作场所，例如：客户内部区域、施工现场的临时作业区域等。

4.2公司办公楼的办公环境由行政部负责检查与维护，包括：照明度、室内换

气、温度、湿度、安全和便捷等方面。

4.3各项目管理机构的办公环境由项目责任人检查与维护，包括：照明度、室

内换气、温度、湿度、安全和便捷等方面。

4.4项目责任人还应关注员工在室外的工作环境和作业安全，如：大风、雷雨、

大雾、高温、低温、夜间或光线昏暗处的作业等；对此，公司已有明文规定，项目在执行的时候，可以依据现场条件，以安全为目的适度调整。

4.5对于人员到客户环境中的作业，或作外出的异地作业，在洽谈或工作安排

前，也应考虑诸多因素，以达到规避风险的目的。

5、质量记录

5.1 《办公楼巡视检查记录表》编号：RE -JH-001

5.2《车辆保养记录》编号：RE-JH-002

5.3 《公务车使用登记表》编号：RE-JH-003

5.4《计算机或网络维护记录》编号：RE-JH-004

5.5 《报修单》编号：RE-JH-005